Personali siseaudit. Personaliaudit – mis see on? Telli personaliaudit
Personaliaudit on personalijuhtimise valdkonnas suhteliselt uus suund. Vaatamata oma noorele eale on see suund muutunud tavaliseks tõsistes ettevõtetes, mis pööravad personalidokumentide haldamisele erilist tähelepanu. Personaliauditi kontseptsioon tuli personaliteenustesse raamatupidamisosakonnast ja see on sõltumatu audit personali dokumendid. Sellele protseduurile tuleks lubada ainult selle valdkonna suurte kogemustega spetsialiste, kuna töö on oluline ja vastutusrikas. See tõstatab küsimuse, kuidas valida audiitorteenuseid, kuidas saab meie veebisait sellele kaasa aidata. Uurige vastuseid allpool.
Mida peaks KDP audititeenus sisaldama?
KDP audititeenused ei ole konkreetne toiming, vaid terve rida tegevusi, mille eesmärk on äripersonali dokumentatsiooni põhjalik sõltumatu kontrollimine. See kompleks peaks sisaldama:
- dokumentide töö- ja arhiiviseadustele vastavuse kontrollimine;
- organisatsioonisiseste kohalike eeskirjade nõuete täitmise kontrollimine;
- linkide pakkumine kõikidele tavatoimingutele, mille järgi tõsiseid rikkumisi fikseeritakse;
- üksikasjalike soovituste andmine leitud rikkumiste parandamiseks;
- sõltumatu hetkeolukorra hindamise läbiviimine personalidokumentide liikumisega ettevõttes.
Samuti peaks ettevõtte personalidokumentide audit hõlmama järgmiste toimingute prioriseerimist, et parandada personaliarvestusega seotud probleeme. See on integreeritud lähenemisviis, mis võimaldab teil kiiresti tuvastada kõik rikkumised ja saada soovitusi nende kõrvaldamiseks ning seda kõike ühe makse eest.
Personaliauditi tüübid
Sõltuvalt olukorra tõsidusest tuleks valida üks kahest praegu eksisteerivast audititüübist:
standardne audit. See on meetmete kogum, mille eesmärk on viia läbi personalidokumentatsiooni ja eeskirjade audit, millele järgneb eksperthinnang ja soovituste andmine avastatud rikkumiste parandamiseks. Standardaudit sisaldab dokumentide vastavust õigusaktide nõuetele, personalidokumentide auditit ja vastavustabeli moodustamist, kuhu märgitakse ära parandamist vajavad dokumendid ja toimingud.
Täiustatud audit. Tegemist on ulatuslikuma meetmete kogumiga, mis lisaks eelpool mainitud tegevustele sisaldab nii ebakõlade põhjuste analüüsi kui ka nimekirja koostamist võimalikest tagajärgedest, mis võivad tekkida, kui rikkumiste parandamise vajadust eiratakse. .
Loomulikult on täiustatud auditeerimine eelistatud teenus ja see tuleks võimalusel valida.
Kuidas valida kvalifitseeritud auditispetsialisti?
Sellest jaotisest leiate laia valiku personaliauditi spetsialistide ettepanekuid. Tegema õige valik esineja, pöörake tähelepanu järgmistele teguritele:
Portfell – seda saab kasutada professionaalsuse taseme ja pakutavate teenuste kvaliteedi määramiseks.
Audit on protseduur organisatsiooni, süsteemi, protsessi, projekti või toote tegevuse sõltumatuks hindamiseks riskide ja konfliktsituatsioonide tuvastamiseks. Audit võib olla sisemine, kui seda viib läbi organisatsioon ise, ja väline audit, kui ettevõtte teatud valdkonna tegevuste hindamiseks kaasatakse lepingu alusel kolmanda osapoole spetsialiste. Kõige sagedamini kasutatakse mõistet "audit" seoses ettevõtete raamatupidamisaruannete kontrollimisega, kuid on ka teisi liike, näiteks personaliaudit. Paljud on seda fraasi kuulnud, kuid nad ei tea, mis selle protseduuri olemus on. Täna räägime konkreetselt personalidokumentatsiooni auditist, räägime teile, miks seda vaja on, millal ja kes seda teostab.
Miks on vaja personaliauditit?
Peame kohe ütlema, et personaliaudit on vabatahtlik ja seda ei tehta väga sageli. Usume siiski, et selline protseduur tuleks läbi viia järgmistel juhtudel:
— töö-, arhiivi-, pensioni-, migratsiooni- jms nõuete täitmise kontrollkontrolli ettevalmistamine;
- konkreetse olukorraga seotud riskide hindamine (riskid, mis võivad tekkida reguleerivate asutuste kontrollimisel, töövaidluse arutamisel kohtus, ametiühingukontrolli käigus jne);
– personalispetsialistide professionaalsuse tõstmine (koolitus toimepandud rikkumiste kohta);
- personaliosakonna töötajate professionaalsuse hindamine;
- tegevuskava väljatöötamine toimepandud rikkumiste parandamiseks;
— personaliteenistuse töö optimeerimine (kulude minimeerimine, vastutusele võtmise süsteemi loomine, premeerimine jne).
Lisaks aitab audit hinnata ja analüüsida personalidokumentide seisukorda dokumentide üleandmisel ümberkorraldamise, juhtkonna (sh personaliosakonna juhtkonna) vahetumisel, personaliosakonna (HR) töötajate vallandamisel (värbamisel).
Kas teha seda ise või allhanke korras?
Kordame veel kord, et saate personaliauditit läbi viia iseseisvalt või kasutada kolmandate osapoolte ettevõtete teenuseid, kuna neid on piisavalt palju ja valikuvõimalusi on palju. Samas on personaliaudit väga vastutusrikas asi, sest see on otseselt seotud ettevõtte konfidentsiaalsete dokumentidega.
Kui plaanite valida välisaudiitori, on oluline, et teenust osutaksid kvalifitseeritud spetsialistid, kes on selles valdkonnas töötanud üle aasta. Küsige, kui sageli pakub audiitorfirma personalidokumentide haldamise kontrollimise teenust, kui teie klientide hulgas on organisatsioone, mis on tegevuse poolest sarnased teie omaga. Pidage meeles, et personaliauditeid pakkuva ja professionaale palkava maineka konsultatsioonifirma teenused ei saa olla odavad.
Kolmanda osapoole organisatsiooni personaliauditi edukus sõltub ka sellest, kuidas ettevõte on valmis audiitoritega suhtlema. Seetõttu moodustatakse kõige sagedamini enne auditi algust töörühm, kuhu kuuluvad auditit läbi viima kutsutud ettevõtte esindajad ja kliendifirma esindajad. Kutsutavate audiitorite koosseisu ja arvu määrab suuresti eelseisva töö aeg ja maht, kuid kindlasti on vajalik juristide ja dokumentatsiooni toetamise valdkonna spetsialistide osalus.
Kui puudub soov kaasata kolmandatest isikutest spetsialiste ja selleks ei ole rahastust ette nähtud, on võimalik personaliaudit läbi viia omal käel. Olles aga seadnud asutuse personaliteenistuse töötajatele sobiva ülesande, tuleb meeles pidada, et nad ei ole alati valmis hetkeolukorrale objektiivset hinnangut andma, sest nad kontrollivad oma tööd reaalselt. Lisaks võivad töötajad mõne vea ees "silma kinni pigistada", kuna nad peavad need parandama.
Usume, et kui sellegipoolest tehakse valik siseauditi kasuks, on kõige parem luua väike struktuurne alajaotus selleks ehk komisjon, milles peab olema spetsialist, kes mõistab tööseadusandlust ja personalidokumentide haldamist, kuid ei sõltu nendest isikutest, kelle tööd ta kontrollima hakkab, näiteks juristist.
Personalidokumentatsiooni kontrollimise regulatiivne raamistik
Alustuseks nimetame peamised eeskirjad, mida tuleb personalidokumentatsiooni kontrollimisel järgida. Peamised neist on:
- Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. aasta dekreet N 225 "Tööraamatute kohta" (koos tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirjadega);
- Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta määrus N 69 "Tööraamatute täitmise juhendi kinnitamise kohta" (edaspidi - tööraamatute täitmise juhend);
- Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee määrus 05.01.2004 N 1 "Tööjõu ja selle tasumise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta" (edaspidi - dekreet N 1);
- Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldus N 558 "Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus koostatud standardsete haldusarhiividokumentide loetelu kinnitamise kohta, milles on märgitud säilitusajad. ";
— 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus N 152-FZ “Isikuandmete kohta”;
— GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele”;
- Töökoodeks.
Lisaks on olemas piisav hulk osakondade määrusi, mis reguleerivad bürootööd, isikutoimikute läbiviimise korda või reguleerivad muid aspekte. töösuhted. Neid toiminguid tuleb uurida ja rakendada ka personalidokumentatsiooni kontrollimisel.
Mida me kontrollime?
Me ei käsitle seda, kuidas konsulteeriv organisatsioon tsiviilõigusliku lepingu alusel auditit läbi viib, vaid keskendume siseauditile. Selle läbiviimise järjekord sõltub eesmärkidest. Kontrollida saab kõiki personalidokumentide referents- ja vormistamisvaldkondi või ainult ühte valdkonda, näiteks töölepinguid. Igal juhul on esimene samm auditi alguse suunas auditi läbiviimiseks korralduse andmine, millega määratakse inspektor või moodustatakse revisjonikomisjon. Tellimuses saate määrata tšeki teema.
Toome eeskujulik näidis tellida.
Valla eelarveline õppeasutus
"Keskkool N 72"
Tellimus N 42
personaliauditi läbiviimise kohta
Parandada personaliosakonna tööd ja minimeerida personaliarvestuse ebaõige pidamisega seotud riske,
Ma tellin:
1. Viia läbi personali siseaudit teemal "Töötamise registreerimine ja iga-aastase tasulise puhkuse võimaldamine" 28. maist kuni 5. juunini 2012.a.
2. Määrata revisjonikomisjoni esimeheks direktori asetäitja kasvatustöö alal A. G. Volkova.
3. Kaasake vahendustasu:
- direktori asetäitja haldus- ja majandustöö alal O. L. Zolotov;
- vene keele ja kirjanduse õpetaja Paramonov V.S.;
- õigusnõustaja Lopukhov I.R.
4. Esitada enne 08.06.2012 tehtud kontrolli akt.
5. Käesoleva korralduse täitmise kontroll usaldatakse direktori asetäitjale kasvatustöö alal Volkova A. G.
Režissöör Komova /L. V. Komova /
Tellimusega tutvunud:
Volkova A. G. 16.05.2012, Volkova
Zolotova O. L. 16.05.2012, Zolotova
Paramonova V. S. 16.05.2012, Paramonova
Lopukhov I. R. 16.05.2012, Lopuhhov
Kui auditi teema on kindlaks määratud, saab personaliosakonna juhataja koostada vaid vajalikud dokumendid. Kui audit viiakse läbi personaliteenistuse juhtkonna vahetumisel või juhtumite üleviimisel ühelt spetsialistilt teisele, on vaja kindlaks määrata kontrollitavate dokumentide loetelu.
Pidage meeles, et on olemas nimekiri kohustuslikest dokumentidest, mis peaksid olema igas organisatsioonis, olenemata selle õiguslikust vormist ja omandivormist. Need dokumendid hõlmavad järgmist:
1. Personal. Ütleme kohe ära, et tööseadustikus on selle dokumendi kohta ainult märge, kuid selle koostamise kohustuse kohta pole viidet. Määrus N 1 ühtlustas selle dokumendi vormi - T-3. Pange tähele, et reguleerivad asutused, olgu selleks siis riiklik tööinspektsioon, prokuratuur või maksuamet, nõuavad seda peaaegu alati: asutuse struktuur, palgafond, toetused ja töötajatele tehtavad lisatasud on ajakavast selged.
2. Puhkuse ajakava. Selle dokumendi kohustus ei ole kahtluse all, kuna Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis 123 on sõnaselgelt sätestatud, et iga-aastast tasustatud puhkust antakse töötajatele vastavalt tööandja kinnitatud puhkusegraafikule, võttes arvesse töötajate esinduskogu arvamust, vähemalt kaks nädalat enne puhkuse algust. uus aasta. T-7 sõiduplaani vormi on ühtlustatud ka resolutsiooniga nr 1.
3. Isiklikud kaardid - vormid T-2 ja T-2GS (MS). Neid tuleb säilitada iga töötaja kohta, kuna iga tööraamatusse tehtud sissekandega on tööandja kohustatud töötajat tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirja punkti 23 alusel allkirja vastu tutvustama tema isiklikul kaardil - sellel. , korratakse tööraamatusse tehtud kirjet.
4. Isiklikud asjad. Nende säilitamise kohustus on kehtestatud teatud töötajate kategooriatele, mille hulka kuuluvad riigiametnikud, vallatöötajad, tollitöötajad jne.
Riigiteenistujate isikutoimikute pidamise kord on kehtestatud Vene Föderatsiooni presidendi 30. mai 2005. aasta määrusega N 609 „Riigiametniku isikuandmete eeskirjade kinnitamise kohta Venemaa Föderatsioon ja tema isikliku toimiku haldamine. Vene Föderatsiooni moodustava üksuse riigiteenistujate jaoks on isikutoimiku pidamise kord kehtestatud selle moodustava üksuse õigustloovate aktidega. Näiteks Moskva linna töötajate jaoks on see määratud Moskva linnapea 15.06.2011 N 44-UM dekreediga ja Peterburi riigiteenistujate jaoks - Peterburi valitsuse määrusega. kuupäev 30.06.2008 N 773.
5. Tunnikaart (vormid T-12, T-13) peaks samuti olema igas asutuses, kuna Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 91 kohustab tööandjat pidama arvestust iga töötaja tegelikult töötatud töötundide kohta.
Märge! Varem riigiasutused, riigieelarveväliste fondide osakonnad, territoriaalsete riigieelarveväliste fondide osakonnad, kohalik omavalitsus, eelarveasutused, Venemaa eelarvesüsteemi eelarvete täitmiseks sularahateenuseid pakkuvad asutused kasutasid tööaja registreerimiseks tööaja tabelit vormil 0504421, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi 30. detsembri 2008. aasta korraldusega N 148n. . Kuna see aga muutus kehtetuks 1. jaanuaril 2011 (Vene Föderatsiooni Rahandusministeeriumi korraldus 1. detsembrist 2010 N 157n), on vorm Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi määrusest 15. detsember 2010 on kasutatud N 173n - 0301008 ja see on vormi T-13 täpne koopia.
6. Kehtestatud vormis tööraamatud on töötaja tööalase aktiivsuse ja staaži põhidokument. Iga tööandja (välja arvatud tööandjad - eraisikud, kes ei ole üksikettevõtjad) on kohustatud neid säilitama iga töötaja kohta, kes on tema juures töötanud kauem kui viis päeva, juhul kui selle tööandja juures tehtav töö on ettevõtte jaoks peamine. töötaja (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 66).
Tööraamat sisaldab teavet töötaja, tema tehtud töö, teisele üleviimiste kohta püsiv töökoht ja vallandamine, samuti töölepingu ülesütlemise alused ja andmed tööedukuse autasude kohta. Teavet karistuste kohta raamatusse ei sisestata, välja arvatud juhtudel, kui distsiplinaarkaristus on vallandamine.
Märge! Kontrollige, kas tööraamatute pidamise eest vastutav isik on määratud, kas nad on kõik registreeritud tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamatusse. Lisaks vaadake tööraamatute sissekandeid - need tuleb teha tellimuste alusel.
7. Töölepingud või teenuslepingud. Tööleping on tööandja ja töötaja vaheline kokkulepe, mille kohaselt tööandja kohustub tagama töötajale ettenähtud tööfunktsiooni kohase töö, tagama töötingimused, maksma õigeaegselt ja täies ulatuses töötasu ning töötaja kohustub täitma isiklikult käesoleva lepinguga määratud tööülesandeid, järgima tööandja sise-eeskirja reegleid.
8. Tellimused personalile:
- töösuhte kohta (vormid T-1, T-1a);
- üleviimisel teisele tööle (vormid T-5, T-5a);
- puhkuse andmisel (vormid T-6, T-6a);
- lähetusse saatmise kohta (vormid T-9, T-9a);
- edutamise kohta (vormid T-11, T-11a);
- töölepingu lõpetamise (lõpetamise) kohta (vormid T-8, T-8a).
Neid ühtseid vorme peavad kohaldama kõik Vene Föderatsiooni territooriumil tegutsevad organisatsioonid, olenemata omandivormist (resolutsiooni nr 1 punkt 2).
Nende tellimuste kontrollimisel tuleb veenduda, et on olemas dokumendid – nende avaldamise alused. Üsna sageli need puuduvad – korralduses on link lepingule, avaldusele või muule dokumendile, aga seda ise ei ole. See on rikkumine.
9. Põhitegevuse tellimused. On vaja kontrollida pea allkirjade olemasolu, kinnitusviisasid. Tuletage meelde, et selliseid korraldusi tuleks hoida personalitellimustest eraldi.
Pange tähele, et on vaja mitte ainult kontrollida nende dokumentide kättesaadavust, vaid pöörata tähelepanu ka nende koostamisele. Näiteks vastavalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 67 kohaselt sõlmitakse tööleping kirjalikult, kahes eksemplaris, millest mõlemad pooled on allkirjastatud. Üks eksemplar antakse töötajale, teine jääb tööandjale. Töölepingu koopia kättesaamist töötaja poolt peab oma allkiri kinnitama tööandja juures hoitaval eksemplaril. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis 57 on määratletud tingimused, mis peavad töölepingu tekstis sisalduma.
Kuid teenuslepinguga on kõik teisiti. Lisaks asjaolule, et selle sisu on kindlaks määratud föderaalseadusega, kiideti heaks Vene Föderatsiooni presidendi 16. veebruari 2005. aasta dekreet N 159. ligikaudne vorm leping riigi avaliku teenistuse läbimise ja riigiametniku ametikoha asendamise kohta. Seetõttu kontrollige lepingute vastavust seaduse nõuetele mitte ainult sisult, vaid ka vormilt. Ja sisu osas märgime, et näiteks vallandamise korralduste kontrollimise kõige olulisem objekt on neis ülesütlemise põhjuse ja aluse märkimine. Põhineb Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi punkti 84.1 kohaselt tuleb need märkida rangelt kooskõlas Vene Föderatsiooni tööseadustiku või muu föderaalseaduse sõnastusega ja viidates asjaomasele artiklile, artikli osale, artikli lõikele. Sisu kontrollimine töölepingud, keskenduge selliste tingimuste olemasolule, mis tulenevalt Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 57 on nende teksti lisamiseks kohustuslik.
Kohalikud määrused, raamatud, registrid
Alustame sellest, et Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 8 kohaselt võtavad tööandjad, välja arvatud tööandjad - üksikisikud, kes ei ole üksikettevõtjad, vastu norme sisaldavad normid. tööõigus, oma pädevuse piires vastavalt tööseadusandlusele ja muudele tööõiguse norme sisaldavatele normatiivaktidele, kollektiivlepingutele, lepingutele. Selliste aktide sätted ei tohiks halvendada töötaja olukorda võrreldes tööseadusandlusega sätestatuga.
Samuti tuleb kontrollida järgmisi dokumente.
1. Sisemised tööeeskirjad. Vastavalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 189 kohaselt reguleerib käesolev dokument töötajate töölevõtmise ja vallandamise korda, töölepingu poolte põhiõigusi, kohustusi ja vastutust, tööaega, puhkeaega, töötajatele kohaldatavaid ergutusi ja karistusi, samuti muud selle tööandjaga töösuhete reguleerimise küsimused.
2. Töökaitse juhend. Tavaliselt koosnevad need töökaitsenõuetest enne tööle asumist, selle ajal ja pärast lõpetamist ning sisaldavad ka erakorralist protseduuri. Käesolev juhend koostatakse lähtuvalt töötaja ametikohast, tema ametist või tehtava töö liigist, lähtudes valdkondadevahelisest või valdkondlikust töökaitse tüüpjuhendist, valdkondadevahelisest või valdkondlikust töökaitse reeglist, töökaitseseaduses sätestatud ohutusnõuetest. seadmete tootjate töö- ja remondidokumentatsioon, organisatsiooni tehnoloogiline dokumentatsioon, võttes arvesse spetsiifilisi tootmistingimusi metoodiliste soovituste alusel.
3. Töötajate isikuandmete säilitamise ja kaitse eeskirjad (või muu nende säilitamise ja kasutamise korda kehtestav dokument). Selle kohaliku akti koostamine on kohustuslik art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 87.
4. Töötasustamise määrus või muu asutuse töötasustamise ja töötajate preemiate süsteemi reguleeriv kohalik normatiivakt. See säte on kohustuslik vastavalt artiklile. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 135 - palgasüsteemid, sealhulgas suurused tariifimäärad, palgad ( ametlikud palgad), kehtestatakse kompenseeriva iseloomuga lisatasud ja toetused, sh tavapärasest kõrvalekalduvates tingimustes töötamise eest, lisatasude ja stimuleeriva iseloomuga toetuste süsteemid ning preemiasüsteemid kollektiivlepingute, lepingute, kohalike eeskirjadega kooskõlas tööseadusandlusega ja muud tööõigust sisaldavad normatiivaktid.
Lisaks nimetatutele on ka muid vajalikke dokumente, mis on mõnele organisatsioonile nende tegevuse spetsiifikast tulenevalt kohustuslikud, näiteks vahetuste graafik, ebaregulaarse tööajaga ametikohtade loetelu, lepingud täistööajaga. vastutust, säte äri- või muude seadusega kaitstud saladuste kohta.
Kui asutuses on välja töötatud muud töösuhete valdkonda reguleerivad kohalikud eeskirjad, soovitame nendes kontrollida tingimusi, mis halvendavad töötaja positsiooni kehtestatud tööseadusandlusega võrreldes ja juriidilist jõudu (kas töötajate esinduskogu arvamus). arvestatakse, kinnitatakse, kas dokument on asutuse juht, kas töötajad on aktiga tuttavad jne). See võib olla:
- kollektiivleping;
— kollektiivse vastutuse leping;
— määrus töötajate kohanemise kohta;
- katseaja läbimise korra määrus;
- töötajate atesteerimise määrus.
Soovitame pöörata erilist tähelepanu ametijuhendite kontrollimisele. Ühelt poolt ei ole need kohustuslikud, teisest küljest tulenevalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 57 kohaselt on töölepingu sõlmimise eelduseks tööfunktsioon ja see on ette nähtud kas töölepingus või, et seda mitte koormata, töö kirjeldus. Seetõttu on mõnikord juhised lihtsalt vajalikud.
Liigume edasi ajakirjade juurde, mille hulgas, nagu ka kohalike määruste hulgas, on kohustuslikud.
| Ajakirja nimi | Normatiivakt |
| Tööraamatute ja nende lisade teisaldamise arvestusraamat | Tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirja punktid 40, 41, vorm on kehtestatud tööraamatute täitmise juhendi lisaga 3 |
| Tulu- ja kuluraamat tööraamatu arvestusblankettidele ja sellesse lisa | Sama |
| Ülevaatuse logi | 26. detsembri 2008. aasta föderaalseaduse N 294-FZ "Õiguste kaitse kohta" artikkel 16 juriidilised isikud ning üksikettevõtjad riikliku kontrolli (järelevalve) ja munitsipaalkontrolli teostamisel”. Ajakirja vorm on kinnitatud Vene Föderatsiooni Majandusarengu Ministeeriumi 30. aprilli 2009. aasta korraldusega N 141 |
Lisaks ülalnimetatud kohustuslikele ajakirjadele võib asutus pidada ka muid päevikuid personaliarvestuse teabe süstematiseerimiseks, näiteks:
- töölepingute registrid, personalikorraldused, isikutoimikud, töövõimetuslehed;
— kohalike eeskirjadega tutvumise päevik;
- väljastamise logi reisitunnistused, viide.
Ajakirjade ja raamatupidamisraamatute kontrollimisel pöörake tähelepanu nende kujundusele. Kõik ajakirjade lehed peavad olema nummerdatud, ajakirjad ise pitseeritud, pitseeritud vahapitsatiga või pitseeritud ja organisatsiooni juhi poolt kinnitatud. Logides pole parandusi lubatud. Samuti on vaja veenduda, et tööraamatute ja nende lisade teisaldamise arvestusraamatus on kõik veerud täidetud, selles pole parandusi, see raamat on pitseeritud ja pitseeritud.
Märge. Väga oluline on dokumentide registreerimise ja süstematiseerimise süsteemi analüüs, kuna see annab teavet selle kohta, kuidas on asutuses dokumentide säilitamise süsteem korraldatud.
Tarkvara audit
Praegu peab enamik asutusi personaliarvestust spetsiaalsete tarkvaratoodete abil, mis tähendab, et neid tuleb ka kontrollida.
Kontrollimisel tuleb kindlasti kontrollida, kas programm annab võimaluse pidada personaliarvestust vastavalt kehtiva seadusandluse nõuetele (võimalik, et tarkvaratoote arendajad "kaotasid" teatud vajalikud andmed), kas kõik ühtsed vormid on programmis sisalduv, kui sageli seda ajakohastatakse, kas kõik dokumendid on asjakohased.
Järgmine oluline aspekt, mida tuleb kontrollida, on tarkvarale ja (või) loodud personalidokumentatsioonile juurdepääsu järjekord. Samas tuleb välja selgitada, kes ettevõtte töötajatest on seotud personaliandmete töötlemisega, ning veenduda, et süsteem välistaks juurdepääsu võimaluse nende töötajate elektroonilistele dokumentide vormidele, kelle töökohustused töö selliste andmetega ei ole hõlmatud.
Personaliosakonna töö tarkvara auditiga tehakse kindlaks personaliandmete volitamata juurdepääsu või kadumise võimalikud kanalid, samuti hinnatakse konkreetse tarkvaratoote kasutamise asjakohasust.
Seega kontrollitakse personalidokumentatsiooni auditi käigus kohustuslike dokumentide olemasolu, täitmise õigsust, aga ka dokumentide sisu vastavust seaduse nõuetele.
Parem on auditiprotsess ise dokumenteerida, et hiljem lõpparuannet koostades midagi olulist meelest ei läheks.
Personalidokumentide auditi tulemused
Dokumentide kontrollimise viimane etapp on aruande koostamine, mis kirjeldab hetkeseisu, näitab probleemsed valdkonnad ja võimalikud riskid. Samuti annab aruanne tavaliselt soovitusi tuvastatud rikkumiste kõrvaldamiseks. tööõigus ja puudused, samuti võimalik karistus, kui rikkumisi ei parandata (vt lk 45).
Personalidokumentatsiooni auditi korral personaliteenistuse juhi või personalidokumentide haldamise spetsialisti vahetumisel on lisaks vajalik koostada asjade vastuvõtmise ja üleandmise akt, mille lisana on loetelu tööraamatud (märkides ära omaniku täisnime, tööraamatu ja lisade (kui on) seeria ja number).
Kokkuvõtteks märgime, et personalidokumentatsiooni perioodilise auditi käigus on tööandjal võimalus vältida reguleerivate asutuste sanktsioone - trahve, organisatsiooni peatamist, kriminaalvastutust. Lisaks on personalitöötajatel võimalus auditi läbiviimisel iseseisvalt parandada oma professionaalset taset, tuvastades ja parandades oma vigu.
Ja pidage meeles, et personaliarvestuse õige pidamine on töötajate ja reguleerivate asutustega tekkinud konfliktide eduka lahendamise võti.
| Tuvastatud rikkumised | Määrust rikutud | Võimalik karistus | Parandussoovitused |
| 1. Personali- ja palgaarvestuse dokumendid | |||
| Personalitabelisse seatud palgakahvel | Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 3, 20, 22, 132. põhimõtet rikutud sama tasu võrdse töö eest | Töötada välja diferentseeritud tasustamissüsteem, näiteks kehtestada lisatasusid täiendavaid omadusi omavatele töötajatele | |
| 2. Tööraamatud | |||
| Jaotisesse "Stimulatsiooni üksikasjad" on lisatud töökoht | Punkt 3.1 Tööraamatute täitmise juhend | Haldustrahv 1000 kuni 50 000 rubla. või organisatsiooni tegevuse peatamine kuni 90 päevaks (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 5.27) | Koostage tööraamatusse lisa ja kandke sinna jaotisesse "Teave edutamise kohta" valesti sisestatud kirjed |
| 3. Töötaja vallandamise korraldused | |||
| Ülesütlemise aluseks ei ole märgitud osa tööseadustiku artiklist | Vormid T-8, T-8a, Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 84.1 | Haldustrahv 1000 kuni 50 000 rubla. või organisatsiooni tegevuse peatamine kuni 90 päevaks (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 5.27) | Täpsustage hiljem |
| 4. Personalidokumentide registreerimise ja arvestuse päevikud | |||
| Kontrollimeetmete register puudub | Föderaalseaduse N 294-FZ artikkel 16 | — | Disain |
| 5. Muud rikkumised | |||
| Juhtivatele kohtadele töötajate palkamisel ei kontrollita diskvalifitseerimist | Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 32.11 | Haldustrahv kuni 100 000 rubla. (Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 14.23) | Enne juhtivale ametikohale kandideerivate töötajatega töölepingu sõlmimist saatke taotlus isiku võimaliku diskvalifitseerimise kohta föderaalsele maksuteenistusele, kes peab diskvalifitseeritud isikute registrit. |
Iga ettevõtte juhil peaks mõnikord olema soov teha personalidokumentide haldamise audit, et kontrollida käitumise kvaliteeti. personaliarvestus ja dokumentatsiooni, tööülesannete täitmise korrektsust. Organisatsioonide personaliaudit on meetmete sari personaliteenistuse töös esinevate vigade ja puuduste tuvastamiseks. Õigeaegne rakendamine võimaldab vältida mitmesuguseid probleeme, optimeerida selle teenuse tööd ettevõttes.
Mis on personaliaudit
Personalidokumentide haldamise auditi all mõistetakse hinnangut ettevõtte organisatsioonilisele struktuurile ja personalijuhtimissüsteemile. Selline kontroll viiakse läbi igakülgselt ja annab ettevõttele tohutu positiivse mõju. Selle rakendamine ei ole seotud ainult kogu personali dokumentatsiooni kontrollimise ja analüüsiga. Kontrollitakse raamatupidamise vastavust kehtivate õigusaktide normidele, mis kehtisid auditi toimumise päeval. Personaliteenistuse tööd hinnatakse ettevõtte majandustulemusi analüüsides.
Millal on ülevaatus vajalik?
Kontrollida tuleks:
- personalidokumentide haldamise ja dokumentatsiooni pidamise eest vastutava töötaja vallandamisel. Kontroll võimaldab tehtud vead üles leida ja kõrvaldada ning uuel töötajal rahulikult ametisse asuda;
- seadusandlike aktide muudatused. Võimaldab viia dokumendid vastavusse uute standarditega. Muudatused ja täiendused tuleb teha kohe pärast nende jõustumist;
- muutus ettevõtte juhtkonnas. Võimaldab uuel juhtkonnal veenduda, et ettevõttes ei esineks rikkumisi ning personaliosakonna töö saaks toimuda nii nagu enne ametisse asumist;
- valmistudes eelseisvateks audititeks. Võimaldab ettevõtte juhtkonnal olla kindel tööseaduste täitmises töötajate suhtes;
- organisatsiooni juhi nõudmisel personaliteenistuse tööd kontrollima ja kohandama. Võimaldab tuvastada selle nõrkusi ja määrata selle parandamise suuna.
Selline kontrollimine peaks muutuma ettevõtte jaoks püsivaks. Kui seda tehakse kaks korda aastas või kord kvartalis, nõuab see vähem pingutust ja aega ning vähendab kulusid. Sellisest auditist saadav kasu on suurem kui organisatsiooni ühekordsest personaliauditist.
Kontrolli saab teha:
- ettevõtte personaliosakond. Selleks luuakse spetsiaalne komisjon, kuhu kuuluvad kvalifitseeritud töötajad, kellel on kogemused ja teadmised tööseadusandlusest ja õigusest, kontoritööst, tööst dokumentatsiooniga. Kontrollimise maksumus on minimaalne;
- professionaalsel tasemel personaliauditi teenuste osutamisega tegeleva kolmanda osapoole organisatsiooni audiitorid. Nende töö maksumus sõltub ettevõtte hinnapoliitikast.
| 1-20 töötajat | 200 hõõruda. iga töötaja kohta | |||
| 21-50 töötajat | 175 hõõruda. iga töötaja kohta | |||
| 51-100 töötajat | 150 hõõruda. iga töötaja kohta | |||
| Üle 100 töötaja | 125 hõõruda. iga töötaja kohta | |||
Tellimuse arvutamine
Külalisaudiitorid
Juhtudel, kui ettevõtte juhtkonnal on kahtlusi personaliosakonna töötajate pädevuses või soovitakse saada nende tegevusele eksperthinnangut, kutsutakse kohale välisaudiitorid. Selline samm võimaldab teil saada sõltumatu hinnangu ja huvitu pilgu personaliteenistuse tööle. Seega aitab see selle aktiivsust parandada.
Väljastpoolt tulnud audiitorid näevad personaliarvestuse läbiviimises ka kõige väiksemaid vigu. Igapäevaselt rutiinse tööga tegelevad ettevõtte töötajad ei pruugi oma vigu märgata. Kutsutud audiitorid avastavad kohe puudused ja juhivad neile tähelepanu.
Kutsutud audiitoritel on märkimisväärne kogemus auditite läbiviimisel, dokumentide täitmisel, seadusele vastavate lepingute vormistamisel. Seetõttu võtab selline kontroll palju vähem aega ja see viiakse läbi kõrge tase. Ja jah, see maksab vähem.
Nagu selgub, siis kuigi audiitorite töö maksumus on suurem, on selline audit palju tõhusam.
Auditimeetodid
Personaliauditi läbiviimiseks on mitu meetodit:
- organisatsiooniline ja analüütiline - kontrollitakse aruandeid, dokumentatsiooni ja tööjõunäitajaid. Tuvastatud vead ja nende õigeaegne parandamine väldivad vastutust (karistustest kuni kriminaalkaristuseni);
- sotsiaalpsühholoogiline - kasutatakse erinevaid küsitlusi ja vestlusi organisatsiooni töötajatega. Selle tulemusena saab selgeks, kui suur on personali soov ettevõttes töötada. Muutke meeskonnas arusaadavad suhted. See meetod aitab tuvastada tegelikke motivatsiooniviise, leida tõhusaid ja lihtsaid viise töökollektiivi tulemuslikkuse parandamiseks;
- majanduslik - erinevaid näitajaid võrreldakse tööstusharusiseste ja üldtunnustatud standarditega. Võimaldab teil teada saada personali töö efektiivsust.
Need meetodid on tõhusad ja toovad organisatsioonile palju kasu, kui neid kasutatakse koos või eraldi. Need aitavad tuvastada probleemseid kohti ja määrata nende kõrvaldamise meetodi. Üldiselt mõjutavad need kõiki valdkondi, mis mõjutavad töö efektiivsust ja tootlikkust, organisatsiooni kasumlikkust.
Abi personaliauditi läbiviimisel
Azbuka raamatupidamisettevõte pakub personaliauditi teenuseid Moskvas ja Moskva piirkonnas.
Meie eelised:
- kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistid, kellel on suured kogemused personaliauditi läbiviimisel, teadmised tööseadusandluse ja õiguse valdkonnast, personalidokumentide haldamine;
- 15 aastat edukat töökogemust;
- paindlik hinnapoliitika, mis võimaldab pakkuda parimat väärtust;
- Individuaalne lähenemine igale kliendile.
Personaliauditi hinnad on puhtalt individuaalsed, kuna need sõltuvad paljudest teguritest: organisatsiooni suurusest, valitud kontrollimeetoditest, personaliarvestuse seisukorrast jne. Personaliauditi maksumus määratakse kindlaks isikliku kohtumise käigus. ABC raamatupidamisspetsialist koos kliendiga.
Kasutage suurte kogemustega spetsialistide teenuseid ja kontrollige oma personaliosakonna tõhusust.
Üks organisatsiooni personalidokumentatsiooni kontrollimise liike on personaliaudit. Kehtiv seadusandlus reguleerib, kuidas tuleb täita tööraamatuid, millist dokumentatsiooni peab pidama raamatupidamises, personaliosakonnas. Sise- või välisauditi teenus säästab teid tüüpilistest vigadest töölepingute ja muude dokumentide koostamisel. Rikkumised ähvardavad riiklike kontrolliasutuste poolt karistustega. Personaliauditi läbiviimiseks pöörduvad nad sõltumatute teenuste poole.
Mis on personaliaudit
protseduur, teostamise eesmärgil ettevõttes läbi viidud personali dokumentide vastavus riiklike reeglitega, nende täitmise normid - see on personaliaudit. Nõuete rikkumine toob kaasa rahatrahvi. See kehtib tööraamatute, puhkusedokumentide täitmise ja töötasude aruandluse reeglite kohta. Ettevõtte personali jaoks täidetakse enam kui viit liiki dokumentatsiooni. Hoolsuskontrolli viib läbi kolmanda osapoole organisatsioon, mis on spetsialiseerunud selliste sõltumatute teenuste pakkumisele.
Milleks seda vaja on
Personaliauditi teenust on vaja kontrollide aruannete koostamiseks.. Isegi väike kõrvalekalle kohalikest regulatiivsetest reeglitest toob kaasa vastutuse pensioni-, migratsiooni-, töö- ja arhiiviseaduste rikkumise eest. Arvustusi kasutatakse personaliteenistuse töö igakülgseks hindamiseks. See annab kontrolli oma kvalifikatsioonitaseme üle, võimaluse saata üksikuid spetsialiste ümberõppele, koolitusele ja täiendõppele.
Eesmärgid, eesmärgid
Analüüsi käigus selgitatakse välja üksikute spetsialistide personalipotentsiaal seoses nende kvalifikatsioonivõimekusega. Personaliteenistuse töö kontrollimine aitab optimeerida ettevõtte edasisi kulusid. Õige lähenemine võimaldab tuvastada madala tulemuslikkuse koefitsiendiga töötajaid. Personaliaudit viiakse läbi selleks, et:
- veenduma, et personalidokumentide haldamise dokumendid vastaksid kehtivate õigusaktide nõuetele;
- välistada rändealaste õigusaktide rikkumiste tõttu karistuste määramise riskid;
- määrake kindlaks, milline ettevõtte arendamise strateegia on optimaalne (pärast töötajate koosseisu analüüsimist).
Regulatiivne ja õiguslik raamistik
Personaliauditi läbiviimiseks on vajalik mitte ainult bürootöö põhjalik tundmine, vaid ka teoreetilised teadmised seadustest ja valitsuse määrustest. Peamine normatiivdokumendid on:
- Valitsuse 16. aprilli 2003. a määrus tööraamatute täitmise reeglite, normide kohta.
- Riigistatistika osakonna määrus palgadokumentide arvestamise kohta 5. jaanuarist 2004. a.
- Föderaalne seadus, mis kaitseb töötajate isikuandmeid.
- Vene Föderatsiooni töökoodeks.
- Normid, reeglid, mis näitavad raamatupidamisdokumentide, tööraamatute, puhkusedokumentide täitmise tähtaegu.
Personaliauditi tüübid
Personali töö analüüsimise meetodid liigitatakse erinevate tegurite järgi. Vastavalt auditi läbiviimise meetodile eristatakse sõltumatute ekspertide kaasamisel sise- ja välisanalüüsi. Sõltuvalt uuritava teabe hulgast on erinevaid analüüse. Need erinevad kontrollitavate paberite või tavaliste inimeste arvu poolest. Sellise töö sagedus on samuti jagatud mitmeks tüübiks, mida arutatakse allpool.
Vastavalt kontrollimeetodile
Personaliaudit võib olla sisemine või väline. Esimese võimaluse korraldab ettevõte ise. Selleks on juhtkonnal vaja eraldada eraldi spetsialist, kes analüüsiks dokumentatsiooni, tegeleks finants- ja muude rikkumiste likvideerimisega. Teine võimalus hõlmab välisaudiitorite kaasamist, kes töötavad ettevõtte kõigis allüksustes. Nad jälgivad dokumentatsiooni korrektset säilitamist, personali vormistamist (kontroll aitab vähendada paberimajandust töö- ja migratsiooniseadustiku normidele).
Uuritud teabe hulga järgi
Analüüsides organisatsiooni dokumente või ettevõtte töötajate tööd, saate eelarvet kokku hoida. Personaliaudit jaguneb uuritava teabe mahu järgi kolme rühma:
- Solid - mahukas sise- või välisaudit, mis sisaldab kõikide paberigruppide analüüsi (tööraamatud, registreerimine, sissekandmine, palgaaruanded).
- Kohalik – viitab konkreetsele osakonnale või paberite rühmale (näiteks personalijuhi töötulemuste analüüs).
- Eesmärk - optimaalne kontrolli tüüp, mille käigus valitakse 10-20-liikmeline töötajate nimekiri, et analüüsida nende tööd, kuidas dokumentatsiooni koostatakse.
Taseme järgi
Paberitöö protseduur ei sõltu sellest, millisesse ametisse see või teine spetsialist kaasatud on. Analüüsi taseme järgi saab eristada kolme tüüpi personalikontrolli:
- Taktikaline - analüüs viiakse läbi ainult tegevjuhtide, tootmisliini meistrite tasemel.
- Juhtiv - organisatsioon kontrollib juhtimisliini personali (keskjuhid, osakonnajuhatajad) dokumendihaldust.
- Strateegiline - analüüsile ei allu ainult valdkonna juhid või meistrid, vaid ka otsesed direktorid, tippjuhid.
Sageduse järgi
Erinevat tüüpi uuringute objektiks pole mitte ainult ettevõtte töötajad, vaid ka dokumentatsioon. Esialgu vaadatakse iga spetsialisti tööraamatut, kontrollitakse dokumente töötasu määramise, puhkuste kohta ja kogu aruandlusdokumentatsiooni vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele. Vastavalt analüüsi sagedusele saavad ettevõtted läbi viia järgmist tüüpi kontrolle:
- Pidev jälgimine - tööd tehakse teatud sagedusega (näiteks iga kvartali või kuu tagant).
- Pidev monitooring – analüüs tellitud üheainsa kontrolli jaoks, mis hetkel on pooleli.
- Operatiivne – kiiraudit, mis on vajalik teatud valdkonna probleemide tuvastamiseks.
- Paneelmonitooring – perioodilised uuringud, mille käigus analüüsitakse samu töötajaid samu vahendeid kasutades.
Auditimeetodid
Auditite standardiseeritud reeglid ja normid on personaliauditi korraldamise aluseks. Lihtsaim tehnika on intervjuude läbiviimine töötajate ja ülemustega. Pärast seda saab kliendile selgeks, kui tõhusalt see või teine spetsialist töötab. Metoodika sisaldab järgmisi samme:
- intervjuude läbiviimine;
- plaani koostamine, tegevuste ajakava;
- vajalike dokumentide valik;
- nõutava dokumentatsiooni analüüs;
- töötajate osaline või täielik kontrollimine;
- saadud teabe põhjal soovituste koostamine.
Juhtkonna jaoks tehakse ka pistelisi kontrolle. Tellija koostab enne ekspertiisi algust teostajate meeskonna lähteülesande. Pärast seda määratakse hindamiskriteeriumid ja vaadatakse valitud väärtpabereid. Vigade parandamiseks saab kaasata nii iseseisvaid töötajaid kui ka neid, kellel on positsioon organisatsioonis endas. Lisaks kontrollitakse esmase dokumentatsiooni vorme.
Kontrollige objekte
Kõik ettevõtte osakonnad läbivad põhjaliku auditi. Pärast personaliauditi läbimist võib organisatsioon arvestada haldustrahvide välistamisega ka pärast seda riiklik kontroll maksuhaldurilt. Kontrollimisele kuuluvad mitmed dokumendid:
- tööraamatud (neid kontrollitakse ülalnimetatud valitsuse normide ja korralduste järgimise suhtes);
- puhkuse dokumendid (kontrollitakse puhkuste arvestuse õigsust);
- palgaarvestuse aruanded, maksude mahaarvamised;
- töötajate isikutoimikud (kontrollitakse teatud personali pädevust).
Töövoo kontrollimine personalidokumentide jaoks
Standardina kontrollitakse personaliarvestuse töövoogu, et võrrelda aruandlust ja nõudeid Töökoodeks. See ei sisalda mitte ainult säilitamisreegleid koos soovitustega dokumentide täitmiseks, vaid ka muud teavet. Näiteks kuidas tuleks täita puhkusepabereid, mitu protsenti palgast kantakse pensionifondi arvelt fiskaalteenistusse. Riskitsoonideks on arhiividokumentatsioon, üldaruandlus. Isegi kui tööraamatut hoitakse ebaõigetes tingimustes, võidakse selle eest nõuda rahatrahvi.
Personalidokumentatsiooni audit
Sageli personalidokumentide audit hõlmab mitut kategooriat. Neist olulisemad on:
- personali komplekteerimine;
- puhkuse ajakava;
- töötajate isiklikud kaardid.
Töötajate nimekirja peab koostama ja sellele alla kirjutama ettevõtte juhtkond. Seda dokumenti kontrollitakse alati - nii näete mitte ainult töötavate töötajate loendit, vaid ka palgad, töögraafik, hüvitised. Bürootöös on komplekteerimine reguleeritud vormil T-3. Malli leiate Internetist või saate selle tasuta hankida oma piirkonna fiskaalteenistusest.
Puhkuse ajakava koostatakse Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis 123 sätestatud nõuete alusel.. Töötajad saavad puhkusele minna rangelt plaani järgi, mille kinnitavad personaliosakond ja ettevõtte juht. Seda kirjeldatakse vastavalt kehtestatud ja standardiseeritud vormile T-7, mis on Internetis tasuta allalaadimiseks saadaval. Ajakava tuleb koostada hiljemalt kaks nädalat enne aastavahetust (tähtaeg on iga aasta 17. detsember).
Isiklikke kaarte hoitakse koos tööraamatud töötajad. Neisse paneb iga töötaja tööle kandideerides oma allkirja, seal on ka põhiandmed isiku kohta, sh elukoht, registreerimisaadress. Isiklike kaartide isetäitmine ei ole lubatud, seda teeb personaliosakonna töötaja. Pange tähele, et tööraamatuid ei saa täita üksikisikud kellel ei ole vastavat üksikettevõtja ametikohta või staatust.
Dokumentide kontrollimine sisekasutuseks
Sisedokumentatsiooni läbivaatamise kord annab võimaluse mitte ainult riigi töö optimeerimiseks, vaid ka selle tulemuslikkuse kontrollimiseks. Analüütikute jaoks on oluline veenduda, et kogu isiklikku teavet ei kasutata väljaspool organisatsiooni ja see pole kolmandatele isikutele kättesaadav. Ühe ettevõtte struktuuris kasutatavate väärtpaberite analüüs hõlmab järgmist:
- töö graafikuga;
- töökaitse sihtaudit;
- HR logi analüüs.
Personalitabel ja sisemine töögraafik on identsed parameetrid, mille kohta dokumentide analüüsimisel koostatakse üksikasjalik aruanne. Olulist rolli mängib töökaitsealase dokumentatsiooni sihipärane audit (see kehtib mitte ainult tootmisettevõtete, vaid ka kontorites töötavate ettevõtete kohta). See näeb ette käitumisnormid tööpäeva jooksul, tuleohutuseeskirjad, ettevõtte ruumidesse paigaldatud seadmete käitamise. Kontoritöö sisaldab isikuandmete ohutuse tingimusi. Neid ei analüüsita.
Ekspertarvamus arvestab ja personaliosakonna peetavad logid: töölepingute päevik, töötajate korraldused, isikutoimikud, väljastatud tõendite logi, puhkusefondid. Iga dokumendi registreerimisel peab olema kaasas vastutava isiku allkiri. Päeviku kannete pidamise eeskiri kohustab iga lehekülge nummerdama. Parandused või läbikriipsud ei ole lubatud – selleks on vaja kontrollallkirja ja administratsiooni või vastutava isiku kinnitust. Ajakirja uuendatakse ja identifitseeritakse igal aastal.
Auditi etapid
Auditi etapid hõlmavad mitte ainult protseduuri ennast, vaid ka järelduste esialgset ettevalmistamist, analüüsi ja kirjeldamist ning järelduse koostamist. Kokku on personaliauditil 5 põhietappi:
- Koolitus. Seda iseloomustab eelandmete kogumine, lepingu allkirjastamine ja juhtkonna teenuste eest tasumine.
- Planeerimine. Selles etapis lepitakse kokku loodud plaan, edasisi tegevusi käske.
- Analüüs. See hõlmab personalidokumentatsiooni töötlemist: lugemist, õppimist.
- Andmete kokkuvõte. Järelduse kirjeldus, aruandlus ja järelduse kirjalik väljastamine (esitatakse juhtkonnale).
- Soovitused. Ekspertseletus antakse suuliselt ning analüüsi käigus märgatud võtmevigadest koostatakse analüüs.
Pärast kõiki etappe väljastatakse ametlik tunnistus auditi läbimise kohta töötajad ja organisatsioonis personalidokumentide haldamise ja personaliarvestusega seotud paberid. Menetluse algatajaks saab olla ettevõtte omanik isiklikult, otsene juht ja tema asetäitja. Harvem on tellijaks personaliosakonna juhataja: ta jääb alati esinejate analüütika alla. Pärast kõigi ülaltoodud toimingute lõpetamist koostatakse kirjalik aruanne, mis sisaldab:
- kontrolli aluste kirjeldus;
- menetlusse kaasatud ettevõtte osakondade loetelu, töötajate arv;
- teave klientide ja esinejate kohta;
- hindamismeetodid (tegurid, mille alusel kontroll läbi viidi);
- ajastus;
- töö kirjeldus, mille tulemuste alusel teenuse eest tasutakse;
- saadud teabe lühikirjeldus ja kliendile edastatud täielik kirjalik aruanne.
Kuupäevad
Personalidokumentatsiooni analüüsimise protseduuri täpne ajastus sõltub sellest, millist tüüpi kontrolli klient valib. lühiajaline arvestatakse kuni 10 tööpäevast perioodi, kui tutvutakse ainult paberkandjal ja töökohal elektroonilise dokumentatsiooniga. Aruande koostamiseks ja lõplikuks analüüsiks kulub mitu päeva. Pisteline kontroll võtab aega 20 tööpäeva – selle aja jooksul kontrollitakse dokumente koos osakonna spetsialistide kvalifikatsiooniga.
Kui tellijal on vaja teha 25 inimese personali tegevuse põhjalik analüüs, siis omal käel tööde tegemiseks võib kuluda kuni üks kalendrikuu. Toetada ja parandada töötajate efektiivsust, on soovitatav palgata ettevõte auditit läbi viima kord aastas, kahel või kolmel aastal(olenevalt töö liigist ja kliendi äritegevuse ulatusest).
Tulemused
Personaliauditi lõpptulemused esitatakse mitme paberi vormis. See pole mitte ainult aruanne, aga ka eraldi rikkumiste loetelu, soovitused vigade parandamiseks. Aruanne sisaldab teavet selle kohta, milliseid väärtpabereid analüüsiti ja üksikasjalikult uuriti. See sisaldab ka andmeid töötajate kohta, kelle tegevust palgatud spetsialistid kontrollisid.
Eraldi esitatakse ekspertiis, mis näeb ette vigade ja rikkumiste kordamise võimalikud tagajärjed riikliku kontrolli ajal. Näiteks karistuste suurus, viited seadusandlikele normidele. Sinna sobivad ka üldised soovitused personalidokumentide haldamise läbiviimise tingimuste (töötasusüsteemid jms) parandamiseks. Rikkumiste üldnimekiri esitatakse eraldi – see dokumenteeritakse ja võetakse arvesse kohtuvaidluste korral.
Kui palju maksab personaliaudit?
Kolmandast osapoolest töövõtjat valides pööravad nad sageli tähelepanu teenuse hinnale. Personaliauditi läbiviimise kogumaksumus sõltub:
- kontrolli tüüp (täielik, valikuline, kohalik);
- analüüsitavate inimeste arv riigis (näiteks 10, 20 või 30 inimest);
- töötingimused ja lisanõuded.
Vaadake seda tüüpi teenuste keskmist maksumust Moskvas ja piirkonnas:
Video