Juhtimistegevuse põhiprintsiibid. Juhtimisprotsessi korraldamise olemus ja põhimõtted Juhtivate töötajate jaoks juhtimisprotsess
Kokkuvõte juhtimise teemal sellel teemal:
Juhtimisprotsessid organisatsioonis
Sissejuhatus 3
Juhtimisprotsess 4
Juhtimistsükkel ja selle etapid 6
Tootmine ja juhtimine 9
Ettevõtte sortimendipoliitika juhtimine 15
Ettevõtte logistika 20
Ettevõtte müügipoliitika 21
Järeldus 24
Viited 25
Sissejuhatus
Juhtimist kui tegevust rakendatakse juhtimisprotsesside kogumina, st juhtide sihipäraste otsuste ja tegevuste kaudu teatud järjestuses ja kombinatsioonis. Iga juhtimistegevus koosneb järgmistest etappidest:
1) teabe hankimine ja analüüsimine;
2) arendamine ja otsustamine;
3) nende elluviimise korraldamine;
4) kontroll, tulemuste hindamine, korrektiivide tegemine edasise töö käigus;
5) esinejate premeerimine või karistamine.
Need protsessid arenevad ja täiustuvad koos organisatsiooniga. Need on esmased ja tuletised; üheastmeline ja mitmeastmeline; põgus ja pikk; täielik ja mittetäielik; korrapärane ja ebaregulaarne; õigeaegne ja hiline jne Juhtimisprotsessid sisaldavad nii kõvasid (formaalseid) elemente, näiteks reeglid, protseduurid, ametlikud volitused, kui ka pehmeid, nagu juhtimisstiil, organisatsiooni väärtused jne.
Juhtimisprotsess ja selle omadused
Iga juhtimisprotsess koosneb teatud faasidest (etappidest).
Faas (etapp) - protsessi kvalitatiivselt määratletud osa. Üleminek ühest faasist teise tähendab olulisi kvalitatiivseid muutusi nii protsessis endas kui ka süsteemis, milles see läbi viiakse.
Protsessi etappide täielik läbimine ja tagasipöördumine algse juurde moodustab tsükli. Üldiselt on tsükkel tervikliku protsessi järjestikuste etappide komplekt.
Lava on kitsam mõiste kui faas. Etappe eristatakse ainult tulemustele orienteeritud protsessides. Juhtimise etapid on juhtimisprotsessis sisalduvad konkreetsed tegevused kavandatud tulemuse saavutamiseks. Neil on spetsiifiline iseloom, eriline sisu ja neid saab teostada iseseisvalt. Samal ajal on nad lahutamatult seotud, pealegi näivad nad üksteisesse tungivat. Teisisõnu, kõik juhtimisetapid moodustavad tervikliku juhtimistsükli.
Juhtimistsükkel on korduvate aktiivsete tegevuste täielik jada, mille eesmärk on seatud eesmärkide saavutamine. Juhtimistsükkel algab ülesande või probleemi selgitamisega ja lõpeb teatud tulemuse saavutamisega. Pärast seda korratakse kontrolltsüklit. Selle kordamise sageduse määrab juhitava süsteemi spetsiifiline tüüp ja olemus. Sotsiaalsüsteemides kordub see tsükkel pidevalt. Süsteemi juhtimise lõppeesmärk on saavutatav ühe või mitme juhtimistsükliga.
Protsesside tsükliline rakendamine võimaldab luua ja fikseerida iseloomulikke jooni, ühiseid sõltuvusi, protsesside ühiseid mustreid ning selle alusel tagada nende ratsionaalne protsessualiseerimine ja ettenägelikkus.
Üldine etappide süsteem:
1. teabe kogumine ja töötlemine, olukorra analüüs, mõistmine ja hindamine - diagnoosimine;
2. kontrollobjekti kõige tõenäolisema oleku, arengusuundade ja iseärasuste teaduslikult põhjendatud prognoosimine läbiviimisajaks, mis põhineb selle mineviku, oleviku ja tuleviku vaheliste stabiilsete seoste ja sõltuvuste tuvastamisel ja õigel hindamisel - prognoos;
3. juhtimisotsuse väljatöötamine ja vastuvõtmine;
4. seatud eesmärgi saavutamisele suunatud meetmete süsteemi väljatöötamine - planeerimine;
5. õigeaegne suhtlemine püstitatud ülesannete täitjatega, jõudude õige valik ja rivistus, täitjate mobiliseerimine tehtud otsuse täitmiseks - korraldus;
6. esinejate tegevuse aktiveerimine - motiveerimine ja stimuleerimine;
7. ülesannete täitmise edenemise kohta teabe vastuvõtmine, töötlemine, analüüsimine ja süstematiseerimine, asja korralduse ja täitmise tulemuste vastavuse kontrollimine tehtud otsustele - arvestus ja kontroll;
8. ühine viimase 4 etapi jaoks - kogu juhtimissüsteemi proportsionaalse ja pideva toimimise tagamine läbi jooksvate optimaalsete seoste loomise üksikute teostajate vahel - regulatsioon.
See algoritm võimaldab määrata iga etapi koha juhtimisprotsessis, omandada tehnoloogia ja metoodika, oskused ja oskused juhtida meeskonda. Etappide rangelt järjestikune paigutus näitab juhtimissüsteemi kvaliteedi sõltuvust igast üksikust elemendist ja rakendatud funktsioonidest. Järgmise etapi täitmise algus ei tähenda eelmise lõppu. Näiteks töö infoga toimub kogu juhtimistsükli vältel, plaani korrigeeritakse selle elluviimisel jne.
Tsükkel algab juhtimisprobleemi ilmnemisega. Probleemina võivad toimida nii ülesanded, ülemuse juhised kui ka nende enda ülesanded. Meie puhul võib probleemi defineerida kui küsimust, mis tekib juhtimise käigus objektiivselt ja mille lahendamine pakub praktilist huvi, vastab püstitatud eesmärkidele.
Juhtimistsükkel ja selle etapid
1. Diagnoos
Diagnoos – info kogumine ja töötlemine, olukorra analüüs, mõistmine ja hindamine.
Probleemide lahendamiseks on vaja juhtimisteavet. See on kontrollprotsessi rakendamiseks vajalike sõnumite kogum.
Teabenõuded: täielikkus, objektiivsus, usaldusväärsus, tõhusus, laekumise järjepidevus.
Info pärineb kõrgemalt juhtkonnalt või seda saab koguda iseseisvalt. Esimesel juhul tuleb teavet selgitada, teisel juhul on vajalik teaduslike kogumismeetodite kasutamine.
2. Prognoosimine
Prognoosi all mõistetakse teaduslikult põhjendatud hinnangut objekti võimalike olekute kohta tulevikus, selle alternatiivsete arenguviiside ja eksisteerimise tingimuste kohta.
Prognoosi koostamise protsessi nimetatakse prognoosimiseks. Need on spetsiaalsed uuringud, mis on peamiselt kvantitatiivsete hinnangutega ja näitavad suundumusi, kontrollobjekti muutuste olemust ja teatud ajastust.
Prognoosil on kaks aspekti: ennustav, mis hõlmab võimalike või soovitavate väljavaadete, olekute, tulevikuprobleemide lahenduste kirjeldust ja ennustav, mis näeb ette nende probleemide tegeliku lahenduse. Järelikult ei ole prognoos eesmärk omaette, vaid vahend juhtimisotsuste tegemiseks ja planeerimiseks.
3. Lahendus
Otsuste tegemine on juhtimistegevuse üks põhiülesannetest ja just selles juhtimistsükli punktis algavad sageli probleemid. Ja mitte ainult siis, kui otsus osutub valeks, on õigete, pädevate otsustega palju vaeva näha (S. Makarov).
Teaduskirjanduses on juhtimisotsus esitatud kahes aspektis – lai ja kitsas.
Laiemas plaanis käsitletakse juhtimisotsust kui juhtimistöö põhiliiki, omavahel seotud, eesmärgipäraste ja loogiliselt järjepidevate juhtimistoimingute kogumit, mis tagab juhtimisülesannete täitmise.
Sõna kitsamas tähenduses mõistetakse juhtimisotsuse all alternatiivi valikut, tegu, mis on suunatud probleemolukorra lahendamisele.
Vt: Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Juhtimise alused / Per. inglise keelest. - M.: Delo, 1992. Juhtimisotsus on protsess, mille käigus valmistatakse ette ja valitakse teatud komplekti ühe või mitme omavahel seotud mõjutamismeetodi hulgast, et seda muuta või stabiliseerida.4. Planeerimine
Prognoosi tulemuste ja juhi otsuse alusel viiakse läbi planeerimine ja koostatakse tegevuskava.
Planeerimine seisneb kindla järjestuse ja meetodite kehtestamises vägede poolt iga ülesande täitmiseks, vägede ja materjalide jõupingutuste jaotamises vastavalt ülesannetele ja tegevusvaldkondadele, suhtlemise korra kehtestamises ja igat liiki toetamises, mis seda võimaldavad. otsuse elluviimiseks ja eesmärgi saavutamiseks.
Plaan on ametlik dokument, mis kajastab:
Prognoosid organisatsiooni arengust tulevikus;
vahe- ja lõppülesanded ja eesmärgid, mis tema ja selle üksikute üksuste ees seisavad;
· jooksvate tegevuste koordineerimise ja ressursside eraldamise mehhanismid;
· Strateegiad hädaolukordadeks.
Planeerimisel on vaja arvestada selle põhimõtetega:
ühtsus;
Järjepidevus
Paindlikkus
koordineerimine ja integratsioon;
· mõistlikkus;
hiilimine (lahinguolukorras).
5. Organisatsioon
See seisneb alaliste ja ajutiste suhete loomises, samuti süsteemi kõigi elementide ja lülide töökorra ja tingimuste kehtestamises.
Planeerimise ja organiseerimise etapid on omavahel tihedalt seotud. Teatud mõttes on planeerimine ja organiseerimine ühendatud: planeerimine valmistab ette pinnase üksuse (üksuse) eesmärkide realiseerimiseks ning organisatsioon juhtimisfunktsioonina loob tööprotsessi, mille põhikomponendiks on inimesed. Seega, planeerimine ja organiseerimine realiseerivad juhtimise, muudavad selle sotsiaalseks reaalsuseks.
Kui organisatsiooni struktuur kui vorm peegeldab juhtimise staatikat, siis juhtimisprotsess iseloomustab dünaamikat, s.t. juhtimissüsteemi toimimist, kõike seda, mis organisatsiooni juhtimissüsteemis õigel ajal toimub. Protsess on igasugune tegevus, mida juhtkond teeb organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks.
Juhtimine – keeruline protsess, mis on suunatud probleemide lahendamisele, seda saab kujutada kui trendide jälgimist, eesmärkide seadmist, probleemide ja võimaluste sõnastamist, alternatiivide väljatöötamist ja valimist, otsuste langetamist, programmide ja eelarvete koostamist, nende elluviimise suundade ja meetmete määramist.
Näiteks kui juht viib läbi planeerimist, organisatsioonilisi tegevusi ja kontrolli, teeb ta otsuseid. Ta analüüsib olukorda, töötab välja mitu alternatiivi, võrdleb alternatiive, teeb otsuse ja hindab tulemust. Otsuste tegemine on otseselt seotud kõigi juhtimisfunktsioonidega. Juhtimisprotsess on ajaliselt ja ruumiliselt jagatud eraldi etappideks teatud juhtimisotsuste vastuvõtmisega seotud tööde tegemiseks.
Juhtimisprotsess- juhi ja juhtimisaparaadi järjestikuste toimingute kogum, et valmistada ette ja rakendada mõju kontrollitavale objektile.
Juhtimisprotsessi kohustuslikud komponendid on:
- 1. Juhtimisobjekt, mis määrab juhtimisprotsessis lahendatavate funktsionaalsete ülesannete sisu.
- 2. Juhtimise subjektiks on otsustaja. LPR võib olla individuaalne ja rühm.
- 3. Protsessi sisu.
- 4. Protsessi korraldus.
- 5. Protsessi tehnoloogia.
Toimingute rühmitamine funktsiooni järgi määratleb konkreetses üksuses lahendatavad ülesanded (need on spetsiifilised juhtimisfunktsioonid)
Toimingute rühmitamine loodus võimaldab tuua esile juhtimisprotsessi etapid. Toimingute rühmitamine aja järgi- etapid, protseduurid ja toimingud.
Juhtimisprotsessi etapp - see on tegevuste rühm, mida eristab nende kvalitatiivne kindlus, homogeensus, konkreetse vahetulemuse saamine.
Juhtimisprotsessis on 4 etappi:
1. Eesmärkide seadmine.
Sihtmärk- soovitud, vajaliku ja võimaliku täiuslik esitus (lõplik) sularaha või tuvastatavate vahenditega saavutatava tegevuse seisund või tulemus.
Iga juhtimisprotsess algab eesmärkide seadmisega ja kriteeriumide määratlemisega, mille järgi määratakse selle saavutamise aste. Erinevat tüüpi kriteeriumid võimaldavad kvantifitseerida eesmärkide ja tegevuste prioriteetsust, valida kõige tõhusamad lahendused. Eesmärgid on planeeritud ja ühekordsed.
2. Olukorra hindamine
Olukord- juhitava süsteemi hetkeseisund, hinnanguliselt eesmärgi suhtes.
Tavaliselt kirjeldatakse olukorda teabe, tulemuskaartide jms abil. Olukorrad võivad olla tüüpilised ja originaalsed, kriitilised ja normaalsed, ettenägematud ja ettenägematud, ajutised ja püsivad.
3. Probleemi definitsioon.
Probleem- peamine vastuolu juhtimissüsteemi hetkeseisu ja eesmärgi vahel.
Probleemi olemasolu viitab lahknevusele organisatsiooni eesmärkide ja eesmärkide ning nende tegeliku elluviimise võimaluste vahel. Näiteks 20% lahknevus kavandatud ja tegeliku müügi vahel tähendab, et probleem on olemas.
4. Juhtimisotsus.
Otsuste tegemine kujutab endast teadlikku valikut olemasolevate alternatiivide hulgast eesmärgi saavutamiseni viiva tegevussuuna kohta.
Otsused on organisatsiooniline vastus esilekerkivale probleemile. Otsused on juhtimistöö tulemus ja nende vastuvõtmine on protsess.
Iga otsus hõlmab erinevaid töö korraldamise viise ja vahendeid, ressursikulusid ja tagajärgi. See protsess on organisatsiooni tegevuse planeerimise aluseks, kuna plaan on otsuste kogum ressursside eraldamise ja nende kasutamise suuna kohta organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks.
Toimingute rühmitamine õigel ajal võimaldab teil esile tuua etapid, protseduurid ja toimingud.
Juhtimisprotsessi etapid:
- v Eesmärgi seadmine
- v Outreach
- v Analüütiline töö
- v Lahenduse valimine
- v Organisatsiooniline ja praktiline töö.
Skemaatiliselt võib juhtimisprotsessi etappide ja etappide vahelist seost kujutada järgmiselt:
Organisatsioon juhtimisprotsess peegeldab erinevate osakondade ja töötajate interaktsiooni järjekorda järjestikuste toimingute ja töö sooritamisel. Juhtimistöö jaotus eeldab organisatsiooniliste, informatsiooniliste sidemete loomist ühistöö tegemisel.
Tehnoloogia juhtimisprotsess iseloomustab protseduuride ja toimingute sooritamise vahendeid ja meetodeid, mis hõlmavad kasutatavaid tehnilisi vahendeid, teavet ja meetodeid.
Juhtimistehnoloogia võib erineda ja sõltub probleemi lahendamiseks valitud meetodist.
Juhtimisprotsessi mõiste on tihedalt seotud tegevuse mõistega. Tegemist on juhtimistööga ehk ressursside kuluga: materjali-, info-, inim- jne. Seetõttu on oluline hinnata ja tõhustada nende kasutamist ning erilist tähelepanu pööratakse juhtimisprotsessi tulemuslikkuse küsimusele.
Juhtimisprotsessi omadused (omadused):
Juhtimisprotsessi kui konkreetse tegevuse liigi tunnused kajastuvad järgmistes omadustes:
1. Järjepidevus
See omadus peegeldab tootmise ja juhtimise seost ja ühtsust.
Rütmiline ja efektiivne tootmistegevus väljaspool juhtkonda on võimatu.
Organisatsiooni eesmärkide saavutamisele ning seeläbi selle olemasolu ja kasvu säilitamisele suunatud juhtimistegevuste kestev, pidev iseloom.
SU ja OU. Juhtimis- ja infokanalid ei katke nii kaua, kuni organisatsioon eksisteerib.
2. Diskreetsus
Juhtimispotentsiaal akumuleeritakse (info kogumisel, analüüsimisel, lahenduse väljatöötamisel) ja seejärel rakendatakse õppeasutusele avaldatava mõju näol.
Juhtimine - probleemide lahendamisele suunatud kompleksne protsess, mida saab kujutada kui trendide jälgimist, eesmärkide seadmist, probleemide ja võimaluste sõnastamist, diagnoosimist, väljatöötamist ja alternatiivide valimist, programmeerimist ja eelarve koostamist, elluviimise suundi ja teatud meetmeid rakendamiseks.
3. Tsüklilisus
Teatud toimingute kogumi perioodiline kordamine on elementaarne kontrolltsükkel.
4. Jätkusuutlikkus
Juhtimisprotsessi stabiilsuse tagab asjaolu, et juhtimisprotsessi struktuur (tegevuste ja interaktsioonide koosseis) on fikseeritud organisatsiooni regulatsioonides, OSU-s, mis tagab protsessi jätkusuutlikkuse. Suhted püsiva töö tegemisel säilivad.
5. Muutlikkus (dünaamiline)
Iseloomustab juhtimissüsteemi võimet lülituda uutele eesmärkidele, probleemidele, uutele juhtimismeetoditele.
See on tingitud tootmises toimuvatest muutustest.
6. Regulaarne etappide ja etappide järjestus.
Põhietappide regulaarne kordamine igas juhtimistsüklis.
Juhtimisprotsessi iseärasusi tuleb arvestada juhtimistöö planeerimisel ja korraldamisel, tööde mahu, kestuse ja töömahukuse määramisel.
Vähem haldusvaimu ärielus,
rohkem ärivaimu halduselus.
1.1 Juhtimissüsteemi arhitektuur
Juhtimisprotsessis moodustab ettevõte ja selle osa - juhtimissüsteem - eesmärkide vektorile alluva struktuuri. Juhtimise kvaliteedi tagavad kaks tegurit:
- struktuuri arhitektuur, st. selle elementide (sh sidekanalite) funktsionaalne koormus ja elementide korrastatus (korraldus, hierarhia) struktuuris;
- struktuuris sisalduvate elementide endi funktsionaalne sobivus neile määratud funktsioonide elluviimiseks (omamoodi elementide "kvalifikatsiooni" tase).
Vead konstruktsiooni konstruktsioonis võivad praktiliselt tühistada konstruktsiooni elementide kõrge funktsionaalse sobivuse; seega funktsionaalselt sobivate (selles mõttes heade) elementidega, mis struktuuri moodustavad, jääb juhtimisviga aga väljapoole lubatud piire.
Ettevõtte juhtimissüsteemi arhitektuuri väljatöötamisel tuleb arvestada, et ettevõte on tootmis-, majandus-, sotsiaal- ja keskkonnasüsteem. See juhtobjekti määratlus tähendab, et:
- ettevõtte juhtimissüsteem on mitmeotstarbeline;
- juhtimiseesmärgid on erineva iseloomuga (tööstuslikud, majanduslikud, sotsiaalsed, keskkonnaalased ja tehnilised);
- ettevõtte tegevuse tulemuseks on erineva iseloomuga mõjud, mis iseloomustavad eesmärkide saavutamise astet;
- juhtimissüsteemis on vaja pidevalt jälgida eesmärkide muutusi ja reguleerida juhtimisobjekti sihipärasust;
- vead eesmärkide seadmisel toovad paratamatult kaasa eesmärkide pariteedi rikkumise ja ressursside põhjendamatu kulutamise;
- ettevõtte arendamine, aga ka toodete tootmine, on pidev protsess ja seda tehakse kogu eesmärkide vektori saavutamise huvides;
- ettevõtte standardid juhtimissüsteemi ja juhtimissuhete reguleerimine peaks aktiivselt kaasa aitama saavutamisele objektiivsed eesmärgid ettevõtted.
[ 1 ] alusel moodustatakse ettevõtted nii koosseisult kui struktuurilt tootmisprotsessi süsteemid toode ( kuigi see näeb välja teistsugune). See süsteem on ühendatud tootmisprotsesside süsteemiga (funktsionaalne struktuur) ja säilitab oma statsionaarse režiimi, reageerides kiiresti võimalikele kõrvalekalletele. Lisaks on ettevõte sunnitud säilitama suhtlemist väliskeskkonnaga, stimuleerima väliskeskkonnas ettevõtte jaoks soodsaid tingimusi ja reageerima õigeaegselt erinevatele keskkonnaaspektidele, tulemus, - lisalingid (postitused, allüksused jne) juhtimissüsteemis.
Suurettevõtetele:
- Juhtimisorganisatsioon on konstruktsioon juhtimissüsteemid ja selle töökorras hoidmine, eelkõige juhtimisstandardite ja organisatsioonilise ülesehituse reprodutseerimine;
- on protsess, mis toimub kontrollsüsteem tema kandis.
Need. juhtimise ja juhtimise korraldus - kaks erinevat juhtumit millega ametialaselt kaugeltki mitte alati ei saa tegeleda samad inimesed.
Tööriist ettevõtte juhtkonnale oma eesmärkide saavutamiseks, mõjutamise teel juhtobjekt, protsesside ja valmistatud toodete kõrvalekalletega etteantud väärtusest (koguse, kvaliteedi ja maksumuse poolest), ettevõtte sisemiste muutuste mõjul ja välismõjude mõjul.
See on enne haldusprotsessi algust loodud komplekt:
Juhtimisprotsessi stabiilsuse ja kvaliteedi tagab juhtimissüsteemi arhitektuur, mis jääb juhtimisprotsessis standardseks (muutumatuks) ning vastavalt vajadusele moodustatavate väliste töörühmade olemasolu, mida on võimalik moodustada ettenägematute vääramatu jõu asjaolude lahendamiseks. või arendusülesandeid. Töörühmade ülesandeks on võimalike juhtimisotsuste väljatöötamine, mida omakorda peab ellu viima haldusstruktuur.
Juhtimissüsteem võimaldab etteantud - standardsel - viisil reageerida muutustele väliskeskkonnas ja juhtimisobjekti sisemises korralduses, samuti muutustele, mis on põhjustatud juhtimisprotsessist endast.
1.2 Juhtimisstandardid
Välja arvatud süsteem eelarvestamine, üks funktsioone, milleks on ettevõtte erinevate tegevustegevuste ühendamine ühtseks tootmis- ja finantssüsteemiks, sellise paljusid ühendava "liimi" roll. erafunktsioonidühtseks terviklikuks toimib ettevõtte kultuur tervikuna ja seda eriti toetatakse ettevõttes standardite süsteem.
IN ettevõtte juhtimissüsteem toimimisprotsessis on juhtimisotsuste tegemiseks alati suur hulk perioodiliselt korduvaid funktsioone, protsesse ja toiminguid. Samas on reeglina väga palju erinevaid võimalusi ühe ja sama juhtimisotsuse, protsessi elluviimiseks ning palju erinevaid põhimõtteid ja lähenemisi sarnaste juhtimisotsuste tegemisel. Sellistes tingimustes algab spontaanselt ja järk-järgult teatud moodustumine tüüpilised juhtimissüsteemi käitumismudelid- nn de facto standardid. Samas ei fikseeri “de facto” standardid alati juhtimissüsteemi omadusi, mis on ihaldusväärsed ettevõtte omanikele ja administratsioonile.
Selliste standardite kujunemise periood võib olla väga pikk, mille jooksul ettevõtte juhtimissüsteemi käitumist standardmudelite puudumisel iseloomustab selle toimimise parameetrite suur varieeruvus. Teisisõnu, samades olukordades ja võrdsetel tingimustel võib juhtimissüsteem toimida erinevalt, sageli ettearvamatult ja kaugeltki mitte kõige tõhusamast võimalusest.
Vastavalt eeltoodule on vaja pakkuda suunatud mõjusid ettevõtte juhtimisstandardite kujundamise protsessile (juhtimissüsteemi standardiseerimise juhtimiseks) teatud optimaalsete standardipõhimõtete, protsesside, funktsioonide väljatöötamise, juurutamise ja kasutamise kaudu. ja juhtimistööriistad.
Teisalt uuendavad ettevõtte arenguga kaasnevad protsessid oluliselt detsentraliseeritud, ruumiliselt hajutatud allüksuste (tütarettevõtted, filiaalid, esindused) juhitavuse parandamise küsimusi. Juba praegu kujundavad ja levitavad paljud suurettevõtted ühtseid äritegevuse, planeerimise ja aruandluse põhimõtteid; personali- ja mallihaldustehnoloogiate standardnõuded, mis on sageli fikseeritud ettevõtte infosüsteemides.
De facto standardite käegakatsutav eelis on nende rakendamise ja kasutamise suhteline valutus, kuna seda protsessi rakendatakse järk-järgult (evolutsiooniliselt). Standardite väljatöötamise protsess on aga ettevõtte administratsioonile de facto juhitamatu ja võib sageli fikseerida ettevõtte juhtkonnale ebasoovitavaid käitumismustreid, lisaks on selliste standardite kujunemise periood üsna pikk.
Seetõttu on vaja mõjutada juhtimisstandardite taasesitamise protsesse nende otsese väljatöötamise kaudu.
Tavateadvus võrdsustab sageli standardimise ja ühtlustamise ning mitmekesisuse poole püüdledes, mis on reaalse elu ilu ilming, objekte mitmesugust tüüpi standardlahendustega paljudes tegevusvaldkondades. Kuid sisuliselt on parim standardiseerija Jumal: umbes sada perioodilise tabeli elementi moodustavad aluse kogu mitmekesisusele, mida me elus näeme. Ja kogu see mitmekesisus on standardsete elementide ja lahenduste kombinatoorika erinevatel hierarhilistel tasanditel.
Enamiku ettevõtte elus tekkivate probleemide lahendamine, enamiku ettevõtte tegevusvaldkonna toodete tootmise korraldamine on hästi lahendatav standardmeetodite kombineerimisega, see ei nõua täiendavaid ressursse või personali täiendav koolitus.
Standardite süsteem võimaldab koordineerida erinevate osakondade tegevust, seada selle rakendamiseks kõigile ühtsed nõuded, samuti moodustab tingimused selle tegevuse pidevaks reprodutseeritavuseks antud tulemusega. Ehk siis tooteid toodab firma SABLE.
Samal ajal standard olenevalt tema tasemest võib avaldada nii positiivset kui ka negatiivset mõju ettevõtte juhtimissüsteemile. Standardi taseme valiku ja seadmise õigsus võib ettevõttes kaasa tuua erinevaid mõjusid ning mitte igal juhtimisstandardil pole positiivset mõju, pealegi standardite vale seadmine võib olla ettevõttele ohtlik. Standardite nõudeid ei saa "alahinnata".
1.3 Standardjuhtimine
Ka asjaajamisel on oma tüüpiline tehnoloogia, st. standardne protsess erinevate töö käigus tekkivate probleemide lahendamiseks.
Haldus (juhtimine) on protsess, mille käigus mõeldakse, kuidas korraldada või luua mis tahes tootmistegevuseks järgmised tingimused (või parandada nendes tingimustes esinevaid defekte):
- tootmispiirkond;
- seadmed, materjalid ja tööriistad;
- voogude koordineeritud liikumine (materiaalne, informatsiooniline, rahaline);
- töötajate koordineeritud tegevus;
- sideliinid; jne,
selleks, et luua toodeõiges koguses, kvaliteedis ja kuludes, samuti tagada selle tegevuse optimaalne jätkusuutlikkus.
Protsess haldus (juhtimine), esindab funktsionaalselt orienteeritud teabe sihipärast levitamist juhtimisstruktuuri elementide kohta, juhtimise ajal muutumatuks.
STANDARDHALDUS tähendab, et rakendatakse tavapärast tegevust, mis vastab ettevõtte standarditele.
Näiteks . Auto käivitamiseks on õige viis. Kontrollid, kas paagis on gaasi, kas auto on neutraalasendis. Starteri lülitate sisse süütevõtit keerates. Gaasi antakse ja auto käivitub. Kui muudate seda järjestust. Näiteks kui autol oli esimene käik, siis see tõmbleb ja seiskub. Auto aga ei käivitu ja siis kutsutakse mehaanik. Ja mehaanik avastab, et kas kütust pole või polnud süüde sisse lülitatud.
Sama kehtib iga standardolukorra kohta, mis teil töö, suhtlemise jne protsessis on. Ka tema jaoks on mingi selgelt määratletud tüüpiline tegevuste jada tekkinud probleemi lahendamiseks, teatud standard.
On viis, kuidas asju õigesti teha. Õiget viisi millegi tegemiseks nimetatakse TEHNOLOOGIAKS (algoritmiks). Ja mis kõige tähtsam, see meetod on selgelt määratletud ja kui kõik järgivad, viib see soovitud tulemuseni.
Et ettevõtte erinevad tegevusvaldkonnad ja allüksused normaalselt eksisteeriksid ja areneksid, peab neil olema omamoodi tehnoloogia. Ja peale selle peaksid kõik seda tehnoloogiat tundma ja TAOTLEMA. Õigus on näide. See on ka riigi poolt kasutusele võetud tehnoloogia.
Et olla hea juht või töötaja, pead teadma, kuidas asju õigesti teha, oskama teadmisi rakendada ja teha, suutma rikkumisi parandada ja jõudma tagasi standardite järgi õigete asjade juurde.
Kuna iga suur tegevusvaldkond koosneb alati tohutust hulgast individuaalsetest tegevustest, tundub asjaajamine keeruline, kui sa just ei õpi ühega arvestama standard ajaühiku kohta ja viia see kooskõlla teistega standarditele .
Juhtimise teema tundub raske juba ainuüksi seetõttu, et need, kelle töö on seotud haldusega, ÕPPIB HARVA ÕIGE STANDARDI. Selle asemel teevad nad mingeid muid kummalisi asju (heasoovlikke asju), mis tervikuna kokku võttes tekitavad segaduse.
Iga standardisüsteemi kriteeriumiks on järgmine: kas nende standardite rakendamise tulemuseks on hästi toimiv ettevõte, mis toodab väärtuslik lõpptoode antud kvaliteedi jaoks õiges koguses ning kas nende rakendamise tulemusena on tagatud ettevõtte stabiilsus.
Standardi järgi tegutsemine (meie protseduuride tundmine ja rakendamine) on ühine nimetaja igal divisjoni või ettevõtte jätkusuutliku arengu puhul. Standardile mittevastavus (meie protseduuride mitteteadmine ja mitte rakendamine) on iga krahhi ühine nimetaja.
Seega, kui ettevõtte töötajad, kes standardit ei tea või eiravad ja seda ei rakenda, tekitavad igapäevaselt pööraseid olukordi, siis teadke vaid, et nad üritavad autot käivitada kas pakiruumi kaane keevitamise või rehvide poleerimisega!
Probleemi lahendus on alati ja alati järgmine: leidke standard, rakendage seda ja vabanege kõigist toimingutest, mis pole standardiga kooskõlas.
Haldamise tõhususe üldistatud kriteerium peaks võimaldama hinnata kõiki organisatsioonilisi ümberkujundamisi, mitte ainult ettevõtte tegevuse üksikuid aspekte. See võimaldab anda kõikidele äriprotsessidele rangelt suunatud iseloomu ja juhtida ettevõtet ühtse süsteemina.
8. teema
Juhtimisprotsess
See teema hõlmab järgmisi juhtimistudengite teemasid:
Juhtimisprotsessi kontseptsioon;
Kontrolliprotsessi omadused;
Juhtimisprotsessi etapid;
Juhtimisprotsessi etapid;
Kontrollitoimingu roll juhtimisprotsessis;
Püsivad mõjud;
Perioodilised mõjud;
Mõisted: "tegevus", "mõju", "interaktsioon";
Mõjutamise suunad ja liigid;
Mõjuallikad juhtimisprotsessis.
Eelmises teemas näitasime, et igal ettevõtte süsteemil (juhtimissüsteemina) - nii juhitaval kui ka haldamisel - on oma organisatsiooniline struktuur, mis toimib protsessi eksisteerimise vormina. Järelikult on igal neist süsteemidest ka oma protsess Varem oli juba juttu kontrollitud (tootmis)süsteemi protsessist, mida nimetatakse tootmiseks, sõltumata sellest, kas tegemist on materiaalse või vaimse (mittemateriaalse) tootmisega, kus see toimub. .
Juhtimissüsteemis toimuv juhtimisprotsess sarnaneb tootmisprotsessiga ja sellel on oma eripärad, mida seletab juhtimistöö olemus. Tootmisprotsess on suunatud kaupade ja teenuste tootmisele ning juhtimisprotsessi tulemuseks on kontrollitoimingute ja -otsuste ettevalmistamine. See on nende protsesside peamine erinevus.
8.1. Juhtimisprotsessi kontseptsioon
Protsess (ladina keelest processus - edendamine) tähendab:
Nähtuste, olekute järjestikune muutumine millegi arengus;
Järjestikuste toimingute kogum teatud tulemuse saavutamiseks (tootmine, otsuste ettevalmistamine).
Juhtimisprotsess on juhi ja juhtimisaparaadi sihipäraste tegevuste kogum inimeste ühistegevuse koordineerimiseks organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks.
Tabel 8.1.1.
|
Parameetrid |
Protsessid |
|
|
Juhtimisprotsess |
Tootmisprotsess |
|
|
Tööjõu teema |
Teave |
Materjal, toorikud, osa jne. |
|
Töövahendid |
Tööriistad, kontoritehnika, arvutid jne. |
Seadmed, tööriistad, seadmed jne. |
|
töö produkt |
Teave muudetud kujul (otsus, plaan, aruanne) |
Detail, ühik, ühik, toode |
|
Tööprotsessi teostaja |
Juht, spetsialist, tehniline teostaja |
tootmistööline |
|
Protsessi etapid |
Eesmärkide seadmine, infotöö, analüütiline töö, tegevusvariandi valik (otsuste tegemine), korralduslik ja praktiline töö |
Hanke, töötlemine, komplekteerimine, katsetamine |
|
Protsessi komponendid |
Operatsioonid, protseduurid |
Operatsioonid |
|
Tööprotsessi läbiviija töökoht |
Laiade ääristega |
Kitsaste piiridega |
Juhtimisprotsessi parameetrid. Kõik ettevõttes toimuvad protsessid (tootmise ja juhtimise sfääris) on eelkõige tööprotsessid, kuna nii tootmine kui juhtimine on inimeste ühistöö, kes teevad sihipäraseid toiminguid kindla programmi järgi. Juhtimisprotsessi parameetrid (karakteristikud) hõlmavad järgmist:
Tööjõu teema;
Töövahendid;
tööprodukt;
Tööprotsessi läbiviija (joon. 8.1.1.).
Riis. 8.1.1.
Üldfunktsioone täidetakse eranditult kõigis materiaalse ja vaimse tootmisega organisatsioonides. Konkreetsete funktsioonide kujunemine sõltub teatavasti tootmissüsteemi spetsiifikast, ettevõtte tegevusvaldkondadest. Seetõttu võib konkreetsete funktsioonide loetelu olla suvaliselt väike ja meelevaldselt suur, olenevalt organisatsiooni suurusest ja selle tootmise mahust.
Igas konkreetses ettevõttes on juhtimisprotsessi kaasatud üldised ja spetsiifilised funktsioonid, et valmistada ette kontrolltegevust, valmistada ette, teha ja ellu viia otsuseid.
8.2. Juhtimisprotsessi üldised omadused
Juhtimisprotsess – see on juhtimissubjekti tegevus koordineerida töötajate ühistööd organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks.
Teadusliku kontseptsioonina ilmneb juhtimisprotsess selle kolme külje ühtsuses:
2) organisatsioonid;
3) rakendamise kord (juhtimistehnoloogiad).
1. Sisu poole pealt võib juhtimisprotsessi iseloomustada kui sihipärast mõjutamist juhtimissüsteemi moodustavate elementide seisundile. See protsess väljendab erinevate osaliste protsesside (tehnilised, majanduslikud, sotsiaalsed jne) ühtsust, mida juhtimisaparaat viib läbi teatud ruumilistes ja ajalistes piirides konkreetsete objektide ja juhtimistasandite suhtes.
2. Juhtimisprotsessi organisatsiooniline tunnus väljendab selle kulgemise ruumilist ja ajalist järjestust, mille määrab juhtimistsükkel. Viimane hõlmab 1) eesmärkide määratlemist ja 2) juhtimisfunktsioonide elluviimist. Oluline roll selles aspektis on juhtimisprotsessi jaotamisel juhtimissüsteemi komponentidesse ja selle tasanditesse kuuluvuse järgi.
Ettevõtte tasandil eristatakse juhtimisprotsessi rakendamise objektidena järgmisi tüüpilisi juhtimissüsteemi komponente:
1) lineaarse juhtimise allsüsteem;
2) sihtallsüsteemid;
3) funktsionaalsed allsüsteemid;
4) juhtimise tagamise allsüsteem.
Liinihalduse alamsüsteem hõlmab kõiki liinijuhte - töödejuhalisest kuni ettevõtte direktorini. Sihtalasüsteemid hõlmavad järgmist:
Toodete tootmise ja tarnimise plaani elluviimise juhtimine;
Toote kvaliteedi juhtimine;
Ressursihaldus;
Tootmise arendamise juhtimine;
Töökollektiivi sotsiaalse arengu juhtimine;
Keskkonnakaitse juhtimine.
Funktsionaalsed allsüsteemid mida iseloomustab juhtimistegevuse spetsialiseerumine vastavate 1) spetsiifiliste ja 2) juhtimisalaste erifunktsioonide elluviimisel.
Juhtimise tugi alamsüsteem hõlmab:
1) õigusabi;
2) teabetoetus;
3) normimajanduse korraldamine ja rakendamine;
4) kontoritöö;
5) ettevõtte varustamine juhtimistöö tehniliste vahenditega.
3. (Tehnoloogilise) poole protseduuriga on juhtimisprotsess selle teatud etappide ja faaside seos, mis väljenduvad ja kinnistuvad nende edasises jaotuses tööliikideks, operatsioonideks ja toiminguteks, samuti protseduurideks, algoritmideks, toiminguteks ja toiminguteks. jne.
Juhtimisprotsessi mõiste on tihedalt seotud juhtimispotentsiaali kategooriaga, mille all mõistetakse juhtimissüsteemi käsutuses oleva teabe, materjali, tööjõu, finantsjuhtimise võimete ja ressursside, personali kogemuste ja kvalifikatsiooni, juhtimistraditsioonide kogumit.
Haldusprotsess sisu poolelt võib välja näha järgmine (joonis 8.3.1.):
Riis. 8.3.1.
metoodiline sisu,
funktsionaalne sisu,
majanduslik sisu,
organisatsiooniline sisu,
sotsiaalne sisu
Juhtimisprotsessi metoodiline sisu hõlmab teatud etappide eraldamist, mis peegeldavad nii inimese töötegevuse üldisi tunnuseid kui ka juhtimistegevuse eripärasid.Etapid iseloomustavad töö kvalitatiivsete muutuste järjestust juhtimisprotsessis, olles sisemise arengu etapid. mõju igas selle rakendamise toimingus
Lava – see on toimingute (toimingute) kogum, mida iseloomustab kvalitatiivne kindlus ja homogeensus ning mis peegeldab nende olemasolu vajalikku järjestust.
Juhtimisprotsessi saab esitada järgmiste sammude jadana:
eesmärgi seadmine (eesmärgi seadmine)
Hinnangud olukorrale
probleemi definitsioonid,
Juhtimisotsuse väljatöötamine.
Avaldame selgelt juhtimisprotsessi samm-sammult järjestuse (joonis 8.3.2).
Riis. 8.3.2.
Sihtmärk See on juhi ettekujutus sellest, milline peaks olema tema juhitav süsteem. Teaduslikus definitsioonis võib selle sõnastada ideaalkujutisena süsteemi soovitavast, võimalikust ja vajalikust seisundist. Juhtimisprotsess algab mõju eesmärgi seadmisest. Kui see on teadlikult ellu viidud protsess, eesmärgipärane ja otstarbekas, saab see alata vaid mõju mõistmisest, määratlemisest ja eesmärgi seadmisest.
Olukord on juhitava süsteemi olek, mida hinnatakse eesmärgi suhtes. Sellises olukorras oleks vale mõista ainult programmist kõrvalekaldumist või töö konfliktijuhtumeid. Juhtimine toimub olenemata sellest, kas on kõrvalekalle või mitte, kas olukord on konfliktne või mittekonfliktne. Süsteemi olek ei saa kunagi olla eesmärgiga identne, seetõttu on olukord alati olemas.
Olukorra ja eesmärgi erinevus sisaldab reeglina palju vastuolusid. Mõjuakt on vajalik nende vastuolude lahendamiseks, süsteemi olukorra eesmärgile lähemale toomiseks. Kuid see on võimalik ainult siis, kui leiame juhtiva vastuolu, mille lahendamine viib kõigi teiste lahendusteni.
Probleem - see on olukorra ja eesmärgi juhtiv vastuolu, mille lahendamisele tuleks mõju suunata. Ilma probleemi defineerimata on juhtimislahendus võimatu.
Juhtkonna otsus - see on probleemi lahendamise viiside leidmine ja organisatsiooniline töö lahenduse juurutamiseks hallatavas süsteemis. See on juhtimisprotsessi viimane etapp, selle seos tootmisprotsessiga, juhtimissüsteemi mõju impulss juhitavale.
Juhtimisprotsessi funktsionaalne sisu. See väljendub suuremahulises järjestuses ja põhiliste juhtimisfunktsioonide elluviimise eelistamises. Siin saab eristada järgmisi samme.
Juhtimisprotsessid
Kõige üldisemal kujul sisaldab projektijuhtimise metoodika protseduure, meetodeid ja vahendeid projekti algatamise, planeerimise, teostamise korraldamise, täitmise jälgimise ja lõpetamise protsesside elluviimiseks.
Projekti algatamine on projektijuhtimise protsess, mille tulemuseks on autoriseerimine projekti alustamiseks või selle elutsükli järgmiseks faasiks.
Projekti algatamine võib hõlmata järgmisi protseduure:
- Projekti kontseptsiooni väljatöötamine:
- - Probleemi ja vajaduste analüüs projektis;
- Algandmete kogumine;
- Projekti eesmärkide ja eesmärkide määratlemine;
- Alternatiivsete projektivariantide kaalumine.
- - Projektijuhi väljaselgitamine ja ametisse määramine;
- Otsuse tegemine ressursside eraldamise kohta projekti esimese etapi elluviimiseks.
Projekti planeerimine on pidev protsess, mille eesmärk on välja selgitada ja kokku leppida parim tegevussuund projekti püstitatud eesmärkide saavutamiseks, võttes arvesse kõiki selle elluviimise tegureid.
Planeerimisprotsessid viiakse läbi kogu projekti elutsükli jooksul, alustades esialgsest suurest plaanist projekti kontseptsiooni osana ja lõpetades üksikasjaliku tööplaaniga projekti lõppfaasiks. Samal ajal täpsustatakse ja täpsustatakse plaane projekti edenedes.
Selle etapi peamine väljund on projektiplaan.
Planeerimisprotsess ei lõpe esialgse projektiplaani väljatöötamise ja kinnitamisega. Projekti käigus võib nii projekti sees kui ka väliskeskkonnas toimuda muudatusi, mis nõuavad plaanide täpsustamist ning sageli ka olulist ajakava muutmist. Seetõttu saab planeerimisprotsess jätkuda kogu projekti vältel.
Projekti rakendamise planeerimine võib hõlmata järgmisi protseduure:
- Projekti planeerimise eesmärgid ja ulatus
- Projekti ajakava koostamine
- Kulude planeerimine ja projektide finantseerimine
- Kvaliteetne planeerimine
- Organisatsiooni planeerimine
- Kommunikatsiooni planeerimine
- Riskijuhtimise planeerimine
- Lepingu planeerimine
- Projekti üldplaani koostamine.
Projekti teostamise korraldamine - projektiplaani elluviimise tagamise protsess, korraldades ja koordineerides selles sisalduvate tööde teostamist.
Projekti elluviimise korraldamine võib hõlmata järgmisi protseduure:
- Funktsionaalsete kohustuste ja vastutuse jaotus
- Aruandlussüsteemi seadistamine
- Projekti ajakava täitmise kontrolli korraldamine
- Projekti kulude kontrolli korraldamine
- Kvaliteedikontrolli korraldamine
- Riskimaandamismeetmete operatiivne juhtimine
- Negatiivsetele riskisündmustele reageerimine
- Projektimeeskonna juhtimine
- Info levitamine projektis
- Lepingute ettevalmistamine ja sõlmimine
- Projekti muudatuste juhtimine
Projekti elluviimise kontroll - protsess, mille käigus võrreldakse tegelikku jõudlust ja plaane, analüüsitakse kõrvalekaldeid, hinnatakse võimalikke alternatiive ja vajadusel tehakse parandusmeetmeid soovimatute kõrvalekallete kõrvaldamiseks.
Projekti kontroll võib hõlmata järgmisi protseduure:
- Projekti eduaruannete kogumine
- Projekti hetkeseisu analüüs võrreldes lähtenäitajatega (tulemused, maksumus, aeg)
- Projekti eesmärkide saavutamise prognoosimine
- Parandusmeetmete tagajärgede ettevalmistamine ja analüüs
- Otsuste tegemine mõjude ja muudatuste kohta
Projekti lõpetamine on projekti ametliku lõpuleviimise protsess.
Projekti lõpuleviimine võib hõlmata järgmisi protseduure:
- projekti toodete kirjelduse, testimisprotokollide, läbiviidud kontrollide aruannete edastamine kliendile;
- finantsseisundi lõpphinnang (projektijärgne aruanne);
- projekti lõpparuanne ja projekti dokumentatsioon;
- avatud küsimuste ja lõputööde loetelu;
- kõigi vaidluste lahendamine
- Selle projekti kogemuse dokumenteerimine ja analüüs.
Nende protsesside raames eristatakse eesmärkide ja töömahu juhtimise, tähtaegade, kulude, riskide juhtimise, kvaliteedi, interaktsiooni, tarnete ja personali juhtimise funktsioone.
Projektis osalejad
Projektis osalejad– füüsilised ja/või juriidilised isikud, kes on projekti elluviimisega otseselt seotud ja kelle huve projekti elluviimine võib mõjutada.
Vastavalt projektis osalemise astmele võib eristada kolme osalejate rühma:
- tuumikmeeskond - spetsialistide ja organisatsioonide rühm, kes otseselt tegelevad projekti elluviimisega ja on omavahel tihedas kontaktis;
- laiendatud meeskond - põhirühmast ulatuslikum, koondab spetsialiste ja organisatsioone, kes abistavad põhirühma liikmeid, kuid ei ole otseselt seotud projekti elluviimise ja selle eesmärkide saavutamisega;
- Sidusrühmad on inimesed ja organisatsioonid, kes mõjutavad põhi- ja laiendatud meeskonnaliikmeid ning projekti kulgu, kuid ei suhtle nendega otseselt.
Reeglina on projekti peamised osalejad:
Klient- projekti elluviimisest ja selle eesmärkide saavutamisest huvitatud osapool. Projekti tulemuste tulevane omanik. Tellija määrab kindlaks põhinõuded projekti tulemustele, finantseerib projekti oma või laenuvahendite arvelt ning saab sõlmida lepinguid peamiste projekti teostajatega.
Projekti algatanud ettevõttes võib jaotada projekti algataja ja/või sponsori (kuraatori) rollid.
Projekti algataja on isik, kes tuvastab projekti vajaduse ja teeb "ettepaneku" projekti algatamiseks. See inimene võib olla mis tahes funktsioonilt või tasemelt organisatsiooni sees või väljaspool seda.
Projekti sponsor (kuraator).- projekti ellu viiva organisatsiooni töötaja (tavaliselt tippjuht), kes teostab organisatsiooni (projekti omaniku)poolset järelevalvet projekti üle, tagab projekti üleüldise kontrolli ja toe (rahalised, materiaalsed, inimressursid ja muud ressursid).
Projekti lõppeesmärkide saavutamise ja organisatsioonile kasu realiseerimise eest vastutab projekti sponsor (kuraator). Projekti sponsor vastutab tegevjuhi/presidendi või juhatuse ees.
Projekti sponsor määrab projektijuhi ja pakub talle vajalikku tuge.
Projektijuht (projektijuht) - projektijuhtimise eest vastutav isik. Projektijuht vastutab projekti eesmärkide saavutamise eest eelarve piires, õigeaegselt ja ettenähtud kvaliteeditasemega.
Projektijuht tagab projekti igapäevase juhtimise, projektimeeskonna kõigi peamiste juhtimisfunktsioonide kontekstis (tähtaegade, kulude, riskide jms juhtimine). Olenevalt projekti mahust võib projektijuht saada tuge projekti administraatorilt või tugimeeskonnalt (projektibüroo).
Võimalikud projektis osalejad võivad olenevalt selle tüübist, tüübist, keerukusest ja ulatusest olla:
Investor- projekti investeeriv osapool, näiteks laenude kaudu. Kui investor ja klient ei ole sama isik, siis tegutsevad tavaliselt investorina pangad, investeerimisfondid ja muud organisatsioonid.
Töövõtja (peatöövõtja) - osapool või projektis osaleja, kes astub kliendiga suhetesse ja võtab vastutuse lepingujärgsete tööde ja teenuste teostamise eest - see võib olla kogu projekt või selle osa.
Alltöövõtja astub lepingulisse suhtesse kõrgema taseme töövõtja või alltöövõtjaga. Vastutab tööde ja teenuste teostamise eest vastavalt lepingule.
Tarnijad - alltöövõtjad, kes teostavad lepingu alusel erinevat tüüpi tarneid - materjalid, seadmed, sõidukid jne.
Võimud– osapooled, kes esitavad ja toetavad projekti elluviimisega seotud keskkonna-, sotsiaalseid ja muid avalikke ja riiklikke nõudeid.
Lõpptoote tarbijad - juriidilised ja üksikisikud, kes on projekti tulemuse ostjad ja kasutajad, määravad kindlaks pakutavatele toodetele ja teenustele esitatavad nõuded ning kujundavad nende järele nõudluse.
Projektijuht- Põhilised kohustused
Projektijuhtimise kontseptsiooni peamine tugevus seisneb volituste delegeerimises ja eesmärkide saavutamise eest vastutuse määramises teatud juhtidele – projektijuhile ja projektijuhtimise meeskonna võtmeliikmetele.
Projektijuhi vastutus ja volitused määratakse kindlaks Tellijaga sõlmitud lepinguga ja/või projekti põhikirjaga (siseprojektide puhul).
Projektijuht täidab tavaliselt järgmisi funktsioone:
- Moodustab projekti organisatsioonilise struktuuri ja projektijuhtimise meeskonna;
- Lahendab projekti ressursside kaasamise küsimused;
- Osaleb personali valikul, koolitamisel ja motiveerimisel;
- Määrab iga meeskonnaliikme vastutuse, töömahu ja eesmärgid;
- Töötab välja projektiplaani, sealhulgas ajakava, eelarve, riskijuhtimisplaani, kommunikatsiooniplaani ja võimalusel ka muid elemente, ning lepib selle kokku;
- Tagab projektiplaani täitmise;
- Koordineerib ja osaleb projektis lepingute sõlmimise töös ning kontrollib nende õigeaegset täitmist ja sulgemist;
- Loob kõik vajalikud sideühendused;
- Tagab efektiivsete infovoogude kujunemise projektis, koostamise ja aruandluse;
- Hoiab pidevat suhtlust kliendiga, lahendab kõik tema küsimused ja tagab, et saab temalt kogu vajaliku teabe projekti tööde kvaliteetseks teostamiseks;
- Kontrollib ja analüüsib projekti hetkeseisu, prognoosib võimalikke probleeme ja võtab parandusmeetmeid;
- Koordineerib kõigi osalejate tegevust ja kontrollib muudatusi;
- Tagab projekti täieliku ja õigeaegse lõpetamise.
Projektijuht peab mõistma ja suutma analüüsida peamiste sidusrühmade huve ja projektikeskkonna iseärasusi.
Projektimeeskond ja projektijuhtimise meeskond
Projekti eesmärkide saavutamiseks loob juht spetsiaalsed organisatsioonilised struktuurid: projektimeeskonna ja projektijuhtimise meeskonna. Kogu projekti edu sõltub suuresti nende organisatsiooniliste struktuuride toimimise tulemuslikkusest.
Projekti tiim- ajutine organisatsiooniline struktuur, mis ühendab üksikuid spetsialiste, rühmitusi ja/või organisatsioone, kes on seotud projektitöö elluviimisega ja vastutavad projektijuhi ees nende elluviimise eest. Loodud sihipäraselt projekti perioodiks. Võib sisaldada nii sisemisi kui ka väliseid täitjaid ja konsultante. Projektimeeskonna moodustamisel on erinevaid lähenemisi (näiteks maatriksstruktuurid), mis erinevad esinejate meelitamise ja projektijuhi võimu teostamise vormide poolest.
Projektijuhtimise meeskond koondab projektimeeskonna liikmeid, kes on otseselt seotud projektijuhtimise ja juhtimisotsuste tegemisega. Projekti riskide ja võimalike probleemide vähenemisest sõltub projektijuhi võime tuvastada ja kaasata projektijuhtimisse õigeid inimesi.
Juhid ja meeskonnaliikmed (täitjad) annavad aru projektijuhile ning vastutavad planeeritud tööde ja tulemuste elluviimise eest (vastutus võib varieeruda ühest esiletõstetud tulemusest (dokument, otsus) lõpetatud alamprojektini). Projekti võimalike probleemide lahendamiseks on oluline algusest peale kokku võtta kõigi meeskonnaliikmete kogemused. Suurte projektide puhul võib projektijuht koondada väikese meeskonna võtmeisikutest, kellest igaüks vastutab oma (tööpakettide või alamprojektide alusel struktureeritud) alammeeskonna eest.
On oluline, et iga projekti kallal töötav inimene oleks selgelt määratlenud:
- roll ja vastutus projektijuhi ees projektiga töötades (ta võib järgida tavapärast vastutust muud tüüpi tööde puhul);
- töö ulatus ja nõuded saavutatud tulemustele (lõpp- ja vahetooted);
- vastutuse tase (otsused, mida tal on oma ülesannete raames õigus teha).
Projektimeeskond ja projektijuhtimise meeskond eksisteerivad ainult projekti või selle etapi kestel.
Projektibüroo
Suurprojektide puhul võib projektijuhi abiks info kogumisel ja töötlemisel ning juhtimisülesannete täitmisel määrata projektiadministraatori ja kontori.
Projektibüroo on spetsialiseerunud (füüsiline või virtuaalne) organisatsiooniline struktuur, mis on loodud toetama projektide elluviimist organisatsioonis erinevatel juhtimistasanditel.
"Projektibüroo saab hakkama mitmesuguste ülesannetega, alates projektijuhtide toetamisest koolituse, tarkvara, mallide ja kuni projekti tulemuste eest vastutuse võtmiseni" (PMBoK).
Olenevalt tüübist ja eesmärgist võib projektibüroo asuda organisatsiooni hierarhias sobivale positsioonile nii ettevõtte juhtkonnale lähedasel tasemel kui ka üksikute suurte üksuste juhtimistasandil.
Üksikute projektide või programmide tugibürood luuakse üsna sageli suurte, keeruliste projektide ja programmide jaoks, et tsentraliseerida ja tõhustada projekti- ja alamprojektide juhtimisprotsesse. Sellised projektibürood (projektide peakorterid) on osa konkreetsete projektide juhtimissüsteemidest ja nende vajaduses ei ole reeglina kahtlust. Büroo ülesannete hulka võib kuuluda allprojektide kalendri- ja finantsplaanide integreerimine, allprojektijuhtide tegevuse kontrolli ja koordineerimise tagamine, kommunikatsiooni toetamine, dokumendivoog, muudatuste juhtimine ja kvaliteedikontroll.
Üsna levinud on ka projektibürood organisatsiooni üksikute osakondade tasemel. Seda tüüpi projektibürood on levinud suurtes korporatsioonides ja riiklikes organisatsioonides osakondade tasemel, mis viivad läbi märkimisväärse hulga oma projekte või teevad märkimisväärset tööd ettevõtete projektides (näiteks infotehnoloogia osakond, kapitali osakond Ehitus), et tagada mitmeprojektiline planeerimine, optimeerida erinevatesse projektidesse kaasatud omavahendite eraldamist ja koordineerimist.
Kogemused näitavad, et loomise ja rakendamise osas on kõige keerulisem ettevõtte projektibüroo (KPO). Samal ajal võimaldab just ettevõtte projektibüroo loomine täielikult realiseerida projektijuhtimise lähenemisviiside rakendamise eeliseid ettevõtte tasandil.
Ettevõtte projektibüroo suudab pakkuda ettevõtte projektijuhtimissüsteemi nii tugi- kui ka arendusfunktsioone:
- Metoodika, standardite ja projektijuhtimise protsesside toetamine ja arendamine;
- Personali arengu tagamine PM valdkonnas;
- PM tööriistade ja infrastruktuuri tugi ja arendamine;
- projektijuhtimise protsesside audit,
ja rakendab vahetult juhtimisfunktsioone, sealhulgas:
- Projektijuhtide administratiivne tugi ja individuaalsete juhtimisprotsesside juurutamine projekti tasandil;
- Juhtimisprotsesside tugi programmide ja projektiportfellide tasemel;
- Projektide otsustusprotsesside toetamine kõrgema juhtkonna poolt.