Бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге. Передача бухгалтерии на аутсорсинг: на что обратить внимание Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и когда он может понадобиться
Все более популярной становится не только практика передачи простых курьерских или логистических работ на откуп специализированным компаниям, но и привлечение суперпрофессионалов, например, для бухгалтерского обслуживания. Многие компании предпочитают отдавать этот процесс на аутсорсинг, потому что зачастую это дешевле, чем держать своих бухгалтеров. Не нужно заботиться о размещении сотрудников, оборудовании их рабочих мест, к тому же можно сэкономить на зарплатных налогах. При этом качество работы не страдает, агентства даже утверждают, что квалификация их сотрудников превышает уровень подготовки специалистов, которых могут себе позволить компании малого бизнеса. В любом случае бухгалтерская компания обязуется в полном объеме возместить клиенту убытки, связанные с взысканием государственными органами санкций (штрафов, пеней), причиной начислений которых явилось недобросовестное исполнение обязанностей по заключенному договору. А вот накажут ли проштрафившегося собственного бухгалтера фирмы — зависит от решения вышестоящего руководства.
Стоимость услуг бухгалтерского обслуживания
Стандартный набор бухгалтерских услуг, предоставляемых агентствами, включает в себя постановку бухгалтерского учета или его восстановление, ведение учета, персонифицированный учет (система учета сведений о страховой и накопительной частях пенсий), учет кадров и зарплаты. При этом тарифы на обслуживание определяются количеством необходимых хозяйственных операций. Стоимость услуг зависит также от схемы налогообложения, степени автоматизации учета, количества сотрудников компании, наличия филиалов и рода деятельности. Например, стоимость нулевой отчетности у разных компаний варьируется от 1,5 тысячи до 3 тысяч за квартал. Поэтому реальную выгоду от передачи бухгалтерских функций на аутсорсинг следует тщательно просчитать, прежде чем заключать договор на бухгалтерское обслуживание. Поскольку небольшая компания, в которой трудится десяток человек, занимающихся одним видом деятельности, может обойтись и самостоятельным бухучетом, который несложно вести с помощью специальных программ.
Выбор обслуживающей компании
При выборе компании на бухгалтерское обслуживание одним из главных критериев оценки должна являться благонадежность. Неблагонадежная компания может принести множество проблем, от ошибки в документах или несоблюдения сроков, указанных в договоре на бухгалтерское обслуживание, вплоть до раскрытия конфиденциальной информации. Поэтому следует убедиться в том, что компании можно доверять, еще до обращения в нее. Этот параметр можно оценить по рекомендациям клиентов, членству фирмы в профессиональных сообществах (таких, например, как Палата налоговых консультантов) и наличию сертификаций. О надежности компании также можно судить по ее возрасту: высокое качество услуг обеспечивает компании долгую жизнь. Сфера начала развиваться в начале 2000-х годов, именно тогда были основаны многие компании, сейчас считающиеся передовиками в своей деятельности.
Договор на бухгалтерское обслуживание
Прайс-листы также многое могут сказать о бухгалтерской компании. Иногда более дорогое на первый взгляд предложение уже включает в себя важные услуги, которые у компаний с более низкими тарифами проходят за дополнительную плату. Например, отдельно в некоторых компаниях оплачиваются такие «мелочи», как представление клиенту документации курьером или представительство бухгалтера. Поэтому при заключении договора на бухгалтерское обслуживание с конторой, которая будет знать всю финансовую подноготную компании, стоит внимательно изучить все условия заключения сделки, чтобы видимая экономия не привела к разорению.
Почему мы вместо того, чтобы купить собственный грузовой автомобиль, нанять водителя, экспедитора, программиста, без тени сомнения и без малейшего колебания заключаем договоры со специализированными транспортными, логистическими и IT-компаниями? Это же перевод части функций нашей компании на аутсорсинг?!Светлана МЕЖАКОВА, АССА, Заместитель генерального директора
Причем данный вид аутсорсинга практикуется у нас в стране еще с социалистических времен. Только само название «аутсорсинг» пришло к нам с «прогрессивного запада» сравнительно недавно.
Почему мы в то же самое время категорически говорим «нет» аутсорсингу бухгалтерскому? Ответ на этот вопрос мы попытались найти в процессе общения с владельцами и руководителями маленьких и больших компаний нашей необъятной бизнес-державы. В результате был получен список Страхов, которые нас преследуют, Опасностей, которые нас подстерегают, при малейшем упоминании либо при возникновении мыслей о таком страшном явлении современного бизнеса, как «бухгалтерский аутсорсинг».
Как известно страх без причины не возникает, а если искоренить эту причину, может и страх уйдет. Давайте попробуем …
Для начала предлагаем вернуться лет на 15-25 назад. Думаем, все помнят существовавшую в то время систему городского Жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ). Система представляла собой разветвленную сеть РЭУ (если кто-то забыл, то это ремонтно-эксплуатационный участок, он же ЖЭК, он же ЖЭУ и т.п.) во главе с главным управлением ЖКХ города. В каждом РЭУ была своя бухгалтерская служба. Однако часть функций бухгалтерий РЭУ уже тогда была передана на аутсорсинг. Да, да, именно на аутсорсинг, только под другим именем. Речь идет о расчете заработной платы. В системе ЖКХ существовал Вычислительный центр, куда бухгалтеры РЭУ передавали первичные документы (табели, приказы, листки нетрудоспособности и т.п., в общем, все, что необходимо, чтобы работник получил «свои честно заработанные»), а вычислительный центр, все это благополучно обработав на своих ЭВМ, возвращал бухгалтерам уже готовые расчетные листки, ведомости и своды. Заметим, что примеров, подобных приведенному выше, можно вспомнить очень много. Но нас с вами не проведешь…
Мы знаем, что в те времена зарплата большинства граждан рассчитывалась исходя из единой государственной тарифной сетки окладов (не будем углубляться в районные коэффициенты, северные и т.д.). Поэтому, даже не желая того, мы очень быстро могли «посчитать чужие деньги», то есть узнать, сколько же получает наш коллега, к тому же при получении зарплаты все расписывались в одной ведомости. Ни о какой конфиденциальности в те времена не могло быть и речи. Поэтому и отдавали расчетную функцию на сторону.
Сейчас же совсем другое дело.… Наша с вами заработная плата - это большой секрет для остальных!!!
Вот он Страх № 1
«бухгалтерского аутсорсинга» - «Они (Бухгалтерские компании) наверняка,
расскажут всем о доходах наших сотрудников»
.
Мы знаем это абсолютно точно и, что характерно, заранее. При этом у нас даже не возникает мысли, что инспектор Налоговой службы (или Пенсионного фонда), которому мы ежегодно сдаем отчеты о наших личных доходах и доходах наших сотрудников, уже является обладателем «секретной информацией» и может использовать ее в каких угодно целях. Нас не беспокоит тот факт, что бухгалтер, работающий в нашей компании, «по дружбе», «на зло» или потому что «надо же о чем-то разговаривать», может рассказать кому-либо как в пределах компании, так и за ними о доходах коллеги. Мы считаем, что наш бухгалтер надежный только потому, что он «НАШ». А это всего лишь иллюзия, потому что надежность определяется не словом «НАШ», а конкретным человеком, его порядочностью и совестью.
Какова же вероятность того, что расчетчик Бухгалтерской компании состоит в дружеских (вражеских) отношениях с кем-либо из наших сотрудников и будет разглашать ему «секреты заработной платы» другого нашего сотрудника, или будет передавать данные кому-то на сторону? Очевидно - вероятность очень мала, да и смысла в таких действиях нет. К тому же, если в договоре с Бухгалтерской компанией подробно регламентируется процедура работы с конфиденциальной информацией и предусмотрена ответственность за ее разглашение, а сотрудники Бухгалтерской компании должным образом проинструктированы и ознакомлены с регламентом сохранности информации (кстати, такую обязанность Бухгалтерской компании тоже можно указать в договоре), то и наши риски минимизируются. А нет рисков - нет поводов для Страха.
p.s. Кстати, все вышесказанное применимо не только к понятию «заработная плата», но и к любой другой финансовой информации, составляющей коммерческую тайну любой компании.
Теперь, когда мы с вами допускаем, что, вряд ли данные будут разглашаться Бухгалтерской компанией умышленно, пришла пора разобраться с еще одной опасностью, которая также связана с конфиденциальностью. Как известно, самый быстрый и удобный способ передачи данных сегодня - электронная почта. А там, где электронная почта, там Интернет, там хакеры, вирусы и т.д. Итак, Страх №2 - «При передаче данных по электронной почте данные могут оказаться в свободном доступе в Интернете или подвергнуться атаке хакеров».
Что с этим-то делать? Начнем немного издалека. Наверняка, каждый из нас хотя бы раз оплачивал товары или услуги банковской карточкой через Интернет. А если не оплачивал, то, скорее всего, знает о системах Банк-клиент, с помощью которых бухгалтер отправляет платежки в банк, опять же через Интернет. Мы не боимся, потому что знаем, эти операции вполне безопасны, т.к. действует система защиты информации, т.е. специальные электронные ключи, а также системы защищенного электронного документооборота, позволяющие шифровать входящие и исходящие сообщения. Эти системы уже используют не только банки, а и многие другие компании при работе с электронной почтой, в том числе и бухгалтерские. Почему бы и нам не пополнить их ряды?!
Вот, кажется, мы и разобрались со страхами, связанными с конфиденциальностью. Теперь пришла пора задуматься о качестве оказываемых Бухгалтерскими компаниями услуг.
Для каждой матери, каждого отца именно их ребенок - самый умный, самый талантливый, самый красивый. В общем, самый-самый… И никто не может и не вправе их в этом переубеждать. Также и любой руководитель или собственник, не без основания, считает свою компанию и ее деятельность уникальной. И соответственно, также как и родители, желают, чтобы и другие относились к этой уникальности должным образом. Поэтому, когда идет выбор бухгалтера, обязательно в описании вакансии присутствует фраза, акцентирующая внимание на опыте работы в какой-либо конкретной сфере деятельности, например, в оптовой или розничной торговле, в строительстве, в страховой компании, в нефтегазовом секторе и т.д. Почему-то считается, что бухгалтер, работавший, например, в сфере услуг, не может вести учет на производстве. Так ли это на самом деле?!
Мы представляем Страх № 3 - «В моей компании существует специфика деятельности, а есть ли у них специалисты, способные эту специфику правильно учесть?»
В первую очередь хочется сказать, что страх этот в какой-то мере оправдан. Однако дело здесь скорее не в отсутствии опыта в конкретной сфере, а в отношении бухгалтера к смене направления, к освоению чего-либо нового. К примеру, наша компания решила помимо торговли начать строительство собственного торгового комплекса. Вряд ли у нас тут же возникнет идея о том, что главного бухгалтера надо поменять на того, кто знает учет в строительстве. Если наш бухгалтер профессионал с большой буквы, то, скорее всего, он либо самостоятельно изучит все нюансы учета в строительстве, либо посетит специализированные бухгалтерские курсы по этому направлению. Ну, а если решит уйти, то не надо его удерживать - это не тот специалист, который нам необходим для развития вашего бизнеса.
В Бухгалтерских компаниях обычно работают очень мобильные специалисты в плане освоения чего-либо нового. И это связано в первую очередь с тем, что Бухгалтерские компании обслуживают многие фирмы, каждая из которых уникальна в своей деятельности, в своей специфике. Здесь всегда есть накопленные в процессе работы методические материалы, регламентирующие ведение учета большинства видов хозяйственной деятельности, потому что Бухгалтерские компании тоже уникальны в своей специфике, а именно, в ведении бухгалтерского учета. К тому же специалисты, когда они собраны в одном месте, могут всегда обменяться своими мнениями, знаниями, накопленным опытом. А коллективный разум, как известно, всегда лучше разума индивидуального.
Поэтому, пока наш бухгалтер будет тратить время на самостоятельное изучение либо на поиск и посещение нужного семинара, а мы будем тратить деньги на оплату этого семинара, специалисты Бухгалтерской компании уже начнут вести бухгалтерский учет деятельности нашей компании. А все потому, что уже подобраны необходимые методические материалы, выявлены и решены проблемные вопросы, которые уже возникали у компаний с похожей спецификой, а кто-либо из специалистов Бухгалтерской компании уже посетил специализированные семинары и поделился знаниями со своими коллегами. Разве это страшно? Наоборот, замечательно.
Только почему мы все время говорим Бухгалтерские компании, специалисты бухгалтерских компаний? Ведь все это несколько обезличено. Мы ведь привыкли, что бухгалтерский учет нашей компании ведет конкретный человек, которого мы знаем, с конкретным именем и фамилией. А здесь всего лишь название Бухгалтерской компании. Вот и он, Страх № 4 - «Неизвестно кто будет вести учет, а Марью Ивановну я знаю».
Когда мы покупаем какой-либо товар, например, телевизор, какие факторы влияют на наше решение о покупке именно этого товара? Возможно, это марка товара, репутация производителя, качество товара, его цена или гарантийное обслуживание. Разве нам интересно, кто конкретно сделал этот телевизор - Петя Иванов или Вася Смирнов. Конечно же, нет. Давайте посмотрим на бухгалтерский учет как на товар. Если отчеты нашей компании своевременно сданы в налоговую инспекцию, если в бухгалтерском учете отсутствуют ошибки, если у контролирующих органов нет к нам претензий, если наши контрагенты не жалуются на задержку платежей с нашей стороны, то имеет ли значение, кто конкретно стоит за всем этим: Марья Ивановна или Бухгалтерская компания? Наверное, это уже не так уж и важно. Главное, мы спокойны, потому что нас уже не волнуют такие проблемы, как: а что будет, если Марья Ивановна заболеет, а если она соберется в отпуск, а вдруг решит уволиться? Болезни, отпуск или увольнение специалистов Бухгалтерской компании нас не касаются, потому что услуги оказывает нам компания и за качество этих услуг отвечает также компания, потому что именно с ней у нас заключен договор, а не с конкретной Марьей Ивановной.
Ну, а если, мы все-таки захотим познакомиться с конкретным специалистом, мы всегда сможем это сделать, просто подъехав в офис Бухгалтерской компании. К тому же сейчас на сайтах большинства Бухгалтерских компаний существует раздел с фотографиями и резюме, как управляющего состава, так и специалистов-бухгалтеров. И еще один нюанс: если мы вдруг разругаемся с Марьей Ивановной, не так то просто будет ее заменить новым бухгалтером, да еще добиться от нее качественной передачи дел. Бухгалтерской компании гораздо проще заменить специалиста, работающего с нами, потому что удовлетворение потребностей и пожеланий клиента - это закон любого бизнеса, желающего сохранить свою репутацию и отвечающего за качество своего продукта.
Хорошо, с личностями мы вроде бы разобрались, однако надо же как-то свое общение с Бухгалтерской компанией строить. А мы не понимаем, как это сделать, как побороть Страх № 5 - «Я не представляю себе как с ними взаимодействовать. Здесь - вызвал к себе человека, дал задание, а там не понятно кто и что будет делать».
Любое благое начинание можно легко свести на нет, если изначально не подойти к нему со всей серьезностью. Допустим, мы решили производить какой-либо продукт. Сначала мы выясним, какое сырье нам понадобиться, разработаем совместно с поставщиком график поставки этого сырья. Затем определим производственный цикл внутри нашей компании, например, перемещение полуфабрикатов из цеха № 1 в цех № 2, найдем покупателей и установим сроки, в которые продукт будет доставляться покупателю, а также место доставки, удобное для покупателя.
Точно также при построении отношений с Бухгалтерской компанией, мы должны продумать все нюансы нашего общения, дабы в конечном итоге получить продукт, а именно услугу по ведению бухгалтерского учета, наивысшего качества. А сделать это необходимо на этапе заключения договора. В первую очередь, мы должны определить какие конкретно услуги мы хотим получить, будь то полное ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы или выписка счетов. Чем подробнее будет зафиксировано в договоре, какие конкретно действия (создаваемые документы) входят в оказываемую услугу, тем проще будет и нам, и Бухгалтерской компании.
Затем мы можем совместно с Бухгалтерской компанией разработать график документооборота, в котором будет зафиксировано примерно следующее:
- информация и документы, которые мы должны предоставлять Бухгалтерской компании, а также сроки их предоставления;
- информация и документы, которые мы будем получать от Бухгалтерской компании, и соответственно сроки их получения;
- информация и документы, которые Бухгалтерская компания будет предоставлять в контролирующие органы и т.п.
Проделав вышеуказанные действия, мы тем самым получим лекарство от страха, а именно регламент взаимоотношений с Бухгалтерской компанией, из которого всегда можно понять, кто, что и когда должен сделать.
Кстати вышеуказанный регламент, включающий в себя график документооборота и перечень ответственных лиц, окажет нам неоценимую помощь и в борьбе со Страхом № 6 - «Как я проконтролирую, что сделано, а что нет?» Ведь, понять, что сделано, можно только тогда, когда точно знаешь, что должно было быть сделано.
Итак, один инструмент контроля у нас уже есть. Вторым инструментом может стать отчет Бухгалтерской компании о проделанной работе. Обязательность его предоставления вместе с актом сдачи-приемки оказанных услуг мы можем предусмотреть в договоре. Отчет должен содержать сведения обо всех действиях Бухгалтерской компании, произведенных в процессе оказания нашей компании услуг, например, о количестве выписанных для наших клиентов счетов, обработанных накладных, поступивших от наших поставщиков, созданных кассовых документов, отражающих движение наших наличных денежных потоков и т.д. Получив такой отчет и сопоставив его с графиком документооборота, мы не только сможем проконтролировать выполнение всех необходимых действий, но и понять, за что мы платим деньги.
Компании, которые подлежат обязательному аудиту (либо проводят добровольный аудит), получают еще один инструмент контроля - заключение аудиторской компании.
Согласитесь, что вопрос контроля на поверку оказался и не таким уж страшным, ведь даже особо в него не углубляясь, мы нашли три из многих возможных вариантов ответа на него.
Вместе с тем, мы проанализировали только одну сторону контроля - так сказать количественную, а что делать с качеством. Да, наша декларация по НДС была сдана вовремя, но правильно ли был посчитан налог? Это Страх № 7 - «Понаделают ошибок, а отвечать-то, кто будет, я?!»
Как говорится, от ошибок никто не застрахован. Кто не работает, тот не ошибается. Но нам то от этого не легче. Кто бы ни вел бухгалтерский учет в нашей фирме, будь то наш главный бухгалтер или Бухгалтерская компания, ответственность все равно лежит на руководителе, а в конечном итоге отражается и на владельце компании, так как ошибки, в основном, приводят к убыткам. Поэтому нам необходимо если не полностью избавиться от рисков бухгалтерских ошибок, то хотя бы постараться минимизировать потери, с ними связанные. Допустим, налоговая инспекция провела проверку и предъявила нашей компании к уплате дополнительные суммы налогов, а еще пени и штрафы, а все потому, что наш бухгалтер ошибся в расчетах. Мы, конечно, можем потребовать возмещения ущерба от нашего бухгалтера, однако только в рамках Трудового кодекса, ведь мы с вами законопослушны. А что делать, если суммы налогов, пеней и штрафов выходят далеко за рамки, установленные трудовым законодательством или бухгалтер внезапно уволился?! Вот и получается, что все потери ложатся на руководителя. Рассмотрим эту же ситуацию, только изменим одно условие: ошибки были допущены Бухгалтерской компанией. Можем ли мы возместить ущерб в этом случае? Не только можем, но и возместим. Однако для этого нам опять же необходимо со всей серьезностью подойти к заключению договора на бухгалтерское обслуживание, предусмотреть в нем ответственность Бухгалтерской компании за ненадлежащее качество оказываемых услуг, а также обязанность возместить нам ущерб, который мы понесем из-за этого ненадлежащего качества. А если помимо этого еще и ответственность Бухгалтерской компании будет застрахована в надежной страховой компании, то и риски наших потерь значительно снизятся, а значит и еще один страх уйдет.
На закуску мы оставили то, что вряд ли кого-то оставит равнодушным, а именно Страх № 8 - «Это же дорого! Я должен буду платить не только бухгалтеру, но и «прибыль» аутсорсинговой компании».
Конечно же, целью любого коммерческого начинания является извлечение прибыли. А чтобы ее получать нам необходимо, в частности, минимизировать затраты. Давайте посмотрим, во что нам обходится содержание одного бухгалтера. Помимо заработной платы мы тратим деньги на:
- налоги с заработной платы бухгалтера;
- отпуск и больничные бухгалтера (т.е. время, когда работа фактически не делается);
- услуги по подбору персонала (при приеме на работу бухгалтера);
- медицинскую страховку
- аренду офиса;
- компьютер, канцтовары, бухгалтерскую программу, семинары, специальную литературу и т.п.
Не стоит забывать еще и о том, что количество работы бухгалтера целиком и полностью зависит от деловой активности фирмы. А что, если деятельности фирмы присуща сезонность. Выручка наша в определенные месяцы падает, а зарплата бухгалтера и расходы на его содержание остаются на прежнем уровне. И мы можем запросто получить убыток. Так не лучше ли заключить договор с бухгалтерской компанией, причем с условием, что оплата производится только за выполненный объем работ, например, за количество обработанных операций, документов и т.п.?!
И последнее, что хотелось бы сказать.
Автор данной статьи ни в коей мере не желал поставить под сомнение профессионализм, порядочность и самоотверженность бухгалтеров, работающих в каких-либо производственных, торговых, строительных и любых иных компаниях, отличных от тех, которые специализируются только на оказании бухгалтерских услуг.
При написании статьи хотелось только одного - развенчать страхи бухгалтерского аутсорсинга. Насколько это удалось - судить вам, уважаемые читатели.
От чего зависит стоимость аутсорсингового бухгалтерского обслуживания? Кто предлагает качественный аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета? Как выбрать подрядчика бухгалтерских услуг?
Здравствуйте, читатели сайта «ХитёрБобёр»! Вас приветствует Анна Медведева. В нашей статье мы рассмотрим новое для многих понятие - аутсорсинг бухгалтерских услуг.
Статья будет полезна как владельцам и руководителям крупных предприятий, так и представителям малого и среднего бизнеса.
Бухгалтерский учет - это вечная головная боль для руководителей: постоянные изменения в законодательстве, штатный бухгалтер что-то напутал в отчетности или просто неожиданно уволился. Что делать? Самому браться разбираться в этих горах бумаг?
На самом деле все намного проще. Можно передать ведение бухгалтерии сторонней компании, которая будет отвечать за правильность, точность и своевременность ведения всего бухгалтерского учета, а вам нужно будет просто ставить свои подписи на отчетах и ни о чем не переживать.
Начнем по порядку!
1. Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и когда он может понадобиться?
Аутсорсинг представляет собой привлечение к сотрудничеству сторонних организаций, которые берут на себя часть обязанностей в работе предприятия. Касается это тех сфер, которые не являются основными в деятельности организации.
– это полная передача ведения бухгалтерии предприятия в руки аутсорсинговой фирмы, компетентной в данной сфере, либо одиночного специалиста-аутсорсера.
Основные цели и причины перехода на аутсорсинг:
- снижение рисков (штрафов, пени или даже принудительного закрытия организации);
- снижение расходов (что особенно актуально в условиях кризиса или малой финансовой активности предприятия);
- повышение гибкости бизнеса;
- уменьшение числа штатных сотрудников;
- небольшой доход компании;
- невозможность содержать офисное помещение;
- открытие филиалов;
- деятельность иностранных компаний.
Что такое аутсорсинг бухгалтерии? Каковы его достоинства и недостатки? Можно ли передать аутсосеру весь бухгалтерский, налоговый и кадровый учет? Бухгалтерия - вечная головная боль для любого предпринимателя. Отдел, который ничего не производит, но очень много потребляет. Даже для одного бухгалтера в штате потребуется: офисное помещение, оргтехника, масса необходимых программ, мебель и множество мелочей на заметную сумму. Развивать бухгалтерское направление бессмысленно - доходы от этого не станут больше. Однако экономить на нем себе дороже. Проблемы, вызванные ошибками в учете, знакомы всем. Стоят они дорого. Так как же все оптимально организовать!?Пример
Крупная германская корпорация открывает представительство в Москве. Не имея опыта работы в РФ и не будучи осведомленными во всех тонкостях финансового законодательства в России, представители пришли к выводу, что самостоятельно заниматься бухгалтерией будет сложно и невыгодно.
Проанализировав рынок аутсорсинговых услуг, руководство компании остановилось на подходящей фирме, подписало контракт и по сей день довольно сотрудничеством.
Нововведение может оправдать себя на 100%, а может оказаться совершенно нерентабельным. Поэтому нужно хорошо изучить вопрос. И не только саму идею, но и приемлемость ее в вашем конкретном случае.
Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга:
№ Преимущества Недостатки 1 Снижение расходов на содержание штатной бухгалтерии (зарплата, налоги, содержание помещения и оборудования, приобретение специальных программ, повышение квалификации персонала). Не очень удобно контролировать ведение бухгалтерской отчетности, поскольку специалист может находиться от вас на расстоянии. 2 Отсутствие человеческого фактора (отпуска, больничные, декретные и другие ситуации, когда бухгалтер временно отсутствует). Специалисты сторонней организации могут не вполне разбираться в особенностях производственных процессов вашей компании. 3 Высокий уровень подготовки аутсорсинговых специалистов, большой опыт и постоянная осведомленность в новшествах законодательства. Высококачественное обслуживание возможно только при сотрудничестве с надежной фирмой-аутсорсером, найти которую не очень легко. 4 Возможность сосредоточить все ресурсы предприятия на основной деятельности. Придется наладить процесс взаимодействия с компанией-аутсорсером и уделять этому какое-то время, а то и выделить для этого специального сотрудника. Дополнительные подробности вы найдете в обзорной статье « ».
2. Что включает в себя бухгалтерский аутсорсинг - обзор ТОП-5 основных функций
Обращаясь к услугам фирмы-аутсорсера, вы получите полное бухгалтерское обслуживание вашего предприятия, которое не ограничится только ведением плановой отчетности. Функции аутсорсера весьма многообразны. Рассмотрим главные из них.
Функция 1. Обработка и систематизация первичной документации
Это работа со всеми документами, необходимыми для оформления отчетности. Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, выписки из счетов, товарные чеки, платежные поручения, приходные и расходные ордера и другие бумаги входят в этот список.
Кроме того, правильность оформления и хранения первичных документов всегда попадает в поле зрения налогового органа во время плановой или внеплановой проверки. Если имеются несоответствия действующему законодательству, аутсорсинговая фирма приведет ваш архив в порядок.
Функция 2. Создание первичного регистра бухгалтерского учета
Это документ, в котором в произвольной форме отражаются данные первичной документации. Регистры систематизируют информацию, а их составление является подготовительным этапом перед составлением отчетности.
В первичном регистре отображаются уже не исходные, а операционные данные. Составляется он обычно в виде таблицы, куда вносятся все данные первичных документов.
Функция 3. Автоматизация бухучета
Финансовая деятельность предприятия отражается в большом количестве документов. Чтобы вся документация содержалась в надлежащем порядке, была введена обязательная автоматизация, и бухгалтерия стала едва ли не первым ее объектом.
В финансовом законодательстве постоянно появляются новые положения. Фирма-аутсорсер, которая специализируется только на бухгалтерских услугах, обычно всегда в курсе всех новостей своей отрасли и быстро обзаводится новыми версиями бухгалтерских программ.
Функция 4. Ведение первичной документации
Чтобы верно составить бухгалтерскую и налоговую отчетность, необходимо уметь правильно заполнять первичную документацию. Аналогичные навыки необходимы для составления полного перечня доходов и расходов организации.
Ведение первичной документации требует досконального знания норм, правил и методик расчета налогов. Ведь от этого зависит вся финансовая сторона работы вашего предприятия.
Функция 5. Формирование и сдача налоговой отчетности
Налоговый кодекс предписывает сдавать отчетность в довольно жесткие сроки. Предусмотрена и специальная форма заполнения налоговой декларации. Как первое, так и второе должно строго соблюдаться.
Специалисты фирмы-аутсорсера, будучи в курсе всех тонкостей, оформят все согласно стандартам. Если отчетность отправляется в электронном виде, для нее имеется специальная программа. В письменном - заказным письмом по почте либо лично в налоговом органе.
3. Как перейти на аутсорсинг бухгалтерских услуг - пошаговая инструкция для начинающих бизнесменов
Теперь посмотрим, как выглядит на практике весь процесс перевода бухгалтерии на аутсоринг. В принципе, ничего сложного. Главное - это системность действий.
Шаг 1. Анализируем состояние внутренних дел компании
Первым делом нужно определить, насколько целесообразно обращаться к услугам аутсорсинговой фирмы. Часто проблема кроется не в низком уровне квалификации бухгалтерского персонала, а в плохой организации работы.
Это может быть неравномерное распределение обязанностей между сотрудниками (кто-то перегружен и просто физически не успевает все сделать, а кто-то сидит без дела). Или же другие отделы не вовремя сдают в бухгалтерию документы, необходимые для дальнейшей обработки.
Шаг 2. Принимаем решение о передаче бухгалтерии компании-подрядчику
Теперь необходимо определить разницу в оплате труда штатных бухгалтеров и сотрудников фирмы-аутсорсера. Для наглядности советуем прописать все в сравнительной таблице (желательно - в финансовом выражении).
Из чего складывается стоимость аутсорсерских бухгалтерских услуг? Либо это полностью ведение бухгалтерии, либо базовый тариф, либо выполнение каких-то отдельных операций. Услуги могут быть как разовыми, так и постоянными.
Вариант частичной передачи дел на аутсорсинг тоже стоит иметь в виду. Однако, практика показывает, что передача полного комплекса бухгалтерской работы аутсорсеру позволяет экономить до 40-60%.
Шаг 3. Выбираем аутсорсинговую компанию
К выбору нужно подойти более чем основательно. От того, насколько профессионально работает фирма-аутсорсер, во многом будет зависеть успешность вашего предприятия.
На что следует обращать пристальное внимание при выборе аутсорсинговой компании:
- известность, период существования и репутация фирмы;
- наличие тестового периода;
- юридически грамотно составленный договор;
- гарантия конфиденциальности;
- наличие бесплатного экспресс-аудита;
- гибкая система ценообразования;
- представление фирмой ваших интересов в налоговых органах;
- возможность проведения для вас налоговой оптимизации;
- высокий уровень профессиональной подготовки сотрудников фирмы-аутсорсера;
- доступ к онлайн-бухгалтерии.
Шаг 4. Разрабатываем условия контракта
Договор об аутсорсинге в основе своей является договором оказания услуг.
- перечень услуг, которые будут оказываться;
- сроки предоставления информации и результатов;
- степень ответственности;
- условия расторжения контракта.
Четко прописав все пункты, не допуская формулировок, которые можно толковать двояко, вы обезопасите себя от возможных ошибок и, следовательно, получите сотрудничество на высшем уровне.
Шаг 5. Заключаем договор
Контракт на аутсорсинговые услуги может заключаться на разные сроки. Законом это не регламентировано и зависит полностью от задач, которые вы поставите. Когда будете составлять договор, пропишите также возможность его последующего пролонгирования (продления).
Рекомендуем предусмотреть и возможность расторжения контракта одной из сторон до истечения оговоренного срока с возмещением убытков или оплатой понесенных расходов. Здесь стоит особо позаботиться об условиях передачи информации.
Шаг 6. Переходим на новый формат работы
Расходы на оплату услуг аутсорсинговой компании относятся к управленческим расходам и расписываются в договоре. При этом налог на добавленную стоимость не учитывается.
Если в какой-то период времени бухгалтерская документация не велась из-за отсутствия главного бухгалтера, то специалисты организации-аутсортера вполне могут заняться восстановлением учета. Нужно лишь заранее прописать это в договоре.
Шаг 7. Организовываем механизм взаимодействия и контроля с аутсорсером
После подписания договора вам нужно передать аутсорсинговой фирме всю бухгалтерскую документацию. Это договоры купли-продажи, договоры поставок и услуг, трудовые приказы, документы на приобретение основных средств и все остальное.
Когда заканчивается квартал и отчетный период, вам нужно сдать в налоговый орган соответствующие документы с подписью. Когда же аутсорсинговая компания сдает годовой отчет, необходимо составить общий реестр всех документов, которые за прошедший год вы передавали ей. Вся эта документация возвращается вам обратно вместе с описью.
4. Бухгалтерский аутсорсинг на выгодных условиях - обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг
Как мы уже упоминали, останавливать свой выбор на аутсорсинговой компании следует после особо тщательного анализа. Мы выбрали несколько фирм и предлагаем вам ознакомиться с их послужным списком.
примечательна прежде всего тем, что основывает работу на самых современных технологиях. Полная интернет-бухгалтерия - от обработки первичной документации до сдачи отчетности.
Работа сервиса «Мое дело» построена так, что она идеально подходит для УСН, ЕНВД, ОСНО и Патента.
Вам предлагается на выбор 4 тарифа:
- «Отчетность в ФНС» - для ИП без сотрудников. Формируется и отправляется отчетность ЕНВД или нулевые по УСН.
- «Без сотрудников» - для ИП и ООО без сотрудников. Рассчитываются налоги и взносы. Формируется и отправляется отчетность. Подготавливаются первичные документы и выставляются счета. Осуществляется складской учет. Проводятся консультации экспертов.
- «До 5 сотрудников» - для ИП и ООО со штатом до 5 сотрудников. К услугам предыдущего тарифа добавляется учет по сотрудникам.
- «Максимальный» - для ИП и ООО со штатом до 100 сотрудников. Все услуги, аналогично предыдущему тарифу, с учетом количества работников.
Помимо того, что сервис сам выполняет всю бухгалтерскую работу, учтен фактор времени. Все операции осуществляются мгновенно - выгрузка платежных поручений для отправки в банк, формирование, проверка и отправка отчетов, сверка с ФНС на предмет наличия задолженности, расчет взносов, зарплат и других платежей.
Онлайн-сервис абсолютно прозрачный - ваша бухгалтерия всегда для вас открыта. Можно контролировать статусы сданной отчетности и уплаты налогов и отслеживать уведомления из налоговой. Кроме того, можно самостоятельно выставлять счета клиентам и даже проверять будущих контрагентов на надежность.
Мобильное приложение поможет полностью отслеживать движение денежных средств по всем расчетным счетам. То есть вы сможете в любой момент проверить состояние ваших дел.
На ресурсе даются, в том числе в онлайн-режиме, обширные консультации - юриста, кадрового специалиста и налогового консультанта. Зайдя на сайт компании Мое Дело, можно получить всю необходимую информацию.
При том, что компания несет полную ответственность за свои действия, она объявляет еще и о том, что вся ее ответственность застрахована на 100 000 000 рублей. Цифры довольно внушительные.
2) «Бухгалтерия Плюс»
Компания работает с 2009 года и специализируется в области бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Большая часть специалистов «Бухгалтерии Плюс» - члены Палаты налоговых консультантов и имеют опыт работы в госструктурах.
В спектре оказываемых услуг абонентское обслуживание, бухучет, кадровое делопроизводство, возврат НДС, сопровождение налоговых проверок.
Услуги предоставляются любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.
Полный комплекс бухгалтерских и юридических услуг. Компания работает более 10 лет и содержит в штате только высококвалифицированных специалистов, постоянно повышающих свой профессиональный уровень.
Индивидуальный подход к каждому клиенту, гибкая ценовая политика и полностью прозрачные отношения с заказчиками составляют основу сотрудничества фирмы со своими клиентами.
Являясь дочерней компанией 1С и членом Ассоциации Европейского Бизнеса, фирма содержит в штате около 200 сотрудников и имеет в списке уже более 5000 клиентов.
Полный или частичный аутсорсинг бухгалтерии, оценка и грамотные консультации, а также калькулятор расчета цены услуг прямо на сайте. Плюс некоторые приятные бонусы.
Полный комплекс услуг по организации, ведению и восстановлению бухучета. Компания использует новейшие технологии и предлагает удаленное сопровождение.
Работая с 2000 года, коллектив «Гарант АРС» может гордиться солидным опытом и высоким профессиональным уровнем. Компания - одна из первых в своей сфере и считается надежным партнером.
5. Как выбрать надежного аутсорсера бухгалтерских услуг - 4 полезных совета новичку
Даже в том случае, когда вы обращаетесь к фирме-аутсорсеру по рекомендации, советуем проявить некоторую бдительность. Прислушайтесь к следующим советам.
Совет 1. Уточните, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности
Это одно из самых серьезных требований, которые предъявляются к бухгалтерским услугам. Это очень важно, поскольку фирме, которая будет заниматься вашей бухгалтерией, станут известны все нюансы работы вашего предприятия.
Поэтому в договоре должен обязательно присутствовать пункт об условиях конфиденциальности информации. Как вариант - можно заключить дополнительное соглашение.
Вам нужно получить гарантию от аутсорсера и в том, что все данные (хоть в бумажном, хоть в электронном виде) сохранятся неизменными, а доступ к ним будут иметь лишь доверенные лица.
Совет 2. Узнайте о наличии тестового периода оказания бухгалтерских услуг
Один из признаков солидности фирмы - это когда она может себе позволить за минимальную оплату или же вообще без нее предложить вам тестовый период оказания услуг, чтобы вы смогли оценить уровень выполнения работ.
Это будет говорить не только о хорошем финансовом положении компании, но и о ее уверенности в качестве услуг, которые она предоставляет. В серьезной фирме знают, что экономия на тестовом периоде зачастую приводит к потере потенциального клиента.
Совет 3. Обращайте внимание на известность и репутацию фирмы
Хорошо зарекомендовавшие себя компании существуют не менее 10 лет, имеют множество довольных клиентов и в поиске таковых не нуждаются, поскольку пользователи находят их сами. Такие компании находятся на хорошем счету и у налоговых органов.
Поскольку конкуренция велика, фирма должна держать высокий уровень не только в сотрудничестве с другими организациями, но и внутри организации. Выявляется это в процессе внутреннего аудита.
Мнение независимых клиентов во многом поможет оценить уровень работы компании-аутсорсера. Отзывы можно посмотреть на сайте фирмы, на форумах, в соцсетях, в профессиональных рейтингах, СМИ и других источниках.
Воспользуйтесь личными рекомендациями - наверняка кто-либо из ваших знакомых или партнеров по бизнесу уже имеет опыт подобного сотрудничества. Особое внимание уделяйте отрицательным отзывам - положительные не всегда могут отражать реальную картину, а вот отрицательные обычно правдоподобны (конечно, если они вообще есть).
О том, на что нужно ориентироваться при выборе аутсорсера, советуем посмотреть интересный и полезный видеоролик.
6. 4 золотых правила для эффективной работы с подрядчиком
Для плодотворного взаимодействия со сторонней организацией недостаточно только заключить юридически грамотный договор и соблюдать все его пункты. В любом сотрудничестве немаловажную роль играет человеческий фактор.
Правило 1. Сочетайте доверие и контроль
Поскольку вы вручаете посторонним специалистам свою финансовую документацию, естественно, что должно быть доверие. Однако просто доверие - не вполне уместный для бизнеса фактор. Оно должно быть также четко оговоренным.
Обычно в контракте не прописывается штат сотрудников, которые будут заниматься вашей бухгалтерией. Кроме того, в ходе процесса они могут меняться. Если же для вас важно, чтобы только какие-то конкретные специалисты работали с вашим предприятием, список нужно утвердить в договоре.
Прописывается при этом и то, как будет проходить отчет компании-аутсорсера перед заказчиком. Не нужно особо активно требовать строгого выполнения этого пункта, но и игнорировать фактор проверки тоже не стоит. Вы заказчик и вы имеете право быть в курсе всех операций, которые проводятся с вашими документами.
Правило 2. Четко разграничивайте ответственность каждой стороны
Стандартным договором об аутсорсинговых услугах предусмотрено, что фирма-аутсорсер полностью несет ответственность за качество и своевременность выполняемых работ. Если упущены сроки, неправильно составлена отчетность, неверно произведены расчеты - в любом подобном случае штрафы и пеню будет платить исполнитель.
