Programmet för redovisningsdokument i organisationen. Ny version av ac elektronisk korrespondensjournal. Hur applikationen fungerar: huvudfunktioner

(För användning i ett datornätverk med rollerna (sekreterare, resolutionsförfattare, verkställande användare, administratör), fleranvändarversion)

Innehåller program Elektronisk journal korrespondens(klientdel och databasfil), användarmanual, manual för första lansering av programmet och en fil med beskrivning senaste ändringarna program.

Vad är nytt:

Version av klientdelen av programmet 3.4.5

1. I destinationskatalogen sorteras datatabellen som standard i fallande ordning. De senast angivna adresserna (varifrån korrespondensen kom) kommer att visas i tabellen ovan.
2. I lägen " Dokumentfil", "Logga över inkommande dokument", "Logga över utgående dokument"Raden "Ärendenummer" har lagts till i tabellen i dokumentsöknings- och urvalssystemet för ytterligare villkor urval efter ärendenummer i nomenklaturen. Sökvillkoret är satt till "från listan". Värdet på fältet "Ärendenummer" kan väljas från referensboken genom att trycka på höger musknapp (direkt i kolumnen "fältvärde").

Utseendet på sök- och urvalssystemet i läget "Kortfil med dokument":

För mer information om hur man använder systemet för att söka och välja dokument i AC-programmet Electronic Journal of Correspondence, se avsnitt 6.1.

Genom att klicka med höger musknapp i raden i söktabellen med namnet på fältet "Ärendenummer" i kolumnen "Fältvärden" kommer ett fönster upp för val av önskat ärendenummer från nomenklaturen.

3. Fixat fel vid val av värde för ärendenumret i registreringskortet för den utgående handlingen.
4. Fixade ett fel när utföraren av det inkommande dokumentet lades till, om datumet för upplösningen av dokumentet inte har valts.
5. Ändrad utseende läge "Användare och lösenord". Det här läget är endast tillgängligt för användare med rollen "Administratör" (Admin) samt för SYSDBA-användare. För mer information om användare och roller, se programmets användarmanual s.8.1-8.2. Alla funktionella åtgärder i läget har flyttats till kontrollpanelen under "Funktioner".

Version av klientdelen av programmet 3.4.4

1. I registreringskortet för det inkommande/utgående dokumentet (fliken " Elektroniska kopior av dokumentet") fixade felet att lägga till filer med dra och släpp från andra applikationer (Drag&Drop-teknik).

2. Lade till möjligheten att exportera elektroniska dokument (fliken " Elektroniska kopior av dokumentet") genom att dra de markerade filerna med musen.

För att exportera från programfilerna som innehåller elektroniska kopior av dokument med musen måste du först välja önskat antal filer, håll sedan ner vänster musknapp och dra markören till ett annat program eller fönster och släpp musknappen. De valda filerna kommer att kopieras från programdatabasen.

3. I programmets huvudmeny har punkterna i avsnittet "Kontroll" ändrats. Tog bort underavsnitt " Utförandekontroll", som innehåller poster för aktuell och preliminär kontroll av inkommande dokument. En post har lagts till där det är möjligt att välja och kontrollera dokument för aktuellt datum och framtida perioder.

4. I läget "Analys - Elektroniska kopior av dokument" har funktionen för att öppna ett elektroniskt dokument ändrats (för att eliminera konflikten i användningen av minne i Windows 7-8).

5. Optimerat mjukvarugränssnitt i lägen Journal över inkommande/utgående dokument. Hastigheten för sökning och öppning av registreringskortet för inkommande/utgående handlingar har ökats.

6. Utseendet på programlägena och "Skriva ut inkommande / utgående dokument" har ändrats. Utseendet har blivit enhetligt för alla större fönsterlägen, inklusive följande element: kontrollpanel, datatabell, statusfält. Kontrollpanelen har också liknande inslag av sökning, urval av poster, sökning och urval, funktioner osv.

Utseendeläge:

Utseende på "Skriv ut"-läget register över inkommande/utgående handlingar":

7. I läget "" finns ytterligare dokumentinformation i rullgardinsmenyn, som låter dig visa ett större antal dokument under kontroll på skärmen.

8 Uppdaterade tabellen för programmets huvudmeny AS Electronic Journal of Correspondence med hänsyn till borttagning och tillägg av menyalternativ (se punkt 3).

Version av klientdelen av programmet 3.4.3

1. Fixat en bugg i filtrering av data i herrelösa systemet.
2. Fixat kontextuellt sökfel i elektroniska kopior av dokument i ""-läget (Branch "Analysis")."
3. Fixat fel vid läsning av parametern "Antal visade poster i kartoteket" (Meny "Visa -> Antal visade poster i kartoteket").
4. Uppdaterade standardinställningarna för dokumentsöknings- och urvalssystemet.
5. De sparade inställningarna för dokumentsöknings- och urvalssystemet har uppdaterats.
6. Uppdaterade parametrarna som krävs för att registrera programmet.
7. Åtkomst till läget "Skanna dokument" i registreringskortet för ett inkommande och utgående dokument är öppet (fliken " Elektroniska kopior av dokumentet").
8. I katalogen över standardupplösningar har fältet "innehåll i en standardupplösning" utökats till 512 tecken.

Version av klientdelen av programmet 3.4.2

1. Lade till en agent för att meddela användare om nya registrerade inkommande dokument, om dokument med förfallodatum. För användare med en roll i programmet "Resolution Author" informerar anmälningsagenten om nya utgående dokument som behöver övervägas (godkända/avvisade).

Varningsagenten finns i Windows systemfält.

Det är möjligt att ställa in perioden för att meddela användaren om händelser som har inträffat, ställa in visningen av programmet i aktivitetsfältet i Windows.

2. Lade till behörigheter att lägga till/ta bort elektroniska kopior av dokument till alla användare av programmet. Tidigare hade endast en användare med rollen "Sekreterare" sådana rättigheter.
3. Längden på fältet "Framsteg" i det inkommande dokumentet har utökats från 50 till 256 tecken.
4. Längden på fältet "Formularregistreringsnummer" i det inkommande dokumentet har utökats från 10 till 20 tecken.

Version av klientdelen av programmet 3.4.1

1. Läget "Ansvariga och utförare per avdelning" är öppet.

Utseendet på läget är en trädstruktur, låter dig presentera bemanning organisationer i form av ett träd, i vilket dess grenar finns strukturella uppdelningar, anställda. Antalet investeringar i grenarna av företagets personalstruktur är inte begränsat.

Ett exempel på en företagsträdstruktur:

2. Fältet "Platsadress" har lagts till i adressboken.

3. I registreringskortet för den inkommande handlingen har utseendet och arrangemanget av uppgifter ändrats.

4. Fältstorlek " ytterligare information" av det inkommande och utgående dokumentet har utökats till 2048 tecken.

5. Uppdaterade standardinställningarna för dokumentsöknings- och urvalssystemet.

6. In registreringskort för den inkommande handlingen informationens utseende och arrangemang har ändrats. Registreringskort för den utgående handlingen uppdelad i 6 flikar:
- Information om det utgående dokumentet;

- Godkännande av dokumentet;

Inkommande dokument för borttagande från kontroll;

Ytterligare information;

Porto;

- Elektroniska kopior av dokumentet.

7. In registreringskort för den inkommande och utgående handlingen knappen "elektronisk kopia av dokumentet" flyttas till en separat flik.

Det finns olika former av reskontra. Ofta erbjuder bokföringsprogram ett krångligt gränssnitt med flera fönster som gör det svårt att komma igång med programmet.

Att arbeta med en sådan korrespondenslogg tvingar användaren att ständigt leta efter de menyalternativ som är nödvändiga för att utföra en viss åtgärd, då och då öppna och stänga nya fönster, där programfunktionaliteten är utspridda.

Ett provregister över inkommande och utgående handlingar - ett elektroniskt register som presenteras på vår hemsida - har en rad fördelar. Det karaktäristiska namnet för programmet valdes inte av en slump. Bekväm TIDSKRIFTär verkligen bekvämt: nästan alla åtgärder relaterade till loggning sker i endast två fönster - huvudfönstret och bokstavsredigeringsfönstret.

PÅ Bekväm TIDSKRIFTäven för att göra nya poster i de associerade databastabellerna behöver du inte öppna ett nytt fönster, även om det här alternativet också finns.

Strukturen i brevredigeringsfönstret återspeglar funktionerna i arbetsflödet för en viss institution. På vår hemsida kan du ladda ner redovisningsprogrammet i den presenterade formen. Men programmet kan också delvis eller helt omgjord i enlighet med kraven i din organisation.

Dokumentregistreringsprogram
Handy XP Magazine

• Huvudfönster

  
  

  Huvudfönstret i den elektroniska journalen för registrering av inkommande och utgående handlingar är en tabell som innehåller den viktigaste informationen om brev.
  Varje rad i loggen låter dig få en komplett bild av en viss bokstav.

  Åtgärderna som ska utföras med den valda bokstaven är direkt tillgängliga i verktygsfältet och dupliceras i snabbmenyn. Dubbelklicka på vänster musknapp på raden med information om bokstaven öppnar fönstret för redigering av denna bokstav.

• 
  

  Bokstavsredigeringsfönstret har alla verktyg för att arbeta med fälten i relationsdatabastabellerna som valts i motsvarande dialog när man börjar arbeta med programmet.

  Du kan ange nya värden i relaterade databastabeller utan att lämna det aktuella fönstret.

• 
  

  När du startar programmet ges du möjlighet att välja den databas som ska användas under arbetet. Du kan arbeta med Microsoft SQL Server Compact Edition version 4-formatfilen eller direkt med Microsoft SQL Server.

  Som standard är Microsoft SQL Server Compact Edition-formatfilen vald, som medföljer programmet "Convenient Journal" och finns i samma mapp som den körbara filen UZh.exe. För att börja arbeta med programmet kan du helt enkelt klicka på knappen "Öppna" i den här dialogrutan.

  Det är också möjligt att ange sökvägen till databasfilen i programgenvägen. Till exempel när du använder nyckeln -sqlcepath "C:\db\myBase.sdf" motsvarande sökväg kommer att anges i databasfilens valfält när programmet startas.

• Skriv ut fönster

  
  

  Utskriften av loggen för registrering av brev utförs från programmets huvudfönster.
  När du skriver ut en redovisningsjournal kan du välja vilka poster som ska skrivas ut och centrera tabellen på arket.

• Huvudfönster - Meny

  

  Kommandona i verktygsfältet i huvudprogramfönstret dupliceras i snabbmenyn.

  Genom att trycka på höger musknapp väljs linjen i det här ögonblicket under markören.

• Huvudfönster - Sök efter bokstavsnummer

  

  Huvudfönstret har möjlighet att söka och filtrera meddelanden efter inkommande nummer.

  Tabellen visar alla bokstäver, vars nummer innehåller siffrorna som anges i sökfältet.

• Huvudfönster - Sök på motpart

  

  Förutom att söka på det inkommande numret finns det också möjlighet att söka efter en bokstav med namnet på klienten med automatisk komplettering av söksträngen med de första bokstäverna i det inmatade ordet.

  Sökningen är optimerad och utförs inte för alla tillgängliga klienter i motsvarande databastabell, utan endast för de som specifika bokstäver är associerade med.

• Entreprenörer

  
  

  Möjligheten att ange en ny post i databastabellerna finns i själva fönstret "Redigera meddelande": skriv bara in önskat värde i rullgardinsmenyn.
  Om det angivna värdet inte finns i databasen kommer en spara-uppmaning att visas och, om den bekräftas, kommer ett nytt lager att dyka upp i databasen och innehållet i rullgardinslistan kommer att uppdateras därefter.

• Bokstavsredigeringsfönster - Fält

  

  Fält som ändrats under redigering är markerade med en speciell ikon.

  Visuell kontroll av de inmatade ändringarna förenklar arbetet avsevärt med formen av att redigera brevet.

• Bokstavsredigeringsfönster - Autoslutförande

  

  Autokomplettering av det utgående numret har implementerats i fönstret "Redigera ett brev".

  I det här fallet byggs det utgående numret på basis av det inkommande numret, med hänsyn till den nummertilldelningsregel som antagits i organisationen.

• Uppslagsverk

  

  Fönstret som låter dig redigera poster i databastabellen anropas från fönstret "Redigera meddelande" genom att trycka på knappen som finns till höger om varje fält med en rullgardinslista. När du arbetar med en SQL Server CE-databasfil kan du radera poster utan några begränsningar. När du arbetar med SQL Express kan du bara ta bort poster som inte är relaterade till en främmande nyckel.

• Huvudfönster - Exportera

  
  

  Programmet möjliggör export av hela loggen eller endast utvalda poster till Excel. Vid utskrift går det även att välja en eller flera poster.

Ett program för redovisning av inkommande och utgående korrespondens och interna dokument i organisationen.

Mjukvaruprodukten kan anpassas för att passa din organisations behov.

Information om all korrespondens från ditt företag, såväl som interna dokument (beställningar, instruktioner och så vidare) finns på ett ställe - Dokumentregistreringsloggar, och du kan alltid enkelt hitta rätt.

All information om varje inkommande, utgående eller intern handling presenteras tydligt i kortet för motsvarande dokument

Du kan ställa in formatet på dokumentnumret som det är vanligt i ditt kontorsarbete

Du kommer inte att glömma i det dagliga arbetslivet om deadline för ett ouppfyllt dokument! Och du behöver inte sortera igenom en hög med papper för att leta efter sådana dokument heller - programmet kommer att påminna dig om dem själv

Aviseringar kommer endast att tas emot av auktoriserade tjänstemän: aviseringar konfigureras för varje användare. Du kan också se påminnelser i form av en kalender!

För att börja arbeta med programmet behöver du inte manuellt mata in dokument för tidigare år – du kan automatiskt ladda ner dem från en Excel-fil.

Bekvämt teamarbete på dokument tillhandahålls med stöd för nätverksläget och möjligheten att särskilja rättigheter. Åtkomst och arbete med programmet "Registrering av organisationens dokument 4.8" är strikt reglerat: tre åtkomstnivåer implementeras beroende på vilka funktioner som är tillåtna för användaren - administrativ, användare och endast för visning (utan rätt att göra ändringar). Dessutom är det möjligt att finjustera åtkomsten till loggar för varje åtkomstnivå.

Stöd för att arbeta med en skanner gör att du enkelt kan ladda in skannade kopior av originaldokument i programmet, det finns möjlighet till strömmande skanning när du använder en skanner som stöder automatisk arkmatning.

Tjänstemännen som är ansvariga för utförande av dokument kommer att meddelas i tid om mottagandet av nya uppgifter för dem - programmet har funktionerna att skicka meddelanden via e-post med möjligheten att länka filer, lagra meddelanden och söka igenom dem

Underhålla dokument från valfritt antal företag i ett program: all information om dokument finns på ett ställe, den är tillgänglig och bekvämt presenterad

Funktionen "Se endast dina dokument" låter dig dela dokument mellan utförare, vilket eliminerar möjligheten att se och korrigera andras dokument.

För daglig automatisk arkivering av filversioner av program efter tid kan du använda det kostnadsfria verktyget Automatisk filarkivering.

För installation gratis version program:

*Produktsupport tillhandahålls via Internet.

Licens för 1 arbetsplats standardversionen (icke-SQL) av programmet tillhandahålls gratis, utan begränsningar.

För att köpa ytterligare nätverksjobb, skicka oss en ansökan till adressen , ange i den namnet på ditt företag, namnet på produkten ("Registrering av dokument från organisationen 4.8") och antalet ytterligare jobb, så skickar vi du ett kontrakt och en faktura.

Betala räkningen på något sätt som passar dig.

Efter betalning, skicka till adressen Den här e-postadressen skyddas från spambots. Du måste ha Javascript aktiverat för att se det.

Priset för programmet "Registrering av organisationens dokument 4.8"

Grundversion- 1 arbetsplats - Gratis

från 2:a till 5:e inklusive - 4000 rubel för 1 arbetsplats
från den 6:e till den 10:e inklusive - 3000 rubel för 1 arbetsplats
från den 11:e till den 20:e inklusive - 2000 rubel för 1 arbetsplats
från den 21 och mer - 1000 rubel för 1 arbetsplats

Priskalkylator

0+1*4000=4000 gnugga.

0+4*4000+1*3000=19000 rub.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 rub.

* Priset inkluderar 1 år teknisk support via telefon och via internet.

* Utskickningsläge licensieras separat, kostnaden för en licens för 1 år är 4000 rubel. När du slår på läget "Kontrollrum"

För organisationer som kräver ökad tillförlitlighet för datalagring och åtkomstsäkerhet till information, blockering av obehörig åtkomst till data, eventuell inbyggd datakryptering, möjligheten att använda en webbklient för att se dokument och en Android-applikation för att meddela artister om mottagandet av dokument och kontrollera exekveringen av dokument, det finns versioner av programmet Registrering av organisationsdokument för Microsoft SQL Server och PostgreSQL.

För att köpa programmet "Registrering av organisationens dokument" SQL version:

1. Ladda ner demoversionen av programmet (installationsfil för MS SQL Server och för PostgreSQL) och installera programmet.

2. Skicka oss en ansökan till Den här e-postadressen skyddas från spambots. Du måste ha Javascript aktiverat för att se det., ange i det namnet på ditt företag, namnet på produkten ("Registrering av organisationsdokument 4.8 version av MS SQL" eller"Registrering av organisationsdokument 4.8 PostgreSQL version") och antalet jobb, så skickar vi ett kontrakt och en faktura.

3. Betala räkningen på något sätt som passar dig.

4. Efter betalning, skicka till adressen Den här e-postadressen skyddas från spambots. Du måste ha Javascript aktiverat för att se det. betalningsbekräftelse (kopia eller nummer på betalningsorder, datum och betalningsbelopp), så skickar vi dig en registreringskod och en aktiveringskod.
Originalhandlingar (avtal, godkännandehandling och överföring av nyttjanderätter, faktura, faktura, licensavtal) skickas med post efter betalning.

Priset för programmet "Registrering av dokument från organisationen 4.8 version av MS SQL"

Grundversion- 1 arbetsplats - 9000 rubel

Ytterligare arbetsplatser (för nätverkssamarbete):
från 2:a till 5:e inklusive - 6000 rubel för 1 arbetsplats
från den 6:e till den 10:e inklusive - 5000 rubel för 1 arbetsplats
från den 11:e till den 20:e inklusive - 4000 rubel för 1 arbetsplats
från den 21:a och mer - 3000 rubel för 1 arbetsplats

För att beräkna kostnaden för licenser kan du använda Priskalkylator

Ett exempel på kostnadsberäkning för 2 arbetsplatser:
9000+1*6000=15000 rub.

Ett exempel på kostnadsberäkning för 6 arbetsplatser:
9000+4*6000 +1*5000 =38 000 rub.

Ett exempel på kostnadsberäkning för 25 arbetsplatser:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 rub.

När du väljer alternativet för utökad garanti är kostnaden för ytterligare ett års support 20 % av kostnaden för licenser.

* Licensperioden är inte begränsad.

"Kontrollrum" 1 månad tillhandahålls gratis, kostnaden för en tidsbegränsad licens är 12 000 rubel.

PostgreSQLär en fritt distribuerad SQL-server, som är ett värdigt alternativ till den kommersiella Microsoft SQL Server, är PostgreSQL DBMS särskilt relevant för offentliga institutioner inom ramen för överensstämmelse med policyn att använda ryska mjukvaruprodukter.

Priset för programmet "Registrering av organisationsdokument 4.8 PostgreSQL version"

Grundversion- 1 arbetsplats - 10 000 rubel

Ytterligare arbetsplatser (för nätverkssamarbete):
från 2:a till 5:e inklusive - 7000 rubel för 1 arbetsplats
från den 6:e till den 10:e inklusive - 6000 rubel för 1 arbetsplats
från den 11:e till den 20:e inklusive - 5000 rubel för 1 arbetsplats
från den 21:a och mer - 4000 rubel för 1 arbetsplats

För att beräkna kostnaden för licenser kan du använda Priskalkylator

Ett exempel på kostnadsberäkning för 2 arbetsplatser:
10000+1*7000=17000 rub.

Ett exempel på kostnadsberäkning för 6 arbetsplatser:
10000+4*7000 +1*6000 =44 000 rub.

Ett exempel på kostnadsberäkning för 25 arbetsplatser:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 rub.

*Priset inkluderar 1 års teknisk support via telefon och webb. När du väljer alternativet för utökad garanti är kostnaden för ytterligare ett års support 20 % av kostnaden för licenser.

* Licensperioden är inte begränsad.

* Utskickningsläge licensieras separat, kostnaden för en licens för 1 år är 4000 rubel. När läget är på "Kontrollrum" 1 månad tillhandahålls gratis, kostnaden för en tidsbegränsad licens är 12 000 rubel.

Bland programanvändare Statens enhetliga företag i Moskvas stad "Avdelning för återuppbyggnad och utveckling av unika objekt", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Commercial Bank "RBA", LLC "Multipurpose Processing Company", OJSC " Tsentromashproekt", OJSC "Krasnogorsky Zavod" "Elektrisk motor", GKU RD "Direktorat för en enda statlig kund-utvecklare" i staden Makhachkala och många andra.

04.02.2016 Registrering av korrespondens på datorn har ett antal obestridliga fördelar jämfört med konventionella icke-elektroniska tidskrifter. Här är bara några av dem, som avsevärt förenklar registreringen av handlingar och ökar effektiviteten i företagets interna kontorsarbete.
1. Enhetligt hjälpsystem. Ursprungligen bildade kataloger (anställda, typer av korrespondens, adressater, etc.) gör det möjligt att använda dem effektivt i framtiden: de eliminerar den tvetydiga tolkningen av samma värden, de används vid sökning och urval av dokument enligt vissa kriterier (dokument för en specifik entreprenör, efter typ av korrespondens, efter nomenklatur över ärenden etc.), används i slutrapporteringen av kontorsarbete.
2. Inkommande och utgående dokument(korrespondens) finns i en enda kortfil, till skillnad från olika papperstidningar vid normal registrering. Denna kortfil kan ha en obegränsad storlek (jämfört med vanliga tidningar) och lagra dokument för hela företagets historia. Detta gör att du snabbt kan hitta nödvändiga dokument i det elektroniska arkivet.
3. Möjlighet att lagra i elektronisk korrespondensfil kopior av pappersdokument (skannade, elektroniska filer signerade med EDS ( elektronisk signatur). Med kollektiv användning av en sådan elektronisk korrespondensjournal (i företagets datanätverk) kan varje anställd, i enlighet med sin åtkomstnivå (roll), få ​​omedelbar tillgång till det erforderliga registrerade inkommande/utgående dokumentet, samt dess elektroniska kopia. När man använder EDS inom ett företag finns möjligheten att överge konventionella pappersmedia, vilket avsevärt minskar de finansiella kostnaderna.
4. Kontroll över utförandet av inkommande dokument. Effektiviteten jämfört med en vanlig tidning är också uppenbar. Detta är hastigheten för urval av dokument under kontroll, möjligheten att utföra inte bara nuvarande kontroll, utan också preliminär (kommande perioder). Detaljerad information om kontrollen över utförandet av inkommande korrespondens
5. Utskrift av utgående dokument: register över registrerad inkommande/utgående korrespondens, register över dokument under kontroll (med tidsfrister), dokumentupplösning, registreringskort, information om dokumentets förflyttning. I alla fall, när du skriver ut dokument, färdiga mallar. Detta gör att du automatiskt kan ta emot färdiga dokument på några sekunder.
Fördelarna med elektroniska tidskrifter jämfört med papperstidskrifter är långt ifrån kompletta.
Syftet med denna artikel är att bekanta läsaren med funktionerna i AC ""-programmet vid registrering av inkommande / utgående dokument. De fördelar som beskrivs ovan är också implementerade i den.

I ett program Electronic Journal of Correspondence registrering av inkommande och utgående handlingar görs i akten. Aktivering av läget för elektronisk fil med dokument utförs genom att välja huvudmenyalternativet i programmet "Registrering - Fil med dokument":

Utseendet på kortregistret för dokument AS Electronic Correspondence Journal ser ut så här:


Gränssnittet för dokumentarkivskåpet (tilldelning av enskilda element i arkivskåpets verktygsfält, arkivskåpskontextmeny, datatabell) beskrivs i detalj i användarmanualen i avsnitten 3.2.1 - 3.2.3. () .
För att registrera ett inkommande eller utgående dokument i den elektroniska dokumentfilen SOM "Electronic Journal of Correspondence" är det nödvändigt att trycka på knappen "Funktioner - Ny" i verktygsfältet. Programmet öppnar ett fönster för registrering av dokumentet:

Beroende på valet av fältet "Korrespondensklassificering" kommer registreringen av ett inkommande eller utgående dokument att fortsätta.

För ett inkommande dokument ser registreringskortet ut så här:


Efter att ha angett information om det inkommande/utgående dokumentet i registreringskortet, för att slutföra registreringen av dokumentet, måste du klicka på knappen "Spara F2" i verktygsfältet (det finns alternativt sätt spara dokument - tangentbordstangent F2).
Efter att ha sparat dokumentet kommer information om det att återspeglas i datatabellen i det elektroniska arkivskåpet.
För mer information om att registrera korrespondens i AC-programmet Electronic Journal of Correspondence, se användarhandboken p.3.2.4-3.2.10 (

På alla företag med stor omsättning finns det alltid problem med att upprätthålla affärsdokumentation, i synnerhet med dess lagring och bearbetning. I sådana organisationer samlas viktiga papper in Så snart som möjligt, så efter ett tag blir det faktiska problem deras lagring, och ackumulerar också en uppsättning ytterligare svårigheter, såsom att uppfylla de nödvändiga villkoren för pappers säkerhet, deras korrekta systematisering och arkivering.

Naturligtvis är de dagar då officiella dokument samlats på dammiga hyllor, förlorade i en hög med onödigt returpapper, för länge sedan förbi. Nuförtiden, tack vare utvecklingen informationsteknik för detta ändamål finns speciella datorprogram och elektroniska system. Till exempel "Registrering av dokument från organisationen 4.2" (kan laddas ner på www.araxgroup.ru), som är utformad för att registrera inkommande och utgående korrespondens och interna dokument från organisationen. Tack vare dess skickliga användning uppstår inte frågan om vad man ska göra med gamla beställningar och instruktioner och hur man säkerställer att de lagras på ett säkert sätt.

Hur applikationen fungerar: huvudfunktioner

Med hjälp av en bekväm och intuitiv applikation för en vanlig PC-användare kan du snabbt organisera redovisningen av relevant dokumentation på alla nivåer av företagets arbete och i valfritt format, samt skapa nödvändiga rapporter. Systemet ger en fullständig arbetscykel med ett dokument: från skapande och bearbetning till att spara till arkivet, så vi kan med tillförsikt säga om den fullständiga automatiseringen av arbetsflödet på företaget och dess konvertering till elektroniskt format. Nu kräver inte alla processer som är direkt relaterade till underhållet av dokumentation på företaget noggrann och noggrann kontroll över genomförandet av vissa åtgärder. Programmet kommer att göra allt på egen hand och påminna dig om deadlines för dokument.

Alla relevanta papper, såväl som inkommande/utgående information, lagras iarna, så att hitta det nödvändiga dokumentet kommer inte att vara svårt. Att skriva ut ett elektroniskt dokument kommer inte heller att orsaka besvär, eftersom alla moderna format är tillgängliga - Word / Writer, Excel / Calc - med möjlighet att fortsätta filarbetet i "native" applikationer.

Programfördelar

Förutom möjligheten att använda din egen visuella mall i form av ett kort, ger programmet användaren följande fördelar:

• ställa in varningar för delegater tjänstemän individuellt, med skapandet av en kalenderpåminnelse;
• reglerad tillgång till programmet beroende på aktivitetsnivå - från enkel visning utan rätt att göra ändringar i administrativ kontroll;
• skapande av skannade kopior av dokumentation;
• ställa in åtkomsträttigheter till dokumentloggar, möjligheten att aktivera synlighetsläget för endast dina dokument;
• stöd för en nätverksdrift för att säkerställa produktivt och bekvämt arbete i ett team;
• skicka aviseringar via E-post eller genom intern post program;
• förmågan att lagra dokument från flera företag samtidigt;
• implementering av snabb analys, redigering och sökning efter enskilda tidskriftsfält - programmet genererar automatiskt de nödvändiga rapporterna;
• integration med den kostnadsfria Asterisk IP-telefoniservern, som gör att du kan hitta aktuell information innan du lyfter luren.

Således kommer det förbättrade verktyget "Registrering av dokument i organisationen 4.2" att låta dig skapa ett enda affärsutrymme med ett enkelt, säkert och pålitligt ledningssystem. Och med hjälp av en speciell applikation för Android kan du under alla omständigheter hålla kontakten, bekanta dig med inkommande dokument och rapportera om prestanda, även om bara en smartphone finns till hands.