Пути совершенствования доу. Совершенствование документационного обеспечения управления персонала. Основные проблемы ДОУ и направления их решения
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации.
Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.
На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.
Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Для такой крупной организации как ООО «ДИН», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных
территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.
С вступлением в силу закона об электронной подписи , стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.
Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ООО «ДИН», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
Регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
Регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
Осуществление контроля за исполнением поручений;
Поиск документов.
В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.
К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:
На каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
Какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
Какова организация распределенния, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;
Определиться с финансовыми затратами.
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.
Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «ДИН». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:
1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.
Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.
Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит:
Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;
Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «ДИН» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:
Разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;
Внесены предложения по оптимизации порядка регистрации документов;
Разработан список нерегистрируемой документации (Приложение №6);
Предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов;
Разработана должностная инструкция секретаря Генерального директора;
Составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;
Предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию;
При распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;
Предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления;
При формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
Правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые реквизиты;
При составлении описи дел необходимо проставлять подпись составителя с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО «ДИН»;
При внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров;
Предлагается приступить к созданию архива для документов Компании.
Заключение
Более 10 лет назад был образован жилищный домостроительный кооператив, который, постепенно развиваясь, превратился в одну крупную строительную компанию Закрытое акционерное общество «Строительная Компания «Дружба».
В настоящий момент ООО «ДИН» является лидирующей строительной компанией на подмосковном рынке недвижимости. Стратегия «Дружбы» - это разработка и воплощение в производство проектов современных комфортабельных жилых домов с применением новейших технологий строительства. Это поиск новых партнеров, изучение мирового рынка строительных материалов, техники и технологий.
Современный этап развития Компании – это переход к еще более высокому уровню строительства; более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства работ, смежных со строительством. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры Компании, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления Закрытого акционерного общества «Строительная Компания «Дружба» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:
1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.
2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
Первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
Формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела ООО «ДИН»);
При составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО «ДИН»
3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.
4. Необходимо составить номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.
5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).
7. Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.
8. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Первоначально обработка документов в ООО «ДИН» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.
Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО «ДИН», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
Список используемых источников и литературы
1. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988, 172 с.
2. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию. М., Экономика, 1988, 30 с.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.
4. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.
6. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.
7. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.
8. Постановление Совета Министров – Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» 03.04.93 г. № 191.
9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993, 77 с.
10. Положение об Архивном фонде РФ. Указ Президента РФ 17.12.94. № 552. 11.
11. Положение о Государственной архивной службе РФ. Указ Президента РФ 17.03.94 г. № 552.
12. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.
13. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.
14. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.
15. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996.
16. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.
17. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2000.
18. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
19. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
21. Устав ООО «ДИН» - М.: 2001 (машинопись)
22. Должностные инструкции сотрудников ООО «ДИН».
23. Распорядительные документы руководства ООО «ДИН»
24. Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии. Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. Москва. http://www.eos.ru/res.html.
Литература
25. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.
26. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.
27. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85
28. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.
29. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С. 86-93.
30. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.
31. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.
32. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 32-38
33. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.
34. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.
35. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.
36. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.
37. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.
38. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
39. Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. – 120 с.
40. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.
41. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 56 с.
42. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.
43. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.
44. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
45. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29.
46. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
48. Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость 2001. №3. С. 81-84.
49. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39.
50. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
51. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.
52. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 1996. №3. С. 23-29.
53. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело 1996. №4. С. 24-29.
54. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.
55. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
56. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.
57. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.
58. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1. С. 31-37.
59. Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело 1999. №3. С. 27-31.
60. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4. С. 3-5.
61. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.
62. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.
63. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2001 - 324 с.
64. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.
65. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело 1999. №2. С. 3-6.
66. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1. С. 3-5.
67. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.
68. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.
69. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2000 - 413 с.
70. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. С. 19-25.
71. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.
72. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных – современное средство коммуникации // Секретарское дело 1997. №2. С. 31-35.
73. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 1996. №4. С. 32-36.
74. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2001. №2. С. 18-23.
75. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24.
76. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2. С. 30-34.
77. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 10-13.
78. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.
79. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.
80. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2000-80 с.
81. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 1997. №2. С. 15-19.
82. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 1998 - 73 с.
83. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 1997 - 188 с.
84. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 18-24.
85. Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело 1997. №4. С. 16-19.
86. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Строительная Компания «Дружба» единую систему подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.
1.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
1.3. Обеспечение сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба» техническим оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных технологий; необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями - офис-менеджер.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов ЗАО «Строительная Компания «Дружба».
2.2. Бланки документов.
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк для письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).
Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника подразделения.
Успешное развитие местного самоуправления невозможно без тесного взаимоотношения органов местного самоуправления с органами государственной власти и управления. 2. Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления: общая характеристика 2.1 Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности охватывает все...
Документов заключается в установлении единообразия их состава и форм. Стандартизация - это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих...
Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководством по представлению службы ДОУ с участием (согласованием) юридической службы организации. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и внутренними распорядительными документами включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных организациях и системах управления, сроки их исполнения отмечаются на верхнем поле применяемых контрольно-регистрационных карточек (РКК).
Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.
Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.
Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.
Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или инструкцию по ДОУ они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.
Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении определен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.
Постановка на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.
При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, входной формат заполняется в самой контрольной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, по-следовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ставят отметку о взятии его на контроль.
Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо оттого, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.
В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напоминания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины.
Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки, рекомендованные УСОРД:
Задания последующих лет не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Снятие документа с контроля. Это может сделать лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.
Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Поскольку типовые аналитические формы по контролю ис-полнительской дисциплины не определены, то они устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ.
Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:
Общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
задержки исполнения в рабочих днях;
причины задержек исполнения документов.
К характерным причинам неисполнения документов в срок обычно относятся:
Слишком высокая степень централизации полномочий;
перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
недостаточные сроки для качественного исполнения;
нерациональная система документооборота;
недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Документационное обеспечение управления
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):
1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции:
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:
1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.
Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:
1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.
Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
Организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.
Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
Приемная;
секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
секретариат коллегии;
протокольное бюро.
2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
Экспедицию;
бюро переписки;
бюро учета и регистрации документов;
компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем.
5. Центральный архив.
6. Инспекция.
Организация документационного обеспечения
Существует три формы организации делопроизводства:Централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.
Выбор наименования службы ДОУ
В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.
Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:
Характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
- объем документооборота организации;
- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.
На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.
Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.
Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.
Организационная структура службы ДОУ
На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.
На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.
Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.
Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ
При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России № 37).
Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда.
Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:
1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления.
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.
4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.
Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.
Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.
1. Общие положения.
3. Функции службы ДОУ.
Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.
Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.
Система документационного обеспечения
Деятельность любой организации сопровождается созданием документов; оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:
Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
Государственные стандарты на документацию;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две части: информационный документационный обеспечение управление:
1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;
2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.
Первая часть нормативной базы условно делится на несколько групп.
Первая группа - федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.
Вторая группа нормативных актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер.
К ним относятся:
Государственная система документационного обеспечения управления;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов");
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.
Третья группа нормативных актов - это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.
Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".
Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.
В настоящее время ВНИИДАД совместно с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.
Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.
Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.
Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.
Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.
Инструкция состоит из следующих разделов:
– общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);
– функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);
– обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);
– права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);
– взаимоотношения (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.);
– оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество работы и своевременность ее выполнения).
Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.
Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.
Отдел документационного обеспечения
Задачи и функции отдела документационного обеспеченияОбеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами.
Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.
Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.
Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.
Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.
Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).
Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам.
Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.
Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников. Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.
Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством.
Регламентирующие документы
Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству.
Внутренние документы:
Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.
Взаимоотношения отдела документационного обеспечения с другими подразделениями
С техническими подразделениями и цехами чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения для:
Регистрации, учета и хранения;
- сообщений об изменениях в документационного обеспечения;
- заявок на подбор технической литературы;
- актов о списании документационного обеспечения;
- заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения;
- копий документационного обеспечения чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения;
- технической литературы;
- указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива.
С отделом организации труда и заработной платы утвержденного штатного расписания:
Положения о премировании работников отдела;
- консультаций по вопросам трудового права;
- предложений по формированию штатного расписания отдела.
С отделом материально-технического снабжения материально-технических ресурсов по заявкам отдела заявок на необходимые отделу материально-технические ресурсы (канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.).
Права отдела документационного обеспечения
Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.
Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.
Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.
Представлять руководству предприятия:
Предложения о поощрениях работников отдела.
- Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.
- Проводить аттестацию работников отдела.
Ответственность отдела документационного обеспечения
Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.
На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:
Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.
- Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела.
- Своевременное исполнение приказов руководства.
Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями.
Служба документационного обеспечения
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.
При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
Структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
существующие делопроизводственные традиции.
Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:
В министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
Секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства);
канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив;
На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
Подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
секретариат;
экспедиция;
копировально-множительное бюро;
архив.
Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.
В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:
Совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота;
унификация форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести:
Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам организации;
машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
Подготовка к докладу руководству поступающих документов;
Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
организация хранения документов в структурных подразделениях;
организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
организация делопроизводства по обращениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
контроль за сроками исполнения документов;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
Документационное обеспечение государственного управления
ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах государственного управления на предприятиях. ГСДОУ – это межотраслевой документ, разработанный в Росархивом. Нельзя забывать, что за последние годы в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.Основные цели ГСДОУ:
1. в упорядочении документооборота организации;
2. сокращение кол-ва и повышение качества документов;
3. создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации;
4. совершенствование аппарата управления.
Раздел «Документирование управленческой деятельности» состоит из четырех частей: Состав управленческих документов, Унификация и стандартизация управленческих документов, Оформление управленческих документов, Составление текстов управленческих документов.
При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и к их текстам.
ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи вычислительной техники.
Раздел “Организация работы с документами” охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.
Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.
Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) предприятия, учреждения. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях традиционной и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она должна включать регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы. Так как информационно-поисковые массивы могут быть реализованы в бумажном варианте (картотеки) и электронном, то в ГСДОУ выдвигается требование их совместимости. Для достижения такой совместимости на предприятии разрабатываются классификаторы, например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений, классификатор видов документов и др.
В разделе также рассматриваются технологии регистрации документов, индексации, оперативного хранения, составления номенклатуры дел, формирования дел, технологии контроля исполнения документов, передачи в ведомственный архив.
В разделе «Механизация и автоматизация работы с документами» содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами (этот раздел требует большой доработки).
В разделе “Организация службы ДОУ” заложен подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.
ГСДОУ определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия, это могут быть: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь руководителя.
В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Раздел содержит ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Функции служб делопроизводства приведены в приложении к ГСДОУ: «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления».
В ГСДОУ имеется целый ряд приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления:
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
Перечень типовых сроков исполнения документов;
Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ;
Формы номенклатур дел;
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и др.
Многие положения ГСДОУ требуют пересмотра. Однако, целый ряд правил и рекомендаций по организации ДОУ могут оказать помощь делопроизводителям учреждений, предприятий, особенно, для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.
Документационного обеспечения организационного управления
Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организационных и нормативных методических документов – положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по документационному обеспечению управления, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативных правовых документах службы ДОУ закрепляется, прежде всего, выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, технология работы с документами.Существуют три формы организации документационного обеспечения управления:
– централизованная;
– децентрализованная;
– смешанная.
Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки документационного обеспечения управления предполагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с документами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централизованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.
Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения управления предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Данная форма используется в территориально распределенной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невозможно.
В крупных организациях устанавливается смешанная форма документационного обеспечения управления – когда часть операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руководства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтерских, кадровых, финансовых – в соответствующих структурных подразделениях.
Структуру службы ДОУ устанавливают в зависимости от объема работ и принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведомствах – управление делами, в научно-исследовательских институтах, заводах, на других государственных и негосударственных предприятиях создается отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления – общий отдел.
Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений включает в себя специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группу, сектор. Каждое подразделение выполняет одну или несколько функций.
Управление делами включает в себя:
– инспекцию при министре или руководители ведомства;
– отдел писем;
– канцелярию;
– протокольное бюро;
– секретаря коллегии;
– бюро учета и регистрации;
– экспедицию;
– компьютерный центр обработки текстовых документов;
– бюро правительственной переписки;
– отдел писем;
– отдел совершенствования работы с документами;
– центральный архив.
Канцелярия или Отдел документационного обеспечения управления могут включать:
– группу по приему и обработке входящих и исходящих документов;
– группу по учету и регистрации документов;
– группу по работе с обращениями граждан;
– архив;
– секретарей руководителей и структурных подразделений;
– группу по контролю;
– копировально-множительное бюро.
Структура общего отдела включает следующие подразделения:
– канцелярия;
– группа контроля;
– протокольный отдел;
– группа совершенствования работы с документами;
– группа обращений граждан;
– копировально-множительное бюро;
– архив.
Информационно документационное обеспечение
Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.
Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации, учреждению).
К началу девяностых годов XX века в аппарате управления страны было занято более 14млнчеловек, а ежегодный документооборот составлял не менее 60млрд листов с отчетливой тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, указанные данные не кажутся фантастическими. 1. Документ. Системы документации в народном хозяйстве России.
В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» - так определяется документ государственным стандартом.
Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. В контексте настоящего курса на первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих технологий, включающих в себя планирование, учет, контроль.
Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации.
Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам.
Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.
Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.
По существу, интенсивная деятельность по разработке и внедрению унифицированных систем документации развернулась в стране с конца шестидесятых годов XX века. При этом концепция такого рода систем связана с единством правовых и формальных требований к информации, необходимой и достаточной для координации управленческих процедур в конкретной сфере деятельности общества.
К концу девяностых годов в стране действовало свыше двадцати федеральных унифицированных систем документации, нормативная база которых регулировалась соответствующими ГОСТами. Так, для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе модели ГОСТР6.30-7 «Требования к оформлению документов».
Создание в свое время общегосударственной системы документационного обеспечения (ГС ДОУ) позволило более определенно сформулировать понятие самой системы документирования как совокупности технологических процессов по созданию и обработке документов, создаваемых на предприятиях, в организациях и учреждениях самого различного статуса и ведомственной принадлежности. Система документирования при этом предполагает наличие определенных норм, процедур и требований не только к оформлению документа, но и к организации работы с ним, обработке, перемещению, хранению и контролю исполнения.
С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.
В объектах реализации информационно-документационного обеспечения, где еще не внедрены автоматизированные системы на базе ЭВМ, соблюдаются все технологические операции - от создания проектов документов до работы с документами внешнего происхождения: прием, распределение, регистрация, доставка (транспортировка), контроль исполнения, справочная и фондово-архивная обработка документов.
С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.
Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени аппарата управления. При этом следует иметь в виду, что для значительной части служащих (плановиков, экономистов, бухгалтеров, секретарей-референтов, статистиков и др.) работа с документной информацией составляет основу их труда.
Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.
В Единой государственной системе документационного обеспечения, сложившейся еще в семидесятые годы, целесообразно выделить несколько приоритетных направлений рационализации и технологического совершенствования документационных процессов:
Унификация и стандартизация;
- централизация и упорядочение документооборота;
- эшелонирование хранения документов;
- экономика и планирование документационных процессов;
- организация труда специализированного персонала;
- механизация и автоматизация технологических процессов. Внедрение централизованной систем делопроизводства в масштабах государства позволило достичь единообразия и информационной совместимости документации различного иерархического построения и функционального назначения.
Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.
Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.
Критериями качества управления потоками документной информации являются:
Комплексность (участие всех структур);
- системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);
- регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);
- оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).
Информационно-документационное обеспечение - весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.
Процесс документационного обеспечения
Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность.
Выделяется два вида информации:
Техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;
деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.
Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Так, создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов (устав, положение, учредительный договор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять бездокументному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т.п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.
Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.
Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т.е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.
Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:
Информационную - являются источником и носителем информации;
- управленческую - позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;
- правовую - служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;
- коммуникативную - помогают организовать обмен информацией и общение;
- учетную - накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
- социальную - характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
- культурную - являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;
- историческую - являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.
Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу.
Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:
Своевременная обработка поступающей кадровой документации;
- регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
- разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
- доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
- контроль за исполнением требований документов;
- размножение документов по кадровым вопросам и др.
Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:
Сбор и обработку документной информации;
- подготовка решения;
- принятие и документирование решения;
- доведение решения до исполнителей;
- исполнение решения;
- контроль исполнения;
- сбор информации об исполнении;
- передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;
- хранение и поиск информации.
Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.
Информационное обеспечение предполагает:
Распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;
- создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.
Автоматизированная управленческая информационная система призвана на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.
Внутриорганизационная система информации выполняет следующие функции:
Определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;
- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);
- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
- разработка программных средств, прикладных программ.
Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.
Сущность и содержание документационного обеспечения управления. Природно-экономическая характеристика и анализ документационного обеспечения управления ООО "Правда" Дзержинского района Калужской области, разработка мероприятий по его совершенствованию.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Совершенствование документационного обеспечения управления
(на примере ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области)
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ПРАВДА» ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
2.1 Природно-экономическая характеристика предприятия
2.2 Анализ документационного обеспечения управления
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ПРАВДА» ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
3.1 Основные направления совершенствования документационного обеспечения управления
3.2 Внедрение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.
Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.
В настоящее время знание традиционного бумажного делопроизводства, владение современными компьютерными технологиями, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций. Это послужило основанием для выбора темы исследования.
Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, М. И. Басаков, В.В Галахов, И.Ю. Крылова, Т.В. Кузнецова, В.Ф. Янковская и многие другие. Однако многие теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности. Поэтому необходимо дальнейшее изучение и совершенствование документационного обеспечения управления. Это и определило выбор темы курсового проекта, цель и последовательность научного исследования проблемы.
Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
· изучить теоретические основы документационного обеспечения управления.;
· провести анализ документационного обеспечения управления ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области;
· разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области.
Предметом исследования является документационное обеспечение управления. Объект исследования - ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области.
В дипломном проекте были использованы общенаучные и специальные методы познания. Из общелогических применялись -диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа и синтеза, исторического и логического познания, аналогии, обобщения. Отдельные проблемы изучались с помощью специальных методов - монографический, расчетно-нормативный. Также применялись методы фотографии рабочего дня, графический, изучения документов, параметрический, непосредственного наблюдения, и другие.
Для написания дипломного проекта использовались следующие информационные основы исследования: годовые отчеты организации за 2006-2010 гг., законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, учебники и учебные пособия, труды известных отечественных ученых, нормативно-справочные материалы, журналы.
Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений. Содержит 6 таблиц, 1 рисунок. Проект изложен на 97 страницах машинописного текста.
Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломного проекта, определены предмет и объект исследования.
В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования документационного обеспечения управления, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления; рассмотрена методика проектирования документационного обеспечения управления.
Во второй главе дипломного проекта проведено исследование организационно-экономической деятельности ООО «Правда», дана оценка состояния документационного обеспечения управления в организации и выявлены ее актуальные проблемы.
В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «Правда» и разработаны мероприятия по их внедрению.
Заключение содержит основные выводы и предложения по дипломному проекту.
Список источников литературы состоит из 53 наименований.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления
В настоящее время для большинства организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
По мнению Т. В. Кузнецовой, ДОУ - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения .
Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления организации. Основой документационного обеспечения системы управления является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения .
По мнению М. Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов .
Л. А. Ленкевич считает, что ДОУ - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций .
Н. М. Березина дает более современное определение: делопроизводство -- есть документирование деятельности организации, основанное на научной организации с применением современной техники .
Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами .
Исходя из вышеперечисленных определений можно сделать вывод, что документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления, увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
Надежность и качество управления зависят от достоверности и оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Возникновение терминологического синонима связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства .
Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Понятие «документационное обеспечение управления» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.
В соответствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации.
Любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности. Выделяют общие и специальные функции документа.
К общим функциям документа относятся:
· информационная - создается для сохранения информации;
· социальная - является социально значимым объектом, поскольку порождается той или иной социальной потребностью;
· коммуникативная - выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями;
· культурная - средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса.
Специальные функции документа следующие:
· управленческая - важнейший инструмент управления (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.);
· правовая - средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;
· исторического источника - выступает в качестве источника научных сведений .
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно - распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 30), но и зоны и последовательность и размещения на документе 10, с. 5.
В Типовой инструкции перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.
Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе.
Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.
Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), можно грамотно оформить любой документ .
Система документационного обеспечения включает документирование и организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием:
· документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление;
· организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени» . В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 г. Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения введены в 1970, 1983 гг. «Единая государственная система делопроизводства» установила единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.) .
Основными задачами документационного обеспечения управления являются:
· сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
· обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.
Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
Прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на Документационное Обеспечение Управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства.
Система автоматизации (а именно - Единая Система Автоматизации Делопроизводства) должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также опираться на программно--технические платформы предприятия. Все другие компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимые для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения необходимо уделять большое внимание.
Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.
Вся документация предприятия по источнику поступления делится на три документопотока: входящая (поступающая), исходящая (отправляемая), внутренняя.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.
Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с почтовыми правилами.
Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Передача документов для обработки, а также получение документов осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.
Число документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия. Величина документооборота используется для определения необходимой численности персонала, занимающегося делопроизводством на предприятии, расчета эффективности средств механизации и автоматизации делопроизводства, определение загруженности аппарата управления .
Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТов и включает следующие основные этапы:
· прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
· регистрация документов;
· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
· обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.
Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства, они представлены комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.
Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделения и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: название предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф учреждения. К таким документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы, содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти.
Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач предприятия.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:
· документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);
· документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).
Система справочно-информационной документации - служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, а лишь сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Особенность этой документации состоит в том, что, как правило, она идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руководителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.
Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, регулярное информирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения и формирования картотеки исполненных документов. Форму контроля выбирают исходя из возможностей предприятия. Аналогично формам регистрации документов она может быть журнальной, карточной и автоматизированной .
Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии.
Информационно-справочная работа, как и система регистрации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппированных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная система расширяет возможности информационно-справочной работы. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа: по конкретному документу - где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения; по теме (содержанию) - в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу; по корреспонденту (автору), региону - стране, республике, области, городу, району и др. .
Завершающими этапами делопроизводства на предприятии являются систематизация документов; формирование дел; организация хранения и сдача в архив.
Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».
Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве предприятия, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения 7, с. 3.
Под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку 7, с. 3.
Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Все эти этапы должны осуществляться в соответствии с действующим законодательством и требованиями ГОСТов в области делопроизводства.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.
Документационное обеспечение управления - важнейшая сторона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно основываться на четкой нормативной базе.
Нормативно-методлолгичаская база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методологических документов, регламентирующих технологию создания, обработки хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Она включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов власти разных уровней (федеральный уровень, субъектов РФ) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; ГОСТы; унифицированные системы документации (УСД); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и другие нормативные документы.
Основу законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который регулирует гражданские правоотношения, в том числе в сфере делопроизводства (устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица и др.). Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с документами регистрируются специальными федеральными законами.
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.
ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендательной.
Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разделов: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация работы с документами; механизация и автоматизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ при их составлении в работе с ними.
Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенции издавшего его органа и порядком оформления. Она обеспечивается, прежде всего, установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. Современные требования к оформлению управленческой документации определяются государственным стандартом (ГОСТом).
От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.
1.2 Методические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления
Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).
Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.
В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая данные требования к построению документационного обеспечения управления. В связи с этим первым этапом совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.
Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются:
· повышение эффективности управленческой деятельности;
· ускорение движения документов в организации;
· уменьшение трудоемкости обработки документов;
· определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;
· наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);
· определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.
Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления находиться в равновесии.
Практика рационализации делопроизводства в аппарате управления позволяет выделить основные этапы проектирования:
· проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для проектирования;
· анализ образцов внутренней документации и классификация документов;
· анализ существующего документооборота предприятия;
· анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);
· анализ номенклатуры дел предприятия;
· фотография рабочего дня сотрудников, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;
· выявление недостатков в документационном обеспечении управления;
· составление технического задания на проектирование;
· разработка проекта рационализации делопроизводства и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения;
· внедрение.
Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих данному этапу методов.
· функции, задачи и структура организации;
· организационно-нормативные материалы по делопроизводству;
· документы организации (оформление и содержание);
· характер загрузки делопроизводством основных специалистов;
· организация работы с документами;
· технология прохождения документов;
· организация изготовления (набора) и размножения документов;
· организация доставки (движения) документов;
· организация текущего хранения документов и сдача в архив.
В предпроектном исследовании были использованы следующие методы: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой -- характером и условиями изучаемого рабочего времени.
Монографический метод - это глубокое изучение и конкретное описание хозяйственной деятельности отдельных единиц исследуемой совокупности . Он состоит в том, что проблему документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к более широкой области сходных объектов.
Обобщение - это такой прием мышления, в результате которого устанавливаются общие свойства и признаки объектов . Обобщение это определение общего понятия документационного обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное, характеризующее понятие ДОУ.
Изучение документов - это один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование.
Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно разделить на несколько групп.
К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации. Для того чтобы получить полное представление об объекте необходимо изучить законодательные акты, приказы, устав и штатное расписание. Штатное расписание позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки их объем.
Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации делопроизводства: инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические рекомендации по выполнению отдельных делопроизводственных операций.
Эти документы позволяют получить общее представление об уровне делопроизводственного обслуживания.
Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии технологии обработки документов в организации.
Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и маршруты документов.
Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов.
Метод наблюдения также является одним из основных. Под наблюдением понимается целенаправленное восприятие явлений объективной действительности, в ходе, которого получают знания о внешних сторонах, свойствах и отношениях изучаемых объектов . Данный метод заключается в непосредственном присутствии в организации на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность не только собрать необходимый материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами.
Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки руководителя и главных специалистов, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов и оснащенности компьютерной техникой.
Для определения характера загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками, использовалась фотография рабочего дня. Результаты фотографии рабочего дня входят составной частью в отчет об организации делопроизводства, а при рационализации функций работников связанных с делопроизводством структуры и доказательной частью.
Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников делопроизводства и обеспечения рациональной организации труда.
Технология фотографии рабочего дня содержит три этапа:
· наблюдение;
· систематизация полученных данных;
· анализ полученных результатов.
Метод «наблюдение» (уточненное наименование «прямое наблюдение») - это процесс занесения информации, касающейся работы, на бумагу. Наблюдение считается лучшим методом сбора информации, особенно в сочетании с индивидуальными собеседованиями.
В течение рабочего дня отмечались все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставляется время и длительность операции.
Систематизация полученных данных представляет собой приведение их в единую систему.
Анализ полученных результатов - процедура мысленного, а часто также и реального расчленения предмета на части, аналитические процедуры являются одними из главных в научном исследовании .
Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций с помощью чертежа. Графики находят свое отражение в оргпроектных работах. Он используется при изучении документов (документооборота). Данный метод применяется на всех этапах оргпроектирования и тесно связан с анализом и проектированием.
Статистический метод предусматривает количественный учет однородных операции и явлений. Он использовался при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов, результатов фотографии рабочего дня .
В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем - механизм ее достижения.
Системность самого подхода проявляется в следующем:
· не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;
· выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали;
· исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;
· обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением.
Проектирование документационного обеспечения управления предполагает, прежде всего, организационно-экономическую характеристику организации для определения параметров проектирования и анализ состояния документационного обеспечения для выявления недостатков, далее разрабатывается непосредственно проект по устранению недостатков в управлении и дается его организационно-экономическое и правовое обоснование. Важным в разработке регламентирующей документации является составление (описание, проектирование) документов. Жестких методов на данном этапе нет, но имеются определенные методические документы и стилистические правила формулировки положений должностных инструкций, инструкции по делопроизводству.
Проектирование системы документационного обеспечения управления должна включать в себя систему целей и их распределения между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности.
На этапе проектирования регламентирующей документации использовались следующие методы.
Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего, в процесс выполнения работы, в отношении-которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется невыявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное наблюдение проводится на коротком отрезке времени.
Наиболее важный метод при проектировании документации - функциональный анализ должностей. Информация, собранная методами собеседования (интервьюирования) в слабо стандартизированном варианте, и наблюдения анализируются по трем параметрам: данные, персонал, предметы деятельности .
При распределении функций управления между специалистами аппарата управления применялся параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления для выявления степени их соответствия.
Для разработки регламентирующей документации используют следующие группы методов:
· методы сбора информации;
· методы анализа информации;
· методы проектирования регламентов.
При формулировке положений должностных инструкций рекомендуется использовать следующие правила:
· описывать задачи или обязанности, начиная предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в настоящем времени;
· быть точным, использовать минимальное количество слов, избегать повторов;
· всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими. Наиболее важно определить контур методического обеспечения регламентирующих функций управленческой деятельности.
Специфика управленческого труда, как объекта регламентации, обусловливает необходимость разграничения количественных методов расчета и оценки показателей управленческой деятельности предприятий и качественных методов проектирования регламентирующей документации.
Нормативная и методическая база для разработки инструкций и положений:
· квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и социальным развитием РФ в 1998 году;
· типовые положения и должностные инструкции.
Достоинство данных документов в наличии полного перечня должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала организации.
Методология разработки регламентирующей документации имеет следующие особенности:
· при разработке должностных требований все реже применяется общие типовые описания для группы одноименных должностей;
· высшие руководящие посты и должности служащих нижнего звена управления рассматриваются многими организациями как уникальные;
· считается важным для должностей высшего звена управления установить специфические черты личности руководителя соответствующие требованиям к данному руководящему посту.
Наиболее важными и обобщающими документами, регламентирующими распределение функций, прав, обязанностей и ответственности подразделений и должностных лиц управленческого персонала, являются должностные инструкции, инструкции по делопроизводству.
Подобные документы
Характеристика документационного обеспечения управления на современном этапе. Функции, задачи и служебный распорядок работы Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проблемы документационного обеспечения и пути их решения.
дипломная работа , добавлен 26.12.2010
Организационно-правовая и экономическая характеристика ООО "Правда", оценка современного состояния внутреннего контроля основных средств. Разработка плана и программы проверки состояния основных средств на предприятии, меры по совершенствованию системы.
курсовая работа , добавлен 06.03.2013
курсовая работа , добавлен 14.10.2011
Правовое регулирование документационного обеспечения управления. Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций. Построение эффективной системы делопроизводства. Разработка нормативных документов государственного действия.
курсовая работа , добавлен 07.12.2014
Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Технолига". Порядок работы в компании с исходящими документами. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Подготовка документов к передаче в архив.
дипломная работа , добавлен 11.03.2009
Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.
реферат , добавлен 22.01.2010
Перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия. Служба современного предприятия, ее назначение, задачи. Квалификационный состав. Организационно–распорядительная документация службы ДОУ.
курсовая работа , добавлен 05.12.2008
Служба документационного обеспечения управления. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правила оформления и выдачи копий. Организация оперативного хранения бумаг. Номенклатура дел и их подготовка к архивному хранению.
отчет по практике , добавлен 27.09.2014
Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.
контрольная работа , добавлен 06.03.2012
Сущность, нормативно-правовое регулирование аудита финансовых результатов. Организационно-экономическая характеристика предприятия ООО "Редькинсокое" и организация его внутреннего контроля. Совершенствование системы бухгалтерского учета в организации.
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 2
Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА» 10
1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» 10
1.2 Структура ООО, место специалиста по документационному обеспечению управления в общей структуре организации 16
1.3 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО «ЭлГа» 20
Глава 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ЭЛГА» 24
2.1. Организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» 25
2.1.1. Документирование управленческой деятельности в ООО «ЭлГа» 25
2.1.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 30
2.1.3 Анализ работы с документами в ООО «ЭлГа» 38
Глава 3. НАПРАВЛЕНИЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЭЛГА» 52
3.1. Рекомендации по улучшению работы с электронной документацией 52
3.2. Совершенствование инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа» 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 62
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Любая современная организация, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, в условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики стремится к повышению эффективности своей деятельности. Одним из основных инструментов к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в том числе, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота в организации.
В целях повышения эффективности управления следует уделять особое внимание совершенствованию работы с документами, поскольку любое управленческое решение основывается на информации, носителем которой является документ.
Следует отметить, что вся информация, которая содержится в документах, крайне важна для стабильной деятельности любой организации. В свою очередь, документ представляет собой средство связи и конечный результат крупных капиталовложений.
Вместе с тем, основную часть служебной информации сотрудники в компаниях получают с помощью документов. Также, на основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Стоит отметить, что руководители несут персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов.
В случае отсутствия положенного порядка в хранении документов может возникнуть риск утраты ценной информации, что в свою очередь отрицательно скажется на деятельности компании. В связи с этим, при работе с документами важно руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по установленным правилам, ведение номенклатуры дел, наличие архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Далее следует заметить, что документированная информация составляет основу управления, вместе с тем ее эффективность в большой степени основывается на производстве и потреблении информации.
В связи с этим можем дать определение документированной информации, как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Следует отметить, что в настоящее время информация является полноценным ресурсом производства, важным звеном социальной и политической жизни общества. Вместе с тем, от качества информации зависит качество управления. В наше время следует уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами в целях повышения качества управления.
Далее рассмотрим сам термин «документ», который характеризуется как результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается с помощью письма, фотографии, графики, звукозаписи, рисунка.
Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Стоит подчеркнуть, что к наиболее общей и основной функции документов можно отнести информационную функцию. Это обусловлено тем, что причиной появления любого документа является необходимость фиксировать информацию.
Также документы необходимы для передачи информации во времени и пространстве. Данный факт служит основанием для принятия управленческих решений, а также является доказательством их исполнения и источником для обобщений. Следует отметить, что документ может выступать и как предмет труда в управленческой деятельности.
Документы формируются и используются самого разнообразного характера, на это влияют размеры и направления деятельности организаций, их форм собственности, структурных особенностей, а также ряда других факторов.
Правильное оформление документов играет большую роль в любой сфере деятельности. Стоит отметить, что именно от качества оформления документов зависит четкость и быстрота документооборота, юридическая сила этих документов, а также эффективность применения документов в контрольной и оперативной работе.
Все документы должны отвечать определенным требованиям, несоблюдение которых, делает документы неполноценными, а иногда недействительными.
Влияние организации работы с документами оказывается на качество работы аппарата управления, а также организацию и культуру труда управленческих работников. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того насколько профессионально ведется документация.
Немалое значение в настоящее время придается систематизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые влияют на рост производительность труда сотрудников, занятых в управлении. Это обусловлено тем, что посредством совершенной системы документационного обеспечения управления обеспечивается более быстрое движение и исполнение служебных документов, а также их хранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Все вышеизложенное подчеркивает актуальность выбранной темы, которая обуславливается недостаточной проработкой проблемы документирования основной деятельности в организациях.
Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа».
Предмет исследования - организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» (в дальнейшем именуемое ООО «ЭлГа»).
Цель дипломной работы заключается в анализе документационного обеспечения управления в ООО «ЭлГа» и в разработке направлений его совершенствования.
В соответствии с поставленными целями в дипломной работе были поставлены следующие задачи:
- изучить историю создания ООО «ЭлГа»;
- определить направление деятельности, цели и задачи ООО «ЭлГа»;
- изучить организационную структуру управления и функции ООО «ЭлГа»;
- проанализировать организацию делопроизводства в ООО «ЭлГа»;
- провести анализ инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа»;
- разработать рекомендации по совершенствованию документирования управленческой деятельности;
- предложить мероприятия по совершенствованию делопроизводства организации в целом и инструкции по делопроизводству ООО «ЭлГа» в частности.
При написании данной дипломной работы была изучена и проанализирована научная литература. О значении документирования свидетельствует тот факт, что его проблемам посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах В.И. Андреева, В.А. Спивак и А.В. Охотников дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций.
В изданиях Т.А. Акимовой, М.П. Бобылевой, О.В. Вовкотруб, В.Н. Митрофановой отражены вопросы программных продуктов для автоматизации движения документов.
В работах И.Ю. Байковой, М.И. Басакова, В.В. Галахова, Ю.А. Панасенко представлены материалы по делопроизводству, а также организация и технология работы с образцами, документами.
Также в работе рассмотрены основные положения таких правовых актов, как Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД).
Информационной базой исследования являются организационные документы, материалы наблюдения, профессиональные сайты для специалистов.
Информационная база исследования дополняет теоретическую использованием нормативных и законодательных актов РФ, интернет-ресурсов, годовых отчетов, учетной и отчетной документации ООО «ЭлГа».
Комплекс федеральных законодательных актов, регламентирующих работу с документами, составляют: Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью». Закон определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение обществ с ограниченной ответственностью, права и обязанности их участников, а также обеспечивает защиту прав и интересов участников общества.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения.
Федеральный закон «Об электронной подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При написании дипломной работы использовались различные методы: анализ, экономико-статистические методы, методы аналогии, а также метод экспертных оценок.
Структура работы включает введение, 3 главы, заключение, список использованной литературы и приложения.
В первой главе «История создания, структура, функции ООО «ЭлГа» рассматривается история создания организации, направление ее деятельности, основные цели и задачи компании, а также представлена организационная структура управления и функции ООО «ЭлГа».
Вторая глава «Анализ документирования деятельности ООО «ЭлГа»» содержит анализ организации документооборота компании, а также анализ движения входящих, исходящих и внутренних документов организации.
В третьей главе «Направления совершенствования деятельности ООО «ЭлГа»» предлагаются рекомендации по улучшению работы с электронной документацией, а также разработаны мероприятия по совершенствованию системы документооборота и ее защите.
В заключении дипломной работы сформированы выводы и рекомендации совершенствования деятельности ООО «ЭлГа».
Структурно работа состоит из введения, трех глав, заключения. Список литературы включает 45 источников. Работа содержит 5 таблиц, 2 рисунка, 6 приложений. Дипломная работа написана на 72 страницах печатного текста.
Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА»
1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа»
B странах с развитой рыночной экономикой наличие высокой конкуренции, действенной законодательной и судебной систем и длительного опыта работы, подталкивает большинство предпринимателей и менеджеров к решению задач по улучшению следующих показателей:
- конкурентоспособность продукции;
- производительность труда;
- качество роста и развития.
Следует отметить, что в российских организациях несколько иная ситуация. В большинстве отраслей уровень конкуренции значительно ниже, чем в развитых странах, почти полностью отсутствует инновационное развитие. Небольшой опыт работы менеджеров в существующий российских условиях в большинстве случаев приводят к преобладанию в управлении краткосрочных, сиюминутных интересов и, как следствие, - простых управленческих решений, рассчитанных на один-два года.
ООО «ЭлГА» зарегистрирована в 2005 году. Компания предоставляет большой спектр услуг по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Так же ООО «ЭЛГА» производит реконструкцию производственных помещений, текущий и капитальный ремонт административных зданий и социальных объектов.
Компания появилась на свет в апреле 2005 г. Началом её создания стало желание будущих учредителей общества Куприяновой К.Н. и Приваловой Л.А. сформировать собственную организацию по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Первый год деятельности стал самым сложным. Для того, чтобы «завоевать» рынок, надо было привлечь в компанию высококвалифицированных специалистов, соответственно, обеспечить им достойную зарплату, а также грамотно организовать их труд. Заслугой руководителя является то, что ему удалось найти и объединить в дружный коллектив настоящих профессионалов.
Далее отметим, что ООО «Элга» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, а также выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Также стоит отметить, что компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
ООО «Элга» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно - правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.
В 2007 г. компания «ЭлГА» начала собственное сертифицированное производство пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, балконных ограждений. Впервые компания приняла участие в крупнейшей строительной выставке MosBuild, входящей в ТОП-5 строительных выставок мира. Участие в данном мероприятии подтвердило конкурентоспособность на строительном рынке г. Калуги.
В сложных экономических условиях кризиса 2008 года развитие компании не останавливалось. Что подтверждается открытием цеха по производству стеклопакетов, жалюзи, офисных перегородок.
Также свидетельством непрерывного роста компании в 2010 году стали новые продукты, которые добавились в ассортименте: раздвижные двери, противовзломные окна, уникальный брендовый продукт Quick-Block.
Система управления качеством организации сертифицирована в соответствии с Международным стандартом ISO 9001, также качество товара гарантируется сертификатом № РОСС RU.СЛО8.В00119 от 02.06.2010 г., выданным Органом Сертификации «НОВГОРОДСТРОЙСЕРТИФИКАЦИЯ».
Как уже было отмечено, ООО «ЭлГа» работает на рынке Калуги, Москвы и всей России с 2005 года. Компания обладает собственным сертифицированным производством пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, жалюзи, офисных перегородок, балконных ограждений, что позволяет выпускать по доступным ценам высококачественную продукцию.
Вместе с частными заказами есть и специальное оптовое предложение по остеклению целых зданий. Накоплен богатый опыт и технический потенциал. Выполнено большое количество крупных объектов.
Далее рассмотрим миссию и цели ОО «ЭлГа». Отметим, что миссия компании следующая: работать для людей, создавая для них лучшее качество жизни.
В свою очередь, основной целью компании является приносить прибыль, следовательно, деятельность компании должна быть эффективной.
Необходимо наличие следующих факторов для обеспечения эффективности:
- оптимальное использование всех ресурсов;
- оперативность и точность исполнения поставленных задач.
- четкость и гибкость управления;
- постоянное увеличение объема и качества реализуемой продукции и оказываемых услуг.
Несомненно, одной из основных ценностей компании являются сотрудники.
Рассмотрим основные цели и задачи ООО «ЭлГа» и представим их в таблице 2.
Таблица 2
Цели и задачи ООО «ЭлГа»
Цели Задачи
Экономические: 1. Извлечение максимальной прибыли 2. Занятие максимального % строительного рынка г. Калуги 3. Выход на региональный рынок в последующем, после этого - на Российский рынок. 4. Финансовая устойчивость организации. 5. Снижение срока окупаемости инвестиций. 6. Разработка и внедрение нововведений. 1. Детальная разработка плана маркетинга, определение и анализ основных конкурентов, проведение маркетингового исследования, формирование решений для разработки бизнес-плана, swot-анализ ООО «ЭлГа». 2. Разработка бизнес-плана. 3. Получение инвестиций 4. Заключение различных договоров 5. Проведение широкой рекламной кампании, формирование миссии организации, слогана, брэнда и т.п. 6. Разработка и внедрение рекламной кампании, далее, по мере роста продаж на региональном рынке и по мере занятия компании определенной доли этого рынка - выход на Российский рынок.
Политические: 1. Поддержание политической стабильности 2. Поддержание дальнейшего развития рыночных отношений 1. Соблюдение и поддержание правил честной конкуренции. 2. Удовлетворение потребностей клиентов, вследствие чего у них формируется рыночная, т.е. демократическая форма мышления.
Социальные 1. Увеличение уровня занятости населения 2. Удовлетворение потребностей клиентов 1. Создание новых рабочих мест, 2. Рост уровня комфортабельности жизни.
Общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа» учреждено в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Законом № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом организации (Приложение 1).
Как уже было отмечено, общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели получение прибыли. Общество является юридическим лицом, имеющим в собственности обособленное имущество и отвечающим по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Общество имеет фирменное наименование, самостоятельный баланс, круглую печать со своим фирменным наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.
Юридический адрес ООО «ЭлГа»: 248601, г. Калуга, ул. Пацаева, 3.
Следует отметить, что персонал ООО «ЭлГА» состоит в большинстве своем из опытных профессионалов, предоставляющих гарантию качества выполнения всех видов строительных и монтажных работ.
В ООО «ЭлГА» все выполняемые работы осуществляются на основании лицензии, к тому же все сотрудники имеют соответствующую квалификацию.
Для осуществления поставленной цели организация осуществляет следующие основные виды деятельности:
- ремонтно-строительные и строительно-монтажные работы;
- различные виды коммерческо-посреднической и торгово-закупочной деятельности, включая комиссионную, выездную и розничную торговлю;
- внешнеэкономическая деятельность;
- проектно-сметные и конструкторские работы;
- производство различных товаров народного потребления;
- оказание платных услуг предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам и др.
Далее стоит подчеркнуть, что общество имеет право полной хозяйственной самостоятельности в вопросах принятия хозяйственных решений, распределения прибыли, установления цен, определения форм управления, сбыта, оплаты труда и т.д.
Вместе с тем, общество может совершать в отношении юридических лиц все действия, предусмотренные законодательством.
Также общество имеет право в установленном законном порядке создавать свои филиалы и представительства, выступать учредителем дочерних предприятий на территории Российской Федерации и за границей.
Общество осуществляет бухгалтерский, оперативный и статистический учет результатов своей деятельности в порядке, установленном действующим законодательством.
Ответственность за состояние учета и своевременность предоставления бухгалтерской и иной отчетности возлагается на директора общества. Директор общества назначает главного бухгалтера общества.
Общество........
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. ИСТОЧНИКИ
1.1. ИСТОЧНИКИ НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.1.1. Текущее делопроизводство ООО «ЭлГа»
1.1.2. Устав ООО «ЭлГа»
1.1.3. Бухгалтерский баланс ООО «ЭлГа» за 2011-2013 гг.
1.1.4. Должностная инструкция бухгалтера ООО «ЭлГа»
1.1.5. Должностная инструкция руководителя ООО «ЭлГа»
1.1.6. Инструкция по делопроизводству ООО «ЭлГа»
1.2. ИСТОЧНИКИ ОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.2.1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 09.02.2009) // Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - .
1.2.2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (в ред. от. 01.01.2014)//Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/tkrf.
1.2.3. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (действующая редакция от 05.05.2014) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/ooo/.
1.2.4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12146661.
1.2.5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12148555/#ixzz3AFY7Bjm5
1.2.6. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред.от 12.03.2014 N 33-ФЗ) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12184522/#ixzz3AFcT0HQs.
1.2.7. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: cons/cgi/online.cgi.
1.2.8. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 185891/.
1.2.9. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст)// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 70650732
1.2.10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (с изм. и доп. № 71/2013 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 26.09.2013 N 1097-ст) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 179139/.
2. ЛИТЕРАТУРА
2.1. Акимова Т.А. Теория организации: учебное пособие. - М.: Юнити, 2013. - 367 c.
2.2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практическое пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: КНОРУС, 2010. - 256с.
2.3. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. Издательство: ЭКСМО, 2010. - 288 с.
2.4. Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций - Ростов н/Д.: Феникс, 2012. - 192 с.
2.5. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Издательство: Термика, 2010. - 144 с.
2.6. Бобылева М.П. Корпоративная компьютерная программа движения документов и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2013. - №2. - С.41-43.
2.7. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2013-49 с.
2.8. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного движения документов внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2013. - №2. - С.15-17.
2.9. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации движения документов / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С.27-33.
2.10. Витин Ю.Г. От движения документов классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 4. - С.50-55.
2.11. Вовкотруб О.В. Документ и сведения в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии движения документов в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, - 2012. - С.3-10.
2.12. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // - Секретарское дело. - 2012. - №10 - С.17-22.
2.13. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - M.: ТК Велби, 2013. - 448 c.
2.14. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. -Юнити-Дана, 2011. - 390 с.
2.15. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. -5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2012. - 520с.
2.16. Куняев Н.Н. (ред.) Документоведение Учебник. - Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2012. - 352 с.
2.17. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2011. - 256 с.
2.18. Митрофанова В.Н. «Внутренняя переписка на предприятии»//Кадровик. - 2012.- №2. С.2-3.
2.19. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: - Ростов-н/Д.: Март, 2011. - 304 с.
2.20. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления. - Учеб. пособие, - М.: Издательство РИОР, 2013. - 93 с.
2.21. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Издательство: «Питер», 2010. - 287 с.
2.22. Юсипова Е. Документооборот договоров. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - №02, 2011. - 97 с.
3. ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
3.1. Официальный сайт Общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» [Электронный ресурс] - Режим доступа: 3.2. Официальный сайт Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций [Электронный ресурс] - Режим доступа:
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА
Зинакова О.С.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik . infokaf @ rambler .ru
Документационное обеспечение как одна из составляющих функций управления присутствует во всех системах управления предприятием, в том числе в системе управления персоналом. ДОУ - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами . Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Управление персоналом в силу своей специфики обусловленной, в частности, вовлечением в процесс управления значительного числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами. Документационное обеспечение управления персоналом включает полный цикл - создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения. Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением, порядок работы с которой определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.
В состав свойств системы документационного обеспечения управления персонала входят:
1) наличие существенного количества составных элементов, которые связаны между собой информационными каналами передачи данных;
2) наличие одной общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, которые подчинены общей цели;
3) разделение системы любого уровня на отдельные элементы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня..
Российская телевизионная и радиовещательная сеть г. Брянска в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями Правительства РФ, Президента РФ, министерств и ведомств, Гражданским, Трудовым и Пенсионным кодексами РФ, приказами Дирекции предприятия, правилами, инструкциями и положениями, разработанными на предприятии.
ДОУ персоналом в Российской телевизионной и радиовещательной сети г. Брянска осуществляет служба по персоналу. Управление персоналом в унитарном предприятии Российская телевизионная и радиовещательная сеть предполагает организацию найма, отбора, приема персонала, его деловую оценку, профориентацию и адаптацию, обучение, управление его деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального развития организации, высвобождение персонала и др. Сюда же следует отнести вопросы взаимодействия руководителя организации со службами занятости, управления безопасностью персонала. Согласно трудовому законодательству регулирование трудовых отношений в Российской телевизионной и радиовещательной сети осуществляется за счёт заключения, изменения и дополнения работником и работодателем коллективных договоров, соглашений и трудовых договоров. Основными руководящими документами в области управления персонала на предприятии Российская телевизионная и радиовещательная сеть являются:
Постановление Минтруда РФ от 14 марта 1997 г. N 12 «О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда»;
Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 31 августа 2007 г. N 569 «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»;
Комментарий к приказу Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 N 569 «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»;
На предприятии находятся в наличии нормативно-правовые документы, которые регламентируют документационное обеспечение управления на предприятии.
В ходе анализа организации ДОУ было выявлено, что для оформления документов в Российской телевизионной и радиовещательной сети используют устаревшую инструкцию «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05 августа 1993 №321». Проверка правильности оформления документов за 2013 год показала, что 25 документов оформлены с нарушением положений ГОСДОУ, ГОСТ Р. 6. 30 – 2003. Например, за провинность работнику сделали строгий выговор, но подпись (ознакомлен) должностного лица на документе отсутствовала, также к этому документу не были прикреплены объяснительные. Это считается нарушением ст. 1131 положения Государственного Общероссийского стандарта документационного обеспечения управления (ГОСДОУ).
Для автоматизации ДОУ персонала наиболее распространенное решение заключается в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или помощника руководителя. Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.
Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:
1) Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2) Выбор правильной стратегии автоматизации.
Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими положениями ГОСТ, нормативными документами, ФЗ:
- Новым ГОСТ Р 7.0 -2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
- ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
- ОК 011–93 "Общероссийский классификатор управленческой документации"
Нельзя сегодня базироваться на типовой инструкции по делопроизводству, необходимо создание своей инструкции с учетом специфики документооборота на предприятии.
Для решения второй задачи важно обратить внимание на технологии, предлагаемые различными компаниями по автоматизации ДОУ. Для данного предприятия наиболее подходящей является автоматизированная система управления документами «Дело», модуль «Кадры», так как это оперативное принятие решений по документам и эффективное средство контроля их исполнения, так же профессиональное решение для ведения как традиционного так и электронного документооборота.
Таким образом, для любого предприятия жизненно важно постоянное совершенствование документационного обеспечения управления, так как это влияет на качество кадровой политики, кадрового менеджмента.
Список использованных источников:
- ГОСТ Р 7.0-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185).
- Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы / М. Бобылева //Финансовая газета. - 2012. - № 16. - С. 20-28.
- Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство / М. Горбенко // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2014. - № 10 - С.12-16.
- Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М. Ларин // АКДИ «Экономика и жизнь». - 2012. - № 31. - С.6-11.
- Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации / Т.М. Новикова // Управление человеческим потенциалом. – 2013. - № 8. - С.23-26.