Публикация электронных документов. Московский государственный университет печати. Требования и описание архитектуры

Тема 29. Технологии создания электронных документов

Сегодня уже неудивительно, когда читатель (пользователь), приходя в библиотеку и проведя в ней определенное количество времени, не только не пользуется ее фондом, но даже и не делает попытки заказать литературу. Многие свои потребности пользователи удовлетворяют на информационном уровне, т.е. вполне довольствуются библиографической, реферативной, справочной и иной электронной информацией, полученной через Интернет, с помощью CD-ROM или иным способом. Более того, развитие электронного ресурса приводит к тому, что многие библиотеки, не имея средств на комплектование зарубежных изданий, находят возможность организовать доступ своим пользователям к полнотекстовым электронным ресурсам, и эти тенденции набирают силу (электронная научная библиотека РФФИ, электронные издания Института "Открытое общество" – Россия и др. предоставили бесплатный доступ многим библиотекам к нескольким тысячам названий зарубежных журналов). Кроме того, получает все большее распространение электронная доставка документов, которая позволяет пользователям библиотек, не приходя в саму библиотеку, заказать со своего рабочего места (или из дома) электронную копию той или иной статьи, брошюры, фрагмента книги и в считанные мгновения получить ее. При этом нельзя не отметить, что уже во многих библиотеках число удаленных обращений (посещений) к Интернет-сайту библиотеки превосходит число обычных физических посещений.
Все вышеизложенное подтверждает, что старые представления о библиотеке рушатся на глазах. Читатель уже далеко не всегда приходит в библиотеку за документом, он приходит за информацией и/или электронным ресурсом. Библиотека постепенно превращается в центр информационных электронных ресурсов, сохраняя, тем не менее, за собой функции обычной библиотеки по обслуживанию пользователей печатными документами. Эта новая функция современной библиотеки не только наглядно иллюстрирует одну из главных тенденций современной библиотечной деятельности, она также должна учитываться как в планировании развития автоматизированных библиотечно-информационных технологий, так и в целом для пересмотра уже устаревшей концепции традиционной библиотеки.

Технологии создания электронного документа

Во – первых, это технологии аналитико – синтетической обработки информации в АБИС.
Аналитико – синтетическая обработка (АСО) – отдельные процессы, включающие операции или группы операций, связанные с анализом документов или данных но не ведущие к существенному изменению их содержания, структуры и вида. В автоматизированных системах АСО может выполняться как в виде ручных, "человеко-машинных", так и чисто "машинных" (т.е. с использованием только автоматизированных средств) операций. Примерами полностью или частично автоматизированной реализации АСО могут служить операции сортировки, записи/перезаписи, кодирования, декодирования, шифрования/дешифрования, конвертирования и др. Обработка данных – обобщенное наименование разнородных процессов, связанных с данными. Можно отметить некоторые термины, связанные с видами обработки данных:

• Интегрированная обработка данных – принцип организации обработки данных в автоматизированной системе, при котором процессы или операции, ранее выполнявшиеся в различных организациях, подразделениях или участках технологической цепи, объединяются или оптимизируются с целью повышения эффективности системы. Одной из возможных целей "интегрированной обработки данных" является создание интегрированных баз данных.
• Распределенная обработка данных – обработка данных, проводимая в распределенной системе, при которой каждый из технологических или функциональных узлов системы может независимо обрабатывать локальные данные и принимать соответствующие решения. При выполнении отдельных процессов узлы распределенной системы могут обмениваться информацией через каналы связи с целью обработки данных или получения результатов анализа, представляющий для них взаимный.
• Автоматизированная обработка (данных/документов) – обработка (данных или документов), выполняемая автоматически, без участия человека или при ограниченном его участии. Техническими средствами реализации "автоматизированной обработки" могут быть ЭВМ или иные устройства, машины.
• Машинная обработка – выполнение операций над данными с помощью ЭВМ или других устройств обработки данных.
• Предмашинная обработка, подготовка данных для ввода – этап аналитико-синтетической переработки или обработки документов, связанный с формализацией итоговых документов и записью их содержания на рабочий лист.
• Сортировка – автоматическое или ручное распределение документов или данных по каким-либо заданным признакам. Совокупность процессов, связанных с приведением записей в файле в соответствие с последними изменениями в предметной области или полученными новыми сведениями (данными). "Обновление файла" предполагает выполнение следующих операций: просмотр записей, добавление новых записей, стирание (удаления) или исправление (редактирование) существующих записей.

Во – вторых, это технологии оцифровки информации.
К технологиям оцифровки информации относят:

1.Сканирование.
Этот способ особенно удобен для тех, кто готовит мультиме¬дийные приложения на основе уже имеющихся печатных мате¬риалов и иллюстраций.
Сканер – это периферийное устройство персонального компьютера, позволяющее вводить в компьютер оригиналы, представленные в виде текстовых документов, рисунков, слайдов, фотографий и так далее. Сканер преобразует подобную информацию в электронную.
На основании обобщенной оценки характеристик сканеров эти устройства можно подразделить на следующие подгруппы:

o Ручные сканеры.

o Страничные (протяжные) сканеры.

o Слайд – сканеры.

o Проекционные сканеры.

o Барабанные сканеры.

2.Ввод данных с клавиатуры.

Ввод данных с клавиатуры – разновидность ручного ввода. Технологическим средством обеспечения клавиатурного ввода является рабочий лист. Ввод текста осуществляется с помощью текстового редактора Word, который входит в пакет программ под общим названием Office, выпущенный корпорацией Microsoft. Он предназначен для работы под управлением операционной системы Windows.
Word – приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов, которое дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные современными компьютерными технологиями:

o набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

o форматирование символов с применением множества шрифтов True Type разнообразных начертаний и размеров;

o форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

o форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразные указатели);

o проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

В – третьих, это технологии обработки оцифрованных документов.
К технологиям обработки оцифрованных документов относят распознавание символов и их дальнейшее редактирование.
Программные средства оптического распознавания символов – OCR (Optical Character Recognition) предназначены для автоматического ввода в компьютер печатных документов. Чаще всего пользователи применяют на практике систему оптического распознавания текстов FineReader производства ABBYY и систему оптического распознавания символов CuneiForm производства Cognitive Technologies Ltd. Обе системы обладают приблизительно равноценными возможностями и предназначены для распознавания текстов, набранных практически любыми шрифтами (кроме иероглифов и арабских), без предварительного обучения. Особенностью программ является высокая точность распознавания символов и малая чувствительность к дефектам печати.
Программные системы OCR работают следующим образом. Допустим, вы располагаете текстовым бумажным документом со сложной структурой, т.е. помимо текста в документе содержатся таблицы, диаграммы, иллюстрации и т.п. Нужно отредактировать текст средствами текстового процессора. Для решения подобной задачи нужно поместить документ в сканер и создать его электронную копию, представляющую собой графическое изображение документа.
Дальше необходимо преобразовать изображение в текст. Данный этап является очень ответственным, поскольку результатом сканирования является изображение, которое можно сохранить исключительно в файле того или иного графического формата или загрузить для обработки не в текстовый, а в какой-либо графический редактор. Вставить изображение непосредственно в текстовый редактор можно. Вместе с тем для текстовых приложений изображение является неделимым элементом и не может быть идентифицировано. Таким образом, даже если на изображении присутствует текст, средствами текстового редактора его отредактировать невозможно. Поэтому прежде всего необходимо преобразовать изображение символов в текст как таковой, т.е. в последовательность символов, доступную для обработки в текстовых редакторах.
Программные системы FineReader и CuneiForm позволяют решать задачи преобразования изображений в тексты и поставляются в виде комплексов, достаточно мощных для применения в практической деятельности.
Процесс распознавания текста системами OCR состоит в следующем.
Вначале необходимо получить графическое изображение документа, что может быть реализовано двумя путями – сканированием документа либо загрузкой изображения из файла. Программная среда приложений позволяет просматривать изображения в различных масштабах, а также выполнять с ними некоторые преобразования, в частности поворачивать и инвертировать их.
На следующем этапе обработки документов выполняется их разметка. Цель этой операции – указать системе OCR, каким образом текст расположен на изображении.
Результаты автоматической разметки можно корректировать вручную – создавать и удалять блоки текста, перемещать их, задавать их размеры, делить на смежные блоки, делать блоки многоугольными, присоединяя к ним или вырезая из них прямоугольники блоков и т.п. Блокам можно присваивать порядковые номера, что очень удобно, если нужно преобразовать сложно отформатированный текст в простой.
Для текстов, напечатанных расплывчато или на неоднородном фоне, используется адаптивное сканирование, позволяющее за счет некоторого снижения производительности повысить точность определения контуров букв.
При распознавании неконтрастных, бледно напечатанных документов качество распознавания можно улучшить путем регулировки таких параметров, как яркость, контрастность и порог уровня черной и белой точек.
Параметры разметки и распознавания настраиваются для того, чтобы система OCR была способна правильно разбивать текст на блоки и распознавать его. В частности, нужно указать, на каком языке (языках) написан распознаваемый текст.
Для оперативной работы с распознанным текстом в систему OCR интегрирован собственный текстовый редактор, напоминающий встроенное в Windows приложение WordPad. Текстовый редактор способен поддерживать такие основные возможности форматирования текста, как шрифты и начертания, верхние и нижние индексы, таблицы, колонки, рамки, перемещаемые поверх текста. В распознанном тексте определенным фоном выделяются сомнительные слова, причем в текстовом редакторе предусмотрены средства для быстрого поиска сомнительных слов, что существенно упрощает просмотр и правку распознанного текста.
Некоторые версии систем OCR, например ABBYY FineReader Corporate Edition, содержат интегрированные средства для коллективной работы. Для реализации возможности работы в сети на каждом компьютере должна быть установлена отдельная копия программы.
В этом случае может быть организована работа с одним и тем же пакетом на нескольких компьютерах. Сетевые средства системы обладают возможностью отслеживать процесс обработки страниц – кем в данный момент страница открыта, отсканирована, распознана, проверена и т.п. Изменения, производимые со страницей одним пользователем, видны всем, кто работает с этим же пакетом.
Возможностями коллективной работы обладает также система CuneiForm 2000 Master, которая помимо собственно среды CuneiForm 2000 и текстового редактора содержит встроенный программный блок пакетного сканирования и распознавания, а также программные средства для использования сканеров в локальной сети.

В – четвертых, это технологии создания WEB-документов.
Для создания Web – документов чаще используется язык HTML (HyperText Markup Language). Это понятие включает в себя различные способы оформления гипертекстовых документов, дизайн, гипертекстовые редакторы, браузеры и многое другое. Гипертекст как нельзя лучше подходит для включения элементов мультимедиа в традиционные документы. Практически, именно благодаря развитию гипертекста, большинство пользователей получило возможность создавать собственные мультимедийные продукты и распространять их на компакт – дисках. Такие информационные системы, выполненные в виде наборов HTML – страниц, не требуют разработки специальных программных средств, так как все необходимые инструменты для работы с данными стали частью стандартного программного обеспечения большинства персональных компьютеров. При таком подходе от пользователя требуется выполнить только ту работу, которая непосредственно относится к тематике разрабатываемого продукта: подготовить тексты, нарисовать рисунки, создать HTML – страницы и продумать связи между ними.

Электронные издания и электронные библиотеки
Вычислительная техника позволяет сохранять и распространять информацию в электронной форме, что играет революционную роль в истории человечества, аналогичную изобретению книгопечатания. Электронная форма позволяет хранить информацию наиболее надежно и компактно, распространять ее оперативнее и шире и, кроме того, предоставляет возможности ее использования, которых не могло быть при иных формах. Основными средствами для реализации этих возможностей являются электронные издания (ЭИ) и электронные электронные библиотеки (ЭБ).
Естественно, что ЭИ и ЭБ для выполнения своих функций фактически должны реализовываться в виде некоторых информационных систем отличительными свойствами которых являются длительное хранение и использование информации, в частности ее распространение. Информационные системы, работающие с динамической информацией, а также накапливающие информацию, но не предполагающие ее распространять (системы архивного типа), не могут быть отнесены к рассматриваемому классу. Таким образом, ЭИ и ЭБ занимают опреденное положение среди других информационных систем.
Электронное издание – электронный документ (группа документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.
ЭИ состоит из информации и программного обеспечения, позволяющего визуализировать эту информацию, эффективно использовать её, но не изменять. Таким образом, ЭИ представляет собой информационную систему, в которой нет функций коррекции имеющейся информации (удаления, дополнения и др.). Основное назначение информационной системы ЭИ – максимально точное воспроизведение исходной информации и предоставление пользователю средств решения определенного набора функциональных задач.
ЭИ являются тиражируемыми продуктами и могут распространяться на любых машиночитаемых носителях (компактных оптических дисках, магнитных дискетах и т.п.) или через телекоммуникационные сети.
При этом надо иметь в виду, что распространяется именно информационная система, а не только информация. Если же информация ис¬пользуется с помощью иных программных средств, то может теряться некоторая ее часть, не будут реализовываться все ее свойства, может существенно сократиться спектр пользовательских возможностей.
Область деятельности, связанная с электронными библиотеками, является достаточно новой и поэтому еще не имеет устойчивой терминологии. (Безусловно, не следует отождествлять ее с автоматизацией традиционных библиотечных процессов, хотя провести между ними точную границу вряд ли возможно.)
Существенное развитие работы по электронным библиотекам получили на рубеже 1990-х гг., когда появились адекватные средства вычислительной техники и информационные технологии, обеспечивающие надежное сохранение, оперативную обработку и эффективное использование больших массивов разнородной информации, прежде всего текстовой. Именно в то время в ряде стран стали подготавливаться проекты электронных библиотек. Некоторые из них легли в основу соответствующих национальных и международных программ.

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок - самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

• сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
• должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
• подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
• подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

• дате его формирования;
• авторе данных;
• наименовании документа;
• формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

• возможность длительного хранения;
• удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
• возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
• простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

• Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
• Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:

1. текстовых,
2. изобразительных,
3. звуковых,
4. мультимедийных изданиях,
5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

• Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
• Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
• Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
• Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
• Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
• Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Электронный документ - представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования.

Информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью . При этом программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи, должны быть сертифицированы.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом;

иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Электронное издание - электронный документ или группа электронных документов, прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, а также имеющий выходные сведения.

3. Система электронного документооборота

Все создаваемые управленческие документы «обслуживают» определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления .

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века.

С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела».

Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство или система документооборота , распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности.

Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным работать с документами намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда.

При этом прорыв произошел сразу по нескольким направлениям. Первую волну поднял Интернет. Электронная почта, огромное количество доступных сайтов с самой разнообразной информацией потребовали иной, чем в СУБД, системы структуризации данных. «Сообщение», HTML, XML, «поисковая машина» и т.п. – термины из совершенно другой области, чем СУБД.

Одновременно с этим начали развиваться системы делопроизводства и контроля исполнения распоряжений. В этих системах понятие документа является основным, даже если в реальности происходит движение только вторичной информации – регистрационных и контрольных карточек. И наконец, фундаментальное обоснование «документного» взгляда на информацию принесли попытки внедрения той самой безбумажной технологии, которая, казалось, должна была с ним покончить. Выяснилось, что для передачи по сети значимой информации она должна быть «заверена» подписью. Но подпись, хотя бы и электронная, ставится не под каким-то данным или набором данных, а только под документом, аналогом того самого, бумажного.

Таким образом, постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать – документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства. Область формируется, хотя далеко еще не оформилась, не стала всем понятой, «переваренной» в своей особенности, с четко выраженной концепцией, кругом понятий, задач и т.п. Кое-что из перечисленного уже достаточно проработано, другое только начинает осознаваться.

Электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;

Средства электронного документооборота - программные и/или технические средства, применяемые в электронном документообороте;

Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;

Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ, подписывает его электронной цифровой подписью или иным электронным аналогом подписи и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;

Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;

Электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Прежде всего электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме - это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются.

Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Уже давно утвердилась практика обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует.

Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и даже между предприятиями. Но увеличивающееся количество программистов также не остается в стороне и периодически вступает в игру с предложениями проработанных в деталях собственных систем.

Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок - АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, многочисленные и многоступенчатые проверки и перепроверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации.

Электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной подписью (ЭП). Электронная подпись - это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, причем средства создания ЭП могут быть различными. Их правомочность устанавливается законодательно. Более подробно об электронной подписи будем говорить на следующей лекции.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:

многопользовательские СУБД;

средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

локальные сети;

средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;

средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе , выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

надежность доставки (исключение возможности потери документов);

повышенные вероятностно-временные характеристики;

достоверность передаваемых документов;

конфиденциальность документов;

контроль доставки сообщений и регистрация трафика;

возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;

отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов) 1 .

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Системы управления документами (СУД)

Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- , видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

В структуру систем электронного документооборота, обычно, входят следующиемодули , а именно:

Модуль согласования электронных документов;

Начальная регистрация всех входящих документов и тщательный контроль исполнения;

Подробный журнал регистрации исходящих документов;

Электронный архив документов;

Корпоративный форум;

Различные справочники организации;

Модуль администрирования всей системы.

В свою очередь модуль согласования электронных документов предназначен для выполнения следующих задач:

Создания электронных документов по принятым в организации шаблонам;

Создание маршрута прохождения электронного документа;

Согласования электронных документов всеми заинтересованными лицами, которые участвуют в согласовании;

Перераспределение полномочий одного сотрудника компании другому;

Утверждение документа;

Хранение резолюций всех лиц, которые согласовывали документ;

Согласования в закрытом режиме.

Модуль обработки исходящей и входящей корреспонденции выполняет следующие операции:

Регистрацию исходящей и входящей электронной документации;

Классификацию всей корреспонденции;

Установка контроля;

Выдачу поручений по исходящим и входящим электронным документам;

Ведение подробной переписки;

Направление входящего электронного документа по уже созданным или новым маршрутам движения документа;

Хранение всех связей между исходящими и входящими документами в электронных архивах;

Контроль прохождения электронных документов по созданным маршрутам;

Заполнение журналов в электронных версиях документов организации.

Электронный архив в системе электронного документооборота создан для хранения информационных продуктов , подробного поиска, выбор копий нужных материалов и точного восстановления удалённых или ошибочно утраченных документов.

Модуль контроля и выдачи поручений выполняет следующие операции:

Размещает в системе поручения, данные подразделения в распорядительных электронных документах организации, протоколах совещаний;

Отправляет поручения сотрудникам от руководителя компании, его помощника, а также обеспечивает контроль по срокам выполнения поручений;

Ведет электронные архивы документации организации.

Модуль администрирования выполняет следующие задачи:

Ограничение прав доступа сотрудников организации;

Проверка всех действий пользователя.

Системы электронного документооборота, которые реализуют вышеописанная структура, формирует новое поколение систем автоматизации организаций.

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

1. Системы западного производства. Среды разработок.

2. Системы локального (Россия, Украина) производства, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.

3. Полностью локальные разработки.

К первой группе относят такие три западные системы (среды разработок):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:

CompanyMedia - ИнтерТраст

OfficeMedia - ИнтерТраст

БОСС-Референт - АйТи

ЗОЛУШКА НТЦ - ИРМ

Эскадо Интерпроком - ЛАН

Системы, которые можно отнести к третьей группе:

1C:Архив - 1C

RBC Docs - РБК СОФТ

DocsVision - Digital Design

IIG Intravert - IIG

IT -Inco - IncoFlow

LanDocs - Ланит

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - ЦентрИнвест Софт

Гран Док - Гранит

Дело - ЭОС

ДокМенеджер - СофтИнтегро

Евфрат Cognitive - Technologies

Эффект-Офис ИКК - Гарант Интернэшнл

Система «Дело» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:

контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;

единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.

поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;

отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;

получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

– хранение электронных документов.

Программно-технологический комплекс «ЗолушкаWIN» - электронная канцелярия

регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;

контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;

подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

организацию доступа к электронным копиям документов.

Информационные технологии (ИТ) в области обработки издательско-полиграфической продукции можно определить как совокупность методов регистрации, хранения, обработки и передачи информации для печатного и электронного размножения текстовой и изобразительной продукции.

На протяжении продолжительного периода времени ИТ совершенствуются в зависимости от уровня развития науки и техники и меняющихся требований общественно-социального характера.

Параметры информационных технологий
Коммуникационные возможности	Виды носителей информации	Организация обмена информацией
Раздельная обработка различных видов информации и интегрированная обработка с манипуляцией одновременно объектами разной природы (тексты, изображения, телефонные сообщения, мультимедиа)	Бумага, фотопленка, магнитная лента, магнитные и оптические диски, спутниковые и кабельные линии	Курьер, почта, телефонная сеть, факс, новые информационные технологии (факсимильная передача информации, локальная сеть, базы данных и знаний, электронная почта, экспертные системы, телеконференции, компьютерные издательские системы)
Техническая основа новых информационных технологий
Новые среды накопления информации на машиночитаемых носителях (магнитные и оптические диски)	Средства связи, обеспечивающие доставку информации в любую точку земного шара и в космос без существенных ограничений во времени и пространстве	Компьютерная обработка информации по заданным алгоритмам (сортировка, классификация, накопление, представление в нужной форме, быстрый обмен)

Новые информационные технологии таким образом, в отличие от предшествующих, характеризуются новыми коммуникационными возможностями (интегрированная обработка с манипуляцией одновременно объектами разной природы), новыми носителями информации (магнитные и оптические диски), новыми подходами в организации обмена информацией (компьютерные издательские системы).

Компьютерная издательская система (КИС) в соответствии с новой издательской концепцией должна служить целям организации продуктивного издательского производства, удовлетворяющего в том числе нужды современного бизнеса.

Автоматизация издательского производства затронула все стадии подготовки публикаций - хранение, управление, распространение, даже такой творческий процесс, как подготовку публикации (авторинг). Издательство становится более интенсивным и эффективным.

«Бизнес-критичные» документы - новый термин, в котором отражены требования к продукции в условиях быстроизменяющегося современного бизнеса:

сжатые сроки подготовки и доставки;

возможность оперативного внесения изменений;

соответствие стандартам;

структурное построение;

целостность и надежность (отказоустойчивость);

конфиденциальность, возможность разграничения доступа и аутентификации (установления подлинности) пользователя.

Совершенствование издательского производства происходит в трех основных направлениях:

публикация документов с использованием сети электронных досок, электронной почты, файловых архивов Internet, всемирной паутины WWW;

разработка электронных издательств на базе использования компакт-дисков;

совершенствование традиционной технологии на базе использования компьютерной техники.

Это способ управления данными, при котором последние организованы в виде сети узлов, объединенных между собой связями. Узлы могут быть текстовыми документами, графическими картинками, видеофильмами, аудиозаписями и т. п. Понятие «гипер-текст» было чрезвычайно популярно в конце 80-х, когда впервые широко стали применяться гипертекстовые информационные системы. Сам термин «гипертекст» ввел в обращение Тед Нельсон (Ted Nelson) в 60-х годах нашего века. В то время он руководил разработкой исследовательской гипертекстовой системы Intermedia в университете Брауна (США). Кроме слова «гипертекст», Нельсон разработал теоретические основы гипертекстовой технологии и заложил базу для математического исследования гипертекстовых структур.

Система типа гипермедиа обеспечивает возможность работы с графическими картинками, фотографиями, фильмами, музыкой и речью. Следует отметить, что термин «гипермедиа», который повсеместно применяется в западной литературе, не нашел столь же широкого распространения в отечественных публикациях. Многие специалисты предпочитают называть термином «гипертекст» все информационные системы, построенные по принципу сети информационных узлов.

Реализация новых информационных технологий , связанных с опубликованием в сети электронных документов, в настоящее время выполнена в виде:

электронных досок объявлений;

электронной почты;

файловых архивов Internet (или FTP-архивов - File Transfer Protocol);

«всемирной паутины» Internet - World Wide Web.

Это огромная электронная доска объявлений , разделенная на части согласно интересам ее пользователей. Каждая группа новостей имеет свое название. Система названий имеет иерархическую структуру. Например, группа новостей, описывающих информационные технологии Internet, называется comp.infosystems, что означает - группа «компьютеры», подгруппа «информационные системы». В свою очередь, каждая подгруппа может быть разбита на новые подгруппы.

Электронная почта является другим важным средством обмена информацией в Internet. Она появилась приблизительно в то же время, что и Usenet. Долгое время Usenet даже использовала для передачи новостей каналы электронной почты. Главной задачей электронной почты является обеспечение надежной и быстрой доставки корреспонденции.

Преимущества электронной почты перед обычной очевидны:

Файловые архивы Internet (или FTP-архивы - File Transfer Protocol) - одна из технологий опубликования в сети электронных документов. По этой технологии осуществляются специальные проекты, направленные на создание электронных копий знаменитых книг (Библия, «Песнь о Гайавате», «Приключения Шерлока Холмса», «Приключения Тома Сойера», «Алиса в стране чудес» и др.).

Обеспечивает хранение, обработку и распространение публикаций в виде:

электронной периодики;

справочников, каталогов;

периодических иллюстрированных журналов;

электронных газет;

различного рода энциклопедии;

учебников (гипермедийные издания в рамках виртуального публичного университета).

Использование компакт-дисков является другим приложением идеи электронного издательства. Одним из популярнейших видов CD-изданий являются мультимедиа-энциклопедии.

Издание на CD состоит из собственно компакт-диска с напечатанным красочным штампом, пластиковой коробки и обложки-вкладыша.

Первый этап подготовки издания на компакт-диске называется мастерингом . На этом этапе осуществляется разработка издания на обычных магнитных носителях: верстка, разработка программной оболочки для просмотра материалов, разработка обложки диска.

Второй этап - премастеринг - создание образа компакт-диска и его перенос на технологический носитель для последующего изготовления матрицы.

Третий этап - тиражирование на заводе и печать обложки в типографии.

Преимущества CD-изданий	К недостаткам изданий на компакт-дисках относят
низкая себестоимость; возможность создания гипертекстовой книги; низкие расходы на перевозку тиража; возможность выпустить издание быстрее конкурентов, печатающих свою продукцию на бумаге.	необходимость иметь компьютер; ограниченный гарантийный срок хранения данных на компакт-диске (для обычного алюминиевого покрытия на пластиковой подложке - 20 лет; для стеклянных дисков с золотым покрытием - 100 лет).

Один из распространенных программных пакетов, используемых для создания издания на компакт-дисках. Он включает в себя следующие модули:

аудиоредактор для записи музыкальных дорожек;

редактор данных для подготовки CD-ROM;

программу создания вставок к музыкальным компакт-дискам.

оперативная информация (технические замечания, листы изменений, списки изменений в программных продуктах и др.);

изменяющиеся документы (каталоги товаров, прейскуранты, руководства, листы ошибок);

так называемая связанная информация (например, учебник черчения и набор стандартов на конструкторскую документацию).

использовать набор коротких (до 10 страниц) документов, так как отображение страницы из небольшого файла, на который указывает ссылка, происходит быстрее, чем ее поиск в уже открытом объемном документе;

размер страницы выбирать так, чтобы текст хорошо смотрелся на всех мониторах (например, 21,6×14,0 см);

избегать использования цветов, содержащих оттенки, которые плохо воспроизводятся на мониторах с низким разрешением;

не забыть купить право на включение использованных в документе шрифтов в состав издания;

включенные в документ и не нужные в печатном варианте (при необходимости этого) элементы следует задавать в цвете из списка непечатаемыx цветов;

для разрешения проблем с использованием электронного документа на различных платформах следует давать всем файлам и директориям имена в соответствии со стандартом ISO 9660, использовать универсальные графические форматы (например, TIFF), использовать наиболее распространенные шрифты (например, Таймс и Гельветика).

(стандарт файлов PDF - Portable Document Format) - программа для переноса документа с одной платформы на другую, при котором все средства, необходимые для правильного отображения документа, включаются в состав файла и всегда доступны приложению, использующему его. При этом обеспечивается:

включение шрифта в состав файла;

представление символов шрифта в виде кривых;

возможность использования уменьшенных изображений страниц - thumbnails для ускорения визуального поиска нужной страницы и упрощения переноса страниц из одного документа в другой;

возможность для составителя материала при групповом методе работы над документом включать в него необходимые пометки (notes);

возможность сжатия для включаемой в документ графики.

Начиная с момента своего возникновения в 1982 году фирма занималась разработкой приложений языка описания страниц Аdоbе Роstsсript и их коммерческим применением. После широкого внедрения описания стандарта РоstScript и продажи лицензии на его использование фирма сделала язык промышленным стандартом для печати электронных документов. С использованием этого языка Аdоbе и независимые фирмы, конкурирующие с компанией, разработали множество приложений, во многом способствовавших революции в издательском деле.

В качестве разработчика стандарта Adobe развила технологию переноса электронных документов между платформами, сохраняющую элементы форматирования (начертания символов, графику и другие видимые элементы), которые важны для письменных форм. Практически эти средства нашли применение, например, в программе Аdоbе Асrobat уже в 1993 году.

К системным программным пакетам фирмы относятся, помимо Аdоbе РоstSсript, Аdоbе Асrоbаt, например, программный пакет Рrерrеss.

Предназначен для представления документов в одном универсальном формате, называемом Роrtаblе Dосuments Format (РDF), спецификация которого общедоступна:

основанный на языке РоstScript, формат РDF является аппаратно независимым форматом для документов, содержащих текст, векторную и растровую графику;

формат РDF содержит гиперсвязи, описания визуального представления текста, закладки и аннотации;

Adobe Асrоbаt поддерживает такие средства, как Object Linking Embedding (ОLЕ), Dinamic Document Embedding (DDЕ), что обеспечивает интеграцию с другими приложениями;

cтандарт включает средства сжатия, поддержку контекстного поиска и является первым не зависящим от платформы решением для длительного хранения электронных документов.

Название программы	Назначение программы	Mac	Win/ Win95
Adobe Type On Call	Диск CD-ROM, содержащий более 2000 шрифтов для заказа по телефону	+	+
Adobe Font Folio		+	+
ATM Deluxe	Способ управления шрифтами TrueType, автоматически генерирующий отсутствующие шрифты для подстановки. Включает 30 гарнитур из библиотеки Adobe	+	+
Adobe Type Reunion		+
Adobe Illustrator	Автоматически сортирует шрифты в семейства, что до 80 % уменьшает меню	+	+
Adobe Dimensions	Программа создания 3-D PostScript-изображений на основе кривых Безье. Позволяет сохранять файлы в формате Adobe Illustrator	+
Adobe Streamline	Инструмент для преобразования битовых изображений в векторную PostScript-графику для использования в Adobe Illustrator	+	+
	Мировой стандарт для работы с растровыми изображениями, ретуширования, цветокоррекции и цветоделения полутоновых и цветных изображений	+	+
Adobe PhotoDeluxe	Простая в использовании программа для работы с растровыми изображениями, включает сотни шаблонов, изображений и фотографий	+	+
Adobe TextureMaker	Программа для создания текстур, имитирующих природные материалы (дерево, мрамор, камень, огонь, облака)	+
Adobe PageMaker	Система макетирования и верстки печатных и электронных документов	+	+
Adobe FrameMaker	Стандарт для подготовки корпоративной технической документации, объемных, часто обновляемых и сложно структурированных публикаций	+	+
FrameMaker + SGML	Комплект, объединяющий процедуры программы Frame­­Maker с возможностью управления SGML-совместимыми документами	+	+
Adobe PageMill	Инструмент создания и редактирования Web-страниц без необходимости работы с HTML-кодами напрямую	+	+
Adobe Persuation	Программа управления серверами WWW	+	+
Adobe Premiere	Презентационная программа с планировщиком и готовыми шаблонами. Поддерживает печать, 35-миллиметровые слайды и проекторы	+	+
Adobe AfterEffects	Комплект инструментов для создания специальных эффектов в видео, анимационных и мультимедиа-проектах	+
Adobe ScreenReady	Программа преобразования Mac-документов и EPS-файлов, полученных из любых источников, в формат PICT для использования в мультимедиа-проектах	+
	Семейство программных продуктов для межплатформенного обмена информацией, включая CD-ROM и электронное издательство	+	+
Adobe FrameViewer	Программа для просмотра документа FrameMaker	+	+
Adobe PostScript	Язык описания страниц, являющийся стандартом. Выпускается свыше 300 Post­Script-продуктов	+	+

Это программный интерпретатор языка РоstScriрt, который позволяет абстрагироваться от конкретного контроллера печатающего устройства.

Displау РоstScriрt Level 2 выполняет те же функции, но в отношении вывода на дисплей.

Рrергеss служит для подготовки РоstScript-файлов для типографской печати и брошюрования.

Прикладными продуктами фирмы являются системы верстки, редактирования растровой и векторной графики, видеомонтажа: РаgеМаkег, FrаmеМаker, Рhоtоshор, Illustratоr и Рrеmierе.

Настольная издательская система РаgеМаkеr выпущена изначально фирмой Аldus, а впоследствии приобретена фирмой Аdоbе. Она отличается прежде всего универсальностью, гибкостью в работе над публикацией:

FrаmеМаkеr , базовый продукт Frаmе Тесhnоlоgу, который в настоящее время приобретен фирмой Аdоbе. Пакет считается лучшим в области подготовки сложных многостраничных технических изданий.

В соответствии с современным подходом к концепции компьютерной издательской системы (КИС) она должна быть не только средством для монтажа текста, графики, фотографий, таблиц и формул на рабочем листе, но и служить целям организации продуктивного издательского производства, удовлетворяющего нужды современного бизнеса. В настоящее время КИС должна облегчать процесс подготовки, хранения и распространения публикаций, как традиционных печатных, так и электронных. Она должна включать средства для обеспечения коллективной работы, автоматизации подготовки изданий, управления на протяжении всего жизненного цикла издания.

FrаmеМаkег отличается современным подходом для подготовки и распространения печатных и электронных публикаций, срочной верстки сложных, насыщенных формулами и таблицами документов, подготовки оригиналов-макетов бизнес-критичных изданий:

импорт текста и графики поддерживается по ссылке или непосредственно в документ;

имена стилям верстки страниц, абзацев, таблиц, символов можно задавать в рамках документа и между документами, что значительно сокращает время подготовки издания;

условный текст позволяет хранить множество версий документа в одном файле;

реализовано детализированное сравнение многостраничных документов с генерацией отчета;

существуют такие возможности, как автоматическое переформатирование документа при изменении шаблонных страниц, обтекание текстом графики, поворот текста и графики на произвольно заданный угол;

в среду FrаmеMaker интегрировано интерактивное средство для эффективного ввода, форматирования и редактирования математических формул;

возможно пересечение текстом двух и более колонок;

имеется встроенный в среду Frаmе удобный редактор таблиц;

доступ ко всем функциям осуществляется через панели инструментов;

поддерживаются цветовые модели СМYК (Cyan-Magenta-Yellow-Black), RGВ (Red-Green-Blue), НLS (Hue-Saturation-Luminance) и РАNТОNЕ;

технология InstantView позволяет независимо от платформы просматривать созданный гипертекст без предварительной обработки;

имеется FrаmеViеwег - самое совершенное средство управления гипертекстом на сегодняшний день;

поддерживается коллективная работа над документом в течение всего жизненного цикла документа независимо от платформы;

многочисленные фильтры позволяют осуществлять межплатформенный импорт и экспорт текста и графики;

имеется Frаmе АРI, что позволяет настраивать продукт в соответствии с индивидуальными и корпоративными нуждами;

работа FrаmеМаkег возможна во всех основных операционных средах.

Разработки фирмы Quark начались с 1981 г. с создания текстового процессора для Apple III, а затем и других программ для работы с текстом. Так, одной из первых программ верстки для персонального компьютера была разработка этой фирмы Typeface, вышедшая в 1982 г. для Apple III. В 1987 г. разработан основной пакет фирмы - QuarkXPress, который на сегодняшний день является одним из общепризнанных.

В 1992 г. разработана версия QuarkXPress для Windows, а в 1994 г. - для Power Macintosh. Имеется также и многоязычная версия QuarkXPress Passport, а также система для групповой работы Quark Publishing System.

Вот несколько основных возможностей программы, в результате которых она завоевала положение стандарта в издательском деле:

простота переноса материалов между платформами Macintosh, Power Macintosh и Windows и унифицированный пользовательский интерфейс;

возможность полной подготовки материала к печати от набора, верстки, иллюстрирования до конечной печати;

наличие большого количества дополнений к пакету - Xtensions, которые дают возможность решать специальные задачи, например готовить электронные издания;

использование семи перемещаемых панелей для выбора цвета, списка стилей, палитры расположения, библиотеки фрагментов и др.;

наличие средства регулярного автоматического сохранения рабочего документа;

использование алгоритма сохранения произвольного (ограниченного только желанием) числа предыдущих версий документа;

наличие ускоренного просмотра документа с помощью линеек прокрутки, что обеспечивается тем, что иллюстрации и цветовые оттенки упрощаются. Как только нужная страница найдена, изображение станет в точности таким, каким будет на печати;

возможность переноса документов между платформами так, что совершенно не меняется их внешний вид при условии, что на обоих компьютерах одинаковые наборы шрифтов. Если какого-либо шрифта не хватает, QuarkXPress тут же предлагает замену;

возможность поворота, дублирования, группирования, объединения объектов в библиотеки, растягивания поверх нескольких страниц, раскрашивания;

использование эффекта «прикалывания» объекта, чтобы при работе со страницей он случайно не сдвинулся со своего места;

возможность группирования нескольких объектов для их редактирования с оставлением возможности редактирования одного из элементов группы, не разбивая ее;

наличие масштабирования для просмотра изображения от 10% до 400% с дискретностью 0,1%;

наличие панели внешнего вида документа, позволяющей создавать до 127 пар страниц-прообразов, содержащих такие элементы оформления, как колонтитулы и повторяющаяся графика;

наличие функции формирования надписей «Продолжение на стр....» и «Начало на стр....». При этом номера страниц обновляются автоматически;

возможность перемещения страниц с места на место целиком при необходимости изменить последовательность страниц;

возможность сохранения страницы в формате EPS (Encapsulated PostScript) и дальнейшего быстрого ее масштабирования;

простота импорта иллюстраций благодаря наличию расширений (XTensions) для форматов JPEG и PhotoCD;

возможность предварительного просмотра иллюстрации на экране перед тем как вставить картинку в текст с анализом ее размеров, разрешения и того, сколько цветов она содержит;

возможность изменения контрастности, тени и других параметров графических изображений, состоящих из оттенков серого, прямо из QuarkXPress;

возможность заключить иллюстрацию в рамку, при необходимости и неправильной формы;

реализация популярных цветовых моделей Hue-Saturation-Brightness (HSB), Red-Green-Blue (RGB), Cyan-Magenta-Yellow-Black (CMYK), а также PANTONE, FOCOLTONE, TRUEMATCH и принятых в Японии схем;

возможность раскраски рамки или фона простым перетаскиванием цвета из палитры на нужный объект;

автоматическое добавление цветовой палитры изображений в формате Encapsulated PostScript (EPS) при их импортировании;

наличие расширения Cool Blends для создания привлекательного фона с пятью узорами, которым можно придать по желанию любую окраску;

наличие системы EfiColor, которая позволяет избежать весьма распространенной ситуации, когда цвета на печати не похожи на экранные. Принцип ее действия таков: каждому устройству ставится в соответствие таблица цветов, так что при печати передается команда «печатать цветом номер такой-то из таблицы для принтера», а не «печатать цветом из смеси красного, зеленого и синего в такой-то пропорции»;

возможность выполнения кернинга и трекинга с наименьшим приращением 0,005 мм;использование четырех типов треппинга:

Подавления, при котором цвет фона полностью подавляет цвет объекта;

Распространения, когда цвет объекта слегка расползается вокруг него;

Замены, при которой цвет объекта заменяет цвет фона;

Наложения, когда объект печатается поверх цветного фона;

возможность решения специальных задач с помощью так называемых расширений QuarkXPress (XTensions). Эти расширения полностью интегрируются с основной программой, становясь дополнительными меню, панелями и инструментами. Часть расширений не является продукцией Quark Inc., а написана другими фирмами, но поддержка ее осуществляется наравне с поддержкой QuarkXPress. Среди расширений есть и позволяющее готовить электронные издания;

разработка в начале 1995 г. нового продукта QuarkXPosure для обработки изображений для платформы Power Macintosh;

Microsoft Office for Windows 95, включающий в себя программы, выполняющие родственные функции и являющиеся лучшими из того, что могут предложить текстовые процессоры, электронные таблицы, коммуникационные и презентационные программы:Имея в виду КИС профессионального уровня, обычно выделяют следующие общие свойства, которые приобретают эти системы в последнее время:

• автоматизация всего издательского производства, совершенствование средств разработчиков и средств настройки;

  поддержка коллективной работы, совместимость документов различных платформ (Windows, Windows 95, Macintosh, PowerMacintosh, UNIX);

  дальнейшее развитие интеграции средств для набора текстов, таблиц, формул, обработки графики, словарей (по принципу «все в одном»);

  дальнейшее совершенствование возможностей работы с графикой;

  поддержка средств создания структурированных, бизнескритичных по срокам и целостности документов, управления документопотоком;

  создание более интеллектуальных программ, например издательских пакетов, которые позволяют один раз создать документ и публиковать его в любом формате. При таком подходе пакеты должны быть в состоянии в отсутствие квалифицированного художника-дизайнера автоматически превращать текст и рисунки в грамотно оформленные документы. Они должны быть в состоянии приспосабливать один раз созданный документ к различным средам и вариантам демонстрации, а не только имитировать бумажные документы на экране. Например, речь идет о возможности автоматического получения одного и того же документа по щелчку мыши в различных видах:

  Печатный вариант для аудитории;

  Версия документа, оптимизированная для формата Letter;

  HTML-документ в программе просмотра;

  Документ, переформатированный для World Wide Web.

Для этого такие пакеты, видимо, должны:

а) отделять форму от содержания, присваивать атрибуты отдельным фрагментам текста (заголовкам, подписям к рисункам, основному тексту и т.д.);

б) быть достаточно интеллектуальными, чтобы преобразовывать эти формы к документам разного формата (автоматически изменять размер и формат текста и рисунков). Например, в издательской системе, работающей по принципу «перетащи и оставь», можно представить себе первоначальную работу с шаблонами, которые определяют основные элементы документа: заголовки, подзаголовки, основной текст, рисунки, подписи и т. д. Но затем нужно обеспечить такую возможность, чтобы, например, после перетаскивания и отпускания текста на рисунке программа автоматически отформатировала бы текст и расположила бы его в подпись к ближайшему рисунку. Или чтобы программа умела автоматически перейти, например, от информационного листка с портретной ориентацией к листовке с ландшафтной ориентацией, к брошюре или к компьютерной презентации, или к странице Web.

Средство борьбы с возможным сдвигом бумаги при печати в несколько красок. При печати цветных изображений краска в типографии наносится в несколько проходов. Естественно, что возможен сдвиг бумаги между проходами. Это может привести к тому, что на границе двух цветов возникнет неокрашенная полоса. Суть треппинга в расширении объектов в сторону возможных дефектов и изменении цветов в этой области так, чтобы дефект скрадывался. Треппинг необходим далеко не всегда. Он полезен лишь в случае, когда граничащие между собой объекты резко отличаются по цвету.

Тип четырехканального (голубой-пурпурный-желтый-черный) цветного изображения, используемого обычно в полиграфии.

Язык структурированных запросов, используемый для взаимодействия с данными в реляционных СУБД.

Стандартный обобщенный язык разметки (описания) документов по стандарту ISO.