«В какой нотации нам лучше строить свои бизнес-процессы? » — довольно частый и один из самых странных вопросов, которые мне приходилось слышать. Дело в том, что выбор нотации для бизнес-моделирования целиком и полностью зависит от целей и задач предприятия, которое решило перейти к процессному управлению.

Ещё раз об IDEF0

Именно нотация IDEF0 до сих пор остаётся горячо любимой среди консультантов и бизнес-аналитиков. Большинство семинаров и тренингов по процессному управлению сегодня проводятся на базе данной нотации, хотя лично я своё мнение по этому поводу уже высказал в статье « ».

IDEF0 хорошо подходит для построения процессов верхнего уровня, то есть для отображения логического взаимодействия между работами. При этом диаграмму можно декомпозировать, то есть каждый отдельный элемент можно представить в виде новой схемы взаимодействий, детализирующих выбранный блок. Благодаря отображению на диаграмме не только входов и выходов, но и «управления» и «механизма», существуют возможность проследить за движением и преобразованием ресурсов в ваших процессах.

К сожалению многие бизнес-консультанты не осознают, что при всех достоинствах IDEF0 её неразумно использовать для построения процессов нижнего уровня, детализирующих подробное выполнение работ персоналом (WorkFlow). Во-первых, нотация IDEF0 не способна отобразить временную последовательность выполнения работ, а во-вторых, не содержит блоков условного перехода, поэтому все процессы будут описывать работы лишь линейно, и недостаточно детализировано.

Вывод: нотация IDEF0 подходит для построения процессов верхнего уровня, с целью отображения взаимодействий между подразделениями и движения ресурсов.

BPMN – новый взгляд на процессы

BPMN – относительно новая нотация, первая версия которой появилась в 2005 году. Нотация ориентирована на детальное описание потоков работ, и наилучшим образом подходит для моделирования процессов на нижнем уровне. Нотация BPMN обладает одной ключевой особенностью — все диаграммы, построенные с соблюдением спецификации BPMN могут быть «выполнены» системой в режиме реального времени.

При выполнении процесса, создаётся его «экземпляр» и руководитель или владелец процесса может в реальном масштабе времени контролировать выполнение задач.
Возможность «выполнения» процессов сервером требует достаточно высокой квалификации специалиста по моделированию процессов и достаточной детализации процесса. Например, если бизнес-аналитик не предусмотрел соответствующего перехода или возможности возврата к предыдущей функции, то на определенном этапе процесс может «застопорится» и не выполнится, что приведёт к необходимости внесения изменений в процесс и повторного его запуска.

При всех её достоинствах нотация BPMN достаточно сложна для использования в целях регламентации, например, для описания всех функций персонала с целью анализа и генерации должностных инструкций, положений о подразделении и регламентов процессов.

Вывод: нотация BPMN наилучшим образом подходит для моделирования лишь ключевых процессов предприятия, для дальнейшего контроля их исполнения в реальном масштабе времени.

FlowChart – назад к основам

На самом деле нотации с таким названием не существует, имеется множество вариаций на тему обычной блок-схемы, например, Basic FlowChart, Сross Functional Flowchart и т.д.. Все эти нотации позволяют описывать потоки работ и распределять ответственность за выполняемые функции внутри процесса. Множество программных продуктов используют разновидности этих нотаций для описания процессов нижнего уровня в дополнение к описанию процессов верхнего уровня при помощи IDEF0.

Специалисты по бизнес-моделированию могут сами определять степень детализации подобных диаграмм, жестких требований к описанию схем процессов не существует, так как данные диаграммы не предназначены для исполнения системой в масштабе реального времени.

Очень часто данные нотации применяются в специализированных системах бизнес-моделирования для построения единой цельной процессной модели предприятия с привязкой к организационной структуре. Разработчики ПО также часто вводят дополнительные блоки для обозначения ресурсов, документов и т.д.

Вывод: простота моделирования процессов в нотациях FlowChart делает их идеальными кандидатами на использование в системах бизнес-моделирования с целью дальнейшей автоматической генерации регламентирующей документации: должностных инструкций, положений, регламентов.

eEPC – мы пойдём своим путём

Авторами нотации eEPC является известная немецкая фирма IDS Scheer AG. Как и нотации на базе FlowChart, eEPC предназначена для описания процессов нижнего уровня, вот только в основе неё лежат не функции персонала, а события, которые в свою очередь уже инициируют выполнение какого-либо действия со стороны персонала. Из-за данной особенности стандартные процессы получаются почти в два раза больше по сравнению с их аналогами, описанными в нотации FlowChart.

Функциональность нотации eEPC является избыточной для среднестатистического пользователя, использовать все доступные блоки не имеет смысла, поэтому, как правило, при разработке процессной модели в нотации eEPC пользователи предварительно составляют специальный документ (соглашение о моделировании), в котором заранее оговаривают, какие блоки будут использоваться в процессной модели предприятия.

Вывод: нотация eEPC может применяться для построения процессов нижнего уровня, если по каким-либо причинам более простая в использовании нотация FlowChart не удовлетворяет требований предприятия к глубине описания модели.

Разумеется, данная заметка не презентует на полноту изложения и не раскрывает особенности использования каждой нотации в отдельности, зато надеюсь, что после прочтения данной статьи, вопросов в стиле «Что нам выбрать BPMN или IDEF0? » станет меньше.

BPMN (Business Process Management Notation) – это язык моделирования бизнес-процессов, который является промежуточным звеном между формализацией/визуализацией и воплощением бизнес-процесса.

Говоря проще, такая нотация представляет собой описание графических элементов, используемых для построения схемы протекания бизнес-процесса.

Как минимум, такая схема нужна, чтобы выстроить в соответствии с ней бизнес процесс и понятно регламентировать его для всех участников.

Как максимум, позволяет впоследствии провести автоматизацию бизнес-процессов в соответствии с имеющейся схемой.

История возникновения BPMN

Первая версия нотации BPMN вышла в мае 2004 года (BPMN 1.0). Следующая версия появилась в январе 2011 года (BPMN 2.0). Наконец, в январе 2013 года компания OMG выпустила ту версию, которая в основном используется и сегодня – BPMN 2.0.2.

Основные графические элементы BPMN

BPMN-процесс – это любой бизнес-процесс, отражённый с помощью нотации. Процессы состоят из элементов, каждый из которых обозначается на схеме специальным значком.

Элементы нотации BPMN – это элементы графической схемы, но также и элементы самого бизнес-процесса.

Нотация опирается на следующие базовые графические элементы:

• Пул и Дорожки
• Действия
• Шлюзы или Развилки
• События
• Потоки
• Артефакты

В BPMN 2.0 элементы представлены в виде специальных значков. Создатели данной системы стремились к тому, чтобы набор значков был исчерпывающим и обеспечивал возможность наглядного отображения максимального разнообразия схем бизнес-процессов. В итоге значков очень много и с полным списком можно ознакомиться в документации по BPMN, которая переведена на русский язык членами Ассоциации BPM-профессионалов России. Здесь мы остановимся только на базовых элементах, без которых не обойдётся ни одна схема бизнес-процесса. Этого достаточно для общего знакомства с BPMN и понимания основных принципов нотации.

BPMN элементы “Пул” и “Дорожка”

Весь бизнес-процесс состоит из пулов: совокупности операций + лиц, которые эти операции выполняют.

Например, пулом окажется весь набор действий по погрузке товара и отправке его клиенту.

При этом выделяют так называемые “дорожки”, из которых состоит любой пул. Для нашего примера одной из дорожек станет оформление документов, касающихся погрузки и отправки товара, второй дорожкой – физическая погрузка нужной партии на автомобиль и поездка автомобиля к клиенту. Обе эти дорожки дополняют одна другую, проходят параллельно, но в целом служат выполнению одного и того же этапа бизнес-процесса.

BPMN элемент “Действие”

Под “действием” понимается единица работы, выполняемой в ходе исполнения бизнес-процесса. Действия могут быть как элементарными (задача/task), так и составными (подпроцесс/sub-process).

Есть несколько типов элементарных действий, которые отличаются условиями выполнения:

• Многократное выполнение действия в рамках одного процесса. Например, одно и то же действие может выполняться параллельно для каждого товара в заказе клиента.
• Циклическое действие выполняется многократно, пока заданное условие верно.

BPMN предполагает следующие графические отображения для основных типов действий:

	Абстрактная задача	Используется для обозначения простого действия или операции, не имеющей дальнейшей декомпозиции в рамках текущего бизнес-процесса.
	Подпроцесс	Используется для отображения декомпозированного процесса, включенного в состав рассматриваемого процесса. Подпроцесс описан более подробно на своей диаграмме.
	Процесс-ссылка	Используется для обозначения ссылки на один из наиболее часто повторяющихся процессов.

Здесь стоит отметить, что современные BPM-системы зачастую предлагают более широкий набор типов действий, чем предлагает BPMN. Например, в инструменте для моделирования бизнес-процессов в Comindware Business Application Platform вы найдёте графические элементы для нескольких типов элементарных действий, а также встроенных кейсов:

	Пользовательская задача	Используется для отображения задачи, которую выполняет человек.
	Задача на выполнение сценария	Используется для отображения шага процесса, по достижении которого автоматически выполняется скрипт.
	Задача на вызов сервиса	Используется для иллюстрации шага процесса, на котором вызывается веб-служба или скрипт С#.
	Встроенный кейс	Используется для представления нестандартной задачи, курируемой ответственным лицом или группой лиц. Кейсы используются, когда нужно быстро организовать в рамках процесса неструктурированную или слабоструктурированную активность.

BPMN элементы “Развилка” или “Шлюз”

Под шлюзами понимаются элементы, определяющие ветвление и слияние потоков работ.

BPMN описывает 7 типов развилок. В качестве основных выделяют 2 типа:

	Шлюз исключающего «или»	Используется для создания альтернативных потоков процесса или сходящихся потоков управления.
	Параллельный шлюз	Используется для создания параллельных путей без оценки какого бы то ни было условия или для сходящихся потоков и синхронизации параллельных веток выполнения процесса.

Двух развилок, описанных выше достаточно для построения бизнес-процессов любой сложности. Остальные типы развилок, описанных в BPMN, позволяют строить более компактные схемы процессов, но это преимущество многие эксперты ставят под сомнение, т.к., маловероятно, что люди без специальной подготовки поймут такие схемы.

Пример использования шлюза исключающего «или» для создания альтернативных потоков процесса:

• Этап 7. Звонок клиенту с целью оценить качество обслуживания.
• 1. Если клиент доволен, фиксация положительной оценки, закрытие бизнес-процесса.
• 2. Если клиент недоволен, выяснение причины.

Дальнейшая схема может сильно ветвиться: если клиент недоволен доставкой, то требуется связаться с начальником этой службы; а если качеством продукции, то следующим этапом будет передача претензии в отдел производства, либо эскалация (поднятие иерархического уровня) с целью донести сведения о такой претензии до более высокого руководства.

Фактически, шлюзы являются одними из самых ответственных и сложных этапов бизнес-процессов. От того, насколько грамотно будут прописаны все условия и следствия по принципу “Если… то”, во многом зависит эффективность работы всей системы.

BPMN элемент “Событие”

“Событие” является одним из главных элементов BPMN и служит для описания того, что должно случиться (в отличие от задачи, когда что-то должно быть сделано). Событием может быть, например, подписание договора, или разговор с клиентом.

Графические элементы событий в BPMN классифицируют двумя способами:

1. В зависимости от положения события на схеме процесса:

	Начальное событие (инициирующее бизнес-процесс)
	Промежуточное событие
	Конечное событие (заканчивающее бизнес-процесс).

В случае с доставкой товара начальным событием будет, очевидно, заявка клиента. Либо же – звонок менеджера клиенту с предложением совершить покупку. Конечным событием в такой цепочке станет факт доставки, подтверждённый подписью клиента.

1. По типу события классификация следующая:

	Простое событие	Представляет не типизированное событие.
	Событие-сообщение	Показывает отправку или получение сообщения.
	Событие-таймер	Используется для моделирования регулярных событий. Также таймер может использоваться для моделирования моментов времени, временных промежутков и превышения лимита времени.

Очень часто начальные и конечные события являются событиями-сообщениями.

BPMN элементы “Потоки”

Поток – это последовательность действий, которая обозначается стрелкой. Элемент “поток” показывает какое действие после какого необходимо совершить.

	Поток управления	На стандартный поток управления не воздействуют условия и он не проходит через шлюзы, т.е. является неконтролируемым.
	Условный поток управления	Используется для того, чтобы показать, что дальнейшее выполнение процесса будет происходить по определённому потоку только в том случае, если выполнятся заданное условие. Ромбик у основания стрелки добавляется, если условный поток управления является исходящим от процесса. Ромбик не добавляется, если условный поток управления является исходящим от шлюза.
	Поток управления по умолчанию	Используется тогда, когда необходимо показать, что дальнейшее выполнение процесса будет происходить по определённому потоку только если не выполняется ни одно из заданных условий.
	Поток сообщений	Используется для отображения межпроцессного взаимодействия – отображает передачу сообщений или объектов из одного процесса в другой процесс или внешнюю ссылку.
	Ассоциация	Применяется для визуализации связи между элементами потока и объектами, не являющимися элементами потока (артефактами).

BPMN элементы “Артефакт”

Под артефактами в BPMN понимают объекты, которые не влияют на исполнение бизнес-процесса напрямую. Это могут быть документы, данные, информация.

Основные виды артефактов:

	Группа объектов	Используется для группировки графических элементов, принадлежащих одной и той же категории и позволяет повысить простоту восприятия диаграммы.
	Текстовая аннотация	Применяется для уточнений к диаграмме – комментариев и пояснений, которые увеличат читабельность диаграммы.
	Объект данных	Используется для отображения информации о данных, которые обрабатывается в ходе процесса.

Преимущества BPMN

BPMN-описание бизнес процесса имеет несколько преимуществ.

Первое – простота трансляции диаграмм в исполняемые модели с помощью языка формального описания бизнес-процессов.

Описание элементов BPMN является понятным для большинства участников бизнес-процессов и часто не требует никаких дополнительных разъяснений. С помощью простого графического выражения можно составить конкретные регламенты, которые будут исполняться сотрудниками.

Наряду с тем, что описание нотации BPMN 2.0 позволяет добиться понимания сотрудниками того, как происходят бизнес-процессы, данную нотацию поддерживают большинство современных инструментов бизнес-моделирования, что позволяет импорт готовых схем бизнес-процессов в BPM-системы.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

В сети Интернет можно встретить множество обзоров и обсуждений нотаций для моделирования бизнес-процессов. Консультанты и бизнес-аналитики ведут длительные дискуссии о том, какую же нотацию лучше применять при моделировании бизнес-процессов предприятия. С нашей точки зрения обсуждение нотаций без привязки к программному продукту не имеет смысла. Ведь графическая схема – это только вершина айсберга, вся бизнес-логика и связи хранятся «внутри» блоков нотации и не видны на схеме.

Например, популярная сейчас нотация BPMN по-настоящему раскроет свои преимущества только в связке с BPM-системой, которая может «понимать» и «исполнять» нарисованную схему бизнес-процесса в реальном времени. То есть при помощи этой нотации можно автоматизировать и контролировать выполнение процесса. Если же вы просто нарисуете процесс в нотации BPMN в Visio и сохраните его как картинку, то при этом вы потеряете практически все преимущества данной нотации перед любой другой.

Сейчас на рынке появилось множество программных продуктов, которые якобы поддерживают сразу несколько нотаций, но дело в том, что на самом деле логика работы у этих программ одинаковая для любой из этих нотаций. Как правило, ответственность и документы закрепляются внутри блока, а затем, для визуального соответствия требованиям одной из нотаций, на схему можно добавить графические блоки, наличие которых никак на функционал не влияет. То есть по сути вы строите две модели: одну по логике работы программы, а вторую – для соответствия требованиям нотации и при этом эти модели могут не совпадать (то, что мы видим не соответствует тому что сохранилось в базу данных).

Ниже приведён пример системы бизнес-моделирования, которая на бумаге поддерживает нотацию ARIS eEPC, но, на самом деле, ответственность закрепляется в карточке на функцию, а графические блоки используются «для красоты».

Но давайте не будем критиковать чужие разработки, а последовательно рассмотрим самые популярные на рынке нотации для моделирования бизнес-процессов, а также их реализацию в программе Fox Manager.

Процессы верхнего уровня

Самые распространённые нотации для построения процессов верхнего уровня на сегодняшний день это IDEF0 (методология функционального моделирования) и ARIS VAD (цепочка создания ценности).

В Fox Manager мы не придерживались строгих требований какой-либо нотации, а просто создали диаграмму взаимодействий процессов, которая состоит из блоков и стрелочек и показывает связи, а также входы и выходы процессов на наглядной графической схеме. Преимущество нашего подхода к моделированию процессов верхнего уровня заключается в том, что такие диаграммы программа Fox Manager может формировать автоматически, посмотрите небольшой видеоролик, чтобы понять, как это работает.

В чём же отличие нашей схемы от IDEF0? В первую очередь в том, что в IDEF0 есть требования к тому к какой стороне блока какая стрелка должна подходить:

• стрелка входа приходит всегда в левую кромку активности
• стрелка управления - в верхнюю кромку
• стрелка механизма - нижняя кромка
• стрелка выхода - правая кромка

Является ли это важным отличием, которое даёт преимущества данной нотации перед нашим подходом? С нашей точки зрения – нет, но при желании, вы можете привести схему взаимодействий в Fox Manager в чёткое соответствие с требованиями этой нотации (сверху – оригинальная схема в IDEF0, снизу – её аналог в Fox Manager).

Как видите, при желании, вы можете моделировать схемы IDEF0 и в Fox Manager.

Есть у нотации IDEF0 и другие требования, (которые, впрочем, обычно не соблюдаются бизнес-аналитиками) – это ограничение на количество блоков на схеме (6-8) и принцип доминирования (наиболее важная функция должна находится в верхнем левом углу). Опять же, не существует никаких преград к тому, чтобы расположить блоки по этому принципу и в нашей программе.

Что касается нотации ARIS VAD – то тут всё ещё проще: достаточно выстроить процессы по цепочке создания ценности и при желании показать ответственных и взаимодействия.

На картинке приведён пример такой схемы в нашей программе (сверху – оригинальная диаграмма ARIS VAD, снизу – её аналог в Fox Manager). Конечно, можно придраться в форме блоков, стрелок или подсветке, но в целом, не возникает сомнений, что в нашей программе, при желании, можно строить диаграммы в соответствии с требованиями нотации ARIS VAD.

Процессы нижнего уровня

В программе Fox Manage мы используем простую, наглядную и очень гибкую нотацию для моделирования процессов нижнего уровня. Ознакомиться с её возможностями можно из видеоролика.

Существует множество нотаций для моделирования бизнес-процессов нижнего уровня: Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart, EPC и другие. Большинство из них имеют незначительные отличия друг от друга.

Например, если в программе Fox Manager на диаграмме свернуть блоки ответственных, документов и ресурсов, то мы получим аналог нотации Basic Flowchart (справа – оригинальный процесс, слева – аналог в Fox Manager).

Если же все блоки на диаграмме развернуть – то мы получим аналог процесса в нотации EPC . Самое замечательное то, что при использовании нотации Fox Manager блоки можно сворачивать и разворачивать динамически, и при этом не нужно создавать новую версию процесса в другой нотации. На картинке справа изображен оригинальный процесс, а слева – аналог в Fox Manager.

Да, конечно, имеются и различия, например, в качестве отображения события мы использовали контрольную функцию, также у нас нет отдельных блоков «Логические И» и «Логическое ИЛИ», но их можно легко заменить другим блоком (ромбиком) с буквой «Х» или «V» внутри.

Поддержка нотации Cross Functional Flowchart была добавлена в программу в одном из наших бесплатных обновлений . Данная нотация отличается от уже рассмотренных выше нотаций тем, что на ней можно показывать ответственных дорожками, а не рядом с блоком. К сожалению, у этого способа есть свои недостатки, когда ответственных очень много – то процесс становится ненаглядным и трудночитаемым. Также возникают проблемы, когда необходимо распределить ответственность за функцию сразу двум и более должностям. Ниже приведён пример такого процесса в Fox Manager.

Что касается нотации BPMN , то мы считаем, что её возможности слишком избыточны для целей описания, анализа и регламентации бизнес-процессов. В этой нотации представлено около 100 различных блоков и их подвидов, которые используются при автоматизации процессов, но они бесполезны для систем бизнес-моделирования, которые не умеют «исполнять» процессы в реальном времени, а берут из них информацию для формирования регламентирующих документов.

Конечно, наверное, можно сократить набор элементов этой нотации до необходимого минимума и попытаться приспособить её для целей регламентации, но при этом мы потеряем её главное преимущество – возможность исполнения процессов BPM-движком. При этом, если оставить только 5-10 необходимых блоков, то, скорее всего, внешний вид таких процессов будет очень походить на уже рассмотренные нами нотации.

Вывод

Мы считаем, что в программе Fox Manager подобраны оптимальные нотации для моделирования бизнес-процессов, которые одновременно легки для восприятия и обладают и высоким функционалом.

Поддержка нотации реализована на базе ядра программы, мы не используем Visio и другие сторонние компоненты, поэтому скорость обработки данных из таких блок схем очень высокая.

На схеме можно отображать множество дополнительной информации, например, рядом с названием функции можно вывести её тип, частоту, время и даже стоимость, которая рассчитывается динамически в реальном времени по мере заполнения процесса. При этом внешний вид схемы можно настроить для каждого пользователя индивидуально.

А ещё в нашем редакторе процессов можно отслеживать изменения, которые вносились пользователями и выводить их в таблицу или отображать графически на диаграмме.

Если Вам не хватает стандартного функционала, то Вы можете расширять базовый набор блоков для моделирования бизнес-процессов. Например, Вы можете создать блоки рисков или показателей и выводить их на графической схеме процесса.

Но мы отдаём себе отчёт в том, что некоторые бизнес-аналитики не доверяют новым разработкам и предпочитают пользоваться старыми, знакомыми им нотациями. Цель данной статьи – показать гибкость программы Fox Manager и возможность настройки внешнего вида схем под требования большинства имеющихся на рынке нотаций. Стройте модели бизнес-процессов так, как удобно именно вам!

8. Выберите преимущества формального подхода к формиро­ ванию бизнес-модели предприятия:

9. Недостатками гуманитарного подхода к формированию бизнес-модели предприятия являются:

Тема 2. Процессная бизнес-модель предприятия

2.1. Эволюция организации бизнеса

2.2. Процессный поход к управлению, сущность понятия «бизнес-процесс»

2.3. Классификация бизнес-процессов предприятия

2.4. Управление бизнес-процессами предприятия

Ключевые факторы успеха (кфу)

2.5. Оценка эффективности управления бизнес-процессами

Тема 3. Основы моделирования бізнес-процессов

3.1. Сущность и необходимость моделирования бизнес-процессов

3.2. Нотации создания бизнес процессов

3.3. Современные методологии моделирования бизнес-процессов

Бизнес-процессов

Методология sadt

Методология idef3

2. Выберите предметные области моделирования:

Тема 4. Методология управления качеством бизнес-процессов

4.1. Системы концепции совершенствования бизнес-процессов

Система «канбан»

Система «5s»

Система «три»

Система «кружкикачества»

Цикл pdca

Цикла Шухарта-Деминга

Система «шесть сигм»

В концепции Six Sigma

Система «кайдзен»

4.2. Инструменты управления качеством бизнес-процессов

Гистограмма

Контрольные карты

Стра тификация

Диаграмма исикавы

Диаграмма парето

4.3. Методологический инструментарий управления качеством отдельных бизнес-процессов

17. Что представляет собой концепция «Шесть сигм»?

18. Выберите последовательность действий при использова­ нии колеса Деминга:

20. Сколько циклов содержит цикл Шухарта-Деминга?

Тема 5. Ресурсная бизнес-модель предприятия

5.1. Ресурсный подход в управлении предприятием

5.2. Сущность, виды и структура ресурсов предприятия

5.3. Зависимость результативности деятельности предприятия от ресурсов

5.4. Формирование ресурсной бизнес-модели предприятия

5.5. Оптимизация распределения сырьевых ресурсов на предприятии

Тема 6. Информационная бизнес-модель предприятия

6.1. Основные понятия и элементы информационной бизнес-модели

6.2. Информационная среда экономической деятельности предприятий

6.3. Информационные системы: развитие, виды, характеристика

6.4. Облачные вычисления - бизнес платформа XXI века

6.5. Формирование информационной бизнес-модели предприятия

11. Что представляет собой информационная индустрия?

Тема 7. Матричная бизнес-модель предприятия

7.1. Основные понятия и виды матричных моделей в экономике

7.2. Матричные инструменты в системе управления предприятием

Матрица приоритетов

7.3. Экономические матричные модели в оценке эффективности деятельности предприятия

7.4. Формирование матричной бизнес-модели предприятия во внешней среде

1. Что понимают под матричной мо­делью?

2. Что представляет собой матричная диаграмма?

14. На рисунке представлена матрица показателей. Расставьте показатели по степени важности для начала действий по совер­ шенствованию.

Тема 8. Компетентностная («3d») бизнес-модель предприятия

8.1. Сущность и основные элементы компетентностной («3d») бизнес-модели предприятия

Компетенциями

8.2. Методический подход к формированию компетентностной («3d») бизнес-модели

Приложение д

Предприятия

3.2. Нотации создания бизнес процессов

Модель - это отображение, какого либо процесса, создаваемое для решения задач. Для создания моделей используются специализи­рованные языки, такие как графика, схемы, таблицы или текстовые описание и называются «нотацией» описания бизнес процесса.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) биз­нес-процесса понимается совокупность способов, при помощи кото­рых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Для каждого объекта и связей характерны ряд парамет­ров (атрибутов) отражающих определенные характеристики реаль­ного объекта (номер объекта, название, описание, длительность вы­полнения (для функций), стоимость и др.).

Модель бизнес-процесса - прикладное представление (в за­данной нотации) исполняемых предприятием работ.

В практике деятельности предприятий применяются модели разной направленности:

модель бизнес-процессов верхнего уровня - агрегирован­ная, наиболее общая модель бизнес-процесса предприятия;

модель бизнес-процесса алгоритмическая, отражающая со­став и логику выполнения предприятием работ при его реализации;

модель бизнес-процесса потоковая, отражающая материаль­ные, финансовые и информационные потоки объектов;

модель бизнес-процесса функциональная, отражающая функциональный состав бизнес-процесса, закрепление функций про­цесса за исполнителями.

В современных условиях модели стали рассматриваться как но­вый вид регламентационных документов. В тех случаях, когда модель разрабатывается с помощью специальной программы, ее применяют как электронный регламент. А в части применения подобных моде­лей стала развиваться специальная методология - биз­нес-инжиниринг.

Формы описания бизнес-процесса:

текстовая;

табличная;

алгоритмическая.

Для детализации процесса текстовое описание дополняется опи­санием в виде таблицы или алгоритмической схемы.

Применение табличной формы (рис.3.2) делает описание про­цесса четким и упрощает его восприятие. Каждый параметр процесса отражается в отведенном столбце таблицы, а не «размывается» в тек­сте.

Описание бизнес-процесса	Ответствен­ный испол­нитель	Входная ин­формация	Срок ис­полнения	Исходящая документация результат	Потребитель результата бизнес-процесса

Рис. 3.2. Пример табличного представления бизнес-процесса

Использование алгоритмических схем (рис. 3.3; 3.4) целесооб­разно в случаях, когда последовательность выполнения бизнес-процесса (подпроцессов, процедур) допускает вариантность исполне­ния (последовательное выполнение сочетается с параллельным, ветв­ление процесса и т. д.). Алгоритмические схемы призваны отобразить логическую связь процессов, к тому же они более наглядные и «чита­емые».

Использовать исключительно одну форму - текстовую, таб­личную или алгоритмическую - нецелесообразно. Текстовая форма не столь наглядная и не структурированная, в табличной трудно отра­зить логическую и временную взаимосвязь процессов и поэтому трудно обойтись без алгоритмической схемы.

Если применять только алгоритмическую схему, на ней необхо­димо будет указать все существенные параметры процесса - испол­нителей, входы, выходы, поставщиков, клиентов и т. д. В результате схема получится громоздкой и «трудночитаемой», что снизит ее практическую ценность.

Для составления алгоритмических схем используют специаль­ные графические элементы (рис. 3.5), совокупность которых опреде­ляет нотацию моделирования. Наиболее популярными для описания бизнес-процессов являются: алгоритмическая блок-схема, Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart, Event-driven Process Chain,

IDEFO, 1DEF3, Data Flow Diagrams, Work Flow Diagram. Выбор нота­ции моделирования зависит от его целей и от программного продук­та, применяемого для этого. Обычно используют 3^1 и более нота­ций.

Наиболее распространенные нотации детализации (способы описания бизнес-процессов) - это представление процессов как ал­горитмов в виде блок-схем и описание процесса в виде потока объек­тов. Под потоком объектов понимается информация, документы, дру­гие ресурсы.

Процессным подходом к организации бизнеса мир занимается уже давно и достаточно эффективно, и стандарт Business Process Model and Notation (BPMN, нотация) является процедурой продуманной с правильным описанием бизнес-процессов. Компании постоянно совершенствуют разные специализации данного стандарта и тем самым добиваются весьма существенного повышения всех качественных показателей своей работы. Нотация BPMN понятна не только для экспертов той предметной области, в которой она создавалась, её логическими выкладками может оперировать любой работник.

Моделирование и стандартизация

Одновременно с простотой эта стандартизация является наиболее полной моделью описываемого бизнес-процесса, составленной в машиночитаемой форме. BPMN (если рассматривать её в версии нотации BPMN 2.0) выстраивает модели самых сложных процессов в бизнесе очень мощно и выразительно, причём в наиболее понятной системе. Самое важное то, что вместе с этим стандартом определяются графические модели и преобразуются в прекрасно структурированную и легко читаемую машиной форму, которая основана на XML. Язык BPMN-нотации абсолютно исполняем, то есть он позволяет моделировать процессы, в дальнейшем выполняемые посредством BPMS (автоматизированные системы управления бизнес-процессами). Такая стандартизация чрезвычайно полезна именно тем, что разработчики моделей могут пользоваться одними программными продуктами, а исполнители - другими, если ими поддерживается данный стандарт.

Для построения определённой модели может использоваться не одна версия (нотация BPMN 2.0 (PDF) и другие), иногда модель составляется из фрагментов разных нотаций, но способ их систематизации и прочтения один и тот же. Всё большее количество предпринимателей внедряют в своих компаниях опирающееся на данный стандарт выполнение бизнес-процессов. Растёт с каждым днём востребованность специалистов, которые владеют этим языком моделирования. Всё большее количество людей занято изучением графических элементов нотации BPMN и правил построения моделей. Для этого существуют специальные курсы, где желающие познакомятся с назначением этого языка, с видами диаграмм, увидят возможности автоматического выполнения построенных моделей. Самое интересное - практический опыт в нотации BPMN 2.0 (на русском языке тоже есть), моделирование и проведение анализа, разработка бизнес-процесса.

Специалисты

Кто способен заниматься описанием бизнес-процессов? BPMN-нотация моделирования легко выполняется всеми, кто связан с автоматизацией, разработкой бизнес-процессов. руководители проектов, системные аналитики, архитекторы и разработчики компьютерных систем, методологи, работники служб качества. Обычно эти люди умеют читать техническую документацию по-английски, участвовали в каких-либо проектах по анализу, по описанию BPMN-нотации, оптимизировали или автоматизировали бизнес-проекты или разрабатывали, сопровождали программное обеспечение. Эта методология имеет международный статус, а не фирменный, как многие другие стандарты, и даже не национальный. Именно поэтому с 2005 года анализируют и реорганизуют бизнес с помощью моделирования процессов в нотации BPMN.

Эта методика обеспечила доступной информацией практически всех пользователей - от самых крупных аналитиков, которые создают схемы, и разработчиков, внедряющих технологии выполнения бизнес-процессов по этим схемам, до руководителей компаний, то есть обычных пользователей, которые заняты управлением и отслеживанием выполнения построенной модели. Таким образом, нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN) устраняют расхождение между созданием модели и её реализацией. Здесь собраны лучшие идеи, имеющиеся в других методологиях. Например, для лучшей гибкости и читабельности в нотации BPMN 2.0 ведётся в традициях блок-схем.

Символы (элементы) BPMN

Поддерживает и развивает BPMN организация OMG. Это не мем интернетных завсегдатаев, обозначающий "о майн гот", а весьма знаменитая фирма Object Management Group, в которой участвуют более восьмисот компаний, разрабатывающих стандарты, подобные BPMN-нотации. Всеми полезными изменениями в новых версиях мы обязаны разработчикам OMG. Именно эта организация выбрала ключевым направлением продвижение нотации UML BPMN, с помощью которой моделируются объектно-ориентированные системы. А потому при разработке диаграмм помимо концепций и понятий (поток управления, действие, объект данных и тому подобное) в BPMN много понятий, характерных для подхода объектно-ориентированного: сообщение, обмен и поток сообщений.

Символы графической нотации разобраны по назначению и объединяются в категории. Objects - объекты потока, Data - данные, Swimlanes - зоны ответственности, Connecting Objects - соединяющие объекты, Artifacts - артефакты. Поток управления, объект данных и символы объектов потока дополнительно разделяются на подгруппы по семантическому признаку, чтобы отобразить специфику происходящих событий, особенности ветвления потоков, выполнение действий и так далее. Указывают специфику за счёт дополнительных графических изображений - маркеры, иконки, помещённые внутри главного символа. Также символы событий бывают с разным видом контура и фоновым цветом.

События по времени

В ходе выполнения бизнес-процесса всегда происходят самые разные и многочисленные события, которые оказывают своё влияние, несмотря на то что чаще всего являются элементами необязательными и не отображены в диаграмме бизнес-процесса. Это получение и ответ на сообщение, смена статуса в документах и многое другое, что перечислять нет смысла - множество событий происходит буквально на каждом шагу. Чтобы их классифицировать, определяются признаки каждого. Первая группа - по времени наступления. Это стартовое событие, которое покажет начало диаграммы. Отсюда поток управления может быть только исходящим, а поток сообщений - идти в обе стороны. Стартовое событие на диаграмме бизнес-процесса обычно одно, но можно его не отображать вообще. Иногда их даже несколько, если отображение происходит с дорожками, пулами и развёрнутыми подпроцессами. Контур события изображается тонкой одинарной линией.

Конечное событие - результат выполнения бизнес-процесса. Сюда поток управления только входит, а поток сообщений всё так же движется и на вход, и на выход. Входящий поток изображается стрелкой. Диаграмма отображает только одно конечное событие или несколько - они обведены контуром в виде жирной одинарной линии. Промежуточное событие - это любое из остальных, которые возникают во время выполнения бизнес-процесса. Сюда входит один поток и выходит тоже один. Только Boundary (граничное событие) возникает и обрабатывается сразу - либо в самом начале, либо в конце действия. Отображается оно на контуре (границе) действия, и содержит только один поток - либо входящий, либо выходящий. А обозначается такое событие тонкой двойной линией.

События: прерывание подпроцесса и тип результата

Поскольку события во время моделирования бизнес-процесса происходят самые разные, следующим блоком были классифицированы те, которые способны прервать выполнение действия. Первыми отмечены непрерывающие события - это промежуточное или стартовое, которое возникает по ходу выполнения, однако инициирует исходящий поток, связанный с ним, только когда действие завершается. Контур такого события изображён штриховой линией. Далее - прерывающее событие, которое возникает до стандартного действия или после него. В исключительных ситуациях это событие требует остановки или прекращения действия, если отсутствует необходимая информация или показывается ошибка в ходе обработки, если появляется необходимость дополнительных действий и тому подобное. Здесь контур отображён сплошной линией.

Третий вид событий классифицирован согласно типу результата. Прежде всего здесь нужно говорить об инициаторе обработки. Это промежуточное или стартовое событие, которое возникает как результат выполнения действий и является итогом выполнения процесса - стандартного или нет. Событие-инициатор изображено незакрашенной иконкой. Необходимо внести в этот раздел ещё одно событие, тоже говорящее о результативности, только здесь им является результат обработки. Это промежуточное или конечное событие, возникающее в ходе выполнения действий и являющееся одним из итоговых результатов выполнения процесса - стандартного или нет, отображено оно закрашенной иконкой.

Действия

Изображаемый в виде диаграммы процесс выглядит упорядоченным набором действий, которые выполняются для получения определённого результата. На вертикальной диаграмме нотации BPMN сверху вниз задаётся последовательность, показывающая выполнение процесса по времени. Также можно проследить её по направлению стрелок соединяющих элементов слева направо. У отображаемых действий есть три главных вида и много разновидностей, каждое из которых имеет собственную иконку или значок.

Task - задача. Элементарное действие, то есть неделимое. Разновидность или специфика задачи отображается маркером или иконкой в верхнем углу слева на символе действия. Задача может быть Service (сервисная), для оказания услуги, являющейся автоматизированным приложением или веб-сервисом. Send - отправка сообщения. Если хотя бы единожды сообщение отправлено, задача может считаться выполненной. Receive - получение сообщения (тот же принцип: если единожды получено сообщение, задача выполнена). Задача User - пользователя, считается характерной, выполняется исполнителем при помощи программного обеспечения и содействии других сотрудников. Задача, требующая ручного исполнения, - Manual, которая исполняется без помощи автоматизации. Business-Rule - бизнес-правило, по технологии выполнение этой задачи зависит от обстоятельств, выбрать способ помогает заданность бизнес-правила. Script - сценарий, где выполнение операций строго по порядку, описанному на распознаваемом исполнителем языке. Обычно этот вид задач выполняется автоматическими средствами.

Подпроцессы

Sub-Process - подпроцесс. Он включает в себя шлюзы в нотации BPMN, потоки операций, события и много других действий. Таким образом, подпроцесс является составным действием, части которого непосредственно отображаются внутри символа на диаграмме или же выносятся на отдельную декомпозиционную диаграмму. В последнем случае на главной диаграмме в центре подпроцесса (нижний край действия) должен отображаться знак +. Есть стандартные подпроцессы, но их недостаточно, поэтому и появились две его специфические разновидности. Это Event Sub-Process - событийный подпроцесс, который запускается всегда при появлении стартового события. Диаграмма показывает его никак не связанным с остальными действиями и потоками операций. Контур такого подпроцесса изображён точками.

Вторая разновидность - Transaction (транзакция), это состоящее из разных операций действие с удачным завершением, то есть получением положительного результата. Получить конкретный результат можно только при условии удачного завершения абсолютно всех составляющих. Если же возникают проблемы по ходу выполнения подпроцесса, результаты всех предыдущих операций будут отменены (отмена события). Такими помехами могут стать невозможность выполнения той или иной операции или некорректное выполнение её. Чтобы не отменять предыдущие события, можно попробовать неудавшуюся операцию компенсировать (компенсация события). Контур такого подпроцесса отображён двойной сплошной линией. Для включения в диаграмму всех задач или подпроцессов, используемых повторно, существует Call - вызов, который на диаграмме обозначен жирным контуром.

Шлюзы

Шлюзы в нотации BPMN предназначены для того, чтобы указывать специфику потока операций и их пропуска по параллельным или альтернативным ветвям. Шлюз может обходиться без исходящих или входящих потоков, но всегда имеет как минимум два собственных либо входящих потока, либо исходящих. Маркер внутри его символа задаёт тип шлюза. Это может быть Exclusive, XOR - эксклюзивный с исключающим "или", предназначенный для разделения потока на альтернативные маршруты. По ходу выполнения процесса активирован может быть только один из предлагаемых маршрутов. Условия пропуска содержатся рядом с обозначающей линией. Inclusive, OR - неэксклюзивный с логическим "или" шлюз, предназначенный для разделения потока на маршруты, где активируется каждый, если соблюдено условие истинности логического выражения, связанного с ним. В этом процессе можно выполнять несколько маршрутов, но если хоть в одном отсутствует истинность, то выбор невозможен.

Аналог неэксклюзивного шлюза - Complex (комплексный). Отличие в том, что определяющее активизацию того или иного потока операций выражение только одно. Parallel, AND - параллельный с логическим "и" шлюз нужен для ветвления или слияния параллельно выполняемых операций. Exclusive Event-Based - шлюз эксклюзивный, но основанный на событиях, разделяющих поток операций на альтернативные маршруты. Exclusive Event-Based Gateway to start a Process - тоже эксклюзивный шлюз, события, на которых он основан, запускают весь процесс. Это начальный символ процесса или подпроцесса, входящих потоков не имеет. Таким же образом работает и Parallel Event-Based Gateway to start a Process - шлюз параллельный, также основанный на запускающих процесс событиях. Однако при его помощи можно активировать несколько процессов одновременно, если события, связанные с ними, сработают. Входящих потоков, естественно, не имеет. На картинках ясно видна нотация BPMN в примерах построения диаграмм с двумя видами шлюзов.

Данные и потоки

Объект данных содержится и используется в диаграммах специфически, что демонстрирует применение дополнительных маркеров. Data Inputs - входные данные, то есть исходная информация для того, чтобы начать выполнение действий. Изображается на верхнем крае символа. Data Collection - набор данных, то есть целый массив или коллекция данных одного типа. Отображено снизу символа. Объект данных и действия объединены связью с помощью ассоциации.

Стандартное изображение потока операций может быть дополнено в диаграмме указанием специфических потоков. Conditional Sequence Flow - обозначение условного потока операций при ветвлении его. Отображён исходящим из действия (если нет желания использовать в диаграмме шлюз). Default Sequence Flow - поток операций, совершающийся по умолчанию, чаще всего исходит из шлюза или действия, с логическими выражениями не связан.

Примеры и выводы

Стартовое событие, как можно заключить из названия, указывает на точку начала того или иного процесса. Это отправная начальная точка, что значит отсутствие любого вида входящего потока. Стартовое событие в примерах нотации BPMN обозначается кругом, в котором центр свободен. Таким событием может стать письмо или звонок от клиента, например, направленный в интернет-магазин или на сайт компании, которая моделирует данный бизнес-процесс. Далее поток операций идёт по линиям и обозначает выполнение процесса вплоть до красного кружка, который обозначает завершение, конечное событие. Их, кстати, может быть и несколько, и легко проследить, где именно поток операций пришёл к концу, завершив процесс. Никакой исходящий поток из красного кружка невозможен.

Если диаграмма составляется не в цвете, то конечное событие выделяется жирной линией в форме круга. Например, на практике это событие может быть выдачей заказанного товара, который прошёл весь путь от оформления через обработку до выдачи. По ходу всей этой работы диаграмма показывает действия, которые производились на пути от стартового до конечного события. Действие обозначается прямоугольником с закруглёнными краями. Шлюзы - ромбами. Этот язык понятен пользователям, стоит лишь слегка ознакомиться с системой отображений, которая присутствует здесь в иллюстрациях.