Как оформить трудовой договор с дистанционным работником. Что такое удаленная или дистанционная работа по ТК РФ? Квалифицированная электронная подпись Работника

22.11.2023

Дистанционной работой является работа, которая может выполняться работником вне стационарного рабочего места (например, дома). При этом работник получает от работодателя задания посредством Интернета и других телекоммуникационных технологий (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Оформление на работу дистанционного сотрудника производится по общим правилам, содержащимся в ст. 68 ТК РФ, с учетом требований, установленных гл. 49.1 ТК РФ и Законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ . С дистанционным сотрудником работодатель также должен заключить трудовой договор.

Трудовой договор с дистанционным работником

Трудовой договор с работником при дистанционной работе может быть заключен как в бумажном виде, так и в электронной форме — путем обмена между работодателем и сотрудником электронными документами с использованием обеими сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ , ч. 1 ст. 5 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ ).

При заключении договора на дистанционную работу в электронной форме экземпляр договора в бумажном виде работодатель должен направить сотруднику не позднее 3-х календарных дней с даты его заключения (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Особенности трудового договора с дистанционными работниками

Особенности заключения трудового договора с дистанционными работниками содержатся в главе 49.1 ТК РФ:

В договоре с дистанционным работником обязательно указывается вид работы — дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ).
Место заключения трудового договора определяется как место нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).
Место работы дистанционного работника в трудовом договоре можно указать, оно определяется работником самостоятельно (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Режим работы дистанционного работника в трудовом договоре и режим времени отдыха может быть определен работником самостоятельно, если другое не предусмотрено трудовым договором (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). В случае необходимости взаимодействия с дистанционным работником в режиме «онлайн» оптимальным будет установить для дистанционного сотрудника пятидневную рабочую неделю (40 часов) с двумя выходными днями в субботу и в воскресенье (ч. 2 ст. 91 , ч. 1 ст. 100 ТК РФ).
В договоре рекомендуется указать, что правила внутреннего трудового распорядка компании распространяются на дистанционного работника в части, не противоречащей заключенному с ним трудовому договору (ст. 312.4 ТК РФ).
В договор могут быть включены дополнительные условия:

о порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ);
о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ);
о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и программные средства, принадлежащие ему или арендованные (ст. 188 , ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);
о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ);
о порядке, сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

При необходимости может быть заключен трудовой договор с дистанционным работником по совместительству, а также срочный трудовой договор с дистанционным работником.

Добрый день, друзья!

С каждым днем появляется все больше удаленных мест работы. Но наше законодательство пока упускает этот момент и никак не узаконит данный вид деятельности. Единственным слабым фактором регулирования фриланса является то, что это доход физических лиц, а любые доходы должны обязательно облагаться налогом. Но пока прибыль от удаленной работы небольшая, многие фрилансеры уходят от налогов, получая деньги на банковские карты или виртуальные счета.

Поскольку на сегодняшний день удаленные работники не находятся под жестким контролем , большинство из них пользуется сложившейся выгодной ситуацией. Но является ли она на самом деле выгодной для них? Или может лучше оформить трудовой договор на удаленную работу?

Недостатки неофициальной деятельности

Работая на дому неофициально, вы подвергаете себя опасности. Не оплачивая страховых взносов, вам никто не компенсирует возможные травмы. Да, всегда кажется, что с вами этого не случится. Пускай так и будет, но все-таки это жизнь! И нужно быть готовым ко всему.

При неофициальной работе можно не рассчитывать на отпуск или больничный. Отчисления в пенсионный фонд совершаться тоже не будут, поэтому размер вашей пенсии будет минимальным.

Также есть возможность попасть под наблюдение . Это может случиться совсем неожиданно. Вы наверно подумает: «Здался им я со своими доходами?». В большинстве случаев это может быть и так. Но вдруг вы тот тысячный фрилансер , который из-за мошеннических действий вашего работодателя, попадете под проверку налоговой инспекции вместе с ним? Ведь проверяя документацию и финансовую отчетность вашего заказчика, они могут также заинтересоваться и вами.

Были также зафиксированы случаи, когда работники налоговой службы регистрировались на биржах фриланса в роли заказчиков. После составления брифа (короткое описание конкретных услуг, предоставляемых удаленным работником, а также определенного размера и формы оплаты со стороны работодателя), работник налоговой инспекции просит фрилансера встретиться лично для вручения ему предоплаты. А вместо этого удаленному работнику вручается протокол об административном правонарушении. Поэтому лучше регистрировать свою деятельность, во избежание таких обстоятельств.

Неофициальный заработок станет также помехой для вас, если захотите приобрести кредит. И потратить крупную сумму денег вам тоже не удастся, поскольку ваши доходы сразу привлекут внимание контролирующих органов.

Ну и самым распространенным и неприятным в неофициальной деятельности является то, что вам могут просто не выплатить положенных денег. И куда вы тогда обратитесь? Никто не защитит вас в этом случае. Никто не поможет вам доказать, что вы по праву должны были получить оплату за выполненную работу. А имея на руках трудовой договор, у вас всегда будет такая возможность опротестовать действия мошенника. Заключая договор, вы максимально избегаете подобных ситуаций.

Виды договоров

Есть разные виды договоров. Каждая организация выбирает для себя самый выгодный вариант документа. Некоторые работодатели хотят набирать удаленных сотрудников только после личного знакомства с ними. В таком случае, они чаще всего заключают стандартные трудовые договора. Так как могут получить все оригиналы требуемых документов при личной встрече с потенциальным работником. Выбирая этот вид сотрудничества, работодатель обязуется выплачивать все нужные страховые взносы, налоги, оплачивать отпуск, больничные и т.д. Подписав этот вид договора, удаленный сотрудник максимально защищен со стороны закона.

Также есть два более упрощенных вида договоров : договор подряда и договор оказания услуг. Они чаще используются организациями, которые набирают сотрудников из разных городов и даже стран. Подписывая эти документы, они могут договориться об обмене сканокопиями и не требовать оригиналов. Это удобнее, поскольку, наверняка, никому бы не хотелось отсылать свою трудовую книжку за сотни, тысячи километров в незнакомую организацию. Поэтому такие удаленные работники с удовольствием заключают договор подряда и договор оказания услуг.

Разница между договором подряда и договором оказания услуг

Договор подряда заключается при заранее оговоренном объеме работы или итоговой цели. Например, разработка сайта, приложения или написания определенного количества тестов. В этих случаях, размер оплаты оговаривается заранее и соответствует сумме прописанной в документе.

Договор оказания услуг имеет немного другой характер. В нем указывается срок выполнения определенного количества услуг. К примеру, в документе указано, что удаленный работник обязуется предоставлять конкретное количество обработанных фотографий каждые 30 дней, начиная с 1-го января. Оплата чаще всего производится в то же время, что и предоставление выполненной работы.

Подписав эти договоры, выплаты в пенсионный фонд проводятся работодателем. К сожалению, при подписании этих договоров, отпуск и больничные не оплачиваются. Даже сам факт пользования этими привилегиями не оговаривается.

Есть возможность отпроситься на несколько дней , только при хороших отношениях с работодателем, и то при условии заранее выполненной работы. Это в случае, если вы ежедневно находитесь с ним на связи. А если общение с работодателем происходит раз в месяц, во время отправки акта о выполненных работах, то и вовсе не обязательно оговаривать выходные дни. В этом случае, вы самостоятельно контролируете свое рабочее время.

Условия трудового договора с удаленным сотрудником

В Интернете можно найти множество образцов трудового договора. Для вас я решил отобрать главные моменты, на которые нужно будет обратить внимание, при подписании трудового договора:
Обязательно правильно указывайте характер деятельности — «дистанционная» или «работа в удаленном доступе».

Место работы — указывайте свой домашний адрес, если вы выполняете работу на дому.
Также обязательно требуется собрать сведения о том, что ваше удаленное место работы соответствует всем нормам безопасности трудового кодекса.

С работодателем нужно утвердить порядок обеспечения требуемым инвентарем для возможности работы в удаленном режиме. Чаще всего, удаленные сотрудники должны быть заранее обеспечены компьютером и Интернетом, а работодатель отвечает только за программное обеспечение сотрудника, но бывают и исключения. Поэтому все это четко нужно внести в трудовой договор, чтобы в дальнейшем не возникало лишних вопросов.

Следующим пунктом является указание размера выплаты за износ рабочего оборудования удаленного работника, если оно является его личным имуществом (например, компьютер или ноутбук).
Нужно обсудить и внести в договор порядок и сроки доставки сырья, которое понадобится сотруднику для выполнения работы на дому (если он занимается физической удаленной работой).

В этом же случае, требуется вписать порядок и размер возмещения затрат на сырье, если сотрудник использует личные материалы.

Также одним из пунктов является возмещение работодателем иных расходов , как вода, электроэнергия, оплата за Интернет. Нужно рассчитать какой объем расходов тратится именно на рабочий процесс, обсудить его с работодателем и внести в договор.

Лучше всего также зафиксировать конкретный график взаимодействия с работодателем. Это поможет организовать четкий рабочий режим.

И главный пункт, конечно же, порядок и размер оплаты труда.

Можно ли перевести сотрудника компании в удаленный режим работы?

Этим вопросом все чаще задаются отечественные руководители. А за границей данными привилегиями пользуется уже большое количество работодателей. Ведь это приносит крупную финансовую выгоду руководителю фирмы, так как можно брать в аренду намного меньшие площади.

Обеспечение сотрудника рабочим инвентарем сводится к минимуму, так как удаленным работникам удобнее совершать свою деятельность за своим личным персональным компьютером или ноутбуком. Часто в переводят сотрудников, занимающихся прозвоном клиентов или офисных работников , которые при наличии специального программного обеспечения, могут легко справляться с ней и на дому.
Перевести своего работника в данный статус можно при изменении трудового договора, внеся в него все нужные пункты, которые я описал выше.

Я считаю, что нашим руководителям стоит более подробно рассмотреть выгоды, которые они могут получить при таком виде сотрудничестве. Так как много крупных всемирно известных компаний уже давно пользуются преимуществами данного вида деятельности.

Особенно при теперешней трудной экономической ситуации, этот вариант работы облегчит состояние любого бизнеса. Узнать, каким образом можно контролировать такую деятельность, можно с приобретенного опыта иностранных фирм. Так как они уже прочувствовали все плюсы и минусы такой работы.

Набрав самоорганизованных и ответственных работников, можно уделить больше внимания стратегическому развитию бизнеса. Контроль подчиненных помогают совершать специальные программы. Можно получать отчеты о работе сотрудников хоть каждые 10 минут, не отнимая лишнего времени на их формирование. Программа самостоятельно делает фотографию рабочего стола удаленного работника, автоматически отсылает ее на электронную почту руководителя или отдельно выбранного контролирующего лица.

Подробно изучив данную тематику, думаю, много отечественных работодателей задумаются над увеличением количества удаленных мест.

Делитесь статьей с друзьями в соц. сетях, а также подписывайтесь на обновления моего блога.

Awara is a Russian accoutning company that offers a full range of bookkeeping and financial administration services for foreign companies who start business in Russia. Although we a local accounting firm we follow the best international practices to provide you with the best client support. Make your accounting safe, sound, and efficient with Awara.

Legal Services

We are a Russian legal company working under international standards. We offer services that cover most possible matter that companies may face while doing business in Russia. We state that the function of the commercial lawyer is not to “tell what the law says,” but to deliver winning arguments and real solutions.

IT Solutions

Awara IT Solutions is proud to provide its clients with IT-services meeting the requirements of Russian law without changing clients’ existing processes. This unique combination of a strong background in system integration, law and taxation makes us a reliable and efficient partner for new-comers onto the Russian market. Our team has implemented multiple projects with Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, CRM and 1C.

Audit Services

We focus on providing audit services resulting in a clear understanding of financial records, accurate risk assessment and recommendations for areas of improvement and tightening of internal controls. Our services include Russian statutory audit, tax audit, internal audit and audit in accordance with international standards (IFRS, US GAAP).

Direct Search & Recruitment

As an internet and social media based recruitment leader, we really offer a competitive edge in finding the best and most motivated people in Russia and the CIS. We provide headhunting and recruitment services with 19% success fee only and no retainers. If no candidate is hired, no fee applies.

Corporate Trainings and Seminars

We understand that every business and organization is different and pre-packaged training programs don’t work for everyone. Our client-focused approach allows us to design training programs that are customized to deliver the results you need. At our hands-on practical training sessions professionals in fields such as business, sales, marketing, HR, finance and law improve their skills and abilities to solve the problems of tomorrow.

Удаленный сотрудник - это работник, работающий на удаленном доступе.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие о дистанционной работе.

На таких работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, естественно, с учетом дистанционных особенностей.

Метод работы удаленных сотрудников

При дистанционной работе сотрудники трудятся (ст. 312.1 ТК РФ):

1) вне места нахождения работодателя;

2) вне стационарных рабочих мест, находящихся под контролем работодателя;

3) с использованием для выполнения трудовой функции и для взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования в том числе сети Интернет.

Документы при приеме на работу

Перечень документов, которые должны быть предъявлены при заключении трудового договора, установлен ст. 65 ТК РФ. К таковым отнесены:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Порядок приема на работу

Для приема на работу дистанционного работника работодатель должен выполнить следующие действия.

1. Получить от работника обязательные документы.

2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к его непосредственной работе.

3. Оформить трудовой договор.

5. Заполнить личную карточку. Подробнее о порядке ее заполнения см. раздел "Как заполняется по форме N Т-2" настоящего материала.

6. Оформить трудовую книжку (за исключением случая, когда стороны договорились не оформлять ее и не вносить в нее записи о дистанционной работе).

Дистанционные работники включаются в штат организации наравне с обычными работниками. Никаких исключений в этом вопросе законодательство РФ не установило.

Электронный документооборот

При дистанционной работе установлена принципиально новая форма - обмен электронными документами.

Каждая из сторон должна направлять подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Для такого обмена сторонам трудового договора нужно получить усиленную квалифицированную электронную подпись. Информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, который равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и содержащему печать.

Посредством обмена электронными документами работодатель может:

1) заключить трудовой договор о дистанционной работе с работником;

2) до подписания трудового договора ознакомить работника с локальными нормативными актами, которые предусмотрены ст. 68 Трудового кодекса:

правилами внутреннего трудового распорядка;

коллективным договором и положением об оплате труда;

иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с работой дистанционного сотрудника;

3) внести изменения в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения;

4) знакомить работника с приказами (распоряжениями), уведомлениями, требованиями или иными документами, с которыми работник должен быть ознакомлен в письменной форме под роспись.

Работник же может в виде электронных документов направлять работодателю различные заявления, объяснения, обращения и другую информацию, которую он вправе или должен предоставлять ему.

Особенности заключения трудового договора

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

Место работы дистанционного сотрудника также должно указываться в трудовом договоре.

Из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения.

В трудовом договоре о дистанционной работе может предусматриваться дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

Налогообложение доходов дистанционного работника

Доходы физического лица, полученные в качестве дистанционного работника российской компании, облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке и удерживаются работодателем.

В этом дистанционный работник ничем не отличается от обычного сотрудника организации.

Компенсации и гарантии

Дистанционные работники пользуются гарантиями и компенсациями, которые предоставляются трудовым законодательством всем работникам, работающим по трудовому договору:

ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней;

дополнительные отпуска и учебные отпуска;

пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Удаленный сотрудник: подробности для бухгалтера