Personalo kontrolės esmė, tikslai, uždaviniai ir funkcijos. Personalo kontrolė: esmė, funkcijos, užduotys. Personalo kontrolės dokumentinė pagalba Personalo kontrolės teoriniai aspektai

Atsižvelgiant į darbo vietų specifikaciją ir didėjantį personalo valdymo vaidmenį, personalo išlaidų planavimas ir sistemingas vertinimas tampa vis svarbesnis. Dar svarbesnė šiuo atžvilgiu yra personalo atranka ir mokymai, kur būtina ir išlaidų kontrolė, kuri iš esmės turėtų apimti visą organizacinę struktūrą ir personalą.

Tokie tikslai gali būti pasiekti integruojant planavimo sistemas, taip pat informacines ir kontrolės sistemas, kurios konkrečiu atveju turėtų būti adekvačios pačiai organizacijai. Personalo kontrolės funkcijos vykdymo pagrindas yra gamybos ir ekonominių sąnaudų kontrolės personalo srities principų išmanymas.

Svarbiausia personalo kontrolės (PC) užduotis apima personalo glaudžių tarpusavio santykių planavimą ir kontrolę. Reikėtų atsižvelgti į glaudžią visų tipų ir planavimo sričių, įskaitant investicijas, produktus, inovacijas, finansus, taip pat verslo planavimą, tarpusavio priklausomybę. KP turi atpažinti ir numatyti išorinės aplinkos pokyčius, darbo rinkos dinamiką ir suteikti personalo asmeninės politikos strategijai reikiamas prielaidas, iš anksto numatęs naujus poreikius ir išlaidas. CP yra paslaugų funkcija, reikalinga aukščiausia įmonės vadovybei, kad ji išliktų. CP yra personalo valdymo koordinavimo ir reguliavimo funkcija (12.2 pav.).

12.2 pav

KP koordinavimo funkcija apima skaičiaus, kokybiškos sudėties ir personalo sąnaudų planavimą bei personalo struktūrą.

Operatyviniu lygmeniu CP daugiausia dėmesio skiria esamos ir planuojamos būklės atitikties stebėjimui, nukrypimų analizei ir siūlymams tobulinti personalo naudojimo reglamentavimą ir apskritai asmens politiką.

Egzistuoja universali CP priimtina santykių grandinė: tikslai – funkcijos – uždaviniai.

Tikslų pasiekimo rodikliai yra atskiros subfunkcijos, kurios atliekamos sprendžiant atitinkamas užduotis. Tokių rodiklių dinamikos analizė leidžia laiku gauti informaciją apie tai, kiek yra įgyvendinami užsibrėžti tikslai. Pavyzdžiui, tikslo „gerinti kandidatų į pareigas kokybę“ rodiklis gali būti šių kandidatų apklausa pagal specialybių grupes ir kitas tikslines savybes. Tikslo „reguliuoti reikalingų specialistų pritraukimo kaštus“ rodiklis gali būti užstato pažadėjimas samdomiesiems apie tai nepranešus kitiems kandidatams.

Tikslo „suteikti darbo vietas su kvalifikuota darbo jėga“ rodikliai yra asmeninio priedo kandidatui pažadas, kandidato kokybė ir sutarties trukmė.

Pateiksime tikslų ir juos lemiančių veiksnių CP subfunkcijų vykdymo procese pavyzdžius (12.1 lentelė).

12.1 lentelė- Personalo kontrolės tikslai

Subfunkcijos ir tikslai	Rodikliai (pasiekimų įrankiai)
Įdarbinimas
Reikiamų kandidatų atranka. Atrankos kaštų optimizavimas. Kokybiškas naujų darbuotojų pritraukimas	Atrankos metodų analizė. Atrankos technologijų vertinimas remiantis kandidatų apklausomis, grįžtamojo ryšio analizė. Atrankos išlaidos. Einančiųjų pareigas pradinio darbo etapo naudos analizė
Personalo integracija
Efektyvus naujų darbuotojų įvedimas. Naujų darbuotojų „pririšimas“ prie įmonės	Darbuotojų apklausos. Išlaidų vienam darbuotojui raida. Naujo darbuotojo individualios karjeros planavimas įmonėje. Nauja darbuotojo ataskaitų kortelė
Individualaus personalo tobulėjimo kontrolė
Išlaidų sąmatų rengimas, sumažinant „brangių“ specialistų pritraukimo dirbti įmonėje išlaidas. Darbas su jaunais specialistais. Savalaikis kvalifikacijos pritaikymas prie kintančių poreikių. Išplėstinių mokymų organizavimas. Organizacijos žmogiškųjų išteklių potencialo ugdymas. Individualaus darbuotojų potencialo ugdymas	Klientų apklausos apie reikalingos darbo jėgos (padalinių vadovų) poreikius. Dalyvavimas universitetų absolventų paskirstyme. Rinkos veiklos ir diversifikacijos strategijų analizė. Seminarų ir kursų dalyvių žinių kokybės vertinimas. Vadovų apklausa. Išorinių konsultantų ir seminarų vadovų apklausa. Darbo reikalavimų atitikimo laipsnis ir tai, kaip darbuotojai atitinka šiuos reikalavimus

Lentelės pabaiga. 12.1

Subfunkcijos ir tikslai	Rodikliai (pasiekimų įrankiai)
Ryšio valdymas
Poreikių didinimas ir iniciatyvos skatinimas. Žinių apie bendrą verslą ir ekonomines tarpusavio priklausomybes gilinimas	Vadovų ir darbuotojų palyginimas – kas aktyvesnis. Stebėjimas „gandų“ kanalais, informacijos iš neformalaus bendravimo vertinimas
Supažindinti darbuotojus su įmonės tikslais ir strategija. Darbuotojų potencialo, jų patirties, idėjų panaudojimas probleminiams sprendimams priimti	Darbuotojų apklausos. Darbuotojų sprendimų priėmimo apimties išplėtimas (vadybos stiliaus įvertinimas)
Motyvacijos kontrolė
Motyvacinių galimybių mobilizavimas, racionalių atlygio sistemų paieška. Darbuotojų suskirstymas į grupes pagal jų sėkmės lygį. Moralinis stimuliavimas	Darbo užmokesčio ir darbo našumo derinimas, darbo užmokesčio palyginimas tarpusavyje. Darbuotojų ir vadovų apklausos. Psichologinio klimato būsena, pasitenkinimas darbu

KP koncepcija ir įrankiai. Konkrečių darbo sričių planavimas ir tiksliniai rodikliai turi aktyvią įtaką strateginiam darbui su personalu. Jie sudaro prielaidas strateginiam personalo valdymui. Šios būtinos sąlygos apima personalo kontrolę.

Personalo kontrolei reikia savo koncepcijos. „Valdymo“ sąvokos rėmuose nagrinėjama daug gamybos ir ekonominių problemų. Nėra aiškaus šios sąvokos apibrėžimo. Lygiai taip pat personalo kontrolė neturi griežtų ribų personalo valdymo sistemoje. Kontroliavimo sąvokos esmę lemia veiksmažodžio kontroliuoti reikšmės turinys, reiškiantis „valdyti“, „reguliuoti“, „nukreipti“, „atsiskaityti“. Pagrindiniai kontrolės, kaip reguliavimo sistemos, elementai yra planavimas, kontrolė, informacijos rengimas.

12.3 pav

Personalo kontrolė gali reikšti prisijungimą prie vidinės gamybos kontrolės sistemos, darbo su personalu srities planavimą ir reguliavimą.

Personalo kontrolė diferencijuota:

• - nustatyti tikslus (pavyzdžiui, išlaidos personalui, darbų apimtis);
• - specialios personalo valdymo funkcijos (pavyzdžiui, kvalifikacijos kėlimas, atestavimas);
• - metodinės priemonės (pavyzdžiui, personalo vertinimo metodai).

Personalo kontrolės procesas optimizuojamas vienu metu naudojant decentralizuotus (operatyvinius) ir centralizuotus (strateginius) įrankius bendriems rezultatams pasiekti.

Centralizuota ir decentralizuota personalo kontrolė turi keturias pagrindines įrankių grupes (12.4 pav.).

12.4 pav

Kartu su operatyvinėmis ir strateginėmis personalo kontrolės formomis yra jos kiekybinės ir kokybinės formos. Visas kontrolės formas, įrankius ir funkcijas vienija pirmojo organizacijos asmens atsakomybė už personalą ir kiekvieną asmenį atskirai.

Personalo kontrolės funkcijas atlieka finansų, planavimo ir ūkio skyrių, personalo ir socialinės plėtros skyrių darbuotojai. Jie labai skiriasi organizaciniu ir esminiu požiūriu, palyginti su kontrole (12.5 pav.).

12.5 pav

Personalo išlaidų kontrolės funkcija yra centralizuota funkcija, apimanti visos įmonės personalo išlaidų planavimą. Be to, baigus darbą su personalu, vyksta diskusijos teisiniais ir verslo klausimais, remiantis konkrečių skaitmeninių medžiagų pristatymu įvairiuose padaliniuose. Dėl to kaštų struktūra formuojama atsižvelgiant į tai, kas turėtų būti, o kas jau yra.

Kitas plano „kovos“ etapas yra susijęs su, viena vertus, kiekybinių personalo ekonomikos duomenų iš tradicinės praėjusio laikotarpio statistikos patikslinimu ir palyginimu, kita vertus, su planavimo prielaidomis. remiantis gamybos užduotimis.

Decentralizuotą kontrolę vykdo Personalo ir Socialinės plėtros skyriai. Tai svarbi tokių vienetų funkcija. Ji yra pavaldi centriniam įmonės valdymui ir apima įvairių rūšių sąnaudų, kurios yra būtinos bendrai darbo procesų analizei ir optimizavimui, skaičiavimus ir analizę.

Decentralizuota darbuotojų potencialo panaudojimo kontrolė. Personalo skyrius padeda verslo padaliniams pasitelkti darbuotojus pagal jų galimybes, o patiems darbuotojams – tobulėti (12.2 lentelė).

Kontrolingo principai – pasitikėjimas, atvirumas ir sąžiningumas, darbas grupėje, įsipareigojimas kokybei, lankstumas, noras būti inovacijų lyderiu. Šie principai taikomi visiems darbuotojams visuose valdymo lygiuose ir vienija juos siekiant bendrų tikslų.

Personalo kontrolės ir jo vaidmens supratimas prasidėjo 1987 m.

Pažvelkime į konkrečias valdymo funkcijas:

• - darbuotojai kaip verslo partneriai;
• - PR kultūros vaidmens didinimas;

Lygis valdymas	Personalo kontrolės sėkmės veiksniai
	piniginė, buhalterinė	ekonominiai rodikliai ir skaičiai	kokybės subjektyvus vertinimai
Strateginis	Išlaidomis pagrįstos personalo tobulinimo priemonės. Socialinės paramos kaštų finansinė ir matematinė analizė	Personalo struktūra ir išsilavinimo lygiai. Personalo sudėtis	Individualių potencialų analizė
Taktinis	Švietimo programos biudžeto kontrolė. Socialinės išlaidos	Mokymosi ir kvalifikacijos kėlimo kaina vienam darbuotojui. Rezervų skaičius	Darbuotojų vertinimas naudojant testavimo metodus
Veiklos	Atskirų darbuotojų savikaina. Personalo skyriaus biudžetas	Darbo laikas ir jo kaštai	Kasdienis personalo tobulėjimo stebėjimas (seminarai ir kt.)

Personalo skyriaus vertinimas

• - personalo planavimas; išorinės pozicijos:
• - padidėjusi konkurencija;
• - rinkos veikla.

Apsigyvenkime ties valdymo koncepcijos tikslais:

• - darbo įvertinimas, remiantis jo veiklos ir kokybės matavimu;
• - padidinti kiekvieno darbuotojo indėlį į įmonės sėkmę;
• - informacijos srautų integravimas;
• - projektų komandų formavimas.

CP apima sistemingą darbuotojų bendradarbiavimo analizę, kontrolę ir planavimą. CP įrankiai skirti diagnozuoti darbo su personalu būklę praeityje, dabartyje ir ateityje, siekiant sukurti įmonės strategiją. Šiuo atveju reikšmingas vaidmuo tenka darbuotojų apklausoms, kurios padeda įvertinti valdymo stilių, gamybos klimatą ir pasitenkinimą darbu.

Personalo kontrolė

Kontroliniai klausimai

1. Suformuluokite logistikos sampratą.

2. Nurodykite tikslinę logistikos valdymo užduotį.

3. Išvardykite logistikos valdymo įrankius.

4. Kokiais rodikliais galima apibūdinti logistikos paslaugos efektyvumą?

Personalo valdymas įmonėje turėtų būti suprantamas kaip procesas, apimantis visas pagrindines fazes: planavimą, kontrolę ir reguliavimą. Norint efektyviai valdyti šį procesą, užtikrinant įmonės konkurencingumą ilgalaikėje perspektyvoje, būtina sukurti ir įdiegti personalo kontrolės sistemą.

Pagal personalo kontrolė suprasti įmonės vidaus planavimo ir kontrolės sistemą personalo srityje, kuri padeda strategines gaires transformuoti į suplanuotas vertybes ir konkrečias veiklas, taip pat suformuluoti pagrindines personalo valdymo nuostatas.

Personalo kontrolės veiklos sritis apima priemonių, užtikrinančių strateginį ir operatyvinį pajėgumą palaikyti reikiamą darbo našumą įmonėje, kūrimą ir aprūpinimą.

Pagrindinė personalo kontrolės užduotis yra sistemingas ir integruotas grįžtamasis ryšys tarp planavimo ir dispersinės analizės. Paprastai išskiriamos šios pagrindinės personalo kontrolės funkcijos:

· informacinė pagalba – tai informacinės sistemos sukūrimas, sistemingai apimantis visus reikiamus duomenis: produktyvumo potencialą, personalo išlaidas ir kt.

· planuojamas – prognozės, tikslinės ir reguliavimo informacijos gavimas;

· valdymas – priemonių neigiamiems nukrypimams šalinti kūrimas ir koordinavimas (siūlymai tobulinti);

· kontrolinis ir analitinis – matuojantis tikslo pasiekimo laipsnį, analizuojantis nukrypimus.

Norint įgyvendinti aukščiau nurodytas personalo kontrolės funkcijas, reikia išspręsti šias užduotis:

· informacijos, paslaugų ir patalpų teikimas;

· personalo panaudojimo efektyvumo stebėjimas;

· personalo reikalavimų nustatymas taktiniais, strateginiais ir veiklos aspektais;

· personalo tobulinimas, personalo pritraukimas, skatinimas ir atleidimas, taip pat personalo išlaidų valdymas.

Personalo kontrolėje, kuri yra visos įmonės kontrolės funkcijų dalis, išskiriamos veiklos ir strateginės sritys. Strateginė personalo kontrolė turi susieti personalo perspektyvas su įmonės valdymo strategija. Strateginės personalo kontrolės užduotys:

· personalo tobulinimo koncepcijos formavimas;

· personalo poreikių tendencijų stebėjimas;

· žmogiškųjų išteklių strategijos įgyvendinimo stebėsena.

Operatyvi personalo kontrolė orientuojasi į strateginio personalo planavimo tikslus ir įgyvendina reikiamas veiklas. Veiklos lygmeniu prioritetas yra personalo ekonomiškumas.

Operatyvaus personalo kontrolės užduotys yra šios:

· personalo pritraukimas;

· personalo tobulinimas;

· personalo valdymas;

· aptarnavimas personalui;

· personalo rinkodara;

· personalo motyvavimas;

· personalo atleidimas.

Informacija apie personalą ir rodikliai personalo kontrolės sistemoje kaupiami į vieną informacinę bazę, tvarkomi ir dokumentuojami. Personalo valdymo informacinė sistema naudojama informacijai apie personalą ir darbo vietas gauti, kaupti, apdoroti, vertinti ir perduoti. Įmonės vadovybei, personalo skyriaus darbuotojams ir darbo grupių atstovams suteikti reikiamą informaciją, naudojamos tinkamos techninės, metodinės ir organizacinės priemonės. Tai leidžia informatyviai ir analitiškai palaikyti tikslines visos įmonės valdymo ir personalo vadovų užduotis.

Organizaciniu požiūriu personalo kontrolės tarnyba (PCS) įmonėje gali būti išdėstyta tokiomis konfigūracijomis:

· SKP yra centralizuoto valdymo tarnybos dalis. Tokiu atveju kyla pavojus, kad specifinis kontrolės tarnybos vadovybės mąstymas, labiau orientuotas į ūkinę ir finansinę apskaitą bei atskaitomybę, neleis sukurti personalo kontrolės sistemos, kurioje būtų atsižvelgta į personalo valdymo ypatumus;

· SKP yra būstinės struktūra, tiesiogiai atskaitinga įmonės vadovui. Toks iš esmės pagrįstas sprendimas gali lemti aktyvų SKP darbo atmetimą ir boikotavimą iš personalo tarnybos pusės;

· SKP struktūriškai yra įtraukta į personalo tarnybą, turėdama tą patį rangą valdymo hierarchijoje, kaip, pavyzdžiui, personalo tobulinimo tarnyba. Tačiau kyla pavojus, kad personalo kontrolė neteks savo ypatingo vaidmens – teikti koordinacinę ir informacinę pagalbą kitiems personalo valdymo srities padaliniams;

· SKP yra būstinės struktūra, tiesiogiai atskaitinga vadovui, atsakingam už įmonės personalą.

Ateityje darbas su personalu bus vis labiau decentralizuotas, o tai lems poreikį didinti personalo valdymo centralizavimo ir standartizavimo lygį. Tuo pačiu metu personalo kontrolė neturėtų virsti mechanistine sistema, apsiribojančia tik piniginiais rodikliais iš finansų ir valdymo apskaitos sistemų.

Personalo kontrolės samprata ir esmė

1 apibrėžimas

Personalo kontrolė – tai organizacijos personalo valdymo koncepcija, siekianti atitikti naują, pastaruoju metu gerokai išaugusį žmogiškųjų išteklių vaidmenį įmonėje. Pažymėtina, kad dėl daugybės visuomenės ir technologijų pokyčių pastaruoju metu visose veiklos srityse išaugo žmogiškųjų išteklių svarba.

Personalo kontrolė – tai įmonės vidaus kontrolės ir planavimo sistema darbo su žmogiškaisiais ištekliais srityje, kurios pagalba planuojamos organizacijos strategijos „paverčiamos“ į konkrečias veiklas ir suplanuotas vertybes, o kartu ir pagrindines nuostatas personalui. formuojasi valdymas.

Personalo kontrolė apima įrankių, užtikrinančių darbo našumo didinimo organizacijoje veiksnius, sukūrimą. Pagrindinis personalo kontrolės uždavinys yra nuolatinis stebėjimas ir grįžtamasis ryšys tarp planavimo sistemų ir planų bei nukrypimų nuo jų analizės.

Personalo valdymo funkcijos

Personalo kontrolės sistema apima šias funkcijas:

1. Informaciją palaikanti funkcija. Ją sudaro informacinės sistemos sukūrimas, apimantis visą svarbią ir reikalingą informaciją: išlaidas personalui, produktyvumą ir kt. Ši funkcija įgyvendinama sukuriant organizacijoje dirbančio personalo duomenų bazę, su galimybe generuoti ataskaitas.
2. Planuojama personalo kontrolės funkcija – gauti prognozinę, normatyvinę ir tikslinę informaciją, pavyzdžiui, nustatant organizacijos darbuotojų poreikį (įgūdžių lygį, kiekį) naujiems produktams gaminti.
3. Personalo kontrolės valdymo funkcija yra daugybės pasiūlymų, kuriais siekiama pašalinti neigiamas tendencijas, rengimas. Taigi, pavyzdžiui, netikėtai nukrypus tarp faktinių ir planuojamų vienam darbuotojo mokymo išlaidų per metus, tokiu atveju personalo kontrolės tarnyba savo rekomendacijas dėl planų ir biudžetų koregavimo siunčia finansų skyriui ir žmogiškųjų išteklių skyriui.
4. Personalo kontrolės sistemos valdymo ir analitinė funkcija yra tikslo pasiekimo lygio matavimas, esamų ir planuojamų organizacijos personalo rodiklių analizė. Kai nustatyti nuokrypiai nepatenka už kontroliuojančio skyriaus nustatyto diapazono, kontrolės veiksmų taikyti nereikia. Jei pastebima atvirkštinė tendencija, tarnybą kontroliuojantys darbuotojai praneša apie nerimą keliančias tendencijas atitinkamiems įmonės padaliniams. Pavyzdžiui, kai personalo kaita įmonėje patenka į priimtinas ribas (4-5%), tačiau yra tendencija rodikliui didėti, apie tai būtina informuoti personalo vadovybę.

Personalo kontrolės užduotys

Kad galėtų įgyvendinti aukščiau nurodytas funkcijas, personalo valdymo tarnyba turi išspręsti keletą pagrindinių užduočių:

• teikti informaciją, paslaugas ir paslaugas žmogiškųjų išteklių skyriaus vedėjui;
• Atlikti organizacijos personalo panaudojimo efektyvumo auditą per ataskaitinį laikotarpį (paprastai kartą per metus). Šį vertinimą atlieka įmonės vadovybė, remdamasi kontrolės tarnybos sukurtais įrankiais ir metodais;
• nustatyti personalo reikalavimus įvairiais aspektais (strateginiais, operatyviniais ir taktiniais). Šiuos skaičiavimus personalo kontrolės tarnyba atlieka remdamasi organizacijos planais ir ataskaitomis: veiklos ir strateginiais planais, produkcijos rūšimis ir kiekiais, rinkos segmentais;
• vykdyti darbuotojų tobulinimą, skatinimą, atranką ir atleidimą, taip pat valdyti personalo išlaidas.

Žmogiškųjų išteklių valdymas apima pagrindines valdymo fazes. Siekiant efektyviai atlikti konkurencingumą užtikrinančią funkciją, kuriama personalo kontrolės sistema. Daugiau apie kūrimą ir įgyvendinimą skaitykite straipsnyje.

Iš straipsnio sužinosite:

Personalo kontrolė: funkcijos ir užduotys

Personalo kontrolė – tai įmonės vidaus planavimo ir kontrolės sistema darbo su žmogiškaisiais ištekliais srityje. Tai leidžia transformuoti strategijas į suplanuotas vertybes, konkrečias veiklas, suformuluoti personalo valdymo reglamentus. Personalo kontrolė apima priemonių, užtikrinančių darbo našumą, sukūrimą ir aprūpinimą.

Atsisiųsti dokumentus šia tema:

Informacijos rinkimo valdymo apskaitai ir personalo kontrolei taisyklės

Vertindami darbuotojo veiklą, naudokite tiek kiekybinius, tiek kokybinius rodiklius. Naudokite skirtingi instrumentai. Kiekybiniai palyginimai susiję su darbuotojų veiklos rodikliais. Kokybiniai atspindi lojalumo laipsnį ir pasitenkinimo lygį.

Kokybės rodikliams įvertinti ir matuoti naudokite neaiškių rinkinių įrankius ir metodus, žodinius ekspertų vertinimus ir intervalų duomenis. Patartina naudoti verbalinius vertinimus, kai neįmanoma išmatuoti reiškinio. Nustatyti tiesioginius ir netiesioginius ryšius tarp organizacijos veiklos rezultatų ir darbuotojų duomenų naudoti įrankius ir koreliacinės bei regresinės analizės metodai. Jie nustato kiekybinį rodiklių ryšį, nustato tikslus ir personalo kontrolės užduotis.

Svarbiausia strategijoje ir plėtroje parodyti, kaip vieno projekto rėmuose priimti sprendimai viename padalinyje veikia visos organizacijos darbą.

Craigas Wattersas, „Capsim Management Simulations Inc.“ prezidentas.(Norfildas, Ilinojus, JAV), kuri specializuojasi verslo modeliavime

Išstudijavęs temą, studentas turėtų žinoti:

• ? personalo kontrolės vieta šiuolaikinės organizacijos valdymo sistemoje;
• ? personalo kontrolės struktūra ir turinys;
• ? personalo kontrolės tipai ir jų praktinio taikymo sąlygos;

galėti:

• ? formuoti elementarią personalo valdymo struktūrą ir efektyvius santykius tarp jos posistemių;
• ? naudoti objektyvius personalo kontrolės dėsnius, siekiant padidinti šios rūšies valdymo veiklos efektyvumą;

savo

Koncepcinis aparatas personalo valdymo srityje.

HR KONTROLĖS VIETA ORGANIZACIJOS PERSONALO VALDYMO SISTEMOJE

Kontrolingas remiasi įvairių disciplinų mokslo pasiekimais: ekonomikos teorijos, verslo analizės, apskaitos, planavimo, vadybos, kibernetikos, sociologijos. Norint įvaldyti valdymą, reikia plataus požiūrio ir gebėjimo mąstyti analitiškai, be to, reikia žinių iš įvairių dalykų, susijusių su ekonomika, vadyba ir kibernetika. Atminkite, kad nėra paruoštų sprendimų kiekvienai problemai, su kuria gali susidurti personalo vadovas.

Valdymo struktūra schematiškai parodyta fig. 1.1. Tikslų išsikėlimas – įmonės kokybinių ir kiekybinių tikslų nustatymas bei kriterijų, kuriais remiantis būtų galima įvertinti tikslų pasiekimo laipsnį, parinkimas.

Ryžiai. 1.1.

Planavimas – tai įmonės tikslų pavertimas prognozėmis ir planais. Pirmasis planavimo žingsnis – įmonės stipriųjų ir silpnųjų pusių, galimybių ir grėsmių analizė (vadinamoji S WOT analizė). Remiantis tuo, pirmiausia parengiama įmonės strategija, o tada – planas. Planas leidžia įmonei įvertinti, kiek realu pasiekti savo tikslus, kas padeda ir kas trukdo jų siekti. Planas – tai kiekybinė įmonės tikslų išraiška ir būdų jiems pasiekti sukūrimas. Planai rengiami tiek visai įmonei, tiek kiekvienam padaliniui. Kontrolingas dalyvauja kuriant planavimo metodus, koordinuoja įvairių įmonės padalinių ir tarnybų veiklą planavimo procese, taip pat vertina planus, nustatydamas, kiek jie atitinka įmonės tikslus, kiek skatina veikti ir kaip realus jų įgyvendinimas.

Auditas ir valdymo apskaita yra visos įmonės finansinės ir ūkinės veiklos atspindys įgyvendinant planą. Kaip kontrolės sistemos elementas, ji iš esmės skiriasi nuo apskaitos. Valdymo apskaitos specifika yra ta, kad ji orientuota į įmonių ir padalinių vadovų informacinius poreikius, palaikyti valdymo sprendimų priėmimą, o apskaita pirmiausia orientuota į išorinius vartotojus (valdžios institucijas, bankus ir kt.).

Informacijos srautų sistema yra svarbiausias įmonės valdymo sistemos elementas. Pats valdymo procesas dažnai laikomas informacijos transformacijos procesu: valdymo įtaka yra ypatingos rūšies informacija. Informacijos teorijoje matematiškai įrodyta, kad yra tam tikras minimalus informacijos kiekis, be kurio neįmanomas efektyvus valdymas. Be to, kuo įvairesnė gali būti valdymo objekto reakcija, tuo daugiau informacijos reikia. Kalbant apie įmonę, tai reiškia, kad kuo nepastovesnė ekonominė aplinka, sudėtingesnė pačios įmonės vidinė struktūra, tuo daugiau informacijos reikia efektyviam valdymui. Vienas iš pagrindinių kontrolės uždavinių yra informacinė pagalba vadovybei, ji gali būti išspręsta tik aiškiai ir koordinuotai veikiant informacijos srautų sistemai įmonėje.

Kontrolingas yra informacijos, reikalingos vadybos sistemos funkcionavimui įmonėje, tiekėjas. Informacija – tai informacijos rinkinys, mažinantis neapibrėžtumo laipsnį. Todėl valdymo sistemos teikiama informacija turi atitikti šiuos reikalavimus:

• ? patikimumas;
• ? užbaigtumas;
• ? aktualumas (reikšmingumas);
• ? naudingumas (informacijos naudojimo poveikis turėtų viršyti jos gavimo išlaidas);
• ? suprantamumas;
• ? savalaikiškumas;
• ? reguliarumas.

Bet kokia informacija, įskaitant informaciją iš tradicinės apskaitos (finansinės) apskaitos, turi atitikti šiuos reikalavimus. Tačiau įvairių reikalavimų reikšmė gali būti skirtinga: jei buhalterinei (finansinei) apskaitai svarbiausia yra informacijos patikimumas, tai kontrolės sistemoje – informacijos aktualumas (kiek ji reikšminga priimamam valdymo sprendimui). ). Visi kiti informacijos reikalavimai kontrolės rėmuose vaidina antraeilį vaidmenį: neesminė informacija, net jei ji yra visiškai patikima, negali padėti priimant valdymo sprendimus; tuo pačiu reikšmingi, bet tik 95% patikimi, gali labai padėti vadovui.

Tik informacija, kuri yra tiesiogiai susijusi su šiuo sprendimu, gali būti laikoma svarbia priimant valdymo sprendimą:

• ? sąlygos, kuriomis priimamas sprendimas;
• ? tiksliniai kriterijai;
• ? galimų alternatyvų rinkinys (kokius sprendimus iš esmės galima priimti);
• ? kiekvienos iš alternatyvų priėmimo pasekmės (kas bus, jei bus priimtas toks ar kitas sprendimas).

Turėdamas informaciją vadovas gali stebėti visą įmonės finansinę ir ūkinę veiklą – sekti įmonėje vykstančius procesus realiu laiku; trumpiausių laikotarpių (dienos, savaitės, mėnesio) įmonės darbo rezultatų operatyvinių ataskaitų sudarymas; tikslinių rezultatų palyginimas su faktiškai pasiektais rezultatais. Remiantis tokiu palyginimu, daromos išvados apie įmonės stipriąsias ir silpnąsias puses, jų kitimo dinamiką, taip pat palankias ir nepalankias išorės sąlygų, kuriomis įmonė turi veikti, raidos tendencijas. Keičiant įmonės išorinės ir vidinės aplinkos sąlygas, reikia peržiūrėti tikslinius parametrus: reikia patikrinti, kiek naujomis sąlygomis yra optimalūs užsibrėžti tikslai, ar įmonė galės pasiekti užsibrėžtus tikslus atsižvelgiant į įvykusių pokyčių. Remiantis tikslinių parametrų pasikeitimais, taip pat pačios įmonės stipriųjų ir silpnųjų pusių pokyčių prognoze koreguojamas veiksmų planas tikslams pasiekti, o šis naujas, patikslintas planas įgyvendinamas praktiškai, t.y. ratas užsidaro.

Stebėjimo modelis, atliktas valdymo sistemos rėmuose, pateiktas pav. 1.2.

Remdamasi visa surinkta informacija, valdymo sistema vykdo kontrolę.

Kontrolė nėra tapatus kontrolei: kontrolė yra susijusi su jau atliktų faktų fiksavimu ir įvertinimu įmonės veikloje, o kontrolė nukreipta į ateitį. Pažymėtina, kad šiuo atveju kontrolė atlieka tam tikras kontrolės funkcijas (tuo tarpu pačios kontrolės pobūdis iš esmės keičiasi).

Preliminari kontrolė:

• ? tikslų kontrolė (ar teisingai keliami tikslai, ar teisingai sukonstruotas įmonės tikslų medis, ar skirtingi tikslai prieštarauja vienas kitam, kiek adekvačiai kiekybiniai kriterijai atspindi kokybinius įmonės tikslus);
• ? prognozių kontrolė (kiek jos tikroviškos, pagrįstos, informatyvios, kaip padeda įmonei spręsti problemas);
• ? stebėti skirtumą tarp tikslinių ir numatomų verčių (kiek įvykių prognozė neatitinka tikslų);
• ? apribojimų kontrolė (kokios išorinės ar vidinės sąlygos trukdo įmonei siekti savo tikslų, kokios šių sąlygų raidos tendencijos);
• ? planų kontrolė (kiek optimalūs įvairūs įmonės planai jos tikslų siekimo požiūriu, ar įvairūs planai neprieštarauja vienas kitam ir pan.);
• ? biudžeto kontrolė (įmonių padalinių sąnaudų kontrolė kuriant biudžetus).

Ryžiai. 1.2.

Dabartinis valdymas:

• ? kontroliuoti ir stebėti įmonės išorinę aplinką, siekiant nustatyti „silpnus signalus“;
• ? stebėti vidinę aplinką, kad būtų galima anksti pastebėti problemas.

Galutinė kontrolė:

Planų įgyvendinimo stebėjimas (faktinių verčių nukrypimų nuo planuotų verčių apskaičiavimas, šių nukrypimų priežasčių analizė).

Taigi valdymo sistemoje akcentas pereina nuo paprasčiausio praeities faktų fiksavimo į į ateitį nukreiptą, numatytą kontrolę, taip pat operatyvų dabartinių įvykių stebėjimą; kontrolės židinys yra ne praeitis, o dabartis ir ateitis.

Visi ankstesni kontrolės sistemos elementai – nuo ​​planavimo iki planų įgyvendinimo stebėjimo – būtini pirmiausia tam, kad būtų galima analizuoti planus, rezultatus ir nukrypimus.

Galite analizuoti praeitį, dabartį ir ateitį. Praeities analizė skirta įvertinti įmonės praeities veiklos rezultatus (ar įmonė pasiekė savo tikslą, kas jai padėjo, kas trukdė, kokios yra įmonės stipriosios ir silpnosios pusės?). Dabarties analizė padeda nustatyti, kas šiuo metu vyksta įmonėje ir kokia kryptimi ji vystosi. Ateities analizė įvertina, ar įmonė sugebės pasiekti savo tikslus, kokios jai atsivers galimybės, su kokia rizika teks susidurti. Visos šios analizės rūšys atliekamos valdymo sistemos rėmuose.

Remiantis analize, sudaromos rekomendacijos valdymo sprendimams priimti. Atsižvelgiant į esamą situaciją, ateities galimybes ir grėsmes, kontrolė nustato, kokių veiksmų alternatyvų įmonė šiuo metu turi ir įvertina šias alternatyvas įmonės tikslų siekimo požiūriu. Remdamasis tokiomis rekomendacijomis vadovas gali veikti prasmingai.

Taigi pagrindinis kontrolės uždavinys yra nukreipti įmonės valdymo sistemą į jos tikslus. Todėl kontrolė yra sudėtinga struktūra, jungianti tokius įvairius elementus kaip tikslų nustatymas, planavimas, apskaita, kontrolė, analizė, informacijos srautų valdymas ir rekomendacijų kūrimas valdymo sprendimams priimti. Dėl savo integracijos kontrolė suteikia sintetinį, holistinį vaizdą apie įmonės veiklą praeityje, dabartyje ir ateityje, integruotą požiūrį į įmonės problemų nustatymą ir sprendimą.

Antra, pasaulinė ekonomikos sistema nustato privalomus reikalavimus vadybos sistemų sertifikavimui pagal tarptautinius standartus, kurių išskirtinis bruožas yra kontrolės panaudojimas sėkmingam valdymo funkcijų (planavimo, organizavimo, motyvavimo ir kontrolės) vystymui, įskaitant plėtrą. personalo valdymo funkcijų.

Trečia, sėkmingą personalo valdymo strategijos įgyvendinimą lemia ne tik planavimo kokybė, bet ir efektyvus kontrolės proceso organizavimas, kuriuo siekiama reguliuoti pagrindinius dalykinės veiklos parametrus, siekiant laiku reaguoti į pokyčius išorinėje ir. vidinė organizacijos aplinka.

Ketvirta, priimti pagrįstus valdymo sprendimus šiuolaikinėje verslo aplinkoje darosi vis sunkiau dėl nuolat augančių informacijos srautų ir galimų sprendimų gausos. Atsižvelgiant į tai, reikalingos valdymo sistemų, įskaitant personalo valdymo sistemą, informacinės ir metodinės paramos priemonės.

Globalizacijos ir vidaus darbo rinkos integracijos kontekste organizacijos personalas veikia kaip vertingas socialinis ir ekonominis išteklius, kurio profesinių savybių ir kompetencijų kaina nuolat auga darbuotojams įgyjant naujų, į praktiką orientuotų žinių. įgūdžiai ir sugebėjimai.

Kontrolingo organizacinė forma parenkama remiantis keliomis, atsižvelgiant į personalo valdymo sistemos specifiką. Personalo tarnybos organizacinė struktūra priklauso nuo įmonės struktūros ir įmonei tenkančių verslo užduočių. Konkrečią padalinių – personalo valdymo funkcijų vykdytojų – vietą ir vaidmenį bendroje organizacijos valdymo sistemoje lemia kiekvieno specializuoto personalo valdymo padalinio vieta ir vaidmuo bei tiesioginio jo vadovo organizacinis statusas (šis organizacinis statusas patvirtinamas). pagal pirmojo organizacijos vadovo pareigas, susijusias su personalo tarnyba, nustatytų įgaliojimų ir pareigų visuma).

HR sistemos valdymo tarnybos organizacinė struktūra gali būti kuriama įvairiais būdais. Didelėms įmonėms būtina sukurti specialų padalinį (departamentą, tarnybą). Prieš kuriant personalo valdymo kontrolės tarnybą, būtina nustatyti tarnybos vietą įmonės organizacinėje struktūroje. Norint naudotis valdymo paslauga, gali būti rekomenduojami šie organizacinės struktūros tipai: linijinė, funkcinė, būstinė. Linijos struktūra reiškia, kad valdymo tarnyba turi tokį patį statusą kaip skyrius (arba vadovybė). Šiuo atveju kontroliuojančios tarnybos pareigūnai turi teisę į valdymo įsakymus. Linijinė struktūra nukreipta į didelį informacijos srautą iš vieno valdymo lygmens į kitą, taip pat į žemesnio lygio darbuotojų iniciatyvos mažinimą. Funkcinė struktūra daro prielaidą, kad atskiroms valdymo funkcijoms, susijusioms su įmonės personalo valdymu, sudaromi atskiri padaliniai, kurių darbuotojai turi daug įgūdžių ir žinių šioje valdymo srityje. Šios struktūros privalumai yra tai, kad ji sumažina veiksmų pasikartojimą, plėtoja verslo specializaciją, taip pat gerina pareigūnų veiklos koordinavimą. Jeigu personalo valdymo kontrolės tarnyba (skyrius) organizuojama kaip personalo padalinys, tai vadovas atsiskaito tiesioginiam įmonės vadovui.

Personalo valdymo kontrolės tarnybos naudojimas per būstinės struktūrą reiškia, kad kontrolės tarnybos pareigūnai pristatomi atskiruose skyriuose. Be to, kiekvienas tarnybos pareigūnas yra pavaldus tarnybos vadovui, o kontroliuojančioji tarnyba veikia kaip būstinė. Tuo pačiu metu štabo valdžia linijos pareigūnų atžvilgiu neturi teisės duoti įsakymų ir priimti sprendimų. Taigi kontroliuojančios tarnybos vadovas gauna gana aukštą statusą ir nepriklausomumą nuo kitų tarnybų vadovų.