Աշխատանքի նկարագրությունը
մենեջերի քարտուղար[կազմակերպության անվանումը, ձեռնարկությունը և այլն]

Աշխատանքի այս նկարագրությունը մշակվել և հաստատվել է Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի և Ռուսաստանի Դաշնությունում աշխատանքային հարաբերությունները կարգավորող այլ կանոնակարգերի դրույթներին համապատասխան:

I. Ընդհանուր դրույթներ

1.1. Կառավարչի քարտուղարը պատկանում է տեխնիկական կատարողների կատեգորիային։

1.2. Ղեկավարի պաշտոնում նշանակվում է բարձրագույն մասնագիտական ​​կրթություն ունեցող անձը, որը չի ներկայացնում աշխատանքային ստաժի պահանջներ, կամ միջին մասնագիտական ​​կրթություն և առնվազն [արժեքային] տարվա աշխատանքային ստաժ մասնագիտությամբ։

1.3. Ղեկավարի քարտուղարի պաշտոնում նշանակումը և դրանից ազատելը կատարվում է ձեռնարկության ղեկավարի հրամանով` [լրացրեք պահանջվողը] ներկայացմամբ:

1.4. Քարտուղարը պետք է իմանա.

Ձեռնարկության գործունեությանը վերաբերող բարձրագույն և այլ մարմինների որոշումներ, հրահանգներ, կարգադրություններ, այլ կառավարման և կարգավորող փաստաթղթեր.

Կանոնակարգեր, հրահանգներ, հաշվապահական հաշվառման այլ կարգավորող փաստաթղթեր.

Ձեռնարկության և դրա ստորաբաժանումների կառուցվածքը և կառավարումը.

Ձեռնարկության կանոնադրություն;

Գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպում;

Փաստաթղթերի գրանցման և մշակման մեթոդներ;

Արխիվային գործեր;

Տպագիր;

Ինտերկոմի օգտագործման կանոններ;

Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգի ստանդարտներ.

Ստանդարտ ձևերի օգտագործմամբ բիզնես նամակներ տպելու կանոններ.

Էթիկայի և գեղագիտության հիմունքներ;

Գործարար հաղորդակցության կանոններ;

Համակարգչային սարքավորումների շահագործման կանոններ;

Վարչական իրավունքի և աշխատանքային օրենսդրության հիմունքներ;

Աշխատանքի ներքին կանոնակարգեր;

Աշխատանքի պաշտպանության, անվտանգության, արդյունաբերական սանիտարական և հրդեհային պաշտպանության կանոններ և կանոնակարգեր.

1.5. Քարտուղարն ուղղակիորեն զեկուցում է [ձեռնարկության, կառուցվածքային ստորաբաժանման] ղեկավարին:

1.6. Քարտուղարի բացակայության ժամանակ (արձակուրդ, հիվանդություն և այլն) նրա պարտականությունները կատարում է սահմանված կարգով նշանակված անձը, որը ձեռք է բերում համապատասխան իրավունքներ և պատասխանատու է իրեն վերապահված պարտականությունների պատշաճ կատարման համար։

1.7. [Մուտքագրեք ըստ անհրաժեշտության]:

II. Աշխատանքային պարտականություններ

Քարտուղար.

2.1. Իրականացնում է կառավարչի վարչական և վարչական գործունեության կազմակերպչական և տեխնիկական ապահովման աշխատանքներ.

2.2. Ընդունում է կառավարչի կողմից քննարկման համար ստացված նամակագրությունը, այն փոխանցում է այն կառուցվածքային ստորաբաժանումներին կամ կոնկրետ կատարողներին՝ համաձայն ընդունված որոշման՝ աշխատանքային գործընթացում կամ պատասխաններ պատրաստելու համար:

2.3. Իրականացնում է գրասենյակային աշխատանք, կատարում է տարբեր գործողություններ՝ օգտագործելով համակարգչային տեխնոլոգիա, որը նախատեսված է որոշումներ պատրաստելու և կայացնելիս տեղեկատվություն հավաքելու, մշակելու և ներկայացնելու համար:

2.4. Ընդունում է փաստաթղթեր և անձնական հայտարարություններ ղեկավարի ստորագրության համար:

2.5. Պատրաստում է ղեկավարի աշխատանքի համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր և նյութեր.

2.6. Վերահսկում է կառուցվածքային ստորաբաժանումների և կոնկրետ կատարողների կողմից ղեկավարին ստորագրման ներկայացված փաստաթղթերի ժամանակին վերանայումն ու ներկայացումը, ապահովում դրանց որակյալ խմբագրումը.

2.7. Կազմակերպում է մենեջերի հեռախոսային խոսակցությունները, ձայնագրում է նրա բացակայությամբ ստացված տեղեկատվությունը և ներկայացնում դրա բովանդակությունը, փոխանցում և ստանում է տեղեկատվություն ստացող և ինտերկոմ սարքերի միջոցով (հեռախոս, տելեքս և այլն), ինչպես նաև հեռախոսային հաղորդագրություններ, անհապաղ հասցնում նրան հաղորդակցման ուղիներով ստացված ուշադրության տեղեկատվությունը.

2.8. Ղեկավարի հանձնարարությամբ նա կազմում է նամակներ, հարցումներ և այլ փաստաթղթեր և պատրաստում պատասխաններ նամակների հեղինակներին:

2.9. Կատարում է մենեջերի կողմից անցկացվող հանդիպումների և հանդիպումների նախապատրաստման աշխատանքներ (հավաքում է անհրաժեշտ նյութեր, մասնակիցներին ծանուցում հանդիպման ժամանակի և վայրի, օրակարգի, դրանց գրանցման մասին), վարում և կազմում է ժողովների և հանդիպումների արձանագրություններ:

2.10. Վերահսկում է ձեռնարկության աշխատակիցների կողմից տրված հրամանների և հրահանգների կատարումը, ինչպես նաև ղեկավարի հսկողության տակ վերցված ցուցումների և ցուցումների կատարման ժամկետները:

2.11. Պահպանում է հսկողության և գրանցման ֆայլ:

2.12. Տրամադրում է ղեկավարի աշխատավայրը անհրաժեշտ կազմակերպչական սարքավորումներով, գրասենյակային պարագաներով և ստեղծում մենեջերի արդյունավետ աշխատանքի համար նպաստավոր պայմաններ:

2.13. Ղեկավարի հանձնարարությամբ տպում է իր աշխատանքի համար անհրաժեշտ պաշտոնական նյութեր կամ մուտքագրում է ընթացիկ տեղեկատվությունը տվյալների բանկ:

2.14. Կազմակերպում է այցելուների ընդունելությունը, նպաստում աշխատակիցների խնդրանքների և առաջարկությունների արագ քննարկմանը:

2.15. Հաստատված անվանացանկին համապատասխան ձևավորում է գործեր, ապահովում դրանց անվտանգությունը և սահմանված ժամկետում ներկայացնում արխիվ։

2.16. Կատարում է ղեկավարի անհատական ​​ծառայողական առաջադրանքներ.

2.17. [Մուտքագրեք ըստ անհրաժեշտության]:

III. Իրավունքներ

Քարտուղարն իրավունք ունի.

3.1. Ծանոթացեք ձեռնարկության ղեկավարության որոշումների նախագծերին իր գործունեության վերաբերյալ:

3.2. Սույն հրահանգներով նախատեսված պարտականությունների հետ կապված աշխատանքների կատարելագործման առաջարկներ ներկայացնել ղեկավարության քննարկմանը:

3.3. Ձեր իրավասության շրջանակներում տեղեկացրեք ձեր անմիջական ղեկավարին ձեր ծառայողական պարտականությունների կատարման ընթացքում հայտնաբերված բոլոր թերությունների մասին և առաջարկություններ արեք դրանց վերացման համար:

3.4. Կառուցվածքային ստորաբաժանումներից և մասնագետներից անձամբ կամ ձեռնարկության ղեկավարության անունից պահանջել տեղեկատվություն և փաստաթղթեր, որոնք անհրաժեշտ են իրենց ծառայողական պարտականությունները կատարելու համար:

3.5. Պահանջել ձեռնարկության ղեկավարությունից օգնություն ցուցաբերել իրենց ծառայողական պարտականությունների և իրավունքների կատարման գործում:

3.6. [Մուտքագրեք ըստ անհրաժեշտության]:

IV. Պատասխանատվություն

Քարտուղարը պատասխանատու է.

4.1. Սույն աշխատանքի նկարագրով նախատեսված աշխատանքային պարտականությունները ոչ պատշաճ կատարելու կամ չկատարելու համար՝ Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսդրությամբ սահմանված սահմաններում:

4.2. Իրենց գործունեության ընթացքում կատարված իրավախախտումների համար՝ Ռուսաստանի Դաշնության վարչական, քրեական և քաղաքացիական օրենսդրությամբ սահմանված սահմաններում:

4.3. Նյութական վնաս պատճառելու համար՝ Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային և քաղաքացիական օրենսդրությամբ սահմանված սահմաններում:

Աշխատանքի նկարագրությունը մշակվել է համաձայն [փաստաթղթի անվանումը, համարը և ամսաթիվը]:

Կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավար

[նիշերը, ազգանունը]

[ստորագրություն]

[օր ամիս Տարի]

Համաձայնեցին:

Իրավաբանական բաժնի պետ

[նիշերը, ազգանունը]

[ստորագրություն]

[օր ամիս Տարի]

Ես կարդացել եմ հրահանգները.

[նիշերը, ազգանունը]

[ստորագրություն]

[օր ամիս Տարի]

Քարտուղարներն այն աշխատողներն են, առանց որոնց մասնակցության, գիտելիքների և հմտությունների դժվար է ապահովել տնտեսվարող սուբյեկտի համակարգված աշխատանքը։ Քարտուղարի աշխատանքային պարտականությունների շրջանակը բավականին լայն է. Արժե ծանոթանալ նրանց հետ, որպեսզի պատկերացում կազմեք ժամանակակից իրականության մեջ այս մասնագիտության նշանակության մասին:

Քարտուղարի մասնագիտության առանձնահատկությունները և աշխատողին ներկայացվող պահանջները

Այս աշխատանքը մարդուց ոչ միայն պահանջում է կազմակերպված, շփվող ու հավաքված լինել, այլեւ կարող է նրան խոստանալ կարիերայի գերազանց հեռանկարներ։ Օրինակ, ապագայում նա կարող է հույս դնել բաժնի աշխատակցի պաշտոնի վրա և այլն։

Այս մասնագետին ներկայացվող հիմնական պահանջները հետևյալն են.

1. Միջնակարգ, բարձրագույն կրթություն;
2. Աշխատանքային փորձ;
3. Համակարգչային հմտություններ և գրասենյակային սարքավորումների հետ աշխատելու ունակություն;
4. Գրասենյակային աշխատանքի հիմունքների իմացություն;
5. Օտար լեզվի իմացություն (հաճախ անգլերեն):

Նաև շատ գործատուներ կենտրոնանում են մարդու անձնական հատկանիշների վրա (բարություն, արձագանքողություն, ճշտապահություն), նրա վերաբերմունքը ամենափոքր մանրամասներին, պատասխանատվությունների և առաջադրանքների լայն շրջանակը հաղթահարելու կարողությունը և հաճելի արտաքինը:

Մասնագետների աշխատավարձը տատանվում է 15000-ից մինչև 40000 ռուբլի: Դա կախված է աշխատանքի ծավալից և բուն կազմակերպության ֆինանսական վիճակից։

Քարտուղարի մի քանի հիմնական մասնագիտացում կա.

• մենեջերի օգնական;

Կառավարչի քարտուղարի աշխատանքային պարտականությունները

Այս աշխատողի նշանակումը և աշխատանքից ազատումը կարող է տեղի ունենալ միայն այն ղեկավարի հրամանով, որի ենթակայության տակ է նա: Հրամանով սահմանվում է նաև այն պաշտոնատար անձը, որին վերապահված են կառավարչի քարտուղարի պարտականությունները աշխատանքից բացակայելու ընթացքում։

Իր գործունեության մեջ այս աշխատողն առաջնորդվում է.

• դաշնային և տարածաշրջանային մակարդակների կարգավորող իրավական ակտեր.
• Կանոնադրություն և տեղական ներքին կանոնակարգեր;
• աշխատանքի նկարագրության դրույթները.

Կառավարչի քարտուղարի պարտականությունները ներառում են.

• ղեկավարի վարչական և վարչական գործունեության ապահովում (դրա համար անհրաժեշտ բոլոր նյութերի համակարգում և կառուցվածքում).
• մենեջերին տրամադրել աշխատանքի համար անհրաժեշտ ամեն ինչ՝ սպասարկվող կազմակերպչական սարքավորումներ, գրասենյակային պարագաներ.
• ղեկավարի կողմից անցկացվող հանդիպումների և հանդիպումների նախապատրաստում.
• մենեջերի համար գործուղման կազմակերպում (տոմսերի ամրագրում և հյուրանոցների ամրագրում);
• վերադասների անունից հարցումների և նամակների կազմում.
• այցելուների ընդունելության կազմակերպում (անհրաժեշտության դեպքում՝ հյուրերի հանդիպում և տեղավորում).
• մուտքային զանգերին պատասխանելը, ստացված տեղեկատվության ձայնագրումը և կառավարչին փոխանցելը.
• դիմումների ընդունում և կառավարչին ստորագրության հանձնում.
• ղեկավարությունից տեղեկատվության փոխանցում վերջնական օգտագործողներին (հատուկ կատարողներ, գործընկերներ, հաճախորդներ);
• ձեռնարկության աշխատակիցների կողմից ղեկավարության պատվերների և հրահանգների կատարման ժամանակի և որակի վերահսկում.
• ցանկացած բարդության և ծավալի կրկնօրինակման և կրկնօրինակման աշխատանքների կատարում.
• այլ ընկերությունների (պետական ​​և առևտրային) և անհատների հետ գործառնական հաղորդակցության պահպանում ձեռնարկության անմիջական գործունեության հետ կապված հարցերի վերաբերյալ:
• աշխատողների ստաժի, ինչպես նաև նրանց աշխատավարձի վերաբերյալ անհրաժեշտ տեղեկանքների տրամադրում.

Քարտուղարը պետք է կատարի նաև իր անմիջական ղեկավարի անհատական ​​ծառայողական հանձնարարությունները։

Այս մասնագետը, բացի պարտականություններից, ունի նաև իրավունքներ. Նա կարող է:

Կառավարչի քարտուղարը պատասխանատու է.

• աշխատանքային ներքին կանոնակարգերի և անվտանգության կանոնակարգերի խախտում.
• հրամաններին, կանոնակարգերին և այլ տեղական ակտերին չհամապատասխանելը.
• աշխատանքի նկարագրով նախատեսված պարտականությունները չկատարելը.
• փաստաթղթերի պատրաստում, որոնք ներկայացվում են ղեկավարին ստորագրության համար.
• իրեն վստահված տեղեկատվության բացահայտումը.

Քարտուղարի աշխատանքային պարտականությունները

Գործավար քարտուղարը օգնականից մի քայլ ցածր է։ Բայց դա չի նվազեցնում նրա պարտականությունների շրջանակը։

Այսպիսով, քարտուղար-գործավարի աշխատանքային պարտականությունները ներառում են.

Գործավարի պարտականություններից շատերը կարող են կատարել նաև մենեջերի քարտուղարը, սակայն հարկ է պարզաբանել, որ նրա գործառույթները շատ ավելի լայն են: Դա պայմանավորված է առաջին հերթին ղեկավարության կառավարման գործունեությունը ապահովելու անհրաժեշտությամբ։

Գործավարը, ինչպես ցանկացած այլ մասնագետ, ունի մի շարք իրավունքներ, մասնավորապես.

• իր գործունեության համար անհրաժեշտ տեղեկատվություն ստանալու իրավունք.
• որոշակի փաստաթղթեր սեփական ստորագրությամբ վավերացնելու իրավունք.
• փաստաթղթերին ծանոթանալու իրավունքը, ինչպես նաև ղեկավարության կողմից կայացված որոշումները՝ կապված իրենց պաշտոնական պարտականությունների շրջանակի հետ.
• սեփական շահերը պաշտպանելու իրավունք.

Քարտուղարի պաշտոնում աշխատանքի ընդունվելու համար պետք է ճիշտ ձևակերպել հայտը։ Կարևոր է նշել ձեր բոլոր հիմնական մասնագիտական ​​առավելությունները, անձնական որակները և, իհարկե, համապատասխան աշխատանքային փորձը։ Կարող եք նաև ներբեռնել համապատասխան ռեզյումեն ինտերնետից, լրացնել այն և ուղարկել պոտենցիալ գործատուին քննարկման համար:

1. Ընդհանուր դրույթներ

1.1. Քարտուղարը պատկանում է ձեռնարկության մասնագետների կատեգորիային և աշխատանքի է ընդունվում և ազատվում տնօրենի կողմից։

1.2. Քարտուղարի հիմնական խնդիրը կառավարման գործունեության կազմակերպչական և փաստաթղթային ապահովումն է:

1.3. Քարտուղարն ուղղակիորեն զեկուցում է Ընկերության Գլխավոր տնօրենին:

1.4. Քարտուղարը պետք է ունենա փաստաթղթերի հետ աշխատանքը կազմակերպելու, փաստաթղթեր կազմելու, կառավարչական աշխատանք կազմակերպելու, համակարգչային և կազմակերպչական սարքավորումների (ֆաքս, տպիչ, սկաներ, պատճենահանող, մինի-ավտոմատ հեռախոսակայան) օգտագործելու հմտություններ, տիրապետի աշխատանքային մշակույթին և աշխատանքային էթիկայի, աշխատանքային առողջությանը: , անվտանգության և հրդեհային անվտանգության պաշտպանություն:

2. Գործառույթներ

Քարտուղարին վերապահված են հետևյալ գործառույթները.

2.1. Ընկերության փաստաթղթերի վերաբերյալ տեղեկատվության և տեղեկատու ծառայություններ:

2.2. Ընկերության կառուցվածքային ստորաբաժանումներում գրասենյակային աշխատանքների կազմակերպման մեթոդական ուղղորդում և հսկողություն:

2.3. Ընկերության խորհրդատվական մարմինների գործունեության փաստաթղթավորում.

2.4. Գործառնական և կազմակերպչական ծառայություններ կառավարմանը:

2.5. Անձնակազմի փաստաթղթերի և անձնակազմի գրառումների վարում և պատրաստում:

3. Աշխատանքային պարտականություններ

Քարտուղարը պետք է.

3.1. Պատրաստել անհրաժեշտ փաստաթղթերը, ապահովել Ընկերության ֆինանսատնտեսական գործունեությունը:

3.2. Ապահովել փաստաթղթերի ընդունման, հաշվառման, գրանցման, հսկողություն փաստաթղթերի կատարման, տեղեկատվական և տեղեկատու ծառայություններ և փաստաթղթերի տեղեկատվության պահպանում:

3.3. Վերահսկել ձեռնարկության ղեկավարությանը ստորագրության համար ներկայացված փաստաթղթերի պատրաստման որակը, մշակման ճիշտությունը, համակարգումը և հաստատումը:

3.4. Վերահսկել ղեկավարության կողմից փաստաթղթերի և հրահանգների կատարումը, ձեռնարկել արագ միջոցներ՝ ուղղված դրանց ժամանակին և որակյալ կատարմանը:

3.5. Ստացեք և տարածեք մուտքային նամակներ, ինչպես նաև ուղարկեք ելքային նամակներ:

3.6. Պահպանեք գործառնական հաղորդակցություն երրորդ կողմի կազմակերպությունների հետ (ինչպես առևտրային, այնպես էլ պետական):

3.7. Ընդունել այցելուներ.

3.8. Ընկերության անձնակազմի կառավարման համար փաստաթղթային աջակցության աշխատանքներ կատարել.

Անձնակազմի պատվերների պատրաստում;

Անձնական քարտերի գրանցում N T-2 կամ անձնական ֆայլերի ձևով.

Աշխատանքային գրքերի գրանցում;

Աշխատանքային պայմանագրերի (համաձայնագրերի) գրանցում և պահպանում.

Ճամփորդական փաստաթղթերի պատրաստում;

անաշխատունակության վկայականների գրանցում.

Ժամանակի թերթիկների պահպանում;

Անձնակազմի վերաբերյալ տեղական կանոնակարգերի պատրաստում և պահպանում.

Ընկերության նոր աշխատակիցներին աշխատանքային պարտականությունները կատարելու համար անհրաժեշտ փաստաթղթերին ժամանակին ծանոթացնելու կազմակերպում, ինչպես նաև ստորագրություններով աշխատողներին ծանոթացնում հրամաններին, Ընկերության ղեկավարի ցուցումներին, կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարներին և անձնակազմի վերաբերյալ այլ փաստաթղթերին: Ընկերության կառավարում;

Աշխատանքային ստաժի և աշխատավարձի վկայականների տրամադրում.

3.9. Ապահովել մուտքագրման և պատճենահանման աշխատանքների կատարումը.

3.10. Իրականացնել փաստաթղթերի տարեկան ընտրություն արխիվային պահպանման կամ ոչնչացման համար:

3.11. Ստացեք և տարածեք զանգեր:

3.12. Ապահովել գրասենյակի գործունեությունը, պատվիրել ջուր, սնունդ սուրճի ընդմիջումների համար և գրասենյակային պարագաներ:

3.13. Կատարել ղեկավարության անհատական ​​հրահանգները:

Քարտուղարն իրավունք ունի.

4.1. Ֆունկցիոնալ ծառայություններից պահանջել անհրաժեշտ նյութեր, ինչպես նաև առաջադրանքների կատարման հետաձգման պատճառների բացատրություններ և ղեկավարությունից հրահանգներ:

4.2. Վերանայեք փաստաթղթերը և ուղարկեք դրանք Ընկերության ղեկավարներին և մասնագետներին:

4.3. Որոշումներ կայացրեք ձեր իրավասության շրջանակներում:

4.4. Ընկերության բոլոր ծառայությունների (աշխատակիցների) հետ շփվել փաստաթղթերի կատարման ստուգման և անհրաժեշտ տեղեկատվությունը ղեկավարությանը ներկայացնելու հարցերում:

5. Պատասխանատվություն

Քարտուղարը պատասխանատու է.

5.1. Ձեռնարկության ղեկավարությանը ստորագրության համար ներկայացված փաստաթղթերի որակը.

5.2. Անզգույշ, անփույթ վերաբերմունք փաստաթղթերի գրանցման և պահպանման նկատմամբ.

5.3. Փաստաթղթերի անվտանգություն, տեղեկատվության բացահայտում:

5.4. Սույն հրահանգով նախատեսված աշխատանքային պարտականությունների անհասկանալի և ժամանակին կատարումը.

«ՀԱՍՏԱՏՎԱԾ»

գործադիր տնօրեն

___________ ԱՆՈՒՆԸ

«_____» ______________ 20__ թ.

Աշխատանքի նկարագրությունը

քարտուղար-տեղեկատու

«____» ____________ 20__ թ. №__________

1. Ընդհանուր դրույթներ

1.1. Կառավարչի քարտուղարը պատկանում է տեխնիկական կատարողների կատեգորիային։

1.2. Ղեկավարի (գլխավոր տնօրենի) քարտուղարի պաշտոնում նշանակվում է բարձրագույն մասնագիտական ​​կրթություն ունեցող անձը՝ առանց աշխատանքային ստաժի պահանջներ ներկայացնելու, կամ միջին մասնագիտական ​​կրթություն և մասնագիտությամբ առնվազն 1 տարվա աշխատանքային ստաժ։

1.3. Գլխավոր տնօրենի պաշտոնում նշանակումը և աշխատանքից ազատումը կատարվում են Ընկերության ղեկավարի հրամանով.

1.4. Քարտուղարը պետք է իմանա.

· Ընկերության գործունեությանն առնչվող բարձրագույն և այլ մարմինների որոշումներ, հրահանգներ, կարգադրություններ, այլ կառավարման և կարգավորող փաստաթղթեր.

· Արձանագրությունների վարման կանոնակարգեր, հրահանգներ, այլ նորմատիվ փաստաթղթեր.

· Ընկերության և նրա ստորաբաժանումների կառուցվածքը և կառավարումը.

· Ընկերության կանոնադրություն;

· գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպում;

· փաստաթղթերի գրանցման և մշակման մեթոդները.

· արխիվային աշխատանք;

· գրամեքենա, առնվազն 200 նիշ/րոպե;

· ինտերկոմների օգտագործման կանոններ;

· միասնական կազմակերպչական և վարչական համակարգի չափանիշներ

· փաստաթղթեր;

· ստանդարտ ձևերի օգտագործմամբ բիզնես նամակներ տպելու կանոններ.

· Էթիկայի և գեղագիտության հիմունքներ;

· Գործարար հաղորդակցության կանոններ;

· Համակարգչային սարքավորումների շահագործման կանոններ;

· Համակարգչային ընդհանուր հմտություններ Windows միջավայրում (գրասենյակային ծրագրեր՝ MS Word, MS Excel), ինտերնետ, էլ.փոստ, գրասենյակային սարքավորումներ (ֆաքս, պատճենահանող սարք, սկաներ և այլն)

2. Գործառույթներ

2.1. Քարտուղարին վերապահված են հետևյալ գործառույթները.

· Ընկերության գլխավոր տնօրենի աշխատանքի կազմակերպչական և տեխնիկական ապահովումը և սպասարկումը.

· Ընկերության գլխավոր տնօրենի և ղեկավարության վարչական և վարչական գործունեության վերաբերյալ տեղեկատվական, տեղեկանք և փաստաթղթային աջակցություն.

3. Աշխատանքային պարտականություններ

Քարտուղար.

3.1. Իրականացնում է կառավարչի վարչական և վարչական գործունեության կազմակերպչական և տեխնիկական ապահովման աշխատանքներ.

3.2. Ընդունում է մենեջերի քննարկման համար ստացված նամակագրությունը, փոխանցում այն ​​կառուցվածքային ստորաբաժանումներին կամ կոնկրետ կատարողներին՝ աշխատանքային գործընթացում օգտագործելու կամ պատասխանների պատրաստման համար, կազմակերպում է փաստաթղթերի ուղարկումը փոստով (էքսպրես փոստ, ռուսական փոստային ծառայություն):

3.3. Իրականացնում է մենեջերի գրասենյակային աշխատանքը, կատարում է տարբեր գործողություններ՝ օգտագործելով համակարգչային տեխնոլոգիա, որը նախատեսված է որոշումներ պատրաստելիս և կայացնելիս տեղեկատվություն հավաքելու, մշակելու և ներկայացնելու համար:

3.4. Ընդունում է փաստաթղթեր և անձնական հայտարարություններ ղեկավարի ստորագրության համար:

3.5. Պատրաստում է ղեկավարի աշխատանքի համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր և նյութեր.

3.6. Վերահսկում է կառուցվածքային ստորաբաժանումների և կոնկրետ կատարողների կողմից ղեկավարին ստորագրության համար ներկայացված փաստաթղթերի ժամանակին վերանայումն ու ներկայացումը և վերահսկում դրանց բարձրորակ կատարումը:

3.7. Կազմակերպում է մենեջերի հեռախոսային խոսակցությունները, ձայնագրում է նրա բացակայությամբ ստացված տեղեկատվությունը և ներկայացնում դրա բովանդակությունը, փոխանցում և ստանում է տեղեկատվություն ստացող և ինտերկոմ սարքերի միջոցով (հեռախոս, տելեքս և այլն), ինչպես նաև.

հեռախոսային հաղորդագրությունները, օպերատիվ կերպով իր ուշադրությանն է ներկայացնում կապի ուղիներով ստացված տեղեկությունները։

3.8. Ղեկավարի հանձնարարությամբ նա կազմում է նամակներ, հարցումներ և այլ փաստաթղթեր և պատրաստում պատասխաններ նամակների հեղինակներին:

3.9. Կատարում է մենեջերի կողմից անցկացվող հանդիպումների և հանդիպումների նախապատրաստման աշխատանքներ (հավաքում է անհրաժեշտ նյութերը, մասնակիցներին տեղեկացնում հանդիպման ժամանակի և վայրի, օրակարգի, դրանց գրանցման մասին), վարում և կազմում է ժողովների և հանդիպումների արձանագրություններ:

3.10. Վերահսկում է Ընկերության աշխատակիցների կողմից տրված հրամանների և հրահանգների կատարումը, ինչպես նաև ղեկավարի հսկողության տակ վերցված ցուցումների և ցուցումների կատարման ժամկետները:

3.11. Պահպանում է հսկողության և գրանցման ֆայլ:

3.12. Տրամադրում է ղեկավարի աշխատավայրը անհրաժեշտ կազմակերպչական սարքավորումներով, գրասենյակային պարագաներով և ստեղծում մենեջերի արդյունավետ աշխատանքի համար նպաստավոր պայմաններ:

3.13. Ղեկավարի հանձնարարությամբ տպում է իր աշխատանքի համար անհրաժեշտ պաշտոնական նյութեր կամ մուտքագրում է ընթացիկ տեղեկատվությունը տվյալների բանկ:

3.14. Աշխատանքներ է իրականացնում գործարար ճանապարհորդների ընդունելու և ուղարկելու ուղղությամբ.

· պատվիրում է տոմսեր, կազմակերպում հյուրանոցներում տեղավորում;

· վարում է գրասենյակի աշխատակիցների գործուղումների մատյան.

· գրասենյակային աշխատողների համար տալիս է ճամփորդական վկայականներ և ճամփորդական հանձնարարություններ, գրանցում է այլ կազմակերպություններից գործուղման ժամանողներին, նշում է գործուղողների ժամանումը և մեկնումը.

· պատվիրում է VIP սենյակներ ղեկավարների համար:

3.15. Կազմակերպում է այցելուների ընդունելություն, նպաստում աշխատակիցների խնդրանքների և առաջարկությունների արագ քննարկմանը:

3.16. Վերահսկում է կենտրոնական գրասենյակի աշխատակիցների կողմից աշխատանքային կարգապահության պահպանումը.

Պահպանում է աշխատողների աշխատանքային ժամերի ամենօրյա մատյան (ժամանում, մեկնում, տեղական գործուղումների ժամանակ աշխատողների գրանցում և այլն)

3.17. Պահում է գրասենյակային վարորդների համար դիմումների մատյան, վերահսկում է գրասենյակի վարորդների աշխատանքը, դիմումների կատարումը և գրանցում գրասենյակի վարորդների աշխատանքային ժամերը:

3.18. Հաստատված անվանացանկի համաձայն ձևավորում է ֆայլեր, ապահովում դրանց անվտանգությունը, պատրաստում փաստաթղթեր՝ արխիվ տեղափոխելու կամ ոչնչացնելու համար։

3.19. Վերահսկում է մենեջերի բջջային հեռախոսի հաշվի մնացորդը և տեղեկատվություն է փոխանցում գրասենյակի ղեկավարին:

3.20. Վերահսկում է մենեջերին սպասարկելու համար անհրաժեշտ թեյի, շաքարավազի և այլնի առկայությունը և այն ներկայացնում գրասենյակի ղեկավարի ուշադրությանը:

3.21. Կատարում է ղեկավարի անհատական ​​ծառայողական առաջադրանքներ.

4. Իրավունքներ

Քարտուղարն իրավունք ունի.

4.1. Ծանոթացեք Ընկերության ղեկավարության որոշումների նախագծերին, որոնք վերաբերում են նրա գործունեությանը:

4.2. Սույն հրահանգներով նախատեսված պարտականությունների հետ կապված աշխատանքների կատարելագործման առաջարկներ ներկայացնել ղեկավարության քննարկմանը:

4.3. Ձեր իրավասության շրջանակներում տեղեկացրեք ձեր անմիջական ղեկավարին ձեր ծառայողական պարտականությունների կատարման ընթացքում հայտնաբերված բոլոր թերությունների մասին և առաջարկություններ արեք դրանց վերացման համար:

4.4. Կառուցվածքային ստորաբաժանումներից և մասնագետներից անձամբ կամ ձեռնարկության ղեկավարության անունից պահանջել տեղեկատվություն և փաստաթղթեր, որոնք անհրաժեշտ են իրենց ծառայողական պարտականությունները կատարելու համար:

4.5. Կապվեք Ընկերության ղեկավարության հետ՝ նրանց ծառայողական պարտականությունների և իրավունքների կատարման հարցում աջակցություն ցուցաբերելու համար:

4.6. Ղեկավարի հետ համաձայնությամբ՝ Ընկերության հաշվին վերապատրաստման միջոցով ձեր գիտելիքներն ու հմտությունները բարելավելու հնարավորություն։

5. Կատարման չափանիշներ և պատասխանատվություն

Քարտուղարը պատասխանատու է.

5.1. Սույն աշխատանքի նկարագրով նախատեսված ծառայողական պարտականությունները ոչ պատշաճ կատարելու կամ չկատարելու համար՝ նշված սահմաններում. աշխատանքային օրենսդրությունըՌուսաստանի Դաշնություն.

5.2. Իրենց գործունեության իրականացման ընթացքում կատարված իրավախախտումների համար՝ սահմանված սահմաններում վարչական, հանցագործԵվ Ռուսաստանի Դաշնություն.

5.3. Նյութական վնաս պատճառելու համար՝ նշված սահմաններում աշխատուժԵվ քաղաքացիական օրենքՌուսաստանի Դաշնություն.

5.4. Քարտուղարի գործունեության արդյունավետությունը գնահատվում է հետևյալ չափանիշներով.

	Կատարման չափանիշ	Վարկանիշային սանդղակ	Պատասխանատվություն (պարգևատրում և պատիժ)
	Գրասենյակային աշխատանքի և այլ կարգավորող փաստաթղթերի (գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներ, գործերի ցանկ և այլն) կանոնակարգերի առկայություն և իրականացում։	Կարգավորող փաստաթղթեր և աշխատանքային հաշվետվություններ	Նյութական կամ վարչական
	Փաստաթղթերի ստորագրման լավ գործող ընթացակարգ	Առաջընթացի ստուգման արդյունքները	Նյութական կամ վարչական
	Աշխատանքային փաստաթղթերը կազմվում են մեկ ստանդարտի համաձայն, տեղադրվում և պահվում են համապատասխան վայրերում, այդ թվում՝ էլեկտրոնային ձևով	Փաստաթղթերի ստուգման արդյունքները	Նյութական կամ վարչական
	Այցելուների հետ ճիշտ կազմակերպված աշխատանք (ներառյալ սպասասրահը և այլն)

Քարտուղարը կոչվում է ղեկավարի հավատարիմ օգնական և աջ ձեռք, և լավ պատճառներով, քանի որ մենեջերի քարտուղարի պարտականությունները ներառում են արդյունավետ կառավարման և վարչական գործունեության ապահովում: Մենեջերի քարտուղարը զբաղվում է բիզնես փաստաթղթերի և փաստաթղթերի պատրաստմամբ և կատարմամբ, օգնում է ղեկավարին բիզնեսում և լուծում բազմաթիվ կազմակերպչական հարցեր:

Քարտուղար-օգնականի պաշտոնը կարող է համարվել նաև ներկայացուցչական պաշտոն, քանի որ նա ընկերության դեմքն է՝ հանդիպում է հյուրերին, պատասխանում զանգերին և նամակներին։ Այս տեսակի աշխատանքը պահանջում է մեծ սառնասրտություն, հաղորդակցման հմտություններ և կազմակերպվածություն: Այդ իսկ պատճառով քարտուղարի մասնագիտությունը կարող է մեծ հեռանկարներ խոստանալ՝ ապագայում մասնագետը կարող է դառնալ գրասենյակի մենեջեր, իսկ հետո՝ տնօրեններից կամ թոփ մենեջերներից:

Աշխատանքի վայրեր

Գործադիր քարտուղարի պաշտոնը պահանջվում է գրեթե յուրաքանչյուր ընկերությունում, որն ունի գրասենյակ հաճախորդների և այցելուների համար: Դրանք կարող են լինել ինչպես խոշոր ձեռնարկություններ, այնպես էլ փոքր բիզնես կազմակերպություններ:

Մասնագիտության պատմություն

Առաջին քարտուղարներին կարելի է համարել դպիրներ և մատենագիրներ. նրանք գրի են առել թագավորական հրամաններն ու հրամանները, արձանագրել ընթացիկ իրադարձությունները և պատասխանատու են նամակագրության պահպանման համար: Ժամանակի ընթացքում քարտուղարի լիազորությունները զգալիորեն ընդլայնվել են, և այսօր նրանք կարող են կատարել բազմաթիվ գործառույթներ։ Այսպիսով, առաջացավ նեղ մասնագիտացում ունեցող մասնագետների կարիք, որի արդյունքում առաջացավ քարտուղար-օգնական, գործավար, քարտուղար-թարգմանիչ և գրասենյակի ղեկավար մասնագիտությունը։

Քարտուղարի պարտականությունները

Քարտուղար-օգնականի աշխատանքային պարտականությունները ներառում են.

• այցելուների ընդունելություն;
• հեռախոսազանգեր ստանալը;
• գրառումների վարում;
• կառավարչի աշխատանքային օրվա պլանավորում;
• հանդիպումների կազմակերպում;
• գործուղման ընթացքում մենեջերի և այլ աշխատակիցների համար տոմսեր և հյուրանոցների ամրագրումներ պատվիրելը.
• գրասենյակի համար գրենական պիտույքներ պատվիրելը;
• ղեկավարի պահանջների կատարումը.

Երբեմն մենեջերի քարտուղարի գործառույթները ներառում են նամակագրություն անգլերենով:

Քարտուղարին ներկայացվող պահանջները

Քարտուղարի օգնականի պահանջները ներառում են.

• միջնակարգ կամ բարձրագույն կրթություն;
• ԱՀ-ի սեփականություն;
• գրասենյակային աշխատանքի հիմունքների իմացություն;
• անգլերենի իմացություն (երբեմն):

Նաև քարտուղարի պաշտոնը պահանջում է հետևյալ հմտությունները.

• ճշտապահություն;
• լավ տեսք ունենալու ունակություն (ներկայացվող);
• կազմակերպություն.

Քարտուղարի ռեզյումեի նմուշ

Ինչպես դառնալ քարտուղար

Ինչպե՞ս դառնալ քարտուղար. Սա կարող է լինել ցանկացած բարձրագույն կրթության կրողը, ով ավարտել է քարտուղարի օգնականի դասընթացները կամ վերապատրաստվել անմիջապես աշխատանքի ընթացքում: Որպես կանոն, գործատուները հատուկ պահանջներ չեն դնում դիմորդի ձեռք բերած մասնագիտության վրա, այլ կենտրոնանում են այն բանի վրա, որ դիմորդն ունենա անհրաժեշտ անհատական ​​որակներ և կարողանա պատշաճ մակարդակով կատարել պարտականությունները:

Քարտուղարի աշխատավարձը

Քարտուղարի աշխատավարձը կարող է տարբեր լինել՝ 15-ից 45 հազար ռուբլի: Եկամուտը կախված է աշխատողի պարտականություններից և տարածաշրջանից, որտեղ նա աշխատում է: Քարտուղար-օգնականի միջին աշխատավարձը 30 հազար ռուբլի է։

Որտեղ ստանալ վերապատրաստում

Բացի բարձրագույն կրթությունից, շուկայում կան մի շարք կարճաժամկետ դասընթացներ, որոնք սովորաբար տևում են մեկ շաբաթից մինչև մեկ տարի:

Մասնագիտական ​​կրթության ինստիտուտը «IPO» հրավիրում է հեռավար դասընթացների «» (կան տարբերակներ 256, 512 և 1024 ակադեմիական ժամեր)՝ դիպլոմ կամ պետական ​​վկայական ստանալու համար։ Մենք վերապատրաստել ենք ավելի քան 8000 շրջանավարտ գրեթե 200 քաղաքներից: Կարող եք անցնել արտաքին ուսուցում և ստանալ անտոկոս մարումներ։