Переход на электронный документооборот плюсы и минусы. Электронный документооборот, принципы работы, плюсы и минусы использования. Что написано пером – не вырубишь топором

Многие как крупные, так и небольшие компании уже оценили преимущества перехода на электронный документооборот между организациями. Сегодня ЭДО уверенно входит в повседневную жизнь, вытесняя привычную бумажную бюрократию, и для успешного ведения бизнеса важно научиться обращаться с ним. Разберем основные положительные и отрицательные моменты перехода на ЭДО 2017.

В чем плюсы электронного документооборота?

• Первое преимущество ЭДО - существенная экономия временных ресурсов, необходимых для формирования, проверки и согласования документов. Это касается и внутреннего делопроизводства компании, и обмена данными с контрагентами и государственными органами.

Сдача отчетности в электронном виде с системой «Бухсофт Онлайн» - удобный, доступный и безопасный электронный документооборот с госорганами!

• Электронный документооборот обеспечивает сохранность созданных документов. Все сведения хранятся в единой базе данных, которая регулярно резервируется. При таком подходе безвозвратно утратить важные документы физически невозможно.
• Электронный архив обеспечивает грамотную систематизацию и компактное хранение огромного объема данных. Многотомные папки-регистраторы с бумагами, подшитые и бережно хранимые делопроизводителем, легко умещаются на нескольких съемных носителях информации и жестких компьютерных дисках.
• Нельзя не сказать и о полном контроле руководителя над всеми бизнес-процессами в своей организации. ЭДО дает возможность поэтапно отслеживать выполнение любой документальной работы, что значительно улучшает исполнительскую дисциплину.
• Грамотно настроенный электронный документооборот позволяет сегментировать права и полномочия. Ответственные сотрудники получают доступ только к тем документам, которые необходимы им в рамках рабочих обязанностей и компетентности. Таким образом, обеспечивается многоуровневый подход к конфиденциальности данных. Кроме того, в системе сохраняются все сведения о последних изменениях, удалении и создании новых документов сотрудниками.
• В рамках внутреннего документооборота компании ЭДО 2017 обеспечивает быстрое доведение до сотрудников новых положений о работе, инструкций, приказов руководителя и иных локальных правовых актов для ознакомления. Электронный документооборот создает единое информационное пространство, вовлекает в бизнес-процесс каждого работника, формирует корпоративную культуру внутри коллектива.
• Напоследок стоит сказать, что в современном мире те, кто вовремя успел адаптироваться ко всем стремительным изменениям на рынке международных стандартов, остается конкурентоспособен и рентабелен. А система электронного документооборота в немалой степени этому способствует.

Плюсы ЭДО существенны, но система не лишена и некоторых отрицательных сторон. Рассмотрим их.

Учет, контроль и сбор статистики – важные составляющие любого бизнеса: на основе собранных данных принимаются важные управленческие решения, поддерживается трудовая дисциплина, осуществляется планирование. Современные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сейчас мы не можем представить себе работу без электронных таблиц и баз данных, позволяющих обрабатывать огромные массивы информации и поддерживать порядок в делах. Но при всех плюсах использования компьютера нельзя сбрасывать со счетов традиционные, знакомые еще нашим дедушкам и бабушкам, бланки-пустографки и бумажные гроссбухи.

Давайте попробуем выяснить, зачем нужны стопки бумажных бланков и простой карандаш в век высоких технологий.

Доступность и простота

При всем удобстве, у электронного документооборота есть большой минус – его использование предполагает наличие хотя бы самых элементарных навыков обращения с компьютером у работников. К сожалению, в нашей стране компьютерная грамотность не 100%-я, особенно это касается людей в возрасте за 40-45 лет. При этом они могут быть высококлассными специалистами в своей области или просто хорошими работниками.

Согласитесь, ответственно относящийся к своим обязанностям охранник без вредных привычек, но не знакомый с офисными приложениями, куда ценнее “продвинутого” разгильдяя. Особенно остро эта проблема ощущается там, где традиционно высокая текучка кадров: охрана, курьеры, сотрудники общепита и мелкорозничной торговли – использование традиционных бумажных бланков учета позволит сократить расходы на обучение персонала и, следовательно, снизить производственные расходы .

Дешивизна

Затраты на обучение работников пользоваться программами мы уже учли. Но не стоит забывать, что для электронного документооборота нужно еще закупить компьютеры, специализированные лицензионные программы (например, 1С), антивирусы, иметь ставку для специалиста, обслуживающего весь этот программный комплекс (или обращаться к аутсорсинговым фирмам), регулярно обновлять парк техники и ПО... Если вы управляете огромным складом, торговым предприятием или терминалом, вам неизбежно придется пойти на такие расходы, но для малого бизнеса эта ноша может оказаться неподъемной, а зачастую и ненужной – для учета товаров в паре небольших лотков достаточно бумажных бланков.

… и в дождь, и в град!

Современные гаджеты годятся для работы в очень узком диапазоне температур и влажности: в дождь или сильный снегопад невозможно пользоваться, например, планшетом или ноутбуком, аккумуляторы на морозе очень быстро садятся, любое падение на землю может оказаться фатальным, и в любой момент работник может оказаться без инструмента учета. Да и сомнительное это удовольствие – на холодном складе или разгружая товар с машины под проливным дождем окоченевшими пальцами пытаться ввести какую-то информацию в базу данных. И тут на помощь нам приходят старые добрые бумажные бланки и простой карандаш. Уж они-то точно не подведут!

Что написано пером – не вырубишь топором!

Данные, занесенные в прошитый и пронумерованный журнал, невозможно стереть, исправить или что-то вписать задним числом. Никакой злобный хакер не “взломает” подшитые пронумерованные квитанции или накладные с “мокрой” печатью. Нужно еще учитывать тот факт, что ЭЦП (электронно-цифровая подпись) еще не очень широко распространена в России, и личная подпись и печать организации до сих пор остаются, пожалуй, единственным способом заверить документы.

Пока на большинстве предприятий документооборот существует в бумажной форме. Безусловно, в таком виде документооборот более привычен и традиционен, но при этом он обладает рядом недостатков, существенно перекрывающих достоинство его привычности.

Минусы бумажного документооборота

• Медленный поиск документов;
• Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
• Длительность сроков подготовки и согласования документов;
• Сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
• Невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.

Таким образом, традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

Плюсы электронного документооборота

• на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
• процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
• время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
• подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки;
• отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами - система электронного документооборота нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;
• организация единого корпоративного информационного пространства. Информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не на компьютерах сотрудников;
• повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.

Внедрение системы электронного документооборота ведет не только к экономическим плюсам (таким как экономия расходных материалов, экономии рабочего времени сотрудников), но и к повышению качества управления организацией (принимать решения можно быстрее, наглядно видеть ход выполнения работ над документами).

10 апреля 2014 года «Единая электронная торговая площадка» (Roseltorg.ru) сообщила об интеграции системы электронного документооборота «Росинвойс» с 1С.

С использованием интеграционного решения процесс оформления сделки между заказчиком и поставщиком становится полностью автоматизированным. Двусторонняя связь между системами позволяет контрагентам беспрепятственно загружать документацию в «Росинвойс» и выгружать к себе в учетную систему 1С.

В работе с информационной платформой 1С компании часто используют несколько видов конфигураций системы. Бывает, что одна конфигурация используется в центральном офисе, вторая — в филиалах, третья — в отдельных структурных подразделениях. Помимо этого каждая организация формирует под себя свое индивидуальное решение для работы с программой 1С. Это требует специальных настроек и изменений в конфигурации учетной системы. В связи с этим разработчикам «ЕЭТП» пришлось решать задачу по созданию единого подхода ко всем конфигурациям без исключения, чтобы каждая компания могла использовать «Росинвойс» независимо от своих внутренних настроек. Решение было найдено – интеграцию провели на уровне базовых настроек ПО, которые едины во всех конфигурациях. Это позволило добиться поддержки массовой загрузки, подписания и отправки группы документов по заранее заданным критериям. Например, можно выбрать конкретный период времени, за который будет сформировано поточное подписание.

В планах компании — осуществить «бесшовную» технологию передачи данных между «Росинвойс» и 1С. Необходимо решить задачу появления загруженного файла в системах — без загрузки и выгрузки его на компьютер. Важно добиться максимальной эффективности от процесса автоматизации документооборота, чтобы было еще удобнее и проще, а доставка документов из одной системы в другую сократилась до доли секунды, считают специалисты компании-разработчика.

Принудительная плата за документооборот участникам торгов

Здравствуйте. Этот пост касается тех, кто учавствует в торгах на площадке роселторг.

Вчера позвонили с торговой площадки и стали объяснять, что на моем счету какая-то задолженность. Удивился. Вроде все хорошо было.

Деньги закидывал на площадку. Тендеры выиграли, деньги по 5900 списали. вроде всё ок…

А тут на тебе 4750 в минусе….

Отгрузочные документы по выигранным тендерам, как раньше через личный кабинет не выставляют, по всей вероятности выставляют в этой платной системе документаоборота…… Вот такая кухня….

Так раньше можно было скачать документы отгрузочные, а теперь новых документов здесь нет:

Как я понял, эта тема касается всех участников торгов.

Физикам еще можно это воровство (сбор за какую-то лицензию) как-то опротестовать законом о защите прав потребителей, а юрикам куда? в ФАС?

По примечанию платежа они продали слона, ой — неисключительную лицензию на право пользования бла-бла-бла на один год.

Есть идея, что конечный пользователь должен подписать лицензионное соглашение на неисключительную лицензию. А если не подписал, то и не имеешь права пользоваться этим сервисом на ихнем сайте. Т.е. ВЕРНИТЕ ДЕНЬГИ!

Кто пишет им претензии отказывают в возврате. Отключится через личный кабинет нельзя, только бумагу обязывают им писать…

Кто еще не в теме обратите внимание. Какие-то уведомления про эту систему были в сентябре-окрябре 2014 года.(только сейчас их разглядели см. ниже) Учувствовали в торгах, деньги за участие закидывали. А как успешно торги выиграли они нам сразу дополнительно минус 4750 нарисовали. Т.е. вам еще этот минус может и не выкатили, но потом могут выкатить. Отключайтесь заранее от этой системы документооборота если её не используете. Её подключали по умолчанию.

Теперь вопрос: Кто с этим уже столкнулся. Как решали эту проблему?

1.Рукой махнуть и денег отдать. Вроде и сумма небольшая.

2.Притензию писать. Они уже готовые отписки делают. юристы та у них грамотеи…

3. В инстанции обращаться…

4. Если есть какой опыт в этом деле подскажите!

Электронный документооборот

Л. Мисникович, журнал “Главбух”

Практика показывает, что число компаний, внедривших систему электронного документооборота (СЭД), ежегодно увеличивается. Как правило, это большие и средние компании, использующие передовые технологии автоматизации и имеющие широкий круг партнеров и клиентов, которые уже перешли или планируют переходить на электронный документооборот.

Однако далеко не все организации спешат с таким переходом. Это связано с тем, что составление и обмен документами в электронном виде имеет как положительные, так и отрицательные стороны - и в финансовом, и в налоговом плане.

Выбираем вид электронной подписи

При переходе на электронный документооборот организации руководствуются нормами Закона № 63-ФЗ, который регулирует отношения в области использования электронной подписи при заключении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также при совершении иных юридически значимых действий (ст. 1 Закона № 63-ФЗ).

При этом ФНС России в письме от 05.10.11 № ЕД-4-3/16368@ отметила, что ни действующим законодательством, ни иными нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между хозяйствующими субъектами.

По общему правилу существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2013 года, признается документом, подписанным квалифицированной электронной подписью (п. 2 ст. 19 Закона № 63-ФЗ). А вот в отношении электронных документов, составленных после указанной даты, компания вправе самостоятельно выбрать вид электронной подписи. Ведь законодательство не устанавливает перечень электронных первичных документов, которые нужно заверять определенным видом подписи.

Кроме того, Закон № 63-ФЗ закрепляет различные области применения электронных подписей. Отличаются и расходы на оформление разных видов электронной подписи. Кроме того, существуют налоговые риски в случае отказа автора подписи от факта подписания внутренних документов организации, а также при подписании электронных документов простой или неквалифицированной электронной подписью. Таким образом, если организация примет решение перейти на электронный документооборот, безопаснее проанализировать и учесть ряд особенностей применения различных видов электронных подписей.

Таблица. Особенности применения различных видов электронной подписи

Критерии	Простая электронная подпись	Усиленная электронная подпись
		неквалифицированная	квалифицированная
Характеристика	Подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Для этого используются специальные коды, пароли и иные аналогичные средства (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ)	Формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи. Позволяет определить отправителя, подписавшего электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания (п. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ)	Используется только с сертификатом ключа проверки электронной подписи, созданным аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания
Вероятность отказа автора подписи от факта подписания документов организации	Не предназначена для защиты документа от подделки. Существует риск того, что автор подписи откажется от факта подписания им документа либо будет ссылаться на то, что документ был изменен после подписания без его ведома. Такой риск возрастает, если доступ к простой электронной подписи, помимо ее владельца, будет у других сотрудников организации (например, у секретаря, заместителя руководителя или системных администраторов)	Закон № 63-ФЗ не содержит каких-либо норм, исключающих возможность отказа авторов подписи от факта подписания ими электронного документа	Обеспечивается наиболее надежная защита документа от подделки. Ведь применение такой подписи строго регламентировано. Процедура создания и проверки подписи исключает возможность отказа лица, сформировавшего квалифицированную электронную подпись, от факта подписания им электронного документа
Область применения	Нормативными актами (в том числе Законом № 63-ФЗ и Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон о бухучете) не уточняется вид электронной подписи, которой должен быть подписан тот или иной документ. По мнению автора, при подписании внутренних документов, не связанных с материальной ответственностью работников, а также с соблюдением правил охраны труда, и иных документов «невысокой важности» целесообразно использовать простую и неквалифицированную электронную подпись. Ведь такие виды подписи менее надежны		Документы, используемые в электронном документообороте с третьими лицами (контрагентами, государственными органами), а также документы, связанные с материальной ответственностью или соблюдением норм охраны труда (неподписание которых работниками может послужить предметом как налоговых, так и гражданско-правовых и трудовых споров), целесообразно подписывать квалифицированной электронной подписью. Либо составлять такие документы, в том числе на бумажных носителях, и проставлять подпись собственноручно
Возможность применения электронных документов, подписанных электронной подписью, для целей бухгалтерского учета	Такая возможность прямо установлена пунктом 5 статьи 9 Закона о бухучете. При этом не уточняется вид электронной подписи, которой необходимо подписать первичный учетный документ. Нет в законе и прямых указаний на то, что документ, составленный в электронном виде, признается равнозначным бумажному документу
Возможность применения электронных документов, подписанных электронной подписью, для целей налогового учета (налог на прибыль и НДС)	Налоговый кодекс не запрещает применение электронных форм первичных документов для подтверждения расходов организации с целью исчисления налога на прибыль, если такие расходы соответствуют критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ
	Разъяснений о правомерности учета налоговых расходов на основании документов, подписанных простой электронной подписью, найти не удалось. По мнению автора, в этом случае компании необходимо руководствоваться письмами налогового и финансового ведомств, разъясняющих порядок учета документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью	ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ отмечает, что если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то такие бумаги принимаются в качестве подтверждающих документов для целей применения пункта 1 статьи 252 НК РФ. Однако Минфин России считает иначе. Ведомство полагает, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Следовательно, расходы, подтвержденные таким документом, компания не вправе учесть при налогообложении прибыли (письма от 25.12.12 № 03-03-06/2/139, от 20.12.12 № 03-03-06/1/710, от 31.07.12 № 03-03-06/2/85 и от 28.05.12 № 03-03-06/2/67)	НК РФ прямо предусматривает возможность составления в электронной форме с применением усиленной квалифицированной электронной подписи: - заявления о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе (п. 5.1 ст. 84 НК РФ); - налоговой декларации (п. 1 ст. 80 НК РФ); - заявления о возврате или зачете суммы налога (п. 4 ст. 78 и п. 6 ст. 176 НК РФ); - счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Кроме того, Минфин России соглашается с правомерностью подтверждения расходов первичным документом, оформленным в электронном виде и подписанным квалифицированной электронной подписью. Ведь такой документ равнозначен документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью (письма от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1)

Прописываем использование ЭЦП в учетной политике и контрактах

Порядок ведения электронного документооборота в компании целесообразно прописать в приложении к учетной политике организации. В частности:

• определить перечень лиц, которые будут участвовать в электронном документообороте, и получить на них квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи;
• предусмотреть порядок заверения бумажных копий электронных документов, представляемых по требованию контролирующих органов и третьих лиц;
• утвердить требования о соблюдении конфиденциальности использования ключа простой или неквалифицированной электронной подписи и ознакомить с ними работников, которые будут использовать их в работе.

Тем не менее существует риск отказа владельца подписи от факта подписания им электронного документа. Неясно, какие налоговые последствия в этом случае ожидают организацию. Вероятнее всего, налоговики откажут в признании расходов на основании такого документа. Однако официальных разъяснений найти не удалось. Судебная практика по данному вопросу в настоящее время еще не сложилась.

Кроме того, условие о правомерности подписания «первички» электронной подписью желательно включить в договоры с контрагентами. При этом важно помнить, что обе стороны сделки должны иметь технические возможности для обмена электронными документами (соответствующее оборудование - персональные компьютеры с выходом в интернет).

Некоторые документы оформляем на бумаге

Минфин России в письмах от 11.01.12 № 03-02-07/1-1 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 высказал мнение о том, что если документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, налогоплательщик представляет его на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Кроме того, в бумажном виде целесообразно продублировать товаросопроводительные документы. Это поможет избежать претензий в случае остановки служебного транспорта сотрудниками ГИБДД.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Внедрение в компании электронного документооборота предоставляет ей следующие преимущества:

• снижает финансовые и трудовые затраты на изготовление и хранение бумажных документов;
• позволяет оперативно работать с документами (например, быстро найти нужный документ в электронной базе данных и переслать его коллеге или контрагенту);
• ускоряет процесс ознакомления, согласования и анализа документов, экономит рабочее время сотрудников практически всех подразделений компаний - руководства, рассматривающего и утверждающего документы, секретариата, который отправляет, получает и регистрирует документы, рядовых бухгалтеров и менеджеров;
• сокращает время на отправку необходимых документов (срок доставки электронного документа намного меньше, чем почтовой корреспонденции).

В числе минусов электронного документооборота можно отметить, в частности:

• затраты на создание электронных баз данных, системы электронного документооборота, а также на обучение и наем персонала;
• возможное зависание системы, как следствие, сбои и задержки в работе компании;
• временные затраты на обучение сотрудников принципам электронного документооборота;
• необходимость перевода бумажных документов в электронный формат.

Всё чаще компании решают внедрить электронный документооборот. Что это такое и зачем это нужно?

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания электронного архива документов, корпоративного электронного документооборота (workflow), управления договорным процессом, автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества) и для автоматизации обращений граждан.

ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках территориально-распределенной организации с развитой схемой информационных потоков.

3. Плюсы и минусы электронного документооборота

Из плюсов электронного документооборота отмечают:

Оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

Эффективное управление движением документов,

Все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве - это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

Повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

Безопасность и сохранность документов - шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

Исключение дубляжа документации,

Формирование архива происходит автоматически,

Снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Плюсы и минусы электронного документооборота

Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?

Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?

Плюсы электронного документооборота

1. Юридическая значимость.

Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.

2. Сокращаются затраты.

Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО “Транскрипт” от 3 рублей.

3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника.

Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10 дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.

Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.

4. Быстрый поиск и хранение документов.

Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.

5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени.

Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.

5. Электронный документ в защите и сохранности.

Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.

6. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном.

Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.

Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.

Большинство из них связано с нежеланием менять привычный способ обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.

1. Переходный период.

Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.

Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в “реале”.

2. Помощь в подключении к ЭДО

Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо помочь контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который поможет относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.

Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.

Кому будет полезен электронный документооборот?

Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.

Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, упростив процесс внешнего документооборота.

Плюсы электронного документооборота

• на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
• процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
• время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
• подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки;
• отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами — система электронного документооборота нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;
• организация единого корпоративного информационного пространства. Информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не на компьютерах сотрудников;
• повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.

Внедрение системы электронного документооборота ведет не только к экономическим плюсам (таким как экономия расходных материалов, экономии рабочего времени сотрудников), но и к повышению качества управления организацией (принимать решения можно быстрее, наглядно видеть ход выполнения работ над документами).

>Читайте по теме

• Как происходит внедрение документооборота

• Информационные технологии проникают в различные сферы бизнеса с такой скоростью, что иногда сложно оценить их уместность. Ярким примером является внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Она приводит к исчезновению стопок надоевших бумажных документов. На первый взгляд – отличный результат и или другую подобную технику скоро станет невозможно. Так ли это?

  Аргументы «за» СЭД

  В пользу электронного документооборота говорят цифры, полученные в результате проведенных в США исследований:

  1. По проведенным подсчетам в этой стране используется около 4 триллионов документов на бумажных носителях и их количество растет на 22 % в год.
  2. Порядка 90% из них не выходит за пределы офиса, а просто передается от сотрудника к сотруднику.
  3. В среднем каждый документ копируется 19 раз.
  4. Половина рабочего времени уходит на поиск необходимой информации и только 10 % на ее изучение.
  5. Около 8 % документов попросту теряется.

  Компания Advanced Processing & Imaging, проведя свое исследование, пришла к выводу, что небольшое предприятие, состоящее из 20 сотрудников, тратит на копирование или печать различных документов около $180 000. Достаточно внушительная цифра, чтобы задуматься об электронном документообороте.

  

  Особенно активно внедряются информационные технологии в Сингапуре. Например, все телеграфные отделения были закрыты еще в 2002 году, поскольку эти услуги оказались больше не востребованы.

  Преимущества

  Электронный документооборот имеет ряд существенных преимуществ:

  • Он обеспечивает прозрачность и эффективный контроль над созданием, получением и исполнением документов, максимально ускоряет бизнес-процессы;
  • На практике часть поручений работниками просто не выполняется. СЭД позволяет контролировать не только процесс работы, но и ее результат;
  • Сокращение времени на рассылку, поиск и создание документов. Система способна самостоятельно создавать реестры, отчеты и сводки, что положительно сказывается на оперативности работы компании;
  • Любое предприятие серьезное внимание уделяет сохранению конфиденциальности. Утеря ценной информации может привести к миллионным потерям. Бумажные документы достаточно просто изъять и передать на сторону. СЭД не может полностью исключить такие ситуации, но она четко регламентирует доступ к информации в зависимости от полномочий работника. При этом всегда можно проконтролировать, кто пользовался или вносил изменения в конкретные документы;
  • СЭД максимально ускоряет процедуру ознакомления сотрудников с новыми документами и обеспечивает работу компании в едином информационном пространстве.

  Недостатки

  Система электронного документооборота не лишена определенных недостатков:

  • Главным ее минусом является опасность проникновения вируса на компьютерах компании и последующая утеря всей информации. Чтобы обезопаситься, понадобится система резервирования;
  • Еще одним недостатком является неподготовленность кадров к внедрению такой системы. Многие работники не обладают достаточными знаниями для грамотной работы в СЭД. Между тем, от этого зависит бесперебойность ее функционирования;
  • Внедрение электронного документооборота требует значительных финансовых вливаний;
  • Следует отметить, что в России или СНГ еще не сформировалось единое информационное пространство. Соответственно, далеко не с каждым предприятием можно вести электронный документообмен;
  • Существуют определенные ограничения для внедрения СЭД. Например, для любого отдела кадров необходима личная подпись работника на ряде документов. Порядок ведения трудовых книжек также строго регламентирован.

  

  Система электронного документооборота полезна в первую очередь для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру подразделений. Она может повысить эффективность их функционирования, но имеющиеся на данном этапе недостатки тормозят процесс ее внедрения. СЭД требует серьезной доработки, а пока ее становление продолжается, черно-белые и будут по-прежнему востребованы.