Российское ООО заключает договор на оказание нашей организации услуг связи с ООО "МангоТелеком", учредитель которой - кипрская организация. Контрагент считается иностранной организацией? Какие особенности в учете и отчетности?

ООО «МангоТелеком» не считается иностранной организацией. Тот факт, что учредитель – иностранная организация, не является основанием для признания организации иностранной. Особенностей в учете и отчетности у российской организации с иностранным учредителем нет.

Виталия Дианова , кандидата юридических наук, старшего юриста Goltsblat BLP

Какие документы нужно запросить у контрагента, чтобы исключить юридические риски

Перед заключением сделки с новым контрагентом или с контрагентом, с которым организация не имела деловых отношений в течение длительного времени, рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие саму возможность заключения с ним договора. Если этого не сделать, организация рискует, например, заключить договор аренды с компанией, не являющейся собственником объекта аренды и не обладающей правом сдавать это имущество в аренду. Или заключить договор на техобслуживание медтехники с организацией, не обладающей лицензией на проведение таких работ. Наконец, может оказаться, что договор со стороны контрагента подписан лицом, не имеющим на это полномочий. Это чревато дополнительными расходами и убытками для вашей компании, а возможно, и судебными спорами.

Кроме того, чтобы снизить эти риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать у него актуальные версии перечисленных ниже документов.

На необходимость истребования определенных документов желательно указать в Положении о договорной работе компании. Дело в том, что без представления потенциальным контрагентом определенного пакета документов подписание с ним договора будет невозможным. В то же время если у предполагаемого контрагента возникнут вопросы по поводу необходимости истребования у него всех или какого-то определенного документа, то в этом случае всегда можно будет сослаться на правила, установленные во внутреннем документе организации.

Контрагент – юридическое лицо

1. Учредительные документы. В зависимости от вида юридического лица это могут быть устав или учредительный договор.

Необходимо проверить, чтобы учредительные документы были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.

Учредительные документы нужно запрашивать у контрагента в последней, то есть действующей редакции. Определить, последняя ли версия уставных документов была представлена контрагентом, можно по выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). При возникновении сомнений относительно достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента все предыдущие редакции учредительных документов.

2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.

Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

Если юридическое лицо меняло наименование, то в этом случае наименование организации, указанное в учредительных документах, может не совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН. Дело в том, что при изменении наименования новое свидетельство о государственной регистрации юридического лица не выдается. Однако изменение наименования организации обязательно должно быть отражено в листе записи ЕГРЮЛ или в свидетельстве о внесении изменений в ЕГРЮЛ.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН). Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.

Контрагент – иностранная организация

Если контрагент – иностранная организация (нерезидент), то при запросе документов этого контрагента и их проверке необходимо учитывать следующие особенности.

Во-первых, документы, подтверждающие правовой статус иностранной организации (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и т. д.), должны быть переведены на русский язык и легализованы в установленном порядке, если законом не предусмотрен упрощенный порядок их подтверждения путем проставления апостиля.

Перечень документов, для представления которых необходим апостиль, указан в статье 1 Гаагской конвенции отменяющей требование легализации иностранных официальных документов , участником которой является и Россия (заключена в Гааге 5 октября 1961 года, вступила в силу для России 31 мая 1992 года). Если страна происхождения контрагента не является участником этой конвенции, то все ее официальные документы должны быть легализованы в установленном порядке.

Аналогичные требования предъявляются не только к учредительным документам, но и к доверенности лица, которое будет подписывать договор, а также ко всем иным официальным документам.

Необходимо иметь в виду, что контрагент – иностранная организация – может отказаться от предоставления апостилированных или легализованных документов, мотивируя это сложностью процедуры, дороговизной и т. п. В этом случае можно от него принять копии документов и без необходимого заверения. Однако в этом случае риски при заключении договора с этим контрагентом многократно возрастут.

Во-вторых, до заключения договора у иностранной организации желательно запросить выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке обязательно должен быть указан статус иностранной компании, причем компания должна значиться как «действующая». Если контрагент не представит такую выписку или в выписке будет указан текущий статус компании – «прекращено», договор с этой организацией заключать не рекомендуется. В случае судебного спора не удастся защитить свои права и взыскать убытки с организации, которая уже прекратила свою деятельность.

В то же время в ряде иностранных государств не предусмотрено ведение торговых реестров (к примеру, в Великобритании). В этих случаях вместо выписки из торгового реестра рекомендуется запрашивать сертификат, подтверждающий благополучное состояние компании.

Выбор партнера - очень важная составляющая договорной работы, от которой зависит уплата налогов. Многое определяет то, кто является партнером: резидент или нерезидент; резидент, пользующийся льготами НДС, или резидент, продукция, работы, услуги которого облагаются НДС; нерезидент из стран СНГ или дальнего зарубежья; нерезидент, со страной которого подписано соглашение об избежании двойного налогообложения, или нерезидент страны, с которой такого соглашения нет; нерезидент, зарегистрированный в налоговых органах России, или нерезидент, не ставший на учет в налоговых органах в качестве налогоплательщика; юридическое лицо или физическое лицо.

Так, если индивидуальный предприниматель оказывает бытовые услуги физическим лицам, его деятельность переводится на ЕНВД, если оказывает бытовые услуги организациям, то нужно применять другой режим налогообложения.

Определение статуса контрагента по договору влияет на правильную организацию налогового и бухгалтерского учета. Из текста договора должно ясно следовать, кто является стороной в договоре (юридическое лицо, обособленное подразделение юридического лица, предприниматель, гражданин, иностранное юридическое лицо и т.д.).

Рассмотрим, как определяются права и обязанности по договору, каковы налоговые последствия в зависимости от того, кто является стороной по договору на примере трудового договора и договора подряда.

1. Работодатель может заключить как трудовой договор, так и договор подряда. Налоговые последствия для сторон в этом случае будут разными.

Налогообложение вознаграждений по договору подряда. Порядок налогообложения вознаграждений по договору подряда зависит от того, является ли человек, который работает по такому договору, индивидуальным предпринимателем или нет.

Если работник - индивидуальный предприниматель, то все налоги он обязан начислять и уплачивать за себя сам, организация этого делать не должна. Если же работник не является предпринимателем, то его вознаграждение по гражданско-правовому договору облагается: НДФЛ; ЕСН (в том числе взносами на обязательное пенсионное страхование), за исключением той его части, которая перечисляется в ФСС; взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если такое страхование предусмотрено в договоре.

С вознаграждений по гражданско-правовым договорам предприятие должно удержать НДФЛ по ставке 13%, при этом сумма вознаграждения не уменьшается на стандартные налоговые вычеты. Эти вычеты работник может получить в своей налоговой инспекции при подаче декларации о доходах за год, кроме имущественного вычета, который с 1 января 2005 г. может предоставлять и работодатель после проверки налоговыми органами документов на приобретение, строительство жилья.

Сумму вознаграждения можно уменьшить на профессиональные налоговые вычеты, это сумма всех документально подтвержденных затрат, которые сделал работник по гражданско-правовому договору. Для того чтобы получить такой вычет, работник должен написать заявление.

Единый социальный налог. Если вознаграждение, которое организация выплатила по гражданско-правовому договору, не уменьшает ее прибыль, то и ЕСН начислять не нужно (п. 3 ст. 236 НК РФ). И наоборот, если расходы на выплату вознаграждения учитываются при расчете налога на прибыль, то начислить ЕСН необходимо.

В соответствии с п. 5 ст. 237 НК РФ сумму вознаграждения по авторским договорам, облагаемую ЕСН, можно уменьшить на все документально подтвержденные расходы на их исполнение. Если эти расходы нельзя подтвердить документами, то сумму вознаграждения можно уменьшить только на определенный процент.

На основании п. 3 ст. 238 НК РФ вознаграждения по гражданско-правовым договорам не облагаются ЕСН в части, перечисляемой в ФСС в отличие от трудового договора. Именно из-за экономии на этом налоге и предпочитают в предпринимательской деятельности договор подряда.

Взносы на страхование от несчастных случаев. Страховые взносы от несчастных случаев следует начислять, если это предусмотрено в самом гражданско-правовом договоре по ставкам, которые применяет организация для своих штатных сотрудников. Если договор не предусматривает такого страхования, то начислять взносы не нужно (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Вышеприведенный пример наглядно показывает, что налоговые обязательства возникают в зависимости от того, какой договор заключен и с кем, в связи с этим необходимо четко разграничивать трудовой договор и смежные с ним гражданско-правовые договоры. Данную проблему необходимо решать на месте путем тщательного анализа реальных взаимоотношений сторон, складывающихся в ходе выполнения работ, которые должны быть отражены в таких договорах. Рассмотренные отличительные признаки следует применять в совокупности, что позволит даже в сложных, сомнительных случаях провести разграничение указанных договоров 93 . С точки зрения работодателя выгоднее заключать гражданско-правовые договоры, однако если отношения носят систематический характер, работник может в судебном порядке признать их трудовыми со всеми вытекающими для работодателя в этом случае последствиями.

Не исключена попытка налоговых органов доказать, что фактически с работником установлены трудовые отношения. Так, если штатным расписанием предусмотрена та или иная должность, то работника на эту должность нужно брать только по трудовому договору, в противном случае существует большая вероятность того, что договор будет переквалифицирован налоговой инспекцией в трудовой договор, а это повлечет за собой доначисление ЕСН, пеней, штрафов в части сумм, относящихся в ФСС.

Если организация использует гражданско-трудовой договор вместо трудового в схеме по налоговой минимизации, следует помнить, что, по мнению Минфина России, оплата услуг по гражданско-правовому договору с предпринимателем, состоящим в штате организации и фактически выполняющим по договору свои трудовые обязанности, производится только за счет чистой прибыли (Письмо Минфина России от 10 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/227).

2. Если организация заключает договор со своим руководителем (учредителем), возможны следующие последствия. Нередко организации берут займы у своего руководителя (директора), арендуют у него автомобиль для служебных поездок и т.п. При этом организация несет расходы в виде выплаченных директору процентов по долговым обязательствам, арендной плате и т.п.

К таким сделкам налоговые органы относятся особенно внимательно, подозревая, что за ними иногда нет никакой реальной деятельности. Действительно, такие сделки часто заключаются для того, чтобы уменьшить ЕСН с заработной платы директору, - выплата зарплаты заменяется уплатой вознаграждений по гражданско-правовым договорам.

Выплаты по сделкам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не признаются объектом налогообложения ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Затраты по указанным сделкам налоговые органы исключают из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации. Аргументы обычно приводятся следующие. В соответствии с п. 3 ст. 182 ГК РФ представитель организации не может совершать сделки от имени этой организации в отношении себя лично. В п. 13 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 апреля 1998 г. № 33 указано, что генеральный директор - это представитель фирмы. Поэтому заключать договор от ее имени с собой как гражданином он не может. Аналогичной позиции придерживаются и федеральные арбитражные суды (например, постановление ФАС ЗСО от 15 января 2004 г. № Ф04/191-2632/А27-2003, ФАС СЗО от 3 февраля 2004 г. № А05-5058/03-279/22). Следовательно, указанные сделки с директором являются недействительными (ничтожными) на основании ст. 168 НК РФ, как не соответствующие закону. Ничтожные договоры не могут быть признаны надлежащим документальным подтверждением осуществленных расходов. Поэтому в отношении затрат по этим договорам не выполняются требования п. 1 ст. 252 НК РФ, обязательные для признания затрат в составе расходов при исчислении налога на прибыль. На основании п. 49 ст. 270 НК РФ указанные затраты не подлежат включению в состав расходов.

Безусловно, такая позиция налоговых органов, не является бесспорной. Вместе с тем нельзя недооценивать приведенные аргументы, и существует вероятность того, что суды в данном случае поддержат позицию налоговых органов.

3. В некоторых публикациях предлагают заключать договоры с директором другому должностному лицу организации по выписанной на его имя доверенности. Однако такой способ нельзя назвать выходом из ситуации, ведь в этом случае должностное лицо хотя и по доверенности, но действует от имени организации, и получается, что директор опять-таки совершает сделку с самой организацией, представителем которой является. Аналогичный вывод сделан и в упомянутых выше решениях федеральных арбитражных судов.

Исходя из указанных особенностей налогово-правового статуса и указанных выше особенностей возможного партнера, можно провести экономический анализ планируемой сделки. Если организация арендует имущество у физического лица, то ей придется удерживать НДФЛ с арендной платы. Уклониться от такой обязанности не получится, даже если в договоре будет прописано, что налог исчисляет и уплачивает арендодатель. Так, по одному из дел, ставшему предметом судебного разбирательства, организация арендовала у гражданина помещение, договорившись, что НДФЛ он будет вносить в бюджет сам. В ходе выездной налоговой проверки налоговые органы вменили как правонарушение следующий факт: организация НДФЛ не исчисляла и не удерживала, за что и была привлечена к налоговой ответственности за неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 123 НК РФ). Добровольно компания штраф не заплатила, поэтому ревизоры обратились в суд, где и получили поддержку. Арбитры указали, что попытка фирмы переложить исчисление и уплату НДФЛ на физическое лицо противоречит п. 1 ст. 226 НК РФ, обязывающему организации удерживать налог с выплат физическим лицам, которые не занимаются предпринимательской деятельностью.

4. Рассмотрим налоговые риски, когда фирма начисляет лишь небольшую часть зарплаты, а большую часть выплат производит по гражданско-правовым договорам. За счет этого фирма экономит на ЕСН в части взносов в ФСС РФ (п. 3 ст. 238 НК РФ). Само по себе заключение договоров подряда со штатными сотрудниками налоговые органы расценивают как схему ухода от налогов (Письмо УФНС РФ по г. Москва от 5 апреля 2005 г. № 21-08/22742).

Экономия налогов с помощью гражданско-правовых договоров со штатными сотрудниками возможна только в том случае, если фирма учитывает подрядные выплаты при налогообложении прибыли. Однако вопрос о том, можно ли это делать, спорный. Дело в том, что п. 21 ст. 255 НК РФ напрямую разрешает включать в налоговые расходы выплаты только по тем гражданско-правовым договорам, которые заключены с внештатными работниками. Кроме того, п. 21 ст. 270 НК РФ запрещает включать в расходы выплаты работникам, не указанные в трудовых или коллективных договорах.

Поэтому налоговые инспекторы могут посчитать, что начисления по договорам подряда со «штатниками» налогооблагаемую прибыль уменьшать не должны. Тем более что в письме от 24 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/382 сотрудники Минфина России пришли именно к такому мнению. Оспорить же его будет достаточно сложно. Ведь примеров подобных споров в арбитражной практике пока нет.

Компании, которые работают с убытками, могут использовать схему, не учитывая выплаты по договорам подряда в налоговых расходах фирмы. В этом случае спорить с инспекторами при проверках налога на прибыль не придется. При этом фирма получит возможность сэкономить на всей сумме ЕСН, а не только на взносах в соцстрах (п. 3 ст. 236 НКРФ). Естественно, при условии, что в работе сотрудников по гражданско-правовым договорам инспекторы не смогут углядеть признаков трудовых отношений (правила оформления договоров подряда описаны в «мерах безопасности» для предыдущего способа).

5. Изучение данных о сторонах договора представляет интерес прежде всего для оптимизации таких налогов, как НДС и акцизы 94 :

Ведь именно в части исчисления и уплаты этих косвенных налогов предусмотрен механизм применения вычетов на суммы налога, уплаченные ранее контрагентам. Отсутствие у контрагента - получателя платежа обязанности по уплате налога лишает сторону, осуществляющую платеж по договору, оснований для применения налоговых вычетов.

Однако заключение соглашения с компанией, освобожденной от уплаты НДС, не является для организации - плательщика НДС заведомо невыгодным. Просто здесь необходимо применять иные схемы оптимизации, отличные от тех, которые используются в сделках между участниками - плательщиками НДС. Вышеизложенное уже позволяет сказать, что экономико-правой анализ договора следует начинать с анализа налогово-правового статуса контрагента. Например, если в сделке участвует общественная организация инвалидов, важно, чтобы ее кредиторами были лица, также освобожденные от уплаты НДС. Иначе кредитор при получении платежей за реализованные товары (работы, услуги) будет нести расходы по уплате НДС без права применения вычетов, поскольку отсутствует факт уплаты этого налога другому плательщику НДС.

Аналогичная ситуация и при совершении операций, в результате которых возникает объект налогообложения акцизами. Налогоплательщик не сможет применить вычеты по налогу, если получатель платежа не имеет свидетельства, например, на осуществление операций с нефтепродуктами.

Информацию о предполагаемом контрагенте необходимо анализировать именно до заключения договора. Когда сделка совершена и ничего изменить уже нельзя, у налогоплательщика практически не остается времени для маневра.

Как уже было сказано, определение статуса контрагента по договору также обусловлено необходимостью выяснения наличия обязанности по удержанию налогов у источника выплаты 95 . Российское налоговое законодательство предусматривает три случая, когда возникает обязанность по удержанию налогов:

1. Налог на доходы при выплате дохода физическим лицам.

В этом случае необходимо обратить внимание на два момента. Во-первых, если договор заключается с физическим лицом-предпринимателем, то у предприятия не возникает обязанности по удержанию налога на доходы, поскольку согласно ст. 226 НК РФ для исключения повторного налогообложения доходов индивидуальных предпринимателей, а также лиц, уплачивающих налог в аналогичном порядке, подоходный налог у источника выплаты не удерживается. При этом указанные лица должны предъявить свидетельства о государственной регистрации и документ, свидетельствующий о том, что данное лицо стоит на налоговом учете. Для избежания конфликтных ситуаций с налоговыми органами рекомендуется к договору приложить копии свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве предпринимателя, а также свидетельство о его постановке на учет в налоговом органе.

Второй момент - выплата дохода нерезидентам-физическим лицам, т.е. лицам, не имеющим постоянного местожительства на территории Российской Федерации. Выяснение статуса физического лица в данном случае необходимо для того, чтобы установить порядок налогообложения полученного физическим лицом дохода: в случае если физическое лицо не имеет постоянного места жительства в Российской Федерации, то выплаченный доход подлежит обложению по ставке 30% (если иное не предусмотрено международными соглашениями по вопросам налогообложения).

2. Налог на прибыль при выплате дохода иностранным юридическим лицам. При определении статуса иностранного юридического лица как возможного контрагента и решении вопроса о необходимости удержания налога на прибыль необходимо установить прежде всего вид выплачиваемого дохода. Это обусловлено тем, что различные виды доходов, полученных иностранными юридическими лицами от источников в Российской Федерации, облагаются налогом на прибыль (соответственно удерживаются российскими предприятиями) по разным ставкам. Так, в соответствии со ст. 284 гл. 25 НК РФ доходы от дивидендов, процентов, от долевого участия в предприятиях с иностранными инвестициями облагаются по ставке 15%, а доходы от использования авторских прав, лицензий, от аренды и по другим видам доходов, источник которых находится на территории Российской Федерации, - по ставке 20%.

3. НДС при выплате дохода иностранным юридическим лицам.

Возможность возникновения обязанности по удержанию НДС при заключении договора с иностранным юридическим лицом также обуславливает появление ряда моментов, на которые необходимо обратить внимание. Следует установить факт постановки (непостановки) на учет в налоговом органом на территории Российской Федерации иностранного юридического лица, так как, если иностранное лицо зарегистрировано в налоговых органах, то обязанность по удержанию НДС у российского предприятия отсутствует. Напротив, в случае если иностранный контрагент не зарегистрирован на территории Российской Федерации в качестве налогоплательщика, то у российского предприятия возникает обязанность по удержанию НДС с выплаченных по договору сумм. Следовательно, для того чтобы исключить возможные конфликты с налоговыми органами, российскому предприятию рекомендуется запросить у своего потенциального партнера документ о постановке (регистрации) на учет в налоговом органе в качестве плательщика НДС.

Итак, покупая товар у иностранной фирмы, которая не состоит на учете в Российской Федерации, организация должна удержать из уплачиваемой суммы НДС и перечислить его в бюджет. Таково требование п. 1 ст. 161 НК РФ. Начиная с 2006 г. обязанности налоговых агентов возлагаются и на посредников, которые продают в Российской Федерации товары таких иностранных компаний. Данная норма прописана в п. 5 ст. 161 НК РФ.

Причем посредники налог из дохода иностранной фирмы удерживать не будут. Они должны начислять НДС сверх цены товара, которую установил зарубежный партнер. К вычету этот налог посредник не принимает (п. 3 ст. 171 НКРФ). Это право предоставлено покупателю. Для этого посредник должен выставить покупателю счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Если вторая сторона по сделке освобождена от уплаты НДС или применяет один из спецрежимов, следует просчитать финансовые и налоговые последствия сделки. В такой ситуации всю стоимость товара или услуги налогоплательщику придется списать на затраты.

При прочих равных условиях сумма налога на прибыль в этом случае будет меньше. Но обычно это снижение не компенсирует ущерб от потери права на вычет по НДС. И если налогоплательщик все-таки заинтересован в сделке, то с целью минимизировать налоги следует убедить партнера снизить цену.

Таким образом, от того, кто является партнером по сделке, зарегистрирован ли он в налоговом органе, зависит: учтет ли налоговая инспекция расходы по сделке; обязанность по удержанию налога у стороны по сделке; возможность зачета НДС и ряд иных обстоятельств.

Проверка контрагента перед узакониванием сотрудничества с ним требуется не только для собственного спокойствия в отношении его благонадёжности, но и чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности перед заключением деловых сделок. Рекомендуется не только единожды проверить документацию, но и периодически запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверять. В статье расскажем про документы для проверки контрагента при заключении договора, приведем полный перечень с описанием.

Какие документы нужно запросить у контрагента перед сотрудничеством

О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги. Перечень документов, которые следует проверить, зависит от того, с каким предприятием придётся работать:

• с российским юридическим лицом,
• с индивидуальным предпринимателем,
• с иностранным юридическим лицом.

Перечень запрашиваемых документов у ИП

Список документов, подтверждающих правовой статус ИП, отличается от комплекта документов, имеющегося у законно функционирующих юридических лиц:

1. Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые – нет ни Устава, ни учредительного договора.
2. Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
3. ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.

Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.

Список запрашиваемых документов у юридического лица

Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:

1. Правоустанавливающие или уставные.
2. Регистрационные.
3. Из налоговых органов.
4. Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
5. Выписку из ЕГРЮЛ.
6. Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
7. Образец подписи руководителя компании.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.

• Учредительные. Сюда относится Устав и/или учредительный договор, представленный в полной версии и в последней редакции (проверить данный факт можно по выписке из ЕГРЮЛ). Если появляются какие-либо сомнения относительно подлинности предъявленных бумаг, можно дополнительно запросить старые редакции.
• Выписка из ЕГРЮЛ. Требуйте выписку, которая выдавалась не позже даты передачи её контрагентом или того дня, который будет обозначен в ваших единых правилах по проверке бумаг. Ни при каких обстоятельствах не соглашайтесь принимать выписку, сделанную месяцем ранее.

Перепроверить сведения можно на официальном сайте налоговой службы. Если данные расходятся с информацией, предъявленной контрагентом, нужно иметь в виду, что портал ФНС обновляется раз в неделю.

Для дополнительной проверки следует посмотреть данные о компаниях в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. При этом следует обратить внимание на текст п. 22 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 25, там даются разъяснения того, как работать с данным ресурсом.

Свидетельство о государственной регистрации

Свидетельство о постановке на налоговый учёт

Должен быть присвоен ИНН – идентификационный номер плательщика налогов, о чём будет выдано свидетельство. Опять же, нужно проверить, чтобы наименование компании совпадало с его названием в других документах.

Лицензия на ведение деятельности, подлежащей лицензированию

Не забудьте, что к самой лицензии по обыкновению прилагается список конкретных видов работ, на которые у юрлица имеется разрешение. Проверьте срок действия лицензии – она может быть просрочена.

Документы, свидетельствующие о наличии полномочий у лица, подписывающего договор

Обратите внимание на следующие моменты:

• если договор заключается с руководителем юрлица, нужно проверить документ о назначении его на должность или протокол о его избрании коллегиальным органом (наличие полномочий будет отражено в выписке из ЕГРЮЛ, по Уставу проверяется, на какой срок он избран);
• в Уставе компании будут отражены ситуации, при возникновении которых лицо имеет полномочия;
• если договор подписывается не директором компании, нужно будет проверять доверенность, в которой прямо должно быть указано на наличие у представителя фирмы полномочий на заключение договоров.

Документы на имущество, передаваемое по договору во владение или временное пользование

Если предметом сделки является имущество, необходимо:

1. Осмотреть его.
2. Запросить правоустанавливающие документы. Читайте также статью: → « ».

Сперва необходимо проверить, кто владелец имущества – должно быть свидетельство о праве владения (выдаётся в Росреестре). Если недвижимость будет взята в аренду, убедитесь в том, что:

• у владельца есть вышеуказанное свидетельство из Росреестра;
• контрагент имеет договор доверительного управления помещением, если он доверительный управляющий;
• контрагент имеет право на сдачу в субаренду недвижимость, если он передаёт его вам в субаренду.

Копия банковской карты с образцом подписи должна быть заверена нотариусом или банковским учреждением, которое обслуживает контрагента.

Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании

Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией. Нужно учесть некоторые особенности:

1. Все без исключения документы, доказывающие правовой статус зарубежного предприятия, должны иметь официальный перевод на русский язык. Также для компаний всех стран, с которыми Россия не заключала международного договора об упрощённом порядке сотрудничества, требуется провести легализацию документов (иметь отдельный документ, иногда – апостиль). Это касается Устава, сертификата об инкорпорации, учредительного договора. Апостиль требуется для тех государств, кто не участвует в Гаагской конвенции. Заверению в аналогичном порядке подлежит и доверенность подписывающего договор сотрудника.
2. Дополнительно нужно запрашивать выписку из торгового реестра того, государства, где фирма зарегистрирована (такой реестр ведётся не во всех странах – если это ваш случай, просите сертификат, доказывающий благополучное функционирование фирмы). Текущий статус предприятия в выписке должен быть “действующее”.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки при оформлении

Ошибка №1. Российская компания стала сотрудничать с иностранной фирмой без тщательной проверки информации об её деятельности.

Если не проявить должную осмотрительность, налоговая инспекция обвинит предприятие в попытке снижения налогооблагаемой базы, что приведёт ко всесторонней проверке фирмы и доначислению налогов.

Ошибка №2. Отечественная фирма заключила договор с предприятием, статус которого в торговом реестре страны регистрации значился как “прекращено”.

Если начать сотрудничество с организацией, прекратившей деятельность, невозможно будет в случае неисполнения ей обязательств отстаивать свои интересы в суде.

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?

В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен – если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.

Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?

Путь: главное меню Справочники > подменю Контрагенты > кнопка

Создайте контрагента в системе, задайте ему необходимые реквизиты:

• Вид лица - Выберите физическое или юридическое лицо.
• Форма собственности - Укажите форму собственности юридического лица: ИП, ООО, ЗАО и т.д.
• Наименование - Наименование контрагента указывается без кавычек и без приставки: ООО, ЗАО и т.д.
• Полное наименование - Заполняется автоматически.
• Галочки покупатель , поставщик , конкурент , партнер - Отметьте пункты, соответствующие данному контрагенту.

6.2. Укажите статус контрагента

Статус контрагента выбирается в правом верхнем углу окна. В зависимости от того, какой статус присвоен контрагенту в общем списке, у него будет окрашенная в соответствующий цвет пометка о его важности для вашей компании:

• Статусы контрагента - Важный, Не работаем, Постоянный, Потенциальный.
• Так же вы сами можете добавить дополнительные статусы соответствующие вашим пожеланиям нажав на кнопку "Добавить "

6.3. Закладка "Реквизиты"

Закладка «Реквизиты»:

• ИНН - Идентификационный номер налогоплательщика (для ИП - 12 цифр, для ООО - 10 цифр).
• КПП - Код причины постановки на учет (9 цифр).
• ОГРН - Основной государственный регистрационный номер (13 цифр).
• ОКПО - Общероссийский Классификатор Предприятий и Организаций (8-9 цифр).
• Юридический и Фактический адрес - Указывается в формате: индекс, область или край, район, город, улица, дом, корпус (строение), квартира, офис.
• Контактный телефон - Телефон контрагента.

6.4. Закладка "Расчетные счета"

Не закрывая окно добавления контрагента, перейдите в закладку "Расчетные счета". После нажатия кнопки система предложит сохранить контрагента нажмите "Да ".

• Наименование счета - По умолчанию заполнится названием банка после ввода БИК, можно ввести собственное название расчетного счета (так будет отображаться расчетный счет контрагента в списках).
• Номер счета - Введите номер расчётного счёта.
• БИК банка - Банковский идентификационный код (после заполнения нажмите «Поиск банка» - название банка подставится автоматически).

6.5. Закладка "Договоры"

Закладка «Договоры»:

• Галочка «Договор предоставлен контрагентом » - Если пункт отмечен галочкой, это означает, что договор предоставлен контрагентом, если пункт не отмечен, это значит, что договор предоставлен организацией.
• Номер - Исходящие договоры нумеруются вручную или автоматически.
• Дата начала - Дата начала действия договора в формате дд.мм.гггг.
• Дата окончания - Дата окончания договора в формате дд.мм.гггг.
• Типы цен - Выберите тип цен (колонку прайс-листа), который будет автоматически подставляться в исходящих и входящих документах.
• Макс. долг - Укажите максимальную сумму долга. После превышения контрагентом этой суммы создание новых документов (счетов, заказов и пр.) будет запрещено.
• Галочки Основной , Подписан - Ставятся по логике договора.
• Организация - Если у вас несколько собственных организаций (юридических лиц), в этом выпадающем списке выберите необходимую организацию.

6.6. Закладка "Контактная информация"

Закладка «Контактная информация»

• Тип - Выберите тип контактной информации контрагента (телефон, Skype, адрес, email).
• Значение
• Примечание - Здесь можно оставить примечание, относящееся к данному типу контактной информации, например: "звонить в рабочее время с 9 до 18".

Из данного раздела берутся телефонные номера для отправки SMS-сообщений.

6.7. Закладка "Контактные лица"

Этот раздел не является обязательным, но помните, чем больше у вас информации о клиенте, тем больше у вас возможностей с ним успешно работать.

• Фамилия , Имя , Отчество - Укажите ФИО контактного лица контрагента.
• Пол - Выберите: Мужской/ Женский.
• Дата рождения - Указывается в формате дд.мм.гггг.
• Должность - Должность контактного лица.
• Галочка «Основное контактное лицо » - Данный пункт означает, что этот сотрудник является основным контактным лицом у данного контрагента.

Закладка «Контактная информация»:

• Тип - Выберите тип контактной информации (телефон, Skype, адрес, email).
• Значение - Числовое или буквенное значение выбранного типа контакта.
• Примечание - Здесь можно оставить примечание, например: "домашний телефон".

Закладка «Удостоверяющий документ»:

• Тип документа - Выберите из списка или добавьте новый, нажав на ссылку "Добавить" в выпадающем списке.
• Серия - Укажите серию документа.
• Номер - Укажите номер документа.
• Кем выдан - Укажите государственный орган или организацию, выдавшую документ.
• Когда выдан - Укажите дату выдачи документа в формате дд.мм.гггг.
• Примечание - Здесь можно оставить примечание, относящееся к данному удостоверяющему документу.

К вопросу о заключении договоров с контрагентами, наделенными публично-правовым статусом.

С появлением в России частной собственности очевидным стало увеличение гражданского оборота, а как следствие появление большого массива правоотношений, построенных на диспозитивных началах. При этом в соответствии с действующим законодательством в роли контрагентов могут выступать не только граждане и юридические лица, но и государственные органы, органы субъектов РФ и органы местного самоуправления.

На наш взгляд, на сегодняшний день в гражданско-правовых отношениях ярко выраженной является тенденция «размывания» различий между правовым статусом органов государственной власти и статусом юридических лиц. По мнению некоторых ученых юристов, органы государственной власти пытаются достичь большей экономической свободы, которую им может предоставить обретение статуса юридического лица1.

С одной стороны, ст.124 Гражданского кодекса РФ устанавливает равноправие всех субъектов гражданско-правовых отношений.

С другой стороны, государственные органы и органы местного самоуправления, в силу своего предназначения и публично-правового статуса, наделены особыми правами обязанностями и призваны выполнять ряд функций по защите общественных интересов.

На первый взгляд может показаться, что во исполнение п.4 ст.4 ФЗ «О государственной гражданской службе»2, провозглашающей принцип профессионализма и компетентности гражданских служащих, у граждан не должно возникать правовых проблем при заключении договоров с органами государственной власти и органами местного самоуправления.

Однако, на практике на стадии заключения договоров зачастую происходит нарушение указанных выше принципов со стороны субъектов, наделенных публичным статусом.

В качестве примера можно привести заключение в 1997 году между гражданином А. и Комитетом по земельным ресурсам и землеустройству г.Самары договора аренды земельного участка с правом выкупа в собственность на основании Постановления главы города Самары от 15.04.1996 года № 421 «О предоставлении в аренду, пожизненное наследуемое владение земельных участков гражданам после совершения сделок»3.

В июне 2010 года арендатором был отправлен запрос в Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Самарской области, которое является правопреемником Комитета по земельным ресурсам и землеустройству г.Самары в области распоряжения землями, предназначенными для индивидуального жилищного строительства, о предоставлении указанного земельного участка в собственность за выкуп на основании ст. 624 ГК РФ, п. 8 ст. 22 ЗК РФ4.

Ответом на поданное заявление Министерство строительства и ЖКХ отказало гражданину А. в выкупе. Министерством был сделан вывод о том, что договор в части выкупа не может считаться заключенным, так как договор не содержит цены земельного участка, которая является существенным условием договора купли-продажи.

Таким образом, в настоящий момент сложилась ситуация при которой арендатор лишен возможности полной реализации своих прав, вытекающих из договора, на которые он разумно рассчитывал при его заключении.

Действительно, по действующему законодательству цена является существенным условием договора купли-продажи, а договор аренды с правом выкупа в собственность земельного участка можно считать «смешанным». Однако, в силу публичности статуса одной из сторон, у арендатора и арендодателя имелась и имеется возможность установления цены земельного участка на основании действующего законодательства (например, на основании Постановления Правительства «О порядке определения нормативной цены земли» от 15 марта 1997 г. N 319, Постановления губернатора Самарской области от 13 мая 1997 г. N 136, Методических рекомендаций по определению рыночной стоимости земельных участков, утвержденных распоряжением Министерства имущественных отношений РФ от 06.03.2002 N 568-р, в которых представлена формула расчета рыночной стоимости земельных участков населенных пунктов с использованием данных о размере арендной платы и мн.др.).

Ссылаясь на п.1 ст.624 ГК РФ, Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства игнорируется смысл ч.2. этой же статьи, которая предусматривает возможность заключения дополнительного соглашения об установлении цены к договору или заключения договора о зачете ранее выплаченной арендной платы в выкупную цену.

Таким образом, Министерство строительства и ЖКХ своим отказом в выкупе земельного участка на основании того, что договор в части права выкупа является недействующим, фактически отказалось от исполнения функций правопреемника Комитета по земельным ресурсам и землеустройству г.Самары, которым был заключен договор с отметкой о возможности осуществления арендатором выкупа земельного участка. Это, на наш взгляд, создает порочную практику безнаказанного нарушения условий гражданско-правового договора со стороны субъектов, наделенных властными полномочиями. Для государственных служащих создана возможность некорректного составления договоров с целью их последующего вольного толкования.

На основании рассмотренного выше примера можно сделать вывод о том, что в современной юридической практике государственными органами и органами местного самоуправления допускаются ошибки в составлении типовых форм договоров, предназначенных для последующего заключения с гражданами. Поэтому, вне зависимости от статуса выбранного контрагента, перед вступлением в договорные отношения следует обращаться за юридической помощью для правового анализа договоров и юридического сопровождения их заключения. Это поможет предотвратить неблагоприятные последствия и ущемление интересов граждан.