Описание на работата
секретар на управителя[име на организация, предприятие и др.]

Тази длъжностна характеристика е разработена и одобрена в съответствие с разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация и други разпоредби, уреждащи трудовите отношения в Руската федерация.

I. Общи положения

1.1. Секретарката на управителя е от категорията на техническите изпълнители.

1.2. На длъжността секретар на управителя се назначава лице с висше професионално образование, без да се представят изисквания за трудов стаж, или средно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко [стойност] години.

1.3. Назначаването на длъжността секретар на управителя и освобождаването от нея се извършва със заповед на ръководителя на предприятието след подаване на [попълнете каквото се изисква].

1.4. Секретарят трябва да знае:

Резолюции, инструкции, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши и други органи, свързани с дейността на предприятието;

Наредби, инструкции, други нормативни документи за водене на документация;

Структурата и управлението на предприятието и неговите подразделения;

Устав на предприятието;

Организация на работата в офиса;

Методи за регистрация и обработка на документи;

Архивно дело;

Машинопис;

Правила за използване на домофони;

Стандарти за единна система от организационна и разпоредителна документация;

Правила за отпечатване на бизнес писма чрез стандартни формуляри;

Основи на етиката и естетиката;

Правила за делово общуване;

Правила за експлоатация на компютърна техника;

Основи на административното право и трудовото законодателство;

Правилник за вътрешния трудов ред;

Правила и разпоредби за защита на труда, безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита;

1.5. Секретарят е пряко подчинен на ръководителя на [предприятие, структурно звено].

1.6. По време на отсъствието на секретаря (ваканция, болест и др.) Неговите задължения се изпълняват от лице, назначено по установения ред, което придобива съответните права и отговаря за правилното изпълнение на възложените му задължения.

1.7. [Въведете както е подходящо].

II. Служебни задължения

секретарка:

2.1. Извършва работа по организационно и техническо осигуряване на административната и административна дейност на управителя.

2.2. Приема кореспонденцията, получена за разглеждане от ръководителя, предава я в съответствие с взетото решение на структурни звена или конкретни изпълнители за използване в работния процес или подготовка на отговори.

2.3. Извършва офис работа, извършва различни операции с помощта на компютърни технологии, предназначени за събиране, обработка и представяне на информация при подготовка и вземане на решения.

2.4. Приема документи и лични изявления за подпис от управителя.

2.5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя.

2.6. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни звена и конкретни изпълнители на документи, предоставени на ръководителя за подпис, осигурява тяхното висококачествено редактиране.

2.7. Организира телефонните разговори на управителя, записва информацията, получена в негово отсъствие и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация чрез приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, своевременно довежда до внимание информация, получена чрез комуникационни канали.

2.8. По указание на ръководителя съставя писма, искания и други документи и подготвя отговори до авторите на писмата.

2.9. Извършва работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от управителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на срещата, дневен ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.

2.10. Следи за изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и инструкции, както и за спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя, взети под контрол.

2.11. Поддържа контролно и регистрационно досие.

2.12. Осигурява работното място на ръководителя с необходимото организационно оборудване, офис консумативи и създава условия, благоприятстващи ефективната работа на мениджъра.

2.13. Отпечатва, по указание на ръководителя, официални материали, необходими за неговата работа, или въвежда текуща информация в базата данни.

2.14. Организира приемането на посетители, съдейства за бързото разглеждане на молбите и предложенията на служителите.

2.15. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в установения срок.

2.16. Изпълнява индивидуални служебни задачи на ръководителя.

2.17. [Въведете както е подходящо].

III. права

Секретарят има право:

3.1. Запознайте се с проектите на решения на ръководството на предприятието относно неговата дейност.

3.2. Да внася за разглеждане от ръководството предложения за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в настоящите инструкции.

3.3. В рамките на своята компетентност информирайте прекия си ръководител за всички констатирани недостатъци при изпълнение на служебните си задължения и правете предложения за тяхното отстраняване.

3.4. Да изисква лично или от името на ръководството на предприятието от структурни подразделения и специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на служебните им задължения.

3.5. Да изискват от ръководството на предприятието съдействие при изпълнение на служебните си задължения и права.

3.6. [Въведете както е подходящо].

IV. Отговорност

Секретарят отговаря:

4.1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на трудовите задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика, в рамките, определени от трудовото законодателство на Руската федерация.

4.2. За престъпления, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от административното, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.

4.3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от трудовото и гражданското законодателство на Руската федерация.

Длъжностната характеристика е разработена в съответствие с [име, номер и дата на документа].

Ръководител на структурно звено

[инициали, фамилия]

[подпис]

[ден месец година]

Съгласен:

Началник правен отдел

[инициали, фамилия]

[подпис]

[ден месец година]

Прочетох инструкциите:

[инициали, фамилия]

[подпис]

[ден месец година]

Секретарите са служители, без чието участие, знания и умения е трудно да се осигури координираната работа на един икономически субект. Обхватът на служебните задължения на секретаря е доста широк. Струва си да се запознаете с тях, за да имате представа за значението на тази професия в съвременната реалност.

Характеристики на секретарската професия и изисквания към служителя

Тази работа не само изисква от човек да бъде организиран, общителен и събран, но и може да му обещае отлични перспективи за кариера. Например, в бъдеще той може да разчита на позиция като служител на отдел и т.н.

Основните изисквания към този специалист са следните:

1. Средно, висше образование;
2. Работен опит;
3. Компютърни умения и способност за работа с офис техника;
4. Познаване на основите на офис работата;
5. Владеене на чужд език (често английски).

Освен това много работодатели се фокусират върху личните качества на човека (любезност, отзивчивост, точност), отношението му към най-малките детайли, способността му да се справя с широк спектър от отговорности и задачи и приятния външен вид.

Заплатите на специалистите варират от 15 000 до 40 000 рубли. Зависи от обема на работата и финансовото състояние на самата организация.

Има няколко основни специализации на секретар:

• Помощник управител;

Длъжностни задължения на секретаря на управителя

Назначаването и освобождаването на този служител може да става само със заповед на ръководителя, на чието подчинение е той. В заповедта се определя и длъжностното лице, на което се възлагат задълженията на секретар на управителя по време на отсъствието му от работа.

В своята дейност този служител се ръководи от:

• регулаторни правни актове на федерално и регионално ниво;
• Харта и местни вътрешни разпоредби;
• разпоредби от длъжностната характеристика.

Задълженията на секретаря на управителя включват:

• осигуряване на административни и административни дейности на ръководителя (систематизиране и структуриране на всички необходими за това материали);
• осигуряване на управителя с всичко необходимо за работа - изправна организационна техника, офис консумативи;
• подготовка на срещи и срещи, провеждани от управителя;
• организиране на бизнес пътуване на мениджъра (резервация на билети и хотелски резервации);
• изготвяне на молби и писма от името на началници;
• организиране на приема на посетители (ако е необходимо, посрещане и настаняване на гости);
• отговаряне на входящи обаждания, запис на получената информация и предаването й на мениджъра;
• приемане на заявления и предаването им за подпис на управителя;
• трансфер на информация от ръководството към крайните потребители (конкретни изпълнители, партньори, клиенти);
• контрол на времето и качеството на изпълнение от служителите на предприятието на заповеди и инструкции от ръководството;
• извършване на копирна и размножителна работа с всякаква сложност и обем;
• поддържане на оперативна комуникация с други компании (правителствени и търговски) и физически лица по въпроси, свързани с пряката дейност на предприятието.
• издаване на необходимите удостоверения за трудов стаж на служителите, както и за техните трудови възнаграждения.

Секретарят изпълнява и отделни служебни задачи на прекия си ръководител.

Освен отговорности този специалист има и права. Той може:

Секретарят на управителя отговаря за:

• нарушения на правилата за вътрешния трудов ред и правилата за безопасност;
• неспазване на заповеди, правилници и други местни актове;
• неизпълнение на задълженията, предвидени в длъжностната характеристика;
• изготвяне на документи, които се представят на управителя за подпис;
• разкриване на поверената му информация.

Длъжностни отговорности на деловодител секретар

Секретарят деловодител е едно стъпало по-ниско от асистента. Но това не намалява кръга му от отговорности.

По този начин длъжностните задължения на секретар-чиновник включват:

Много от задълженията, които са възложени на чиновник, могат да се изпълняват и от секретаря на управителя, но си струва да се изясни, че неговата функционалност е много по-широка. Това се дължи преди всичко на необходимостта от осигуряване на управленските дейности на ръководството.

Чиновникът, както всеки друг специалист, има редица права, по-специално:

• право на достъп до информация, необходима за дейността му;
• право да заверява определени документи със собствен подпис;
• право на запознаване с документи, както и решения, взети от ръководството относно обхвата на техните служебни отговорности;
• правото да защитава своите интереси.

За да бъдете наети за длъжността секретар, трябва правилно да съставите формуляра за кандидатстване. Важно е да посочите всичките си основни професионални предимства, лични качества и, разбира се, подходящ професионален опит. Можете също така да изтеглите подходяща автобиография от интернет, да я попълните и да я изпратите на потенциален работодател за разглеждане.

1. Общи положения

1.1. Секретарят е от категорията специалисти в предприятието и се назначава и освобождава от директора.

1.2. Основната задача на секретаря е организационно и документационно обезпечаване на управленската дейност.

1.3. Секретарят е пряко подчинен на генералния директор на дружеството.

1.4. Секретарят трябва да притежава умения за организиране на работа с документи, съставяне на документация, организиране на управленска работа, използване на компютърна и организационна техника (факс, принтер, скенер, копирна машина, мини-автоматична телефонна централа), да познава културата на работа и трудовата етика, здравословни условия на труд , безопасност и противопожарна защита.

2. Функции

На секретаря са възложени следните функции:

2.1. Информационни и справочни услуги относно фирмени документи.

2.2. Методическо ръководство и контрол върху организацията на деловодството в структурните подразделения на Дружеството.

2.3. Документиране на дейността на консултативните органи на дружеството.

2.4. Оперативно и организационно обслужване на управлението.

2.5. Поддържане и изготвяне на кадрова документация и кадрови досиета.

3. Длъжностни задължения

Секретарят трябва:

3.1. Подготвя необходимите документи, осигурява финансово-икономическата дейност на дружеството.

3.2. Осигурява прием, счетоводство, регистрация, контрол върху изпълнението на документи, информационно-справочни услуги и съхранение на документна информация.

3.3. Наблюдавайте качеството на подготовката, правилността на изготвянето, съгласуването и одобрението на документите, представени за подпис на ръководството на предприятието.

3.4. Наблюдава изпълнението на документите и инструкциите на ръководството, предприема бързи мерки, насочени към тяхното навременно и качествено изпълнение.

3.5. Получавайте и разпространявайте входяща поща, както и изпращайте изходяща поща.

3.6. Поддържайте оперативна комуникация с организации на трети страни (както търговски, така и държавни).

3.7. Приемайте посетители.

3.8. Извършване на работа по документация за управление на персонала на компанията:

Изготвяне на заповеди за персонала;

Регистрация на лични карти на формуляр N T-2 или лични досиета;

Регистрация на трудови книжки;

Регистрация и поддръжка на трудови договори (споразумения);

Изготвяне на документи за пътуване;

Регистриране на листове за неработоспособност;

Поддържане на работни таблици;

Изготвяне и съхранение на местни разпоредби за персонала;

Организиране на своевременно запознаване на новите служители на Компанията с документацията, необходима им за изпълнение на служебните им задължения, както и запознаване на служителите с подписи със заповеди, инструкции на ръководителя на Компанията, ръководители на структурни подразделения и други документи за персонала управление на Дружеството;

Издаване на удостоверения за трудов стаж и заплати.

3.9. Осигурете работата по въвеждане и копиране.

3.10. Провеждане на годишен подбор на документи за архивно съхранение или унищожаване.

3.11. Приемайте и разпределяйте обаждания.

3.12. Осигурява функционирането на офиса, поръчва вода, храна за кафе паузите и офис консумативи.

3.13. Изпълнява индивидуални инструкции от ръководството.

Секретарят има право:

4.1. Изисквайте от функционалните служби необходимите материали, както и обяснения за причините за забавянето на изпълнението на задачите и указания от ръководството.

4.2. Преглеждайте документите и ги изпращайте за изпълнение на ръководителите и специалистите на Компанията.

4.3. Вземете решения в рамките на вашата компетентност.

4.4. Взаимодейства с всички служби (служители) на Компанията по въпросите на проверката на изпълнението на документите и предоставянето на необходимата информация на ръководството.

5. Отговорност

Секретарят отговаря за;

5.1. Качеството на документите, предоставени за подпис на ръководството на предприятието.

5.2. Небрежно, немарливо отношение към регистрацията и поддържането на документи.

5.3. Сигурност на документацията, разкриване на информация.

5.4. Неясно и ненавременно изпълнение на трудовите задължения, предвидени в настоящите инструкции.

"ОДОБРЕНО"

изпълнителен директор

______________ПЪЛНО ИМЕ

"_____" ______________ 20__

Описание на работата

секретар-референт

"____" ____________ 20__ г. №__________

1. Общи положения

1.1. Секретарката на управителя е от категорията на техническите изпълнители.

1.2. На длъжността секретар на управителя (генералния директор) се назначава лице с висше професионално образование, без да се представят изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността от най-малко 1 година.

1.3. Назначаването на длъжността секретар на генералния директор и освобождаването от длъжност се извършват със заповед на ръководителя на Дружеството

1.4. Секретарят трябва да знае:

· решения, инструкции, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши и други органи, свързани с дейността на Дружеството;

· правилници, инструкции, други нормативни документи по деловодство;

· структура и управление на Дружеството и неговите поделения;

· Устав на дружеството;

· организация на деловодството;

· методи за регистрация и обработка на документи;

· архивно дело;

· машинопис, минимум 200 знака/мин.;

· правила за използване на домофони;

· стандарти на единна организационна и административна система

· документация;

· правила за отпечатване на бизнес писма чрез стандартни формуляри;

· основи на етиката и естетиката;

· правила за делово общуване;

· правила за работа с компютърна техника;

· общи компютърни умения в Windows среда (офис програми: MS Word, MS Excel), Интернет, имейл, офис техника (факс, копирна машина, скенер и др.)

2. Функции

2.1. На секретаря са възложени следните функции:

· организационно-техническо осигуряване и поддръжка на работата на генералния директор на дружеството;

· информационно, справочно и документационно осигуряване на административната и административната дейност на Генералния директор и ръководството на Дружеството;

3. Длъжностни задължения

секретарка:

3.1. Извършва работа по организационно и техническо осигуряване на административната и административна дейност на управителя.

3.2. Приема кореспонденцията, получена за разглеждане от ръководителя, предава я в съответствие с взетото решение на структурни звена или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или подготовка на отговори, организира изпращането на документи по пощата (бърза поща, руска пощенска служба).

3.3. Води работата в офиса на мениджъра, извършва различни операции с помощта на компютърни технологии, предназначени да събират, обработват и представят информация при подготовката и вземането на решения.

3.4. Приема документи и лични изявления за подпис от управителя.

3.5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя.

3.6. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни звена и конкретни изпълнители на документи, предоставени на ръководителя за подпис, и контролира тяхното качествено изпълнение.

3.7. Организира телефонни разговори с управителя, записва информацията, получена в негово отсъствие и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация чрез приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и

телефонни съобщения, своевременно довежда информацията, получена по комуникационните канали.

3.8. По указание на ръководителя съставя писма, искания и други документи и подготвя отговори до авторите на писмата.

3.9. Извършва работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от управителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на срещата, дневен ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.

3.10. Следи за изпълнението от служителите на Дружеството на издадените заповеди и указания, както и за спазването на сроковете за изпълнение на взетите под контрол указания и указания на ръководителя.

3.11. Поддържа контролно и регистрационно досие.

3.12. Осигурява работното място на ръководителя с необходимото организационно оборудване, офис консумативи и създава условия, благоприятстващи ефективната работа на мениджъра.

3.13. Отпечатва, по указание на ръководителя, официални материали, необходими за неговата работа, или въвежда текуща информация в базата данни.

3.14. Извършва работа по приемане и изпращане на бизнес пътници:

· поръчва билети, организира настаняване в хотели;

· поддържа дневник на командировките на офис служителите;

· издава командировъчни удостоверения и командировки на офис служители, регистрира пристигащите в командировки от други организации, отбелязва пристигането и заминаването на командировките;

· поръчва VIP стаи за ръководители.

3.15. Организира приемането на посетители, съдейства за бързото разглеждане на молбите и предложенията на служителите.

3.16. Следи за спазването на трудовата дисциплина от служителите на централния офис:

Поддържа ежедневен дневник на работното време на служителите (пристигане, заминаване, регистрация на служители в местни командировки и др.)

3.17. Води дневник на заявките за офис шофьори, следи работата на офис шофьорите, изпълнението на заявките и записва работното време на офис шофьорите.

3.18. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност, подготвя документи за предаване в архива или унищожаването им.

3.19. Следи баланса на сметката на клетъчния телефон на мениджърите и предава информация на офис мениджъра.

3.20. Следи за наличието на необходимите запаси от чай, захар и др., които да обслужват управителя, и ги довежда до знанието на управителя.

3.21. Изпълнява индивидуални служебни задачи на ръководителя.

4. права

Секретарят има право:

4.1. Да се ​​запознава с проекти на решения на ръководството на дружеството, свързани с дейността му.

4.2. Да внася за разглеждане от ръководството предложения за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в настоящите инструкции.

4.3. В рамките на своята компетентност информирайте прекия си ръководител за всички констатирани недостатъци при изпълнение на служебните си задължения и правете предложения за тяхното отстраняване.

4.4. Да изисква лично или от името на ръководството на предприятието от структурни подразделения и специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на служебните им задължения.

4.5. Свържете се с ръководството на Дружеството за оказване на съдействие при изпълнение на служебните им задължения и права.

4.6. По споразумение с управителя, възможност за подобряване на вашите знания и умения чрез обучение за сметка на компанията.

5. Критерии за изпълнение и отговорност

Секретарят отговаря:

5.1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика, в рамките на посочените граници трудовото законодателствоРуска федерация.

5.2. За нарушения, извършени при осъществяване на дейността си - в определените граници административен, престъпникИ Руска федерация.

5.3. За нанесени материални щети – в рамките на посочените трудИ гражданско правоРуска федерация.

5.4. Ефективността на дейността на секретаря се оценява по следните критерии:

	Критерий за ефективност	Рейтингова скала	Отговорност (награда и наказание)
	Наличие и прилагане на наредби за деловодство и други нормативни документи (инструкции за деловодство, номенклатура на делата и др.)	Нормативни документи и доклади за работа	Материал или административен
	Добре установена процедура за подписване на документи	Резултати от проверката на напредъка	Материал или административен
	Работните документи се съставят по единен стандарт, поставят се и се съхраняват на подходящи места, включително в електронен вид	Резултати от проверката на документи	Материал или административен
	Правилно организирана работа с посетители (включително чакалня и др.)

Секретарят се нарича верен помощник и дясна ръка на шефа и има защо, защото отговорностите на секретаря на мениджъра включват осигуряване на ефективно управление и административна дейност. Секретарят на мениджъра се занимава с подготовката и изпълнението на бизнес документи и документи, помага на шефа в бизнеса и решава много организационни въпроси.

Позицията на секретар-помощник също може да се счита за представителна позиция, тъй като той е лицето на компанията - посреща гости, отговаря на обаждания и писма. Този вид работа изисква голямо самообладание, комуникативност и организираност. Поради тази причина професията на секретар може да обещае големи перспективи - в бъдеще специалист може да стане офис мениджър, а след това един от директорите или топ мениджърите.

Работни места

Позицията отговорен секретар се изисква в почти всяка компания, която има офис за клиенти и посетители. Това могат да бъдат както големи предприятия, така и малки бизнес организации.

История на професията

Първите секретари могат да се считат за писари и летописци - те записваха кралските укази и заповеди, хроникираха текущите събития и отговаряха за поддържането на кореспонденцията. С течение на времето правомощията на секретаря се разшириха значително и днес те могат да изпълняват голямо разнообразие от функции. Така възникна необходимост от специалисти с тясна специализация, в резултат на което се появиха професията помощник-секретар, деловодител, секретар-преводач и офис мениджър.

Отговорности на секретаря

Длъжностните задължения на помощник-секретаря включват:

• приемане на посетители;
• получаване на телефонни обаждания;
• водене на отчетност;
• планиране на работния ден на мениджъра;
• организиране на срещи;
• поръчване на билети и хотелски резервации за управителя и други служители по време на командировка;
• поръчка на канцеларски материали за офиса;
• изпълнение на исканията на мениджъра.

Понякога функциите на секретаря на мениджъра включват кореспонденция на английски език.

Изисквания към секретар

Изискванията за помощник-секретар включват:

• средно или висше образование;
• Притежаване на компютър;
• познаване на основите на офис работата;
• владеене на английски (понякога).

Освен това длъжността секретар изисква следните умения:

• точност;
• способността да изглеждате добре (представително);
• организация.

Образец на автобиография на секретар

Как се става секретар

Как се става секретарка? Това може да бъде притежателят на всяко висше образование, който е завършил курсове за помощник-секретар или е преминал обучение директно на работното място. По правило работодателите не налагат специални изисквания към придобитата специалност на кандидата, но се фокусират върху това, че кандидатът притежава необходимите лични качества и е в състояние да изпълнява задълженията на подходящо ниво.

Секретарска заплата

Заплатата на секретар може да варира - от 15 до 45 хиляди рубли. Доходът зависи от задълженията на служителя и региона, в който работи. Средната заплата на секретар-асистент е 30 хиляди рубли.

Къде да получите обучение

В допълнение към висшето образование, на пазара има редица краткосрочни обучения, обикновено с продължителност от една седмица до една година.

Институтът за професионално образование "ИПО" ви кани да вземете дистанционни курсове по направление "" (има опции 256, 512 и 1024 академични часа) за получаване на диплома или държавно удостоверение. Обучили сме повече от 8000 възпитаници от почти 200 града. Можете да преминете външно обучение и да получавате безлихвени вноски.